비즈니스 서신 규칙. 이메일 대응 규칙

11.10.2019

종종 비즈니스 세계의 첫 번째 접촉은 서면 커뮤니케이션(비즈니스 서신)으로 시작됩니다. 하지만 비즈니스 서신 에티켓을 지키지 않고 작성하면 이제 막 시작된 연락이 끊길 수 있어 고객이나 비즈니스 파트너를 잃게 됩니다. 따라서 당신은 개인적으로 그리고 당신의 회사 전체에 대해 호의적인 인상을 주는 데 도움이 되는 비즈니스 서신을 쓰는 것이 얼마나 중요한지 다른 사람에게 설득할 필요가 없을 것입니다.

비즈니스 서신의 기본 규칙. 150년 이상 전에 개발된 현대적인 형태의 통신. 그들의 고향은 비즈니스 서신 편집 규칙이 처음 도입 된 영국이라는 것이 일반적으로 받아 들여집니다.

일반 통신 규칙

1. 비즈니스 파트너에게 편지를 쓰기 시작하기 전에 다음 사항을 스스로 이해해야 합니다.

서신의 종류(표지서, 명령서, 통지서, 독촉장, 제시서, 거절서, 보증서 등)

귀하의 서신에 대한 응답이 예상됩니까(예: 프레젠테이션 서신에 대한 응답이 예상되지 않는 조건이 있음).

편지의 내용이 귀하의 수취인에 의해 명확하게 이해됩니까? 서신 문제와 관련하여 모호한 점이 남습니까?

우편으로 보낸 편지가 정시에 도착할 것이라고 확신합니까(그렇지 않은 경우 팩스, DHL 서비스를 이용하거나 인터넷을 통해 편지를 보내는 것이 좋습니다).

2. 편지의 어조는 항상 정확해야 합니다.

3. 전문용어의 부정확성, 모호성, 과도한 사용을 피하고 신중하게 어휘를 선택해야 합니다. 편지의 내용은 이해하기 쉬워야 합니다.

4. 비즈니스 서신은 귀하가 대신하여 말하는 조직의 레터헤드에만 작성해야 합니다. 레터헤드의 모양은 회사의 일종의 명함이므로 공식 레터헤드의 디자인은 특히 주의해야 합니다. 레터헤드가 더 형식적일수록 편지의 어조는 더 형식적이어야 합니다.

문서 준비 시 텍스트 사용을 권장합니다. 마이크로소프트 에디터 1-2 간격으로 Times New Roman Cyr 크기 No. 12(표 형식 자료용), 13, 14, 15, Times DL 크기 No. 12, 13, 14 글꼴을 사용하는 Word(Microsoft Corporation의 소프트웨어 제품).

비즈니스 레터를 작성할 때 페이지 번호는 하단에 오른쪽페이지 및 기타 비즈니스 문서를 작성할 때 - 시트의 상단 여백 중간.

편지 자체의 텍스트는 A4 형식에 1.5-2 줄 간격으로, A5 이하 형식에 한 줄 간격으로 인쇄하는 것이 좋습니다. 여러 줄로 구성된 문서의 세부 사항(텍스트 제외)은 한 줄 간격으로 인쇄됩니다.

서면 요청은 접수 후 10일 이내에 답변해야 합니다.

팩스 및 이메일은 주말을 제외하고 48시간 이내에 답변해야 합니다.

러시아에서 비즈니스 서신 작성 규칙

러시아에서는 공식 양식의 디자인이 규제됩니다. 규범 문서우선 GOST 6.30-2003 “통합 문서 시스템. 조직 및 관리 문서의 통합 시스템. 문서 요구 사항.

GOST는 문서 형식에 대해 A4(210 x 297mm) 및 A5(148 x 210mm)의 두 가지 표준 형식을 설정했습니다. 양식이 아닌 양식에 작성된 문서의 각 시트에는 최소 20mm의 여백이 있어야 합니다. 10mm - 오른쪽; 20mm - 상단; 20mm - 더 낮음.

이러한 서류 작업 요구 사항은 러시아 법률에 명시되어 있지만 저자는 외국 파트너에게 비즈니스 서신을 편집할 때 이를 사용할 것을 권장합니다.

특파원과의 친밀도에 따라 항소는 "Dear + 성 (이름, 애칭)"또는 "친애하는 + 이름 및 애호 (이름)"라는 단어로 시작할 수 있습니다. "Dear", "Mr", "Madam", "Deputy Director", "Head of Department" 등과 같은 단어. 어떠한 경우에도 감소되어서는 안됩니다. 그렇지 않으면 받는 사람은 당신이 그를 별로 존경하지 않는다고 생각할 권리가 있습니다. 그리고 편지는 협력에 대한 감사의 말로 끝나야 합니다. 그런 다음 서명하기 전에 "정중히, ..."또는 "진심으로 당신의 것 ..."이라는 표현을 넣으십시오.

인생에서 당신과이 사람이 비즈니스뿐만 아니라 우호적 인 조건에 있더라도 공식 편지에서 "당신"을 사용하는 것은 용납되지 않습니다.

일반적으로 비즈니스 또는 서비스 서신은 다음과 같은 몇 가지 일반적인 구조 요소로 구성됩니다.

1. 헤더 영역.
편지의이 부분 왼쪽에는 조직의 이름, 우편 및 기타 세부 사항뿐만 아니라 조직의 모서리 스탬프가 찍혀 있습니다. 등록 번호그리고 편지를 보내는 문서로 등록한 날짜. 서비스 서신이 응답 서신인 경우 이 서신이 어떤 문서에 응답하는지도 나타냅니다.
수취인의 세부 정보는 헤더의 오른쪽에 있습니다.

모서리 스탬프 아래에는 문서 텍스트의 제목이 있습니다. 표제 언어 구조는 다음과 같습니다.

ü 전치사 "O" + 명사. 전치사 경우: "자동차 공급에 관하여";

ü "약"+ 명사 질문에. 전치사 경우: "예비 부품 공급 문제";

ü 관련 + 명사. 속격의 경우: "구매 주문에 관하여" 등

2. 편지의 실제 텍스트. 편지의 텍스트 디자인의 주요 특징은 다음과 같습니다.

ü 비즈니스 서신의 텍스트는 원칙적으로 하나의 문제 또는 관련된 경우 여러 질문에서 고려될 것입니다 하나의 구조 단위목적지 조직.

ü 편지의 텍스트는 원칙적으로 두 부분으로 구성됩니다. 첫 번째 부분은 편지를 편집하는 이유, 근거 또는 정당성을 설명하고 편지 준비의 기초가 되는 문서에 대한 링크를 제공합니다. 단락으로 시작하는 두 번째 부분에는 결론, 제안, 요청, 결정 등이 포함됩니다.

비즈니스 서신의 구조

1. 발송 기관의 이름.

3. 편지를 쓴 날짜.

4. 서신 수령인의 주소.

5. 특정인의 표시

6. 오프닝 주소

7. 서신의 일반적인 내용 표시, 즉 편지 주제.

8. 편지의 본문.

9. 공손함의 최종 공식.

10. 서명.

11. 신청의 표시.

러시아 파트너에게 비즈니스 편지를 쓸 때 기억해야 할 몇 가지 규칙이 더 있습니다..

문서가 전달되는 사람의 위치는 날짜 대소문자에 표시됩니다. 예를 들면 다음과 같습니다.

CEO에게
JSC "알파 비즈니스"
V.A. 프로호로프

JSC "베타 홀딩"
수석 회계사
VM 이바노프

약어 "Mr", "Mrs"를 넣으면 응답자의 성을 먼저 쓰고 이니셜을 씁니다.

문서는 4명 이상의 수신자를 포함할 수 없습니다. 두 번째, 세 번째, 네 번째 주소 앞의 "복사"라는 단어는 표시되지 않습니다. 받는 사람 수가 많을수록 문서의 메일링 목록이 컴파일됩니다.

조직에 편지를 보낼 때 이름을 표시한 다음 우편 주소를 표시합니다.

문서를 제출할 때 개인에게받는 사람의 이름과 이니셜을 표시한 다음 우편 주소를 표시합니다.

편지의 텍스트에 이름이 지정된 응용 프로그램의 존재 표시는 다음과 같이 표시됩니다.

신청: 5리터용. 2권으로 .

편지에 텍스트에 이름이 지정되지 않은 첨부 파일이 있는 경우 이름, 시트 수 및 사본 수를 표시하십시오. 여러 응용 프로그램이 있는 경우 번호가 매겨집니다. 예를 들면 다음과 같습니다.

신청서가 제본된 경우 매수는 표시되지 않습니다.

신청서가 문서에 표시된 모든 주소로 보내지지 않으면 그 존재에 대한 표시가 다음과 같이 표시됩니다.

신청: 3리터용. 5권으로. 첫 번째 주소에서만.

필수 "서명"에는 문서에 서명한 사람의 이름이 포함됩니다(문서가 레터헤드로 발행되지 않은 경우 전체, 약어 - 회사의 공식 레터헤드로 발행된 문서에서 전체). 개인 서명; 서명 디코딩(이니셜, 성), 예:

교육

비즈니스 에티켓은 사람들이 대면하여 의사 소통할 때 사회에서 인간의 행동뿐만 아니라 서면 의사 소통에서 준수해야 하는 규칙을 설정합니다. 비즈니스 서신을 요구 사항에 따라 올바르게 수행하는 방법은 전문 활동에 참여하거나 다양한 당국과 적극적으로 상호 작용하여 문제를 해결하는 것과 같은 서비스 소비자와 같은 모든 사람에게 관심이 있습니다.

다른 유형의 정보 전송에 비해 비즈니스 서신의 장점

비즈니스 서신을 작성하는 데 시간이 걸린다는 사실에도 불구하고 이러한 형태의 커뮤니케이션에는 부인할 수 없는 장점이 있습니다.

구두로 전달할 수 없는 경우 그들의 도움으로 중요한 공식 및 기밀 정보를 전달할 수 있습니다.
생성된 메시지는 오랫동안 저장할 수 있으며, 해당 메시지로 돌아가서 내용을 다시 검토할 수 있습니다.
동일한 텍스트로 여러 수신자에게 동시에 편지를 보낼 수 있으므로 동일한 주제에 대해 편지를 준비하고 보내는 시간을 크게 절약할 수 있습니다.

비즈니스 서신은 공식적인 비즈니스 성격의 정보 교환을 위해 서면으로 수행되는 비즈니스 커뮤니케이션 유형입니다.

공식 서신의 개념은 어떤 이유로 구두 또는 비공식적으로 수취인에게 전송할 수 없는 공식 또는 기타 비즈니스 정보의 존재를 의미합니다. 공식 메시지를 보냄으로써 저자는 주제에 대한 비즈니스적 태도를 강조합니다. 동시에 그는 모든 관련 세부 정보를 표시하여 조직을 대표하거나 자신을 대신하여 실제 성, 이름 및 애칭으로 서명하고 추가 정보 교환을 위해 위치 또는 연락처에 대한 데이터를 제공해야 합니다.

비즈니스 서신의 분류

비즈니스 커뮤니케이션은 다양한 방식으로 분류될 수 있습니다.

편지가 한 조직을 넘어서는지 여부에 따라 할당 두 가지 유형:

외부, 제3자 수신자에게 전달됩니다.
내부, 동일한 조직 내에서 사용됩니다.

목적에 따라비즈니스 메시지, 통신은 다음과 같은 유형으로 나뉩니다.

정보 메일.
편지 메시지.
응용 프로그램 편지.
문의입니다.
제안 편지.
초청장.
광고 편지.
알림 편지.
청구서.
보증서.
추천서.
라벨 문자.

주도적으로모든 비즈니스 메시지는 다음과 같이 나뉩니다.

이니셔티브 편지.
편지가 답입니다.

그리고 마지막으로 전송을 통해정보:

인쇄된 빈 편지는 택배로 보내거나 우편 또는 팩스로 보내집니다.
이메일.

정보 메일

이 메시지의 주요 목적은 예를 들어 수신자가 고려해야 하는 조직 활동의 변경 사항에 대한 공식 정보를 전달하는 것입니다. 위치 변경, 세부 정보, 문제 해결 담당자 . 편지는 규칙, 법적 요구 사항, 조직 규정의 적용을 설명할 수 있습니다. 실제 정보 부분 외에도 문서가 있는 응용 프로그램을 추가할 수 있습니다.

편지-메시지

이 유형의 편지 내용은 수취인이 공통 원인의 틀 내에서 작업이나 기능을 수행하기 위해 필요한 모든 정보입니다. 보낸 정보의 특징은 보낸 사람과 받는 사람 모두에게 똑같이 요구된다는 것입니다. 이러한 메시지는 비즈니스 커뮤니케이션 파트너의 요청에 대한 응답으로 보낼 수도 있습니다. 정보 편지와 달리 항상 길이가 더 짧습니다.

응용 프로그램 편지

전시회, 회의, 세미나와 같은 비즈니스 이벤트에 참여할 수 있는 기회와 같은 서비스 또는 정보에 대한 요청을 보내는 것과 관련된 비즈니스 서신의 한 유형. 일반적으로 서신은 수신자가 요청된 정보를 제공하기 위한 조치를 수행하도록 시작합니다. 예를 들어 주문 또는 공식 신청서 작성, 서비스 청구서 발행에 대한 세부 정보 제공.

문의

받으려는 의도로 보낸 메시지 추가 정보또는 요청된 정보의 필요성에 대한 의무적 정당성이 있는 문서.

문장

수취인이 서비스 또는 제품에 대해 알기 위해 협력 가능성을 고려하도록 초대되는 서신의 유형. 일반적으로 사용되는 제출 양식 상업적 제안. 선제적으로 보내거나 문의 편지에 대한 답변 형식으로 보낼 수 있습니다. 이러한 메시지의 특징은 한 번에 여러 수신자에게 보낼 수 있다는 것입니다. 편지가 잠재 고객에게 처음으로 보내지면 일반적으로 회사에 대한 일반 정보가 포함됩니다.

이 메시지는 수신자를 회의 또는 이벤트에 초대합니다. 편지의 특징은 디자인에서 메시지를 장식하는 추가 요소와 함께 덜 형식적인 형식을 사용할 수 있다는 것입니다. 또한 주소, 날짜, 시간 및 모임 장소까지의 경로를 자세히 설명합니다.

알림 편지

이 메시지의 목적은 비즈니스 문제 해결의 일환으로 받는 사람이 부채를 갚고, 보고서를 제공하고, 약속을 잡는 등의 의무를 상기시키는 것입니다.

클레임 또는 불만

통신에 관련된 당사자 중 하나가 의무를 이행하지 않거나 구현에 실수를 한 경우 청구가 이루어집니다. 구별되는 특징주장은 상세 설명위반 조건, 피해 평가에 대한 정보 및 확인된 위반 사항에 대한 보상 또는 수정 청구. 종종 이러한 유형의 편지에는 손상된 상품 사진, 문서 사본(계약서, 수락 증명서)과 같은 첨부 파일이 포함됩니다.

보증

그러한 서신의 발신인은 계약 체결 시 자신이 제공한 조건의 충족을 보장합니다. 즉, 상품을 반환하거나, 정시에 배송하거나, 청구서를 지불하거나, 합의된 시간 내에 작업을 완료하겠다는 약속입니다. 보증서는 불만 사항에 대한 응답으로 사용할 수 있습니다.

작성자가 제3자 또는 조직에 추천하여 그 특성을 제공하는 특수한 형태의 비즈니스 메시지입니다. 추천서는 회사가 제공하는 서비스의 품질과 협력의 특징에 대한 설명이 포함된 구직 신청 또는 다른 고객에게 회사의 추천을 제공할 때 특히 일반적입니다.

에티켓

수신자에게 중요한 특정 이벤트가 발생할 때 전송되는 특정 유형의 비즈니스 통신입니다. 이 범주의 편지에는 휴일 및 중요한 행사에 대한 축하 편지가 포함됩니다. 추수 감사절 편지작업 수행 또는 프로젝트 참여, 조의 편지. 메시지를 작성하는 이유가 무엇이든 항상 받는 사람에 대한 관심의 표현입니다.

비즈니스 레터 에티켓은 메시지 내용에 대한 몇 가지 기본 요구 사항을 정의합니다.

타겟팅.
메시지의 맨 처음부터 명확해야 하는 이의 제기 목적에 대한 명확한 설명.
간결함과 간결함. 편지는 길지 않아야 합니다. 그렇지 않으면 끝까지 읽지 않거나 부주의하게 공부하거나 전혀 읽지 않을 것입니다.
정보의 구조적이고 논리적인 표현. 무작위성이 없어야 하며 주제에서 주제로 이동하며 편지의 모든 부분이 서로 연결되어야 합니다.
제공된 정보의 특수성 덕분에 수신자는 아무 것도 생각할 필요가 없으며 서면 텍스트를 명확히하는 추가 질문이 없어야합니다.

수취인에게 정중한 주소입니다.
모국어를 포함하지 않는 형식적인 연설.
제공된 정보의 중립성과 감정적 채색 부족.
수신자가 이해할 수 없는 용어를 포함하지 않은 읽기 쉬운 텍스트입니다.
이모티콘 사용 금지.
오류나 오타가 없습니다.

비즈니스 서신의 뉘앙스

1. 비즈니스 서신을 준비할 때 서면 비즈니스 커뮤니케이션의 일부 기능을 고려하는 것이 중요합니다.

비즈니스 통신 규칙에 따라 표준 문구를 사용할 수 있습니다.

예를 들어 받는 사람에게 다음과 같이 인사할 수 있습니다.

안녕, 친애하는 Petr Semenovich!
좋은 오후, 엘레나 페트로브나!

마지막으로 다음과 같은 구문을 사용할 수 있습니다.

진정으로…
고마워…
당신의 성공을 기원합니다...

편지에 답장할 때 다음과 같이 시작할 수 있습니다.

수신된 메시지에 대한 응답으로...
귀하의 요청에 따라…
저희 조직에 관심을 가져주셔서 감사합니다.

2. 특별히 주의를 끌기 위해 굵게 또는 밑줄을 긋는 텍스트를 적극적으로 사용하거나 이 기법을 과도하게 사용해서는 안 됩니다.

3. 설정하지 않은 수신자에게 보내는 편지에는 이모티콘이 사용되지 않습니다. 신뢰 관계, 또는 교제 기간이 짧습니다. 편지가 순전히 공식적인 경우 제외됩니다.

비즈니스 서신의 구조

비즈니스 서신 작성의 윤리는 비즈니스 메시지의 특정 구조를 사용하도록 규정합니다.

편지의 주요 부분은 다음과 같습니다.

항소 목적에 대한 설명과 함께 소개합니다.
수취인에게 전달해야 하는 정보가 포함된 주요 부분입니다.
편지 텍스트의 결론 또는 요약과 메시지 작성자가 받을 것으로 예상하는 결과에 대한 정보가 포함된 마지막 부분입니다.
마무리 문구 및 서명.

디자인 규칙

공식 서신은 비즈니스 서신의 요구 사항에 따라 형식이 지정되어야 합니다. 오늘날에는 손으로 쓴 공식 메시지가 거의 없습니다. 대부분의 경우 컴퓨터를 사용하여 작성됩니다.

편지는 기성품 템플릿으로 기업에 존재하는 조직의 공식 레터 헤드에 인쇄해야합니다.

편지 상단에는 이름, 위치의 우편 주소, 전화 번호, 이메일 주소, 은행 계좌 세부 정보, 웹 사이트 웹 사이트 주소, 로고 및 가능한 경우 회사 슬로건과 같은 조직에 대한 정보가 표시됩니다. 이 정보를 양식의 왼쪽 모서리에 배치하거나 시트의 맨 위에 세로로 배치할 수 있습니다.

양식의 왼쪽에는 본문 시작 전에 메시지의 등록 번호와 등록 날짜가 표시되고 오른쪽에는 조직의 이름과 사람의 성, 이니셜 및 제목이 표시됩니다. 메시지를 보낸 사람.

예시 코너 배치:

다음과 같을 수 있습니다.

본문 부분 뒤에는 편지에 첨부된 정보가 있는 경우 이에 대한 정보를 입력합니다. 전체 텍스트 블록의 끝에 정보를 보낸 사람의 서명이 배치됩니다.

편지가 여러 장에 쓰여진 경우 번호를 매겨야합니다.

결과적으로 완성된 양식은 다음과 같을 수 있습니다.

비즈니스 편지 샘플

비즈니스 레터를 준비할 때 사용할 수 있는 기성품 예방법에 대한 아이디어를 얻기 위해 다른 유형메시지를 작성하고 준비 시간을 최소화합니다.

기성품 샘플을 사용하면 디자인과 작성에 사용된 문구에 대한 정보를 얻을 수 있습니다.

메시지 답장

에티켓의 요구 사항에 따라 각각의 비즈니스 레터에 응답해야 합니다. 다만, 답변을 드려야 하는 요건 뿐만 아니라 신속하게 접수해야 하는 필요성도 고려하셔야 합니다. 따라서 메시지를 보내는 올바른 방법을 선택하는 것이 중요합니다. 응답 정보의 신속한 수신이 필요한 경우 최선의 선택이메일이나 팩스로 보내드립니다.

비즈니스 서신의 규칙에 따른 비즈니스 서신에 대한 표준 응답 시간은 1~3일입니다. 이 기간 내에 응답이 수신되지 않으면 발신자는 수신자가 자신의 메시지를 읽지 않았거나 통신할 준비가 되지 않았다는 인상을 받을 수 있습니다. 응답이 지연되는 경우 에티켓은 편지가 배달되었는지 확인하기 위해 추가 전화를 걸 가능성을 허용합니다.

조직 내 비즈니스 서신

조직의 내부 통신에는 고유 한 특성이 있으며 회사에 설정된 문서 흐름에 대한 요구 사항에 따라 다릅니다.

일부 기업은 공식 내부 서신을 수행하여 모든 편지를 특별 저널에 등록합니다. 다른 조직에서는 내부 주문만 고려하고 나머지 메시지는 등록 없이 전자 메일로 전송됩니다.

내부 통신과 관련하여 외부 수신자와의 메시지 교환에 적용되는 모든 규칙은 유지됩니다.

내부 통신 기능은 다음과 같습니다.

메시지에서 규칙을 덜 엄격하게 적용합니다.
전자 보고서 또는 설명 메모와 같이 외부 커뮤니케이션에 사용되지 않는 특수 형식의 편지가 있습니다.

이메일 서신: 찾아야 할 것

현대 현실에서 대부분의 비즈니스 서신은 규칙과 관련하여 전자 메일로 전송됩니다. 비즈니스 에티켓전자 비즈니스 커뮤니케이션을 수행하기 위한 요구 사항이 형성됩니다.

기업 서버에서 메시지가 전송되지 않는 경우 이메일 주소의 철자에 주의해야 합니다. 전자 메일 상자의 이름은 공식적이어야 하며 "krasotka_mary", "supercar" 등과 같은 모든 경솔한 옵션을 사용하지 않는 것이 좋습니다.
가능한 한 짧고 간결하게 공식화하여 항상 편지의 제목으로 필드를 채우는 것이 필요합니다.
답변을 작성할 때 받는 사람이 답변을 원하는 질문을 볼 수 있도록 원본 메시지를 인용할 수 있습니다. 이 규칙은 엄격하지 않으며 기업에서 허용되는 비즈니스 통신 표준 또는 특정 수신자와의 통신 규칙에 따라 적용됩니다.
이메일 프로그램의 기능을 사용하여 메시지 읽기를 요청하는 것은 허용됩니다. 특히 조직 외부에 호소하기 위해 편지를 작성하는 경우 이 옵션을 항상 사용할 필요는 없습니다. 이 경우 수신자는 알림을 보내야 하므로 짜증이 날 수 있습니다. 편지의 수신을 알리는 요청과 함께 메시지 텍스트의 문구를 사용하는 것이 좋습니다. "영수증을 확인하십시오."
전자 메일의 서명에는 고유한 특성이 있습니다. 조직의 레터헤드에 발행될 때보다 더 상세해야 합니다. 비즈니스 서신에서는 서신에 서명하는 것뿐만 아니라 서명 옆에 조직 이름, 직위, 연락처 전화 번호 및 조직 웹 사이트를 표시하는 것이 일반적입니다. 사실, 이 서명 형식은 인쇄된 양식의 제목을 대체합니다. 메일 프로그램의 기능을 사용하면 서명 템플릿을 만들고 전송된 각 메시지에서 자동 대체와 함께 사용할 수 있습니다.
첨부 파일은 전자 메일 메시지에 첨부 파일로 전송되며 첨부 파일의 이름은 텍스트에 나열될 수 있습니다.

규칙에 대한 지식과 비즈니스 서신의 적용을 통해 보낸 사람은 비즈니스 사람이자 수신자에게 보내는 정보에 주의를 기울이는 신뢰할 수 있는 파트너로서의 명성을 쌓을 수 있습니다.

비즈니스 서클에서 괜찮은 사람처럼 보이기 위해 노력하는 사람은 항상 사용합니다. 그리고 항상 중요한 것을 기억하십시오- 이메일수취인이나 그가 대표하는 회사의 평판 또는 비즈니스 이미지를 손상시켜서는 안 됩니다.

비즈니스 전자 메일 통신을 정확하고 유능하게 수행하는 능력은 현대 관리자 이미지의 주요 구성 요소입니다. 이것은 일반적인 문화 수준의 표시이자 개인 전문성의 지표입니다. 사람이 자신의 생각을 공식화하고 형식화하는 방법에 따라 다른 사람과 자신에 대한 태도를 자신있게 판단할 수 있습니다. 부주의하게 작성된 이메일은 파트너와 동료의 눈에 작성자의 비즈니스 평판을 쉽게 망칠 수 있습니다.

비즈니스 이메일 규칙

1. 업무용 이메일 주소를 업무용으로만 사용하십시오. 작업 중에 작업 중인 서버에서 편지를 보내면 보내는 메일과 받는 메일 모두 저장됩니다. 고용주는 언제든지 편지를 읽을 수 있습니다. 사무실 벽 내에서만 비즈니스 통신을 수행하십시오.

2. 귀하의 메시지가 누구에게 전달되고 누구에게 포함된 정보가 유용할 수 있는지 명확하게 이해하십시오. 당신의 편지는 누구에게 보내졌습니까? 고객? 파트너? 동료? 부하? 사장? 수취인은 "누구에게"열에, 관심있는 사람은 "복사"로 표시됩니다. 특히 상사에게 여분의 사본을 보내지 마십시오. 전자 메일에 제3자가 언급된 경우 일반적으로 "사본" 열에도 입력됩니다.

3. 자신을 위해 메시지의 목적을 공식화하십시오. 당신의 목표는 무엇입니까: 당신의 편지를 읽는 사람에게서 무엇을 얻으려고 합니까? 어떤 반응을 예상하십니까? 수신자는 귀하의 메시지를 읽은 후 귀하가 그에게서 필요한 것을 즉시 이해해야 합니다. 전자 통신 수행 규칙:

이벤트에 개성을 부여하고 싶다면 - 1인칭(우리, 나)
귀하의 메시지가 요청 또는 교훈적인 성격의 경우 - 2인칭(귀하, 귀하)
당신이 외부 관찰자로서 편지를 쓰고 있고 일어난 사실이나 사건에 대해 수신자에게 알리고 싶다면 - 3인칭(그, 그녀, 그).

4. "제목" 필드를 비워 두지 마십시오. 이메일을 받는 대부분의 사람들은 "제목" 필드를 보고 서신 연구를 시작합니다. 사람은 몇 초 만에 편지를 읽기로 결정하므로 편지의 내용이 제목 줄에 반영되어야 합니다. 주제는 짧고 구체적이며 유익해야 합니다.

5. 명확한 내용을 따르십시오: 호소 및 인사말, 주요 부분, 요약, 서명, 연락처. 모든 문자에는 다음이 포함되어야 합니다. 이메일 에티켓. 게으르지 말고 허용 된 내용의 일부를 건너 뛰지 마십시오. 올바르게 디자인 된 편지는 전문성의 지표입니다.

6. 수취인에 대한 호소 및 인사 - 그에 대한 존경의 표시. 가능하면 각 편지를 개인적인 메시지와 인사말로 시작하십시오. 누군가를 이름으로 부르는 것은 예의입니다. 어필 후 일상적인 메시지를 주고 싶다면 쉼표를 넣어주세요. 그리고 공식성과 중요성을 강조하려면 느낌표를 사용하십시오. 이 편지가 자주 의사 소통하는 동료에게 보낸 경우에도 마찬가지입니다.

7. 원칙에 충실하십시오: 짧고 명확합니다(KJ). 비즈니스 전자 메일 통신의 주요 규칙 중 하나는 "최소 단어 - 최대 정보"입니다. 귀하의 생각을 구체적으로(명확하게), 일관되고, 간결하고, 이해할 수 있도록 진술하십시오. 문장은 짧아야 수취인이 필요한 정보를 더 쉽게 전달할 수 있습니다. 하나가있다 이메일 황금률- 부분, 하나의 주제 - 하나의 편지. 관련 없는 몇 가지 아이디어가 포함된 하나의 큰 이메일보다 여러 이메일(각각 동일한 주제에 대해)을 보내는 것이 좋습니다.

8. 비공식적인 의사소통에서 비즈니스 통신을 하지 마십시오. 이메일에 감정이 없습니다! 이메일에 언급된 요점을 감정적으로 강조하려면 중립적이고 외적으로 차분하며 정확한 표현 뒤에 감정적 하위 텍스트가 숨겨져 있어야 합니다. 그것은 언어가 아닌 내용으로 이루어집니다.

9. 편지의 본문을 구성하기 위해 명확한 구조를 고수하십시오. 대부분의 경우 편지는 세 부분으로 구성됩니다.

편지를 쓰는 이유(이유, 근거). 이 부분은 일반적으로 가능한 한 짧습니다.
문제의 본질을 순차적으로 제시
결정, 요청, 제안, 결론

10. 모습메시지는 매우 이해하기 쉬워야 합니다. 텍스트를 단락으로 나누고 5~6줄을 넘지 않아야 합니다. 빈 줄로 단락을 구분하는 것이 좋습니다. 하나의 색상과 하나의 글꼴을 선택하면 텍스트가 더 잘 인식됩니다. 꼭 필요한 경우가 아니면 사용하지 않는 것이 가장 좋습니다. 느낌표, 이모티콘, 약어, 필기체 요소.

11. 글을 잘 쓰세요. 문맹 편지는 저자가 충분히 교육받지 못했음을 나타냅니다. 귀하의 비즈니스 평판은 텍스트의 오타와 오류로 인해 훼손됩니다. 편지를 보내기 전에 이메일 에티켓편지를 주의 깊게 읽을 것을 권장합니다. 많은 메일 프로그램과 텍스트 편집기는 구두점과 맞춤법을 검사할 수 있으며 오류가 발견되면 수정 옵션을 제공합니다. 이 서비스는 이메일 작성에 필요합니다.

12. 첨부 파일로 전송해야 하는 문서에 대해 생각하십시오. 편지의 내용은 자세한 내용을 포함하지 않아야 하며, 별도의 파일로 보내는 것이 좋습니다. 어떤 파일을 삽입하는지 제목 줄에 명시해야 합니다. 그렇지 않으면 받는 사람이 해당 파일을 바이러스로 간주할 수 있습니다. 모든 파일은 보내기 전에 바이러스 백신 소프트웨어로 검사해야 합니다.

13. 항상 연락처를 작성하고 구독하십시오. 이것은 좋은면에서 당신을 보여주고 당신의 전문적인 품질. 서명은 5~6줄을 넘지 않아야 합니다. 회사 이름, 귀하의 이름 및 직위의 성으로 구성되어야 합니다. 일반적으로 외부 수신자의 경우 이메일 주소, 전화 번호 및 회사 웹 사이트 주소도 표시됩니다.

14. 포스트스크립트는 비즈니스 서신에서 거의 사용되지 않습니다. 메시지에 포스트스크립트를 사용하는 경우 이는 편지의 내용에 대해 충분히 생각하지 못했다는 표시입니다.

15. 특별한 경우에만 읽음 영수증이 게시됩니다. 일반적으로 수신 확인은 외부 수신자에 대해서만 설정해야 하며 수신자로부터 응답이 예상되는 경우에만 설정해야 합니다.

16. 정말 필요한 경우에만 "높은 중요도" 플래그를 사용하십시오. 이메일에 긴급히 고려해야 할 중요한 정보가 포함되어 있는 경우 중요도를 "높음"으로 설정하십시오. 이렇게 하면 받은 편지함에서 이메일이 강조 표시됩니다. 그러나 이 기능을 헛되이 남용하지 않는 것이 좋습니다.

17. 편지를 보내기 전에 다시 읽으십시오. 모든 것이 간결하고 구체적이며 명확하며 부적절한 정보와 문법적 오류. 목적지 정보가 정확합니까? 프레젠테이션의 일관성과 논리를 확인하십시오.

18. 이메일에 즉시 응답하십시오. 편지를 받았다는 통지는 동료나 파트너에 대한 존경의 표시이며 좋은 취향의 표시입니다. 현재 편지에 답장을 보낼 수 없다면 저자에게 알려야 하며 가능한 한 빨리 답장을 보내겠다고 약속해야 합니다. 모든 질문에 순서대로 답하십시오. 답장을 새 편지로 시작하지 마십시오. 편지가 48시간 이내에 응답되지 않으면 받는 사람은 편지를 무시했거나 분실했다고 생각할 수 있습니다.

19. 통신을 시작한 사람이 전자 대화를 종료합니다.

20. 기억하십시오 이메일 통신 규칙, 또는 오히려 그들의 준수는 현대 전문 관리자의 지표입니다.

산업 또는 상업 조직의 모든 활동은 내부 문서 관리 없이는 생각할 수 없습니다. 정보에 입각한 관리 결정의 채택은 조직의 업무 상태에 대한 다양한 출처의 정보 수집 및 분석이 얼마나 완전히 수행되는지에 직접적으로 달려 있습니다. 그리고 비즈니스 정보의 흐름에서 가장 중요한 위치는 소위 말하는 것입니다. 정보 및 참고 문서: 요약, 법률, 인증서, 보고서, 설명 및 메모 등
아마 그 과정에서 한 번 이상 노동 활동당신은 목격자이거나 “내가 말했잖아! 왜 안 했어?!" 또는 "첫 번째 번호로 완료되어야합니다! Ivan Stepanych가 전화로 이것에 대해 말했어야 했어요!” 언급된 지침이 주어졌는지 여부를 증명하는 것은 실질적으로 불가능합니다. 따라서 동화 작업을하지 않고 그러한 상황에 빠지지 않고 아프리카 대륙에서 온 두 개의 혹 동물이 아니라는 것을 하루에 증명하지 않기 위해 메모라는 정보 및 참조 문서의 전체 가족이 있습니다. .
생산, 상업 또는 기타 활동 과정에서 일반적으로 다음 유형의 메모가 배포됩니다.
1) 보고
2) 공무원;
3) 설명;
4) 설명.
더 자세히 살펴 보겠습니다.

각서

우리 사전
각서- 이것은 조직의 장에게 보내는 정보 및 참조 문서입니다. 구조 단위또는 주석에 명시된 문제에 대한 컴파일러의 결론과 제안을 포함하는 문제 또는 문제에 대한 상세하고 상세한 설명을 포함하는 상위 조직.

각서에 의해 직원은 원칙적으로 발생한 사건, 결정이 필요한 사실 및 현상에 대해 경영진에게 알립니다. 사무실 속어에서 메모는 "모기지"라는 헛된 것이 아닙니다. 일반적으로 메모를 작성하여 조직의 직원이 경영진에게 다양한 위법 행위 및 위반 사항에 대해 알립니다.
각서는 직원의 개인적인 주도와 책임자를 대신하여 작성할 수 있습니다.
각서는 다음과 같을 수 있습니다.

외부(각서가 조직 외부, 예를 들어 상위 조직으로 전송되는 경우)
내부(조직을 떠나지 않는 경우).

외부 메모는 조직의 일반 서신에 작성되며 다음 세부 정보를 포함합니다.

회사의 이름;
문서 유형의 이름(MEMORY);
문서 날짜;
문서의 등록 번호;
문서의 편집 또는 출판 장소;
목적지;
텍스트의 제목;
문서 텍스트;
서명(조직 책임자);
출연자에 대한 표시(소위 GUIDE).

우리의 조언
GOST R 6.30-2003의 3.18절에 따르면 "통합 문서 시스템. 조직 및 관리 문서의 통합 시스템. 서류 요구 사항" 제목은 "무엇에 대해(누구에 대해)?"라는 질문에 답할 수 있습니다. 이러한 형식의 표제를 사용하는 것이 좋습니다. "...에 대해" 및 "...에 대해"와 같은 구성을 삼가하세요.

외부 메모는 예제 1에 나와 있습니다.

공평하게, 나는 실제로 외부 보고서를 만난 적이 없다는 점에 주목합니다. 문자는 일반적으로 이러한 목적으로 사용됩니다.
내부 메모는 매우 널리 사용됩니다. 직종순서대로 머리로 하고 A4용지 기준으로 작성한다. 이는 기본 양식에 포함된 세부 정보를 생략할 수 있음을 의미합니다. "조직 엠블럼 또는 상표(서비스 마크)"; "조직 코드", "주 주 등록 번호(OGRN) 법인»; "납세자 식별 번호/등록 사유 코드(TIN/KPP)"; “조직에 대한 참조 데이터; "문서의 편집 또는 출판 장소." 필요한 모든 세부 정보는 GOST R 6.30-2003에 따라 표시되어야 합니다.
직속상임장에게'란 해당 부서의 직원이 직속상사 또는 상급관리자의 이름으로 각서를 작성할 수 있음을 의미하나, 이 경우 직속상사가 먼저 각서를 읽고 비자를 발급받아야 함 . 직속 상사의 "머리를 뛰어넘을" 수는 없습니다(물론 오늘이 이 조직의 마지막 근무일이고 내일 비행기를 타고 뉴욕이나 화성에서 영원히 살며 일하지 않는 한). 이것은 종속의 준수이며 그것을 무시하지 마십시오.
내부 메모는 예제 1에 제공됩니다.

각서의 텍스트는 일반적으로 다음과 같은 구조로 되어 있습니다.
a) 문서 작성의 원인이 된 이유 또는 사실을 설명하는 서문 또는 서론 부분
b) 현재 상황의 분석
c) 주어진 상황에서 어떤 조치를 취해야 하는지에 대한 결론 및 제안.

내부의메모는 매우 널리 사용됩니다. 직종순서대로 머리로 하고 A4용지 기준으로 작성한다. 즉, 기본 양식에 포함된 세부 정보를 생략할 수 있습니다.

회사 로고 또는 상표(서비스 마크)
조직 코드;
법인의 주 등록 번호(OGRN)
납세자 식별 번호/등록 이유 코드(TIN/KPP)
조직에 대한 참조 데이터;
문서의 편집 또는 출판 장소.

GOST R 6.30-2003에 따라 필요한 모든 세부 정보를 지정해야 합니다.

직속상임장에게'란 해당 부서의 직원이 직속상사 또는 상급관리자의 이름으로 각서를 작성할 수 있음을 의미하나, 이 경우 직속상사가 먼저 각서를 읽고 비자를 발급받아야 함 . 직속 상사의 "머리를 뛰어넘을" 수는 없습니다(물론 오늘이 이 조직의 마지막 근무일이고 내일 비행기를 타고 뉴욕이나 화성에서 영원히 살며 일하지 않는 한). 이것은 종속의 준수이며 그것을 무시하지 마십시오.

내부 메모는 예제 2에서 제공됩니다.

라. 나사로바,
사무실 책임자

자료가 부분적으로 공개됩니다. 잡지에서 전체 내용을 읽을 수 있습니다.

지난 수십 년 동안 전자 메일을 통한 비즈니스 서신은 엄청난 인기를 얻었고 비즈니스 커뮤니케이션의 주요 방법 중 하나가 되었습니다. 오늘날에는 대인 커뮤니케이션에서 전자 메일을 사용하지 않는 사람을 찾기가 어렵습니다. 그럼에도 불구하고 오늘날 많은 사람들이 다음과 같은 질문을 하고 있습니다. 그래서 모든 규칙을 준수해야 합니까? 유능한 편지의 도움으로 보낸 사람에게 좋은 인상을 주는 방법은 무엇입니까?

이 기사는 이메일을 통한 비즈니스 서신의 규칙을 설명하고, 실용적인 조언기사에 제시된 것은 당신이 권리를 배우는 데 도움이 될 것입니다 비즈니스 커뮤니케이션이메일을 작성할 때.

많은 사람들이 사서함에서 새 메시지를 확인하여 업무를 시작합니다. 그러나 불행히도 이러한 정보 교환 방법이 널리 퍼져 있음에도 불구하고 많은 사람들이 비즈니스 통신 언어를 올바르게 사용하는 방법을 모르고 비공식적인 의사 소통 방식으로 이메일을 사용합니다.

배송 속도로 인해 중요한 공식 문서, 양식, 신청서의 교환이 간소화되지만 여기에서도 사람들은 편지를 보낼 때 실수를 합니다. 파일을 교환할 때 이메일을 작성할 때 어떤 이유로 수취인이 표지 에세이를 작성하지 않고 주제를 입력하지 않아 받는 사람의 작업이 복잡해질 수 있는 경우가 종종 있습니다. 이 기사의 목적은 질문에 답하는 것입니다. 전자 메일을 보내는 방법과 전자 메일을 통한 서면 통신의 모든 비즈니스 규칙을 준수하는 방법은 무엇입니까?

이메일을 작성할 때 제공된 모든 필드를 채워야 합니다.

비즈니스 전자 메일 통신 규칙은 편지를 보낸 사람이 받는 사람 및 보낸 사람의 주소와 이름과 같이 전자 메일에 제공된 모든 필드를 작성해야 합니다. 보내는 편지의 본질을 간략하게 설명하는 주제를 설명하십시오. 종종 보낸 편지의 운명과 그 안에 제시된 문제를 해결하는 속도는 올바르게 설명된 주제에 따라 다릅니다. 비즈니스 이메일은 인사말로 시작해야 합니다. 받는 사람을 존중하는 이 간단한 행동은 서신에서 매우 중요합니다. 인사말 후에는 "서신 본문"이라고하는 텍스트가 따라야하며 끝에 "정중하게, Brisov Petr Ivanovich"와 같은 서명이 남습니다.

비즈니스 서신에서 인사말

이 시점에서 존중의 제스처는 비즈니스 커뮤니케이션의 모든 측면에서 매우 중요하기 때문에 더 주의를 기울일 가치가 있습니다. 최적의 인사말은 "안녕하세요" 또는 "안녕하세요"입니다. 이메일로 업무상 통신을 하는 것은 발신자가 "안녕하세요" 또는 " 좋은 아침”, 받는 사람이 받는 것보다 훨씬 늦게 편지를 읽을 수 있기 때문입니다. 인사에서 인사말에 사용되는 구어체 표현을 사용하는 것도 옳지 않습니다.

인사말의 단어나 구 뒤에는 받는 사람을 이름과 가명으로 불러야 하며, 보낸 사람이 이름을 모르는 경우 이 순간을 건너뛸 수 있습니다. 그 후 편지의 목적 발표를 진행할 수 있습니다.

비즈니스 이메일 서신의 첨부 파일

서신의 주된 목적이 글의 서술과 문제의 본질에 대한 제시뿐만 아니라 파일의 발송도 목적이라면 우선 전달된 대상을 첨부하는 것이 좋다. 많은 발신인이 부주의로 인해 서신 텍스트에서 문제의 본질을 언급한 후 필요한 첨부 파일을 첨부하는 것을 잊어버리는 경우가 종종 있습니다. 그러한 과실은 비즈니스 서신을 보낸 사람의 비즈니스 평판에 부정적인 영향을 미칠 수 있습니다.

이메일 주소는 알아볼 수 있고 간결해야 합니다.

비즈니스 전자 메일 통신 규칙에 따라 보낸 사람은 인식 가능한 전자 이름이 있어야 하며, 여기에는 보낸 사람의 이름에 대한 진실된 정보가 포함되어야 합니다. 공식 서신과 항소는 이메일 주소 "limon_petya"와 같이 비공식적인 표현이나 단어가 이메일 주소에 표시될 때 매우 간결하지 않고 어리석게 보입니다. 어른 치고는 굉장히 무례해 보입니다. 업무용 통신은 별도의 이메일을 작성하여 업무용 이메일 통신 에티켓을 지키는 것이 좋습니다.

빠른 회신(응답) 기능을 사용하여 이전에 수신된 이메일에 회신

응답 또는 응답 기능(Re:로 약칭)은 사용자가 빠른 길보낸 사람이 이전에 보낸 메시지에 회신합니다. 이 기능은 또한 보편적인 기회주어진 주제에 대한 대담자와의 이전 서신을 읽으십시오. 그러나 비즈니스 전자 메일 통신의 규칙은 통신 중에 토론의 본질이 변경된 경우 보낸 사람이 비즈니스 편지의 제목을 변경하도록 의무화합니다.

비즈니스 서신을 보내기 전에 철자 및 구두점 오류를 교정하십시오.

전자 메일은 정보 교환을 단순화하지만 비즈니스 서신에서는 부주의하게 실수하면 보낸 사람의 권한에 영향을 줄 수 있으므로 러시아어 규칙을 무시해서는 안됩니다. 편지를 보내기 전에 텍스트를 여러 번 검토하고 철자와 구두점 오류가 있는지 주의 깊게 확인해야 합니다. 많은 이메일 클라이언트에는 맞춤법 검사기가 있으므로 빨간색 밑줄이 그어진 단어에 주의하십시오. 정확한 철자에 대해 의문이 있으면 인터넷에서 도움을 받거나 철자 사전을 사용하여 철자를 확인해야 합니다.

주소 필드는 마지막에 작성해야 합니다.

미완성 또는 수정되지 않은 편지를 보내는 것을 피하기 위해 비즈니스 편지의 수신자 주소는 보내기 직전에 입력해야 합니다. 이 규칙은 비즈니스 전자 메일 통신의 기본 사항에도 포함되어 있습니다. 수신자 필드를 채울 때 전자 메일은 이전에 사용한 수신자 목록을 제공할 수 있습니다. 여기에서 편집된 비즈니스 서신을 실수로 제3자 수신자에게 보내지 않도록 주의를 기울여야 합니다.

비즈니스 서신 구조화

텍스트 구성 규칙은 종이 매체뿐만 아니라 이메일을 통한 비즈니스 통신 규칙에도 적용됩니다. 수신자가 모니터 화면에서 많은 양의 문자 메시지를 읽는 것이 항상 편리한 것은 아닙니다. 이 점을 단순화하려면 텍스트를 논리적으로 구성된 작은 단락으로 나누고 비즈니스 편지 텍스트를 작성할 때 복잡한 문장을 피해야 합니다. 비즈니스 서신에서 한 문장의 최적 길이는 15단어를 넘지 않아야 합니다.

비즈니스 레터의 본질은 장점에 명시되어야합니다

비즈니스 서신의 지정된 주제 외에도 수신자는 본문 텍스트의 명확하게 표현된 첫 번째 및 두 번째 문장에도 관심을 가져야 합니다. 보낸 사람의 임무는 편지의 시작 부분에 받는 사람이 다루는 문제 또는 문제의 본질을 설명하는 것입니다. 첫 번째 문장은 비즈니스 서신을 보낸 목적을 나타내야 합니다. 샘플: "2017년 1월 2일자 "벌크 자재 공급" 계약 번호 45에 따른 의무 조건이 종료됨을 알려드립니다. 계약을 연장하려면 새 문서 패키지를 제출해야 합니다. 지정된 목적 덕분에 받는 사람은 비즈니스 서신의 주요 아이디어를 탐구할 수 있습니다. 편지의 텍스트가 너무 크면 텍스트 문서 형식의 첨부 파일로 개체를 첨부하는 기능을 사용하는 것이 좋지만 동시에 커버 에세이는 텍스트 필드에 남겨야 합니다. 비즈니스 편지를 조명합니다. 샘플: “검토를 위해 Mak-Stroy LLC에서 보낸 편지의 전자 사본을 보내드립니다. 2017년 1월 2일자 "벌크 자재 공급에 관하여" 계약 번호 45를 서신에 명시된 기한까지 연장하는 것에 대한 귀하의 결정을 알려주시기 바랍니다.

모든 비즈니스 이메일에 응답해야 합니다.

존재 부정적인 예수취인이 어떤 이유에서든 비즈니스 서신을 무시하는 경우 비즈니스 서신. 때로는 특정 상황으로 인해 답변을 제공할 수 없는 경우가 실제로 있을 수 있습니다. 예를 들어, 문제 해결이라는 용어가 며칠이 걸리거나 받는 사람이 생각에 잠겨 있어 제기된 질문에 즉시 답변할 수 없습니다. 그러한 경우에는 주어야 한다. 짧은 코멘트이 경우 예를 들어 “안녕하세요, 표트르 이바노비치. 귀하의 편지를 받았지만 오늘은 상급 경영진과 상의해야 하기 때문에 답변을 드리기가 어렵습니다. 나는 당신의 문제를보고합니다 CEO에게저희 회사에서 이번주말까지 공식 답변 드리도록 하겠습니다. 감사합니다. 영업 관리자 Belov Ivan Gennadievich입니다.

영업일 기준 3일 이내에 답변이 제공되지 않으면 비즈니스 서신 수신자의 침묵은 발신자와의 의사 소통을 무시하고 거부하는 것으로 평가될 수 있음을 기억할 가치가 있습니다.

답장을 작성할 때 제기된 모든 질문에 답해야 합니다.

수신자에게 보낸 편지가 의문의 성격을 띠는 경우 편지를 작성할 때 비즈니스 편지의 수신된 텍스트에 있는 순서대로 질문에 대한 답변을 제공해야 합니다. 질문이 있는 경우 발신자는 이에 대한 구체적인 답변을 받기를 희망합니다. 편지를 작성할 때 답에 번호를 매기지 말고 생각을 순서대로 적기만 하면 됩니다. 제기된 모든 질문에 답하기 위해서는 먼저 받은 비즈니스 레터를 여러 번 다시 읽어야 하며, 질문이 너무 많을 경우 놓치지 않도록 별도로 작성하는 것이 좋습니다. 제기 된 질문 중 일부에 대답하는 것이 불가능한 경우 현재로서는 어떤 이유로 대답을 할 수 없음을 나타내는 것이 좋습니다.

약어, 감성적인 디자인, 대문자를 남용하지 마세요.

발신자가 이모티콘 형태의 비공식 기호를 사용하여 희석하는 비즈니스 통신의 부정적인 예가 있습니다. 그들의 사용은 의사 소통에서 인기가 있습니다. 소셜 네트워크에서그러나 비즈니스 통신 규칙은 수신자가 진정한 의미를 알지 못하고 이해하지 못하는 일련의 구두점 오류로 간주할 수 있기 때문에 이러한 감정 표현을 환영하지 않습니다.

텍스트를 대문자로 쓰는 것을 거부하는 것도 가치가 있습니다. 인터넷에서 대문자로 작성된 일련의 단어를 "외침 문구"라고 하며 이러한 문구는 부정적인 의미를 더 자주 내포합니다. 받는 사람은 비즈니스 이메일을 읽을 때 그러한 글꼴을 부정적으로 볼 수 있으며 이는 의미 인식에 부정적인 영향을 미칩니다. 비즈니스 서신에서 어떤 요점의 중요성을 강조할 필요가 있는 경우 "02/10/02/10까지 계약을 연장하려면 문서 패키지를 제공해야 합니다. 2017” 또는 “계약 연장을 위한 서류는 2017년 2월 10일 이전에 제출해야 합니다.

이메일로 민감한 정보를 보내지 마십시오

개인정보나 비밀정보의 이전을 위해서는 전자적 거부를 하는 것이 좋습니다. 사서함, 악의적인 자들이 자신들의 용병 목적으로 정보를 가로챌 위험이 있기 때문입니다. 이러한 정보에는 다음이 포함될 수 있습니다. 은행 카드, 개인 은행 계좌 등. 정보는 메일 에이전트의 서버에 저장되며 해킹 시 도난 당할 수 있음을 기억하는 것이 중요합니다.

보낸 사람의 서명은 편지 끝에 있어야 합니다.

앞서 언급했듯이 전송된 각 이메일에는 특정 서명이 포함되어야 합니다. 종종 사서함 개발자는 위치, 이름 및 연락처 전화 번호에 대한 데이터를 입력할 수 있는 서명 블록 기능을 도입합니다. 결과적으로 이 블록은 각 문자의 끝에 자동으로 표시되어 입력이 더 쉬워집니다. 받는 사람이 편지에 답장할 때 보낸 사람의 주소를 정확히 알 수 있도록 서명을 올바르게 작성하는 것이 중요합니다. 서명의 예는 다음과 같습니다. "존경합니다. Nikolay Aleksandrovich Petrov, +79810000000."