비즈니스 전문 서신: 기본 및 규칙. 비즈니스 이메일 규칙

11.10.2019

전자 메일을 통한 비즈니스 서신은 비즈니스 엔터티 간의 편리한 서면 통신 방법입니다. 많은 편지를 쓰고 받아야 하며, 커뮤니케이션의 속도와 정확성은 회사의 성공적인 업무의 구성요소 중 하나입니다. 몇 가지 규칙 비즈니스 서신.

전자 메일은 24시간 가용성, 효율성 및 사용 용이성과 같은 이점으로 인해 비즈니스 통신에서 확고하게 자리를 잡았습니다. 이 기사에서는 온라인 비즈니스 서신의 미묘한 차이를 살펴보겠습니다.

편지 받기

근무일 중에 우편함을 여러 번 확인해야 합니다. 그렇지 않으면 중요한 문제의 해결을 지연시키고 다른 사람의 작업을 지연시킬 수 있습니다.
편지를 받았다면 누군가가 보냈기 때문에 읽어야 합니다. 당연히 여기에서 스팸에 대해 이야기하지 않습니다.
당신이 관리자라면, 당신의 업무일은 메일을 확인하는 것으로 시작해야 합니다. 편의를 위해 10-20분마다 메일을 자동으로 배달하거나 보내도록 이메일 클라이언트를 설정하십시오.
바빠서 이메일을 받은 경우, 누구에게서, 이메일의 제목이 무엇인지 살펴보고, 빠르게 제목을 보고 이메일의 중요성을 측정하십시오.
이메일에 즉시 답장을 보내십시오. 이렇게 하면 메일이 막히는 것을 방지하는 데 도움이 됩니다.

받는 사람, 참조 및 숨은 참조 필드를 올바르게 사용하십시오.

"누구에게". 질문을 보내거나 설명을 요청하면 "받는 사람"필드에 데이터가 표시된 수신자의 답변을 기다리고 있습니다. 받는 사람일 때 질문에 답해야 합니다. 즉, 이 필드는 받는 사람의 데이터를 포함합니다.
"복사". 이 필드에 데이터가 표시된 수신자는 말하자면 "초청된 목격자"입니다. 이 경우 받는 사람은 편지에 답장을 보내서는 안 됩니다. 또한 그러한 편지를 보내야 하는 경우에는 예의에 따라 "죄송합니다"로 시작해야 합니다.
"숨겨진 사본". "블라인드 카피"필드에 데이터가 표시된 수취인에게 편지가 발송되었다는 사실은 주요 수신자에게 알려지지 않았습니다. 또한 이 필드는 대량 메일링에 사용됩니다.

답장할 때 "전체답장" 버튼을 잊지 마세요. 이렇게 하면 한 명의 수신자를 놓치지 않는 데 도움이 됩니다. 원치 않는 수신자를 삭제하고 언제든지 새 수신자를 추가할 수 있습니다.

주제 필드. 이 필드는 항상 채워야 합니다. 편지를 받는 사람은 하루에 엄청난 양의 우편물을 받을 수 있으며 이 필드를 통해 편지의 중요성 정도를 평가할 수 있습니다. 편지의 주제는 내용을 간략하고 유익하게 반영해야 합니다.

"글쓰기의 중요성". 편지에 긴급히 검토가 필요한 중요하거나 긴급한 정보가 포함되어 있는 경우 이를 표시하고 중요도를 "높음"으로 설정합니다. 이렇게 하면 받은 편지함에서 이메일이 눈에 띄게 됩니다. 그러나 이 기능을 남용하지 마십시오.

이메일에 답장하는 방법

아래에서 우리는 편지에 대한 응답을 작성하는 방법에 대한 간단한 지침을 고려할 것입니다.

항상 인사로 시작해야합니다. 예의에 대한 찬사, 아무 것도 할 수 없습니다.
당신은 그의 언어로 사람과 의사 소통해야합니다. 그리고 이것은 언어학뿐만 아니라 의사 소통의 형태에도 적용됩니다. 비공식적인 의사소통은 무례한 행동으로 간주될 수 있으며 심지어 대화 상대의 기분을 상하게 하려는 시도로 간주될 수 있습니다.
다음과 같이 편지를 보낼 때를 제외하고 음역을 사용해서는 안 됩니다. 휴대전화. 귀하의 메일 클라이언트에 러시아어가 없는 경우, 신청서에 있는 편지의 텍스트를 보내십시오.
비즈니스 서신은 절제되고 정확하며 간결해야 합니다. 정확성이란 참조하는 데이터(날짜, 장소, 시간 등)를 명확하게 나타내는 것을 의미합니다. 특이성 - 편지를 받는 사람은 첫 번째 줄부터 그에게 정확히 필요한 것이 무엇인지 이해해야 합니다. 간결. 생각이 명료하면 자신의 생각을 명확하게 표현할 수 있습니다. 그리고 당신의 대화 상대는 즉시 그것을 보고 감사할 것입니다. 따라서 몇 문장으로 문제의 본질을 말할 수 있다면 여러 페이지에서 "물"을 피해야 합니다.
편지에 여러 질문, 작업 또는 주제가 포함된 경우 구조화되고 서로 분리되어야 합니다. 생각의 연속적인 흐름은 읽기 어렵고, 그것에서 중요한 요점을 추출하는 것은 훨씬 더 어렵습니다.
편지로 된 요청은 가능한 한 자세히 답변해야 합니다. "해야 할 일"과 같은 대답은 허용되지 않습니다.
편지 내용에 오류가 없어야 합니다. 한두 개의 작은 오타가 끼어들어도 무섭지 않습니다. 그러나 편지에서 편지로 만성 문맹으로 고통받는 경우 대담한 사람은 당신에 대해 좋은 인상을받지 못할 것입니다.
항상 편지를 교정하십시오! 편지를 여러 번 읽고 놓친 부분이 없는지, 오류가 있는지, 받는 사람의 정보가 정확한지 등을 확인합니다.

많은 조직의 작업에서 없어서는 안될 부분은 많은 규칙과 기능이 있는 비즈니스 서신입니다. 비서뿐만 아니라 다른 직원들도 파트너 및 다른 직원과의 연락을 위해 편지를 쓸 수 있어야 합니다.

비즈니스 서신의 개념

이 용어는 상업 및 비즈니스 정보의 교환을 의미합니다. 특별 과정에서도 가르치는 비즈니스 통신 에티켓이 있습니다. 편지는 회사의 명성을 만들고 유지하며 조직에 대한 진지한 태도를 형성하기 때문에 규칙에 따라 작성해야합니다. 기술적인 관점에서 비즈니스 서신은 다른 회사 또는 부서 간의 의사 소통을 개선하기 위한 도구입니다.

비즈니스 서신의 종류

여러 유형의 문서가 있으며 각 문서에는 등록 및 제출에 대한 고유한 규칙이 있습니다. 비즈니스 서신의 기본은 이메일을 통한 커뮤니케이션에도 사용됩니다. 전문가들은 감사, 요청, 요구, 사과, 거부, 축하 및 조의와 같은 유형의 비즈니스 서신을 구별합니다. 또한 클레임, 거부, 알림, 보증 등이 포함된 상업 서신이 있습니다.

비즈니스 서신을 수행하는 방법?

편지를 쓸 때 모든 세부 사항에주의를 기울이는 것이 중요합니다. 비즈니스 서신 규칙을 설명할 때 다음 측면에 주의해야 합니다.

저자가 묻는 특정 질문에 답해야 하는 편지를 쓰고 있다면 각각을 별도로 인용하는 것이 적절할 것입니다. 이렇게 하려면 번호 매기기를 사용하고 텍스트를 단락으로 나눕니다.
편지를 작성할 때 귀하 또는 대화 상대가 첨부한 모든 문서에 대해 간략하게 설명해야 합니다. 이것은 받는 사람이 편지의 본질을 즉시 이해할 수 있도록 하는 것이 중요합니다.
서신에는 머리의 서명이 있어야 하며 인장이 필요합니다.

비즈니스 서신 규칙

비즈니스 서신 작성의 실수는 용납되지 않으므로 작성에 대한 기본 규칙을 아는 것이 중요합니다.

의미를 알 수 없는 단어를 사용하거나 사전을 사용하여 해석을 확인하지 마십시오.
비즈니스 서신을 수행할 때 특정 용어의 사용은 제외됩니다. 일부 단어는 수신자에게 알려지지 않을 수 있기 때문입니다. 그러한 용어가 사용되는 경우 설명하십시오.
핵심을 잃지 않도록 짧은 문장으로 생각을 표현하십시오.
러시아어를 잘 모르는 경우에는 먼저 편집기나 컴퓨터 문서에 텍스트를 입력하여 맞춤법을 확인하는 것이 좋습니다.
비즈니스 통신은 구어체, 문학적 전환 등의 사용을 허용하지 않습니다. 편지를 보내기 전에 오류 및 오타가 없는지 확인하십시오. 잠시 후에 다시 확인하는 것이 좋습니다.

비즈니스 서신에서 편지 시작하기

첫째, 편지의 구조에는 수취인의 위치와 전체 이름을 포함하는 "헤더"가 있습니다. 비즈니스 서신의 특징에는 대부분의 경우 시트 중앙에 작성되는 표준 항소 "Dear"가 포함됩니다. 사람이 익숙하지 않은 경우 "mister"라는 단어가 성 앞에 씁니다. 첫 번째 단락(서문)에는 편지의 목적과 이유가 포함되어 있습니다. 그것을 읽은 후 수신자는 항소의 주요 의미를 이해해야합니다.

비즈니스 서신 요청

비즈니스 서신의 가장 인기 있는 유형 중 하나는 요청서입니다. 이것은 현안에 대한 재치 있는 요청일 수도 있고 외교적 요구일 수도 있습니다. 비즈니스 작문 기술은 수취인이 작성자에게 필요한 조치를 취하도록 격려해야 하므로 요청 초안 작성에 중요합니다. 편지를 쓰는 데에는 다음과 같은 특정 규칙이 있습니다.

수취인은 비즈니스 에티켓의 기본을 준수하면서 개인적으로 다루어야 합니다.
수취인에게 항소 이유를 설명하기 위해 칭찬을하거나 비즈니스 또는 개인의 자질과 장점을 기록 할 수 있습니다.
요청을 주장하고 수취인이 구현에 관심을 갖도록 합니다. 문제는 최대한 간결하고 명확하게 설명해야 합니다.
요청이 이루어지면 잠재적인 이점을 강조하면서 수정하고 다시 반복해야 합니다.

비즈니스 서신에서 자신을 상기시키는 방법?

리마인더 레터는 의무 이행, 법규 준수, 중요한 사건의 접근 등을 상기시켜야 할 때 사용됩니다. 대부분의 경우 구두 알림이 그 전에 사용됩니다. 결과적으로 편지는 취한 조치의 일종의 증거 역할을 합니다. 비즈니스 서신의 알림에는 다음이 포함됩니다.

보낸 사람과 받는 사람에 대한 정보입니다. 그 후, 알림의 이유가 명시됩니다.
리콜되는 문제와 관련된 법률 및 규정을 참조합니다.
비즈니스 서신의 문구는 명확해야 하지만 위협적이지 않아야 합니다. 문제가 평화롭게 해결될 수 있다는 사실을 기억하는 것은 불필요한 일이 아닙니다.
편지에는 기준이 없으므로 자유 형식으로 작성할 수 있습니다.

비즈니스 서신에서 사과하는 방법?

가장 쓰기 힘든 것 중 하나가 사과문인데, 사과를 하는 동시에 회사의 체면을 구해야 합니다. 또한 손상된 관계를 회복하는 것을 목표로합니다. 비즈니스 서신은 다음과 같은 사과의 특징을 나타냅니다.

편지의 구조에는 수신자의 표시, 출발의 주제 및 항소가 포함됩니다.
매니지먼트가 모든 것에 서명하기 때문에 아티스트를 지정할 수 없습니다.
비즈니스 통신에서 사과 문구는 명시적이어서는 안 되며 편지의 제목은 중립적이거나 아예 없어야 합니다.
달성해야 할 효과는 일어난 일에 대한 진심 어린 사과와 인식, 즉 불쾌한 상황의 원인을 나타내는 것입니다.

비즈니스 이메일 규칙

앞에서 언급한 모든 규칙은 전자 통신에도 관련이 있지만 여기에는 여전히 많은 기능이 있습니다.

모든 편지는 서버에 저장되고 다른 사람이 읽을 수 있으므로 업무용 이메일은 공식 통신용으로만 사용해야 합니다.
비즈니스 이메일에는 읽을 수 있는 글꼴이 필요하며 Arial 또는 Times New Roman이 최선의 선택입니다. 글자 크기는 중간이어야 합니다. 텍스트에 Caps Lock, 느낌표 또는 특수 문자가 없어야 합니다. 이탤릭체나 볼드체는 특정 문구에 사용할 수 있지만 반드시 필요한 경우에만 사용하십시오.
더 나은 가독성을 위해 부제목을 사용하되 그 수가 많아서는 안 되므로 최대 3-4개까지 가능합니다. 한 단락은 4줄을 넘지 않아야 합니다.
비즈니스 이메일 통신의 윤리는 제목 필드를 공백으로 두는 것을 허용하지 않습니다. 구체적이고 유익하며 간결해야 하는 편지의 요지를 여기에 작성하십시오.
마지막에는 반드시 서명과 연락처를 남겨주셔야 하며, 6줄을 넘지 않도록 합니다. "진심으로", 성 및 이름, 회사 이름, 전자 메일 전화 번호 및 웹 사이트 주소 구조를 사용합니다.
비즈니스 서신에서는 기업 스타일의 기업 템플릿을 사용하는 것이 적절합니다. 덕분에 다른 사람들 사이에서 눈에 띄고 동시에 비즈니스 서신 규칙을 준수 할 수 있습니다. 문자는 컴퓨터 화면뿐만 아니라 전화에서도 읽을 수 있으므로 템플릿이 다른 화면의 해상도에 맞게 최적화되어야 함을 잊지 않는 것이 중요합니다.

비즈니스 글쓰기 책

비즈니스 레터 작성의 모든 복잡성을 더 잘 이해하기 위해 유용한 문헌을 읽을 수 있습니다. 다음 작품은 좋은 것으로 간주됩니다.

« 비즈니스 글쓰기의 예술. 법률, 트릭, 도구» S. 카레피나. 저자는 비즈니스 스타일의 통신이 무엇인지, 어떻게 떠나야하는지 설명합니다. 다른 유형편지와 보고서.
« 비즈니스 이메일 서신. 성공을 위한 5가지 규칙". 저자는 비즈니스 서신의 형태를 설명하고 커뮤니케이션을 보다 효과적으로 만드는 데 도움이 되는 도구를 제공합니다. 여기에서 찾을 수 있습니다 유용한 팁들그리고 트릭.

전자 메일을 통한 의사 소통은 현대의 모든 작업에서 없어서는 안될 부분입니다. 회사원. 그리고 회계사도 예외는 아닙니다. 비즈니스 커뮤니케이션이 생산적이고 정서적으로 편안하며 매우 윤리적인 방식으로 통신을 수행하는 방법은 무엇입니까? 나는 독자들에게 몇 가지 실용적인 조언을 제공합니다.

TIP 1. 편지에서 받는 사람에 대한 개인적인 호소를 무시하지 마십시오.

따라서, 당신은 그 사람의 성격에 주의를 기울일 것입니다. 편지가 특정 수신자에게 쓰여진 경우 개인적인 호소가 없으면 올바르지 않고 무례하게 보입니다.

수취인에게 첫 번째 편지 중 하나를 쓸 때 종종 질문이 발생합니다. 그에게 가장 좋은 방법은 무엇입니까? 이름으로 또는 이름과 애칭으로? 이 경우 이 사람이 당신에게 보내는 편지를 끝맺는 서명에 무엇이 쓰여 있는지 살펴봐야 합니다. 예를 들어 이름이 거기에 표시된 경우(가명 없음) "스베틀라나 코토바"그런 다음 자유롭게 이름을 부르십시오. 그리고 서명이 말한다면 "Svetlana Vasilievna Kotova, Trenzor LLC의 수석 회계사", 그런 다음 그에 따라 수취인을 지정해야 합니다. 어쨌든 두 번째 옵션은 매우 정확하므로 윈-윈합니다.

"보낸 사람" 필드의 정보에 집중하지 않는 것이 좋습니다. 실제로 처음에는 이메일 주소 소유자가 아니라 이메일을 설정할 때 회사의 IT 전문가가 채우는 경우가 많습니다.

그건 그렇고, 비즈니스 파트너나 클라이언트를 언급할 때 아무리 민주적이라도 약식 이름("Sasha" 대신 "Sash", "Anya" 대신 "An")을 사용하지 않는 것이 좋습니다. 글쓰기 스타일은 당신의 서신이 얼마나 길든 상관 없습니다. 구두 연설에서는 친숙하게 들리고 서면 언어에서는 너무 평범해 보입니다.

TIP 2. 인사말의 모양에 특히주의하십시오.

구문을 사용하지 마십시오 "안녕하세요!". 안내를 받아도 좋은 의도수취인의 시간대에 해당하는 이 문구는 맛없게 들립니다. 저속하기도 합니다. 중립 옵션을 사용하는 것이 좋습니다. "안녕하세요...", "안녕하세요...". 그리고 물론, 인사말에 받는 사람의 이름을 알고 있다면 추가합니다. 저 개인적으로는 예를 들면 얼굴 없는 것보다 훨씬 쾌적합니다. "안녕하세요!"개인적인 "안녕, 타마라!".

이러한 방식으로 수신인의 시간을 크게 절약할 수 있음을 기억하십시오. 결국 그는받은 편지의 내용을 즉시 평가하고 우선 순위와 중요성을 신속하게 결정할 수 있습니다.

주제의 표현은 간략해야 하지만 동시에 서신의 주제를 정확하게 반영해야 합니다. 예를 들어, "Alfa LLC의 계약, 송장, 행위"문서 대신. 논의 중인 문제의 측면이 변경되면 주제에 설명을 추가합니다. 예를 들어, “펌과의 협력” → “펌과의 협력. 교섭일시" → "파마와 협력. 협정 초안".

서신 중에 "제목" 필드가 수신자에 의해 임의로 채워졌거나 전혀 채워지지 않은 경우 자신의 손에 주도권을 잡고 두 가지 시나리오 중 하나를 시도하십시오.

시나리오 1.응답할 때 "제목" 필드를 직접 작성하십시오. 수취인이 세심한주의를 기울이면 아마도 이것이 이미 귀하의 서신을 적절한 형식으로 가져 오는 데 충분할 것입니다.

시나리오 2.수신자가 "제목" 필드 작성을 계속 무시하는 경우 다음 내용이 포함된 편지를 보내십시오. "알라, "제목"필드에 편지의 제목을 즉시 표시하는 것이 좋습니다. 이런 식으로 커뮤니케이션의 효율성을 크게 높일 수 있다고 생각합니다.”.

TIP 4. "받는 사람" 및 "참조" 필드에 주의하십시오.

비즈니스 환경에서 일반적으로 허용되는 다음 필드의 목적을 명확하게 이해해야 합니다.

<если>"받는 사람"필드에는 귀하 만 나타납니다. 이는 편지를 보낸 사람이 자신의 질문이나 요청에 대한 귀하의 응답을 기다리고 있음을 의미합니다.
<если>필드에 여러 수신자가 있습니다. 발신자는 각 수신자 또는 수신자로부터 응답을 기다리고 있습니다. 이 경우 답장할 때 "전체답장" 기능을 이용하여 보낸 사람이 설정한 받는 사람 목록을 저장합니다. 서신의 나머지 참가자들의 답변);
<если>귀하의 이름이 "복사" 필드에 나타납니다. 발신자는 귀하가 문제를 인지하기를 원하지만 귀하로부터 답변을 기대하지는 않습니다. 따라서이 문제에 대해 서신을 입력해서는 안됩니다. 여전히 이것을 하기로 결정했다면 다음 문구 중 하나를 쓰기 시작하는 것이 좋은 형식의 표시가 될 것입니다. “가능하다면 이 문제에 대한 논의에 참여하고 싶습니다…”, "제 의견을 말씀드리자면...".

BCC 분야에 관한 한 비즈니스 윤리 관점에서 가장 논란이 많은 전자 메일 도구입니다. 때로는 거의 비밀 감시 및 정보의 도구로 인식됩니다. 결국 "숨은 참조"에 있는 받는 사람은 다른 받는 사람이 볼 수 없습니다. 특히 윤리 문제에 세심한 일부 대기업에서는 대량 메일을 제외하고 기업 서신에서 이 필드를 사용하는 것이 엄격히 금지되어 있습니다. 그러나 대부분의 회사에서는 다음 규칙을 준수하여 사용합니다.

"숨은 참조" 필드가 채워진 편지를 보내는 것은 편지 작성자가 숨겨진 수신자에게 그러한 형식의 메시지의 이유와 목적에 대해 알렸다는 것을 의미합니다.
숨겨진 수취인은 서신을 입력할 필요가 없습니다.

교육에서 나는 종종 다음과 같은 질문을 받습니다. 클라이언트나 동료의 편지에 응답해야 하는 시간과 관련하여 일반적으로 인정되는 표준이 있습니까? 그러나 그것에 대한 보편적 인 대답은 없습니다.

내부 서신에 대해 이야기하면 여기의 모든 것은 회사 자체의 삶의 속도와 리듬에 의해 결정됩니다. 1시간 30분 이상 응대를 늦추는 것이 예의가 아닌 것으로 여겨지는 기업도 있다. 그리고 하루 안에 답이 어딘가에 있습니다.

에 의해 일반 규칙편지에 대한 가장 적합한 응답 시간은 2-3시간 이내입니다. 이것은 발신자가 응답을 기다리고 수신자의 침묵으로 인해 내부 불편을 겪지 않는 소위 편안한 대기 시간입니다.

그러나 편지를 받고 읽은 후 24시간 이내에 완전한 답변을 할 수 없다는 것을 알게 된다면 어떻게 하시겠습니까? 그런 다음 좋은 매너의 규칙에 따라 보낸 사람에게 편지를 받았으며 대략적인 응답 시간을 알립니다. 예를 들어: "안녕하세요, Sergey Vasilievich! 귀하의 편지가 접수되었습니다. 며칠 내로 답장을 드리겠습니다.” 또는 “Andrey, 편지를 받았습니다. 감사 해요! 내가 필요한 대답을 위해 추가 정보. 최대한 빨리 답변드리도록 하겠습니다....

TIP 6. 편지로 정보를 제출하기 위한 기본 규칙을 따르십시오.

그들 중 많은 수가 없습니다:

편지를 읽을 때 가장 편안한 볼륨은 "한 화면에", 최대 - A4 페이지에 맞습니다.
전송된 첨부 파일의 크기는 3MB를 초과할 수 없습니다. 파일이 크면 수신자에게 메일이 "중단"될 수 있습니다.
첨부 파일을 "포장"할 때 범용 zip 또는 rar 인코딩을 사용하십시오. 다른 내선 번호는 전송이 차단되거나 차단되어 수신자에게 문제를 일으킬 수 있습니다.
새 이메일로 답장을 시작하지 마십시오(서신 기록을 저장하지 않고). 그렇지 않으면 수신자는 원본 메시지를 찾는 데 시간을 보내야 합니다.
수취인이 가장 이해할 수 있는 언어로 작성하십시오. 많은 사람들이 전문용어나 기업용어, 속어, 약어, 영어를 사용하는 것이 적절한지 궁금해합니다.

각각의 경우에 별도로 결정해야 합니다.

따라서 회사의 사내 통신은 거의 항상 속어와 약어로 가득합니다. 모든 참가자에게 친숙하고 이해할 수 있으며 시간을 절약할 수 있습니다. 그러나 상대방과의 통신에 사용할 때는 주의가 필요합니다.

내 연습에도 그런 경우가 있었다. 한 동료가 출판사를 위한 자료를 준비하고 있었는데 그녀는 마지막 편지에서 이렇게 썼습니다. "마샤, 모든 자료를 최대한 빨리 보내주세요". Masha는 이것이 텍스트를 번역해야 하는 그녀에게 알려지지 않은 형식의 지정이라고 결정했습니다. 그녀는 갈고리 또는 사기꾼으로 많은 시간을 허비하고 게시자의 요청을 충족시키는 방법을 궁리했습니다. 2일 후 그녀가 수수께끼 같은 "asap"이 "가능한 한 빨리"("가능한 한 빨리") 영어권 환경에서 널리 사용되는 약어라는 것을 알게 되었을 때 이매진 머신은 짜증을 냈습니다. 그러나 Masha는 요청을 받은 순간부터 30분 이내에 자료를 보낼 수 있었습니다!

TIP 7. 서명과 연락처 블록으로 각 편지를 끝내십시오.

수신자를 얼마나 잘 알고 있고 얼마나 오랫동안 서신을 주고받았는지에 관계없이 각 편지에는 서명과 연락처 정보로 구성된 블록이 포함되어야 합니다. 문화의 필수적인 요소이다. 비즈니스 커뮤니케이션.

블록에는 다음이 포함되어야 합니다.

귀하의 성과 이름. 약어를 사용할 필요가 없습니다. 대신에 “티엘. 보로틴체프"내 서명에서 나는 나타냅니다 "타마라 레오니도브나 보로틴체바"또는 "타마라 보로틴체바"수취인이 응답 편지에서 저에게 연락하는 방법을 이해할 수 있도록
너의 위치. 이것은 받는 사람이 당신의 권위와 전문적인 능력문제를 해결할 때;
연락처(전화, 이메일, 회사 이름, 웹사이트). 따라서 필요한 경우 수취인에게 추가 운영 통신 가능성을 제공합니다.

내가 말한 모든 것에 추가하고 싶습니다. 당신의 이메일은 그들이 인사하는 바로 그 옷입니다. 즉, 비즈니스 서신의 에티켓을 준수하면 부재 중에 받는 사람에게 가장 좋은 인상을 줄 것입니다.

비즈니스 레터는 보낸 사람의 심리적 초상화이자 명함이자 회사 이미지와 평판의 일부입니다. 우리 기사에서 이 모든 것에 대담한 십자가를 다는 전망으로부터 자신을 보호하는 방법.

타티아나 니콜라에바,

모스크바 협상 교육 센터의 비즈니스 에티켓 전문가

이메일 규칙비즈니스 사람들에게는 회사의 "얼굴을 유지"하고 파트너와의 커뮤니케이션에서 회사의 이미지를 반영할 수 있는 일종의 도구입니다. 판매자가 고려해야 하는 비즈니스 전자 메일 통신의 주요 규칙은 무엇입니까? 정말 중요한 역할을 하기 때문에 자세히 살펴보겠습니다.

규칙 1: 이메일 제목 포함

바쁜 사람은 이 기준에 따라 어떤 편지를 먼저 열지 결정합니다. 또한이 전자 메일 규칙을 사용하면 대화 상대가 서신의 흐름 중에서 원하는 편지를 찾을 수 있습니다. 예를 들어, 동일한 프로세스의 다양한 조직적 측면을 반영하는 제목이 포함된 이메일을 수신하는 것이 편리합니다.

예: "참가자의 문서 패키지", "전시 참가 인보이스", "전시 참가자에 대한 메모", "전시관 배치" 등 모든 서신이 "참가 전시회”에서 광범위한 서신에서 원하는 편지를 찾는 것은 훨씬 더 어려울 것입니다.

규칙 2. 주소와 인사말을 잊지 마십시오

여기에서 편지가 시작되어야 합니다. "안녕하세요, 수취인의 이름 (가부장적)"과 같은 형식으로이 작업을 수행하는 것이 좋습니다. "좋은 하루!"의 번거로운 구성 사용하지 않는 것이 좋습니다. 또한 "안녕하세요, 이바노프 씨."라는 문구를 표시하는 것도 올바르지 않습니다. 비즈니스 환경에서 그들은 건강에 대해 이야기하지 않습니다. 편지가 한 그룹의 사람들에게 전달되는 경우 "Dear Sirs!"라는 집합어를 사용할 수 있습니다. 또는 "동료!". Skype에서 통신 할 때와 같이 "질문 응답"모드에서 집중 통신의 경우에만 연락없이 할 수 있습니다.

서신에 사용할 수 없는 문구

이메일이 조직의 중요한 리드 생성 채널인 경우 다음을 참조하세요. 11구, 잡지 "Commercial Director"의 편집자가 긴급히 제거하도록 권장합니다.

규칙 3. 간결함은 재능의 자매라는 것을 기억하십시오.

편지의 제목에 설명과 세부 사항이 필요한 경우 필요한 매개 변수를 지정하십시오. 그러나 "물"을 동시에 붓지 말고 구체적으로 작성하십시오. 이상적인 옵션귀하가 수취인에 대해 동의하는 작은 편지가 있을 것입니다. 전화 대화또는 모든 세부 사항을 논의할 수 있는 회의.

규칙 4. 쓰기 스타일 - 비즈니스, 어조 - 중립

대본이 있는 면대면 커뮤니케이션이나 전화통화와 달리 상대방은 당신을 볼 뿐만 아니라 당신의 말을 듣지도 않는다. 표정, 억양 또는 기타 비언어적 신호로 말을 보완할 수 없습니다. 따라서 이 비즈니스 전자 메일 규칙을 엄격히 준수하십시오. 예를 들어, 대화에서 특정 억양으로 발음되는 "나에게 더 필요한 것은 무엇입니까?"라는 문구는 의무 또는 행동의 전체 목록을 알고 싶은 욕구를 나타낼 것입니다. 그리고 에서 쓰기다음과 같이 읽을 수도 있습니다. “얼마나 로드할 수 있나요? 양심을 가지십시오!

따라서 추가 조치를 취할 준비가 되어 있다면 항상 이 이메일 통신 규칙을 사용하는 것이 가장 좋습니다. 다음과 같이 작성하십시오. "내가 유용하거나 유용할 수 있는 것은 무엇입니까? 추가 과정에 참여하고 싶지 않다면 정확하게 말해야 합니다. 예를 들어, "동료 여러분, 다른 프로젝트의 높은 작업량을 고려할 때 다음과 같이 해 주시면 감사하겠습니다." 그런 다음 원하는 내용을 설명하십시오. 추가 작업켜짐 이 프로젝트", "내가 내 업무를 계획할 수 있도록 내 의무의 전체 범위를 설명하십시오." 동시에 종속을 고려하는 것이 중요합니다. 관리자와 통신하는 경우 해당 작업의 우선 순위를 확인하십시오.

규칙 5. 텍스트에 있는 이모티콘의 수를 지정합니다.

이것은 사업가의 전자 통신의 기본 규칙입니다. 일부 회사에서는 "스마일"의 사용을 엄격히 금지합니다. 귀하의 조직이 그 중 하나가 아닌 경우 이 아이콘을 사용하되 매우 주의하십시오. 결국 "이모티콘"은 비즈니스 환경에서 투여해야 하는 감정의 상징입니다. 편지의 아이콘 하나면 대화 상대가 당신의 감정을 이해할 수 있습니다. 이 이메일 통신 규칙은 Skype 및 ICQ를 통한 비즈니스 커뮤니케이션에도 적용됩니다.

규칙 6. 전자 서명을 잊지 마십시오

첫 번째 편지뿐만 아니라 모든 편지의 끝에는 보낸 사람의 성명과 직위, 직장 연락처, 회사 로고가 포함된 서명이 있어야 합니다. 이것은 좋은 어조이자 기업 문화의 존재를 나타내는 지표입니다.

규칙 7. 보내기 전에 편지를 다시 읽으십시오. 오류 및 오타 수정

과실은 아니다 최고의 품질비즈니스 사람을 위해.

규칙 8. 24시간 이내에 서신에 응답

시간이 더 필요하면 하루 안에 작성해야 합니다. 보낸 후 편지 수신자에게 연락하여 편지를 받았는지, 언제 답장을 받을 수 있는지 확인하는 것은 불필요한 일이 아닙니다.

규칙 9: 첨부 파일이 있는 이메일 확인

제대로 열리는지 확인하십시오. 회사 임원은 판촉 제안이나 링크로 연결되는 링크를 보내서는 안 됩니다(토론의 대상이 아닌 경우).

서신 본문에 해당 통지와 함께 영업 관리자를 대신하여 그러한 서신을 보내는 것이 좋습니다.

규칙 10. 통신은 시작한 사람과 끝납니다.

마지막 편지는 서신 개시자가 보낸 것입니다. 모든 질문이 이미 논의되었더라도 효과적인 협력과 신속한 응답에 대한 감사의 말을 파트너에게 작성하십시오. 결국 당신은 원할 수 있습니다 기분이 좋아그리고 생산적인 한 주. 단, 수령인과 긴밀하고 장기적인 관계가 있는 경우에 한합니다. 다른 모든 경우에는 "Best Wishes"라고 표시하는 것이 좋습니다.

비즈니스 서신은 회사와 비즈니스 사람의 이미지에서 없어서는 안될 부분입니다. 연락을 취하고, 관계를 유지하고, 비즈니스 문제를 서면으로 논의하는 것이 때때로 바람직하고 종종 단순히 필요한 경우가 많으므로 비즈니스 서신에서 생성된 이미지는 실제 커뮤니케이션으로 형성되는 외부 이미지와 완전히 일치해야 합니다. 동시에 비즈니스 서신에서 규칙 및 요구 사항 준수는 필수 사항입니다. 일반 원칙그러나 작은 것에도.

비즈니스 서신의 원칙과 에티켓

비즈니스 서신의 에티켓은 전체적으로 다르지 않습니다. 일반적인 요구 사항비즈니스 커뮤니케이션. 주요 원칙은 다음과 같습니다.

예의, 존경,
목적의 명확성
결과 지향적이고 접근하기 쉬운,
다른 사람의 시간과 의무에 대한 책임감 있는 태도,
논리적 일관성과 정확성,
사실적 특이성,
문맹 퇴치,
어조의 중립성, 말의 엄격함과 형식,
종속과 전통의 준수.

이러한 요구 사항은 독창적인 것은 아니지만 충족하면 파트너 및 고객과의 건설적인 상호 작용이 보장됩니다.

레터헤드 및 언어 공식

레터헤드 레터헤드는 회사의 얼굴이므로 필수 속성은 문해력, 세부 사항의 정확성, 외부 정확성 및 디자인의 겸손한 독창성입니다.

양식의 앵글 버전이든 세로 버전이든 조직의 전체 이름, 우편, 실제 및 공식 주소, 전화, 팩스, 전자 메일 주소 및 공식 전자 페이지의 주소는 읽기 쉬워야 합니다. 세부 사항 목록이 엄격하게 규제되지는 않지만 데이터의 완전성이 항상 더 유리해 보입니다.

참고 : 날짜, 목록의 번호, 보낼 문서를 준비한 특정 계약자에 대한 통신 등록에 대한 정보도 바람직합니다. 이것이 응답 서신인 경우 요청 서신에 대한 참조가 필요합니다.

비즈니스 서신에서는 정보 서신, 제안, 요청, 탄원서, 사과, 애도, 감사와 같이 서신 디자인을 단순화하는 장르의 표시도 가능합니다.

공식 조직 레터헤드에 대한 서신

편지의 첫 번째 부분은 항소이며, 공식에는 수취인의 이름과 후원 또는보다 공식적인 버전 인 "mister"라는 단어가 포함되어 있습니다.

친애하는 Fedor Fedorovich!
친애하는 Mr. Smirnov!
존경하는 감독님!

편지의 주요 부분인 정보 제공에는 정보 제공, 정보 명확화, 소모품 문제 해결 등 짧고 이해하기 쉽고 방대한 메시지와 명확한 작업이 포함되어 있습니다. 편지에 거부가 포함되어 있으면 명확하고 증거에 기반한 정당화로 전반부를 시작하는 것이 옳습니다. 언어 공식은 선택한 어조에 따라 다를 수 있습니다.

회사에서 고려하라고...
회장과 이사회는 다음 사항에 대해 알려달라고 요청합니다 ...
가능성을 고려해주세요...
최대한 빠른 답변 부탁드립니다...

편지의 마지막 부분은 감사, 사과, 문제의 빠른 해결에 대한 보증, 추가 협력에 대한 희망입니다.

비즈니스 서신은 공식 명령을 준수해야 합니다. 서신에 머리의 서명이 필요한 경우 머리(극단적인 경우 대리인)가 서명해야 합니다.

네트워킹 비즈니스 에티켓 및 비즈니스 이메일

이메일은 종이 편지와 같이 여러 개로 구성됩니다. 중요한 요소, 유능한 작성이 필요한 이유는 투기 규칙 때문이 아니라 이러한 요소가 유용하고 실용적인 관점에서 유익하고 매우 편리할 수 있기 때문입니다. 올바른 편지는 정확하고 신속한 응답을 보장할 뿐만 아니라 건설적인 해결책의문.

참고로 회사는 종종 자체적으로 메일 서버전자 메일 및 프로그램 디자인을 위한 기업 스타일을 개발할 뿐만 아니라 내부 규칙일반적으로 표준과 모순되지 않지만 보완합니다.

수취인: 수취인 줄에 하나의 주소를 지정하는 것이 일반적입니다.

이것은 대담한 사람에 대한 존중하는 태도를 나타낼뿐만 아니라 그를 구합니다.이자형— 우편스팸, 정크 메일 및 엿보는 눈으로부터.

수취인의 편지 사본은 특정 목적을 위해 작성됩니다.

주 수취인에게 편지를 보내고 "사본"섹션에서 다른 사람을 표시함으로써 수취인은 두 번째 대담 자에게 무슨 일이 일어나고 있는지 알리지 만 응답하고 서신에 직접 참여할 것을 요구하지는 않습니다.

편지의 주제: 구체성과 독창성.

주제의 궁극적인 특이성은 수신자와 수신자 모두가 토론 주제를 탐색하고 "Katya의 보고서"뿐만 아니라 "2015년 5월 보고서. 초안 버전"과 같은 많은 문제와 작업을 구별하는 데 도움이 되어야 합니다. 참고: 이 경우의 이름은 전자 메일 상자의 이름에서 수취인이 이미 명확하기 때문에 쓸모가 없습니다.

이메일은 데스크탑 모니터와 태블릿에서 똑같이 읽기 쉽습니다.

편지의 본문에는 3가지 핵심 요소가 포함되어야 합니다.

첫째, 인사말(예: 오늘의 첫 글자인 경우)과 주소(각 글자에 있음). 둘째, 질문 발표: 자기 소개(글자가 첫 번째인 경우), 해결해야 할 과제에 대한 알림, 문제 또는 해결 방법에 대한 설명. 셋째, 요청 또는 행동 촉구.

이메일 읽기 알림 기능은 섬세함이 필요합니다.

편지가 정말 중요한 경우에 사용해야 하는데, 예를 들어 전화로 받을지 물어볼 방법이 없습니다. 이 기능은 일반적으로 수신자에게 모호하고 모호하게 공식화된 심리적 의무를 부과하므로 남용해서는 안됩니다. 올바르고 그렇게 범주적이지 않은 옵션은 편지 끝에 읽기를 보고하도록 정중하게 요청하는 것입니다.

서명에는 간결함과 동시에 용량이 필요합니다.

문구는 "진심으로 당신의 것"이라는 표준 공식을 포함하거나 성과 이름으로 제한될 수 있습니다. 성명, 직위, 기관명, 연락처를 포함한 서명은 7줄을 넘지 않아야 합니다. 이외에 다른 연락처 정보를 표시하는 것이 좋습니다. 사서함: 핸드폰,스카이프, ICQ, 기타 인기 있는 메신저.

첨부 파일: 가장 중요한 것은 경고하고 파일 이름을 올바르게 지정하는 것입니다.

네트워크 에티켓은 편지에 첨부된 파일의 문서, 즉 형식, 양 및 내용에 대한 보고를 요구합니다. 첨부 파일은 3-5개를 넘지 않아야 합니다.메가바이트. 편지의 제목과 마찬가지로 제목은 매우 짧고 구체적이며 고유해야 합니다.

일반적인 이메일 형식

네티켓에 있는 편지의 반응 시간은끄다— 선. 2~3시간은 긴급 이메일에 대한 응답을 기다리는 편안한 시간입니다. 긴급하거나 중요하다고 표시된 이메일에 대한 응답으로 때때로 다음과 같이 경고하는 것으로 충분합니다.이자형— 우편받고 고려합니다. 문제가 오랜 숙고를 필요로 한다면, 말하는 사람은 대화 상대에게 질문에 대답하는 데 걸리는 시간을 알려야 합니다.

참고: 하루는 이메일에 답장하기에 편안한 시간입니다. 3일 이내에 응답이 없으면 에티켓 규칙을 통해 두 번째 편지를 보내거나 다음을 사용하여 수취인에게 연락할 수 있습니다. 대체 소스통신 - 전화,스카이프, ICQ. 5-7일 동안 침묵하거나 두 번째 요청에 대한 응답으로 비즈니스 통신을 계속할 의사가 없는 것으로 간주될 수 있습니다.

비즈니스 사람과 회사의 평판은 비즈니스의 효율성과 효율성뿐만 아니라 비즈니스를 수행하는 모든 단계의 사소한 부분과 뉘앙스로 구성됩니다. 비즈니스 협상. 사소한 사무원에서 홍보 전문가 및 회사 책임자에 이르기까지 회사의 각 대표자는 비즈니스 서신 원칙을 준수해야합니다.