34 נשיא ארה"ב דווייט דיוויד אייזנהאואר היה איש עסוק מאוד. על מנת להצליח להספיק יותר ביום, הוא יצר כלי ניהול זמן יעיל משלו, אשר היום נקרא מטריצת אייזנהאואר או מטריצת עדיפות. מהי מהות השיטה?
מהי מטריצת אייזנהאואר?
הרעיון של מטריצת אייזנהאואר הוא ללמוד להבחין במהירות בין עניינים חשובים מעניינים קטנים לבין אלו שאינם דורשים תשומת לב כלל. אייזנהאואר הציע לחלק את כל המקרים הנוכחיים והמתוכננים ל-4 קטגוריות לפי עקרון הדחיפות והחשיבות. למען הבהירות, הוא צייר ריבוע וחילק אותו ל-4 שדות. כל אחד מהשדות הכיל רשימת מטלות:
- תחום 1: עניינים חשובים ודחופים;
- תחום 2: עניינים חשובים, אך לא מאוד דחופים;
- שדה 3: לא חשוב, אבל עניינים דחופים;
- שדה 4: לא חשוב ולא עניינים דחופים.
איך עובדים עם ריבוע אייזנהאואר?
שקול את כיכר אייזנהאואר ביתר פירוט:
- עניינים חשובים ודחופים.מה הייתם שמים בקטגוריה הזו? כמה דברים דחופים וחשובים אפשר היה לכתוב בריבוע הזה? החוכמה היא שתכנון לפי אייזנהאואר יכול להיקרא יעיל רק כאשר הריבוע הראשון תמיד נקי, ללא כניסה אחת. אם יש לך רשימה של משימות שאתה יכול לייחס לתחום זה של המטריצה, זה אומר שמשהו מפריע לעבודה היצרנית שלך: עצלות, חוסר משמעת עצמית, חוסר יכולת לקבוע סדר עדיפויות נכון וכו'. כל זה מוביל לעבודות עומס , שיש לו השפעה רעה על מצבו הנפשי והפיזי של האדם.
- עניינים חשובים אך לא דחופים במיוחד.אייזנהאואר, שיצר את מערכת ניהול הזמן שלו, היה בטוח שהקטגוריה המסוימת הזו היא החשובה ביותר. להציב כאן משימה בזמן ולהתחיל בביצוע פירושו הזדמנות להקדיש זמן ככל הדרוש לפתרון הבעיה. אז, למשל, ביקור בזמן לרופא ימנע את המחלה, וכתיבת סטודנט תזהקצת מקדים את לוח הזמניםלהשאיר מקום לתיקון שגיאות.
- לא מאוד חשוב, אבל עניינים דחופים.תחום זה של Esenhower Matrix נועד למקם כאן מקרים שמפריעים עבודה יעילהולכן דורשים חיסול מיידי. למשל תיקון תקלה במחשב, עזרה לחמותך בהובלת רהיטים לבית הכפרי וכו'.
- לא דחוף, לא חשוב.במטריצת העדיפויות יש מקום גם לדברים שאנו עושים מדי יום כדי להסיח את דעתנו מהעבודה.
אלו שיחות טלפון ארוכות, צפייה בתוכניות טלוויזיה, קלטות חברים, כתיבת מכתבים וכו', כלומר כל הדברים הנעימים אבל לא חובה. אייזנהאואר, אם כבר מדבר על סדרי עדיפויות, כינה פעילויות כאלה "מבזבזות זמן" שמשפיעות לרעה על תפוקת העבודה.
זה יהיה נוח יותר לעבוד עם ריבוע אייזנהאואר אם:
- סדר את המשימות בכל תחום לפי סדר חשיבות, מספור אותן באותיות לטיניות או במספרים. כדאי לקחת תחילה על עניינים דחופים וחשובים יותר;
- התמקדו בעיקר בדברים מריבוע 2. אם הדברים מהרשימה של לא מאוד דחופים, אבל חשובים, נופלים בריבוע של דברים חשובים ודחופים, זה בסדר. העיקר שתנועה כזו לא הופכת לטרנד;
- הגדירו לעצמכם יעדים ארוכי טווח והתוו את המשימות להשגתן צעד אחר צעד. חלוקת משימות לפי ריבועים;
- אל תוסח את דעתך מהמשימה הנוכחית על ידי הפסקות עישון, צפייה בדואר ודברים אחרים.
לפיכך, המטריצה שיצר הנשיא אייזנהאואר היא כלי יעיל לניהול זמן שנמצא בשימוש מוצלח בפועל כבר יותר מחצי מאה.
מאמרים דומים
מטריצת אייזנהאואר ככלי תעדוף
יש דעה ששיטה זו הייתה בשימוש על ידי הגנרל דווייט אייזנהאואר.
הוא הרכיב מטריצת סיווג מקרים שבה השתמש כדי לארגן את זמנו בצורה יעילה יותר, והיא עזרה לו להצליח להיות נשיא ארצות הברית.
את כל המקרים, לפי מטריצת אייזנהאואר, ניתן לחלק לארבע קטגוריות לפי חשיבותם ודחיפותם.
בואו נסתכל מקרוב על כל אחת מהקטגוריות הללו.
א' חשוב ודחוף. תיקים בקטגוריה זו חייבים להיעשות באופן מיידי. המילה המתאימה ביותר עבורם היא "ידיים למטה".
מחר הבחינה, אבל הכרטיסים עדיין לא נלמדו, וצריך לסיים בחופזה ללמוד את מה שנדחה זמן רב להמשך.
"עלינו לחיות בצורה כזו שדברים חשובים לא יהפכו לדברים דחופים".
ב. חשוב ולא דחוף. מקרים של קטגוריה זו הם הכי "נעלבים", אנחנו שמים לב אליהם הכי פחות, כי הם לא דחופים! "הזמן מחזיק מעמד", אנחנו חושבים על עניינים כאלה ושמים אותם על האש האחורית. "הבחינה כל כך רחוקה, כל הסמסטר לפני, אתה לא יכול לחשוב על זה עדיין
לגבי הכנה... ובכן, יש עוד חודש לפני הבחינה, יהיה לי זמן ללמוד הכל... עוד שבוע שלם לפנינו, יש זמן... "ובהדרגה, עקב הזנחתנו בענייני קטגוריה Vהם הופכים למקרי קטגוריה א.ועכשיו זה הלילה האחרון לפני הבחינה, ואנחנו בטירוף מנסים לזכור לפחות משהו, והראש שלנו מסתובב: "אוי, הייתי צריך להתחיל להתכונן מוקדם יותר!" כדי להימנע מתרחיש דומה של אירועים בחייך, למקרים של הקטגוריה Vיש להתייחס אליו כאל השקעה שצריך לעשות היום כדי להרוויח מחר.
עם. לא חשוב ודחוף . דברים מסובכים שאוהבים "להעמיד פנים שהם חשובים". הם מתחפשים בחוכמה למעשים של הקטגוריה א, ולעתים קרובות הם מצליחים להערים עלינו: טבע האדם הוא לבלבל בין חשיבות ודחיפות, וזה מה שמנצלות משימות מקטגוריה C. המשימות הללו הן שיוצרות אווירה של מהומה, המולה וחיפזון נצחי, אבל משום מה זה מצב העניינים נחשב לעתים קרובות לאינדיקטור של עבודה פעילה. אבל גם בתחילת המאה ה-20. פ' טיילור, קלאסיקה של הארגון המדעי של העבודה, ציין שמיזם מאורגן היטב הוא כזה שבו אף אחד לא רץ לשום מקום, לא מתעסק, וכל הדברים נעשים לאט, אבל בזמן ובאיכות גבוהה. התבונן היטב בתאגיד האישי שלך "אני". מה העניינים אתך?
ד לא חשוב ולא דחוף("פח אשפה"). מקרים מסוג זה כוללים את בזבזני הזמן שלנו. הם לרוב מהנים ומעניינים, וזו הסיבה שאנחנו מעדיפים להוציא עליהם. השעון הטוב ביותר, ואז אנחנו לא יכולים לזכור לאן נעלם כל כך הרבה זמן? יש צורך "לממן" מקרים כאלה על פי העיקרון השיורי, אחרת הם "יאכלו" את כל התקציב של זמננו. אם נפעל לפי העיקרון הזה, הם עשויים בהחלט להפוך מסולמים לעוזרים שלנו.
הפוך את זה לכלל: "אני אכתוב חיבור על כלכלה, אעשה משימה על ניהול זמן, ואם יש זמן פנוי, אני אשחק שעה
לתוך משחק מחשב", ופעל לפיו בקפדנות. אז תתבצע העבודה החשובה, ויהיה זמן לבידור.
היתרונות של מטריקס אייזנהאואר:
- קל לשימוש;
- מאפשר לך להפחית את מספר המקרים הלא חשובים;
- עוזר לזהות במהירות משימות ומקרים עדיפות.
סטפן קובי מטריקס לניהול זמן
סטיבן קוביהיה אחד האנשים הבודדים על הפלנטה שידעו לנהל נכון כל דקת זמן.
Covey עבד על המחבר מערכת ניהול זמןבמשך כמה שנים, משקיעים בהכל ניסיון מעשי, שאותו צבר במשך מאות, ואולי אלפי, התייעצויות מאנשי עסקים וסתם אנשי עסקים שחולמים לסחוט הכל מהזמן. עד הטיפה האחרונה.
סטיבן כתב מספר ספרים על פרודוקטיביות. הכי מפורסם שבעת ההרגלים של אנשים אפקטיביים במיוחד. הוא מתאר את ההרגלים שאתה צריך לדבוק בהם כדי להיות פרודוקטיבי יותר.
בקצרה על כל אחד מההרגלים:
- היו פרואקטיביים. שנה את העולם סביבך כדי ליצור סביבה נוחה להשגת מטרות, מימוש עצמי ויצירה. התעלם מגורמים שאינם בשליטתך, כגון פוליטיקה
- התחל עם המטרה הסופית שלך בראש. כל הפעולות שלך צריכות להיות מכוונות להשגת מטרה זו.
- לְהַלחִין מטריצת ניהול זמןולתת עדיפות למשימות חשובות ויחד עם זאת לא דחופות
- לפעול לפי אסטרטגיה win-win(זכו-זכו).
בכל בעיה, תמיד יש 2 צדדים (משתתפים). חשבו איך לפתור את זה בו זמנית ובצורה המועילה ביותר לכולם
- ראשית חפשו להבין את האדם, להיות מובן זה עניין בעל חשיבות שניה. לפתח הקשבה אמפתית – קבלת רגשות, רגשות, ולא רק מילים מאדם. ואל תשכח לתת את שלך
- השתדלו לתפוס את האפקט הסינרגי. סינרגיה פירושה שהשלם תמיד גדול מהחלקים המרכיבים אותו. ההשפעה מופיעה כאשר עובדים על משימות קשות, כמו גם כאשר עובדים בצוות
- השחיז את המסור שלך. שפר ללא הרף את כישורי התכנון, התקשורת והאמפתיה שלך
הפריט המעניין והיוצא דופן מבין הנ"ל הוא הפריט השלישי: "מטריקס הזמן".
מהי מטריצת ניהול זמן וכיצד עובדים איתה
מטריצה היא תבנית שבאמצעותה ניתן לקבוע סדר משימות.
מבחינה פיזית מַטרִיצָההוא ריבוע המחולק ל-4 ריבועים קטנים יותר. נמדד אופקית דְחִיפוּת, ובמאונך חֲשִׁיבוּת.
כל עסק חדש חייב להיות מתואם עם אחד הריבועים ובהתאם לריבוע הנבחר יש לבצע פעולה ספציפית, למשל לקחת מיד על הביצוע או לדחות אותו למועד מאוחר יותר.
אפשרויות מקרה
מטריצת ניהול הזמן של Stephen Covey מציעה 4 אפשרויות לפיתוח פעולות.
אם המקרה דחוף וחשוב, זה צריך להיעשות עכשיו. שיעור המקרים מסוג זה יכול להגיע עד 40-50%. Covey טוען כי משימות דחופות וחשובות תורמות מעט להשגת המטרות העיקריות שלך. זמינות מספר גדולמקרים כאלה, קודם כל, מדברים על מצב חירום, לפיכך, על ארגון שגוי של זמן העבודה ועל פרודוקטיביות אישית נמוכה.
אם המקרה דחוף וחשוב, אז לצורך היישום שלו אתה צריך להקצות את הכמות המקסימלית של זמן, תשומת לב ומשאבים. הדברים האלה הם שמובילים אותך אל המטרות שלך, מה שאומר שהתועלת מהיישום היא מקסימלית.
אם המקרה דחוף ולא חשוב, אתה צריך להאציל (להורות) את זה. נסו למצוא מבצע שמשימה זו חשובה עבורו. כך אתה חוסך את הזמן שלך.
אם המקרה לא חשוב ולא חשוב- אל תעשה את זה. לפעמים קשה פסיכולוגית לסרב לבצע, כי הרעיון כבר התחזק בתודעה שצריך להשלים את המשימה. אם אינך יכול להראות כוח רצון ולהתגבר על עצמך, הכנס את המשימה לרשימה נפרדת של "לעשות מתישהו".
איך לנהל הרבה תיקים באמצעות המטריצה
סביר להניח שאתה אדם עסוק מאוד ומספר המקרים שלך נמדד בעשרות.
הניסיון להחזיק אותם בראש או לרשום אותם על נייר אינו יעיל.
אנו מציגים בפניכם את LeaderTask - תוכנית ייעודית לניתוח מקרים. LeaderTask תומכת במתודולוגיית ניהול הזמן של Stephen Covey.
צור 4 תיקיות (פרויקטים) בתוכנית כדי לעבוד על מטריצת הזמן:
התחל למלא אותם במשימות:
לְנַסוֹת LeaderTaskלעבוד על מטריצת ניהול הזמן של Covey.
הורד את LeaderTask
מטריקס אייזנהאואר (הנושא את שמו של הנשיא ה-34 של ארצות הברית, שהמציא אותה) היא אחת משיטות ניהול הזמן לתעדוף משימות היום. המטריצה נראית כמו ארבעה ריבועים, המתקבלים על ידי חציית הצירים "חשוב - לא חשוב" אופקית ו"דחוף - לא דחוף" אנכית.
כיצד להשתמש במטריצה זו? פשוט מיין את המשימות שלך (למשל, משימות היום) שם לפי חשיבותן ודחיפותן.
עניינים חשובים ודחופים הם אלו שחשובים מאוד ואי אפשר לעכב. בלעדיהם הכל יתמוטט, ומחר יהיה מאוחר מדי להכין אותם. הדברים האלה צריכים להיעשות היום, קודם כל - וללא כישלון. דוגמאות למשימות חשובות ודחופות: השלמת משימת פרויקט שעומדת להיעשות; נסיעה לא מתוכננת לרופא השיניים, לטראומטולוג או למומחה אחר; שיחת טלפון דחופה ללקוח או לצד שכנגד. להלכה, ריבוע העניינים החשובים והדחופים צריך להיות ריק, אבל בפועל, לפעמים לכל אדם יש עניינים חשובים ודחופים, חלקם נובעים מעצלנות, חלקם מחוסר מקצועיות, וחלקם מכוח עליון.
דברים חשובים אך לא דחופים הם דברים חשובים שבקרוב יהפכו דחופים. אם אינכם מתכננים לחכות לזה ולארגן לעצמכם מרוץ מיותר, אז שימו לב היטב לעניינים אלו. דוגמאות למקרים כאלה: עבודה שוטפת (מתוכננת) על הפרויקטים שלך; תכנון פרויקטים חדשים; הערכת התוצאות שהושגו בפרויקטים.
הדברים לא חשובים, אבל דחופים. ככלל, דברים שלא מקרבים אותך למטרה, תהיה אשר תהיה, נופלים לריבוע הזה, אלו דברים שצריך לעשות, אבל רק כדי לעשות אותם. יום הולדת שמח (מסתבר שוסיה נולד היום), הגעה בלתי צפויה של אורחים ועוד פגישות בלתי מתוכננות, כפויות שאי אפשר לסרב להן. אם אתה יכול להאציל משהו מזה, הורה למישהו, עשה זאת בכל האמצעים.
דברים לא חשובים ולא דחופים - זו קטגוריית המקרים המגעילה ביותר. הם לא חשובים, הם לא דחופים, אבל הם מה שאתה רוצה לעשות. אלו מבזבזי הזמן שלך - קריאת מגזינים מבריקים, משחקי מחשב, צפייה בטלוויזיה וגלישה באינטרנט.
חשוב: אנשים רבים מתחילים לעשות זבל כשהם פשוט עייפים. כשאתה רוצה, אתה רוצה. אז זו החלטה שגויה. נכון - תכננו חופשה איכותית (קטגוריה זו חשובה, אבל לא דחופה) ותנוחו איכותית, ואל תתעסקו בזבל.
לסיכום, ככלי, מטריצת אייזנהאואר עובדת, ויותר מכך, מתארגנת היטב אם תעקבו אחריה. אתם יכולים להיות גאים בעצמכם אם כיכר "חשוב ודחוף" לרוב ריקה עבורכם: וזה די אמיתי אם תתייחסו לעיתים קרובות יותר בענייני הכיכר "חשוב, אך לא דחוף". ככה עובדים מקצוענים!
זה יהיה שימושי עבורך כדי לקבוע באיזו יעילות אתה מבלה את זמנך, האם אתה יודע לקבוע סדרי עדיפויות ולהאציל אחריות.
כתוב תוכנית ליום אחד מהשבועון / היומן שלך. מה עשית, איזה משימות
החלטת עם מי נפגשת, מי מנע ממך לעבוד, כמה זמן זה לקח? חלקו את מה שעשיתם לארבעת הרביעים של מטריצת אייזנהאואר, תוך ציון הזמן שהושקע.
חשב כיצד התחלק הזמן על פני ארבעת הרביעים?
עיבוד תוצאות.
רביע א' - אותם מקרים הדורשים פתרון מיידי. הם גם דחופים וגם חשובים, וכך
וצועקים על עצמם: "עשו זאת! תחליט! תענה על המכתב! פְּגִישָׁה! הכן דוח!
מה קיבלת?
אם רביע ה-I גדל באופן לא פרופורציונלי, זה אומר שתאריכים ודייטים שולטים בך, לא אתה בחייך. אולי פשוט גררת הכל עד הקצה האחרון? הרי יתכן מאוד שהמשימות של הרביע ב', שגם הן חשובות, אבל לא דחופות, הפכו להיות דחופות בגלל שלא הספקת לסיים אותן בזמן? חסרה לך גישה אסטרטגית לבעיה. המנהל, וסתם אדם שמוצא את עצמו במצב כזה, נמצא תחת חרב היומיומי של דמוקלס של לחץ שנגרם ממצב משברי מתמשך. אין לך זמן או כוח לחשוב תוכניות ארוכות טווח, הכינו הצעות למוצר חדש, החברים שלכם, שאיתם אתם כל כך מעריכים מערכות יחסים, שכחו איך אתם נראים. אתה מדביק את הרכבת היוצאת, ובשלב מסוים תמצא את עצמך על רציף ריק עם לב שבור.
למה?
אתה קובע סדר עדיפויות לא נכון, לא יודע להאציל אחריות, לא סומך
לעובדים שלך, משוך את כל הנטל על עצמך. במצב דברים זה, קשה לך
לספור עלייה, כי אין לך דעה, חזון לעתיד החברה, אתה עסוק לגמרי
בעיות חשובותהיום.
מה לעשות?
למד להאציל אחריות, למד את עצמך סגן, סטודנט, אם אתה רוצה, שיחליף אותך במידת הצורך. הכינו רשימה של תפקידים שהעובדים שלכם יכולים לבצע במקומכם. עיין ברשימת העדיפויות. הזז את מרכז הכובד של הפעילות שלך לרביע II.
כלל הזהב: קל יותר למנוע משבר מאשר לפתור.
רביע II. חשוב, אבל לא דחוף - פילוסופיה נהדרת! אם הצלחת להקצות את זמנך בצורה כזו שרביע II התברר כמלא ביותר במקרים, אתה יכול לברך אותך בכנות!
מה קיבלת?
אתה יודע בצורה מושלמת איך "להפריד את החיטה מהמוץ", להתרכז בדבר העיקרי, לקבל השקפה משלך על הכל, כי יש לך מספיק זמן לחשוב בשלווה על פרויקטים נוכחיים ועתידיים. יש לך קשרים עסקיים טובים עם הקולגות שלך, יש לך למי לפנות בשאלה ולייעוץ במידת הצורך.
למה?
מערכת התעדוף שלך מתאימה היטב לפעילות הספציפית שלך.
אתה יודע להאציל אחריות ולא מבזבז זמן בפתרון בעיות של אחרים.
רביע III. לא משנה, אבל דחוף? זוטות לא משמעותיות, מטרות לטווח קצר, תחומי עניין ובעיות רגעיים.
מה קיבלת?
אתה לא חושב שאתה סותם את כל החורים? או שסידרתם לבד? למה אתה עושה את החלק הכי לא חשוב בעבודה? מי עושה את כל השאר בשבילך?
אם, בנוסף, המקום השני מבחינת זמן השהות במטריצה שלך תפוס על ידי רביע IV, אז אתה המועמד הראשון לפיטורים.
למה?
מסיבה כלשהי, אתה מתוך כל שלך חובות רשמיותנבחר רק את הלא חשובים שבהם. ועוד, אתה בעצמך קבעת מה העיקר בשבילך, ומהו הבל הבלים. אם אתה בעצמך מודה שאתה מבזבז זמן על משימות לא חשובות, אז למה אתה עושה את זה? אין לך מטרות או תוכניות ברורות, הן לעתיד הקרוב והן למען טווח ארוך. זה נראה כמו חבלה, ואתה עצמך תסבול מזה קודם כל.
מה לעשות?
אם אתה הולך לחפש עבודה אחרת, תחשוב קודם, על איזו המלצה מההנהלה הנוכחית שלך אתה יכול לסמוך בהתלהבות עבודה כזו? כנראה שעדיף לעשות סדר במקום העבודה הנוכחי שלך, כדי שהבוס שלך ישחרר אותך עם דמעות בעיניים והבטחה לקחת אותך ברגע שתרצה לחזור. כדי לעשות זאת, אתה צריך "פשוט" להעביר את מרכז הכובד של העניינים שלך לרביע II, להפוך לעובד הכרחי והכרחי באמת. כדי לעשות זאת, עליך לסקור מיד את רשימת העדיפויות, לוחות הזמנים להשלמת משימות ולשלוט בכל הטכניקות החוסכות זמן. אין לך לאן לסגת, אתה במשבר שיכול להיגמר רע!
רביע IV. עניינים לא חשובים ולא דחופים. על מה משלמים לך? לא אכפת לך לבזבז
החיים שלך לעשות מעשים חסרי ערך? הערות מיותרות.
"דברים דחופים הם בדרך כלל לא הכי חשובים,
והחשובים שבהם לא הכי דחופים”.
ד אייזנהאואר
ניתוח ראשוני של מטריקס אייזנהאואר שלך הראה שאנשים השואפים ומשיגים הצלחה נמנעים מלעשות דברים מהרבעים III ו-IV.
אם רוב המקרים שלך נמצאים ברביעים I ו-III, כדאי לך לקרוא את ההערה: רבעונים I ו-III
כל יום עלינו לקבל מאות החלטות, וככל שהמיקום גבוה יותר, כך עלינו לקבל יותר החלטות. איך מפרידים בין חשוב לבלתי חשוב? דרך אחת פשוטה אך פרודוקטיבית היא כיכר אייזנהאואר, הידועה גם כמטריקס אייזנהאואר. מערכת זו, עם , עובדת מצוין הן לתכנון יומי והן לטווח ארוך. להלן תלמדו על המחבר של טכניקה זו (הוא היה אדם מצטיין), וכן על תכונות השימוש בטכניקת אייזנהאואר כיכר עצמה.
דווייט אייזנהאואר חי את אחד מהחיים הכי פרודוקטיביים שאתה יכול לדמיין.
אייזנהאואר היה הנשיא ה-34 של ארצות הברית, כיהן בשתי קדנציות מ-1953 עד 1961. במהלך כהונתו, הוא יזם תוכניות שהובילו ישירות לפיתוח מערכת הכבישים הבין-מדינתיים בארצות הברית, השקת אינטרנט (OACRA), חלל חיצון(TCHA8A), ושימוש שליו מקורות חלופייםאנרגיה (חוק האנרגיה האטומית).
לפני שהפך לנשיא, אייזנהאואר היה גנרל חמישה כוכבים (הדרגה הגבוהה ביותר), שימש כמפקד בעלות הברית העליון באירופה במהלך מלחמת העולם השנייה, והיה אחראי על תכנון וביצוע הפלישה לצפון אפריקה, צרפת וגרמניה.
בנוסף, הוא כיהן כנשיא אוניברסיטת קולומביה, הפך למפקד העליון הראשון של נאט"ו, ובכך מצא איכשהו זמן לעסוק בתחביביו: גולף וציור שמן.
לאייזנהאור הייתה יכולת מדהימה לשמור על הביצועים שלו לא רק במשך שבועות או חודשים, אלא במשך עשורים רבים. ומסיבה זו, שיטות ניהול הזמן, ניהול המשימות והפרודוקטיביות שלו נחקרו על ידי אנשים רבים.
אסטרטגיית הביצועים המפורסמת ביותר שלו ידועה ככיכר אייזנהאואר. זהו כלי פשוט לקבלת החלטות שתוכל להתחיל להשתמש בו מיד. בואו נדבר על איך להיות יותר פרודוקטיבי ואיך אסטרטגיית אייזנהאואר עובדת.
כיכר אייזנהאואר: איך להיות יותר פרודוקטיבי
האסטרטגיה של אייזנהאואר לביצוע פעולה וארגון משימות היא פשוטה מאוד. הוא משתמש במטריצת החלטות (בתמונה למטה), שבה תחלק את הפעולות שלך על סמך ארבע אפשרויות:
דחוף וחשוב (משימות שצריך לעשות מיד).
חשוב אך לא דחוף (משימות שניתן לתזמן לביצוע מאוחר יותר).
דחוף אבל לא חשוב (משימות שניתן להאציל למישהו אחר).
לא דחוף ולא חשוב (משימות שניתן לבטל).
הדבר הנהדר במטריצה הזו הוא שניתן להשתמש בה הן לביצוע תוכניות ארוכות טווח לפרודוקטיביות ("איך אני צריך לבלות את הזמן שלי בכל שבוע?") והן למשימות יומיות קטנות ("מה עלי לעשות היום?" ).
הערה:את התבנית של כיכר אייזנהאואר יצרתי כגיליון אלקטרוני, ניתן להוריד תבנית זו לשימושכם האישי בתחתית המאמר. (אגב, תרגמתי את התבנית הזו לרוסית, ואם אתה רוצה להשיג אותה - .
ההבדל בין דחוף לחשוב
חשוב הוא לעתים רחוקות דחוף, ודחוף הוא לעתים רחוקות חשוב.
- דווייט אייזנהאואר
משימות דחופות הן אותן משימות שאתה צריך להגיב עליהן במהירות: מכתבים, שיחות טלפון, הודעות טקסט, חדשות. בינתיים, במילותיו של ברט מקיי: "משימות חשובות הן משימות שתורמות למשימה ארוכת הטווח שלנו, לערכים ולמטרות שלנו."
להפריד את הדברים הדחופים והחשובים האלה קל מספיק לעשות פעם אחת, אבל לעשות את זה כל הזמן יכול להיות קשה מאוד. הסיבה שאני אוהב את שיטת אייזנהאואר סקוור היא שהיא מספקת מסגרת ברורה לקבלת החלטות באופן שוטף. וכמו כל דבר בחיים, עקביות היא החלק המסובך.
הנה כמה תצפיות נוספות שעשיתי בשיטה זו:
פירוק לפני אופטימיזציה
לפני כמה שנים, קראתי על תכנות ונתקלתי בציטוט מעניין:
"אין קוד מהיר יותר מאשר אין קוד"
- קווילין הני
במילים אחרות, הדרך המהירה ביותר לבצע משהו - לגרום למחשב לקרוא שורות קוד או לחצות משימה שהושלמה מרשימת המטלות שלך - היא לבטל את המשימה הזו לחלוטין. לא עוד דרך מהירהלעשות משהו מאשר לא לעשות אותו בכלל. כמובן, זו לא סיבה להתעצל, אלא הצעה להכריח את עצמך לעשות זאת. החלטות קשותולמחוק כל משימה שאינה מובילה אותך למשימה, לערכים או למטרות שלך.
לעתים קרובות מדי אנו משתמשים בטכניקות ביצועים, ניהול זמן ואופטימיזציה כתירוץ כדי להימנע מהשאלה החשובה באמת: "האם אני באמת צריך לעשות את זה?". הרבה יותר קל להישאר עסוק ולהגיד לעצמך שאתה רק צריך להיות קצת יותר יעיל או "לעבוד קצת יותר מאוחר הלילה" מאשר לבטל משימה שפשוט נוח לך לעשות. אבל למעשה זה לא הכי שיטה יעילהלנצל את הזמן שלך. (באופן אישי, אני אוהב את משפט המבחן "האם אתה עסוק או אתה פרודוקטיבי?").
כפי שאומר טים פריס, "הישאר עסוק הוא סוג של עצלות - חשיבה עצלה ופעולה חסרת הבחנה."
אני מוצא את שיטת אייזנהאואר שימושית במיוחד מכיוון שהיא גורמת לי לתהות אם הפעולה הזו באמת נחוצה, מה שבסופו של דבר מעביר את המשימה לרביע המחיקה במקום לחזור עליהן ללא שכל. ולמען האמת, אם רק תשמיד את כל הדברים שאתה מבלה בהם כל יום, כנראה שלא תזדקק לשום עצה כיצד להיות פרודוקטיבי יותר בעבודות החשובות באמת.
האם זה יעזור לי להגיע למטרה שלי?
הערה אחרונה: זה יכול להיות קשה מאוד עבורך לבטל פעולות מיותרות אם אינך בטוח באיזה כיוון אתה עובד. מניסיוני, ישנן שתי שאלות שיכולות לעזור להבהיר את כל התהליך של שיטת אייזנהאואר.
שתי השאלות הללו:
- בשביל מה אני עובד? על מה אני עובד? באיזה כיוון אני עובד?
- מהם ערכי הליבה אליהם אני שואף בחיי?
אלו השאלות ששאלתי את עצמי בסקירה השנתית שלי ובדוח ההתקדמות שלי. התשובות לשאלות אלו עזרו לי להבהיר את הקטגוריות למשימות מסוימות בחיי. לאחר מכן, ההחלטה אילו משימות לבצע ואיזה משימות למחוק הופכת להרבה יותר קלה, כי תבינו מה חשוב לכם.
שיטת אייזנהאואר לא אסטרטגיה אידיאלית, אבל בעצמי הבנתי שזה כלי שימושיקבלת החלטות לשיפור הפרודוקטיביות וביטול משימות שגוזלות אנרגיה נפשית, זמן, ולעיתים רחוקות מובילות אותי למטרה שלי. אני מקווה שתמצא שיטה זו שימושית.
מאמר מקורי: http://jamesclear.com/eisenhower-box
נ.ב.: בונוס קטן: התבנית של כיכר אייזנהאואר: העברתי את תבנית הכיכר של אייזנהאואר לגיליון אלקטרוני שתוכל להוריד ולהשתמש בו בכל פעם שתרצה לשפר את הפרודוקטיביות שלך ולמנוע בזבוז זמן. אתה יכול לקבל את זה על ידי יצירת קשר ואני אשלח לך עותק של הטבלה מיד.
זהו מציין מיקום של תמונה, ערוך את הדף שלך כדי להחליף אותו.
צהריים טובים, קוראי הבלוג ההחלטה שלכם!
במאמר זה אני רוצה לדבר על הבעיה של רשימת מטלות עמוסה, שכמעט כל אדם מודרני נתקל בה. איך זה מוצג? העובדה שאנחנו מתכננים לבצע כל מיני משימות שונות במהלך היום או במהלך השבוע, ובתום התקופה הזו אנחנו מבינים שלא היה לנו זמן לעשות כלום.
למה זה כך? למה אנחנו המומים ואין לנו זמן לעשות את מה שתכננו?
לרוב זה נובע מהעובדה שהתכנון שלנו אינו ריאלי. אנחנו עומסים יתר על המידה את רשימת המשימות שלנו, צריך למחוק ממנה משהו, אבל נשאלת השאלה, "איך נוכל למחוק ממנו משהו אם נכניס רק דברים נחוצים לתוכו?"
טכניקות תעדוף מיוחדות יכולות לעזור לנו לקבוע מה צריך לעשות קודם, מה אנחנו יכולים לעכב ומה לא לעשות בכלל.
אחד הפשוטים ו שיטות יעילותסדר עדיפויות הוא מטריצת אייזנהאואר. הרעיון שייך לנשיא ארה"ב דווייט אייזנהאואר. היא התפרסמה לאחר שסטיבן קובי כתב עליה בספרו The 7 Habits of Highly Effective People.
עיסוק הוא סוג של עצלות, חשיבה עצלנית ופעולה חסרת הבחנה.
טים פריס
על מטריצת אייזנהאואר מבוססת, לפיה 20% מהמאמצים שלנו נותנים 80% מהתוצאה. אייזנהאואר שיפר את העיקרון הזה.
מטריצת אייזנהאואר היא ריבוע המחולק על ידי שני צירים מצטלבים ל-4 סקטורים או רביעים.
הציר האנכי הוא "חשיבות", הציר האופקי הוא "דחיפות".
לפיכך, אנו מקבלים 4 מגזרים:
מגזר א' - "דחוף וחשוב"
מגזר ב' - "לא דחוף, אבל חשוב"
מגזר C - "דחוף, אבל לא חשוב"
מגזר ד' - "לא דחוף, לא חשוב"
מגזר א': חשוב, דחוף
משלב דברים שצריך לעשות קודם. הם לא סובלים עיכוב, כדי להגשים מחר - זה יהיה מאוחר מדי. ההופעה הקבועה של דברים כאלה ברשימת המשימות שלנו היא בדרך כלל תוצאה של תכנון לקוי, חוסר ארגון, דחיינות וכו'. המצב התכנוני האידיאלי הוא רביע A ריק.
דוגמאות למקרים ברביע A:
- תשלום הלוואה
- ביקור לא מתוכנן לרופא כשמשהו כבר כואב מאוד
- לקרוא לאינסטלטור לתיקון צינור דולף
- תיקון מחשב נייד
מגזר ב': חשוב, לא דחוף
מגזר זה מאגד מקרים המשפיעים ישירות על האפקטיביות האישית שלך. ההבדל העיקרי בין מקרים אלו לאלה ברביע A הוא חוסר הדחיפות. זה מאפשר לך לגשת לפתרון בעיות כאלה בצורה מכוונת יותר, מה שמאפשר לך להשיג תוצאות ויעילות רבה יותר. משימות ברביע B צריכות להרכיב את רשימת המטלות שלנו להיום. צריך גם לזכור שענייני מגזר ב', אם לא נותנים להם תשומת לב וזמן בזמן, יכולים לעבור למגזר א'.
דוגמאות למקרים ברבע ב':
- הכשרות, השתלמויות, קורסים וסמינרים, הדרכות
- דוח מתוכנן
- ספורט
- מנוחה איכותית
- ביקור מתוכנן לרופא (בדיקה רפואית, בדיקות מניעתיות)
מגזר C: לא חשוב, דחוף
דברים שלא מקרבים אותך למטרה, אבל אתה צריך לעשות אותם. הטעות העיקרית בעבודה עם המטריצה היא לא לבלבל בין ענייני מגזר A ו-C, אחרת ייווצר מצב שאתה מסתובב כמו סנאי בגלגל, אבל המשימות שהושלמו לא מקרבות אותך למיועד. מטרה, ומשימות חשובות נותרות בלתי פתורות.
דוגמאות למקרים של מגזר C:
- בדיקת אימייל
- שיחות נוכחיות
- פגישות
- מטלות הבית (ניקיון הבית)
- פגישות שנכפו על ידי מישהו
מגזר ד': לא חשוב, לא דחוף
המגזר מאגד מקרים שמבזבזים את זמננו, לא מביאים לנו תועלת כלל. במילים אחרות, בזבוז זמן. אבל המשימות האלה מאוד אטרקטיביות עבורנו, הן קלות לביצוע, הן מאפשרות לנו לבלות ולהירגע. לכן, קשה מאוד להתנגד להם, אבל יש צורך לעשות את זה.
- לשבת ברשתות החברתיות
- צופה בטלוויזיה
- לשוחח עם עמיתים
כיצד מטריצה יכולה להיות שימושית בפועל? ישנן שתי דרכים אפשריות להשתמש במטריצת אייזנהאואר:
- לתכנון
לעתים קרובות אנחנו עושים כל דבר דחוף, אבל דברים לא חשובים, ודברים חשובים ולא דחופים נדחים עוד ועוד. אם נתחיל לתכנן את הזמן והמטלות שלנו לפי מטריצת אייזנהאואר, נוכל להשקיע יותר זמן בדברים חשובים שיקרבו אותנו אל המטרה, ויבטלו משימות שלוקחות זמן, מאמץ, אנרגיה ולעתים רחוקות מובילות אל המטרה. כיצד להשתמש במטריצה לתכנון, קרא במאמר זה למטה. - כדי להעריך את היעילות שלך
מטריצת אייזנהאואר מראה בבירור אילו משימות אתה מבצע. ניתוח כזה יכול להתבצע בסוף השבוע או החודש. סקירה קבועה של המשימות שהייתם עסוקים בהן במהלך תקופה מסוימת תגביר את האפקטיביות האישית שלכם.
כמו מה זה נראה?
- רשום את המשימות שהשלמת במהלך היום על דף נייר.
- חלקו את העבודה שנעשתה לארבעה מגזרים עם ציון הזמן המושקע.
- חשב כיצד הזמן ומספר המשימות חולקו לפי מגזרים.
- פרשנות התוצאה:
מגזר א'
אם מגזר A גדל, אז אתה לא שולט בחייך. אתה לא עושה תכנון אסטרטגיאתה לא יודע איך לחלק את העומס בין העובדים ולהאציל אחריות.
מגזר ב'
אם מגזר B הכי מלא בעסקים, אז אתה מקדיש מספיק זמן כדי להשיג את המטרות שלך, אתה יודע להתרכז בדבר העיקרי.
מגזר ג'
עלייה בענייני מגזר ג' מראה על היעדר מטרות ותכניות שלך. אתה מבזבז את זמנך על משימות לא חשובות.
מגזר ד'
נשאלת השאלה "על מה משלמים לך?", ובתוך כך תוכנית אישיתאתה מבזבז את זמנך.
הקושי העיקרי ביישום מטריצת אייזנהאואר הוא הקושי בקביעת חשיבות המשימה. לעתים קרובות אנו חושבים שכל המשימות חשובות. כיצד לקבוע את החשיבות האמיתית של המשימה. איך להבליט את המשימות החשובות באמת מכל המשימות?
כאן באה שימוש "שיטת פרנקלין": החשוב הוא מה שעולה בקנה אחד עם המטרות העיקריות של חיי.
הרעיון המרכזי הוא שלפני תעדוף, אתה צריך להגדיר בבירור את המטרות שלך לתקופה מסוימת.
לאחר מכן, נשלים את מטריצת אייזנהאואר על ידי הצבת המטרות שלנו במרכזה. מה קורה עכשיו? כעת תתבצע הערכת החשיבות של כל המשימות לאותו יום ביחס למטרה.
חשיבות המשימה נבדלת על ידי התשובה ל-3 שאלות:
- מה יקרה אם לא אעשה את זה היום?
- מישהו יכול לעשות את זה בשבילי?
- האם משימה זו חשובה להשגת המטרה?
לדוגמה, המטרה שלך היא "לשלם את כל ההלוואות והחובות בתוך שנה." אנו מעריכים את החשיבות של כל משימה של המטריצה בדיוק מהעמדה של האם היא תעזור להשיג את המטרה.
יישום מעשי. אלגוריתם ליישום המטריצה לתכנון יומי
- הגדירו מטרות. בדוק אם המטרות שלך תואמות. מרשימת היעדים שלך, בחר 1-3 יעדים שהם בעדיפות גבוהה יותר לתקופה זו. היעדים הללו הם שיהוו עבורכם מגדלור, שעליכם להתמקד בהם בעת סיווג המשימות לפי מגזרים.
- חיבור (יום, שבוע, חודש). אנשי מקצוע בניהול זמן מייעצים לכם לתכנן גם את החופשה שלכם.
- לשבור אותו.
- הערכת עדיפות. חלוקת משימות לפי מגזרים, תוך קביעת חשיבות המשימה על סמך היעדים שנקבעו. צייר גיליון ל-4 רביעיות ומלא את המטריצה במשימות. אם אינכם שואבים השראה מהמחשבה על ציור רביעיות בכל יום, תוכלו לסמן את סדרי העדיפויות באותיות: A, B, C ו-D. אנו שמים סימנים ברשימה שלכם מול כל משימה.
ניתן להשתמש בשלושה צבעי רמזור לסדר עדיפויות: אדום (רביע A), ירוק (רבביע B) וצהוב (רבביע C). - מילוי משימות שהוקצו:
- עניינים חשובים ודחופים נעשים תחילה. כך צריך להתחיל היום.
- לאחר מכן, אנו עוברים לעניינים חשובים, אך לא דחופים. רוב זמננו ותשומת הלב שלנו צריכים להיות ממוקדים בענייני המגזר הזה.
- רק אז לשאר המקרים.
לפני שתתחיל במשימה כלשהי, תחילה שאל את עצמך את השאלה "אני חייב לעשות את זה?, "האם מישהו אחר יכול לעשות את זה?".
את המשימות של רבע C, ככלל, בעלות אופי שגרתי, שאינן מובילות אותך לעבר המטרה שלך, מומלץ להאציל או לא לבצע כלל.
6. מעקב אחר יישום התכנית
ניתוח בשלב זה את יישום התכנית המתוכננת. חשב בכל רבע של המטריצה כמה משימות מתבצעות ביום וכמה זמן מושקע בביצוען. דרג את הביצועים שלך.
ככל שתקדישו יותר זמן למשימות של רבע B, כך תהיו יעילים יותר ותשיג את המטרות שלך מהר יותר.
העבר משימות לא גמורות לרשימה ליום הבא. אם דחית משימה יותר משלוש פעמים, שקול אם בכלל כדאי לבצע אותה. רוב הסיכויים שתסתדרו בלי זה! מחקו משימות כאלה מהרשימה או בצעו זאת מיד.
כפי שאתה יכול לראות, מטריצת אייזנהאואר היא כלי עבודה פשוט שמקל על תכנון ועוזר לנטר ולנתח את הפעילויות שלך. השאר את המייל שלך בטופס בסוף המאמר והורד את התבנית תכנון יומיעל ידי מטריצת אייזנהאואר. התבנית נוצרת בשני פורמטים: בגיליון אלקטרוני של Excel וכתבנית הערה עבור Evernote.
כדי להוסיף הערה עם תבנית שלך חֶשְׁבּוֹן Evernote, עליך ללחוץ לחיצה ימנית על הערה בחשבון Evernote שלך ולבחור "העתק למחברת" מהתפריט הנפתח. לאחר מכן בחר את המחברת שלך ולחץ על "העתק". כעת תוכל לבצע כל שינוי בתבנית.
אם תשתמש הרבה במטריצה, הפוך את תבנית ההערה לקיצור דרך! זה יאיץ את חיפוש הערות ויחסוך לך זמן!
הקפד לשלב סדרי עדיפויות במערכת ניהול התיקים שלך!
ברגע שתלמד איך לחלק נכון משימות בתוך מטריצת אייזנהאואר, תהיה לך כמות ניכרת של זמן נוסף, והכי חשוב, תגיע במהירות ליעד שלך.
מלא כל יום שלך במשמעות וזה יהיה החלטה שלך!
מטריצת אייזנהאואר ככלי תיעדוף היא אחת השיטות העיקריות לתכנון וביצוע מוצלחים של תיקים. במאמר זה נבחן את הטכניקה הזו ביתר פירוט, מאחר וזו שיטת ניהול הזמן הפופולרית ביותר שנמצאת בשימוש כבר זמן רב בכל תחומי החיים.
"לחיים יש ערך אם הם מאבק מתמיד למען מטרה ראויה"
ד.ד אייזנהאואר
חשוב לדעת! ראייה מופחתת מובילה לעיוורון!
כדי לתקן ולשקם את הראייה ללא ניתוח, הקוראים שלנו משתמשים אופטימיזציה ישראלית
- התרופה הטובה ביותרלעיניים שלך רק 99 רובל!
לאחר שבדקנו אותו בקפידה, החלטנו להציע אותו לתשומת לבכם...
ניהול זמן ניסה להבין את הנשיא ה-34 המפורסם של אמריקה, דיוויד אייזנהאואר. מחקר התחום הזה הוא שהפך אותו לפופולרי בכל העולם. הוא למד בפירוט את שיטות התכנון האפקטיבי, היישום השלב של התוכנית. כך הופיעה מטריצת אייזנהאואר ככלי לקביעת סדרי עדיפויות. נשקול את הטכניקה שלו ביתר פירוט בהמשך המאמר שלנו.
ניהול זמן- יכולתו של אדם להקצות נכון את זמנו לביצוע המשימות המתוכננות. תופעה זו נחקרה שנים רבות על ידי פסיכולוגים שונים, כולם ניסו להבין איך זה עובד. השיטה הזאתתכנון נכון. הפסיכולוג הנודע דיוויד אלן כתב ספר על היסודות והפרקטיקה של תכנון יעיל.
בזמננו, הבל וגיוון חיים מודרניםיותר ויותר כוחות לפנות לשיטות של מבנה מוצלח של המשימות המתוכננות, ביצוע נכון ומהיר שלהן. תעדוף נכון מאפשר לך לבצע במהירות וביעילות עבודה בכל מורכבות, להבין את הטעויות שלך, ללמוד מיומנויות ויכולות חדשות בתהליך של השגת המטרה.
אישיותו של אייזנהאואר בחקר ניהול זמן
דייוויד אייזנהאואר היה נשיא ארה"ב מפורסם. הוא התפרסם בכל העולם בזכות האינטליגנציה וכישוריו הארגוניים. במהלך חייו הוא בנה קריירה צבאית מזהירה, שהותירה חותם לא קטן בהיסטוריה של אמריקה. הוא השלים בהצלחה את כל המשימות, תמיד השיג את מטרותיו, מה שזיכה אותו בכבוד, הפך דוגמה לאישי ציבור רבים.
אייזנהאואר האמין כי לחיות את החיים בצורה נכונה פירושו לעשות עסק ראוי שנותן הנאה לנושא שלו ותועלת לאחרים. כנשיא הוא שאל עוד ועוד שאלות איך לעשות הכל בזמן, לעשות את זה נכון ובהצלחה בסופו של דבר. מחשבות אלו הובילו אותו ליצור שיטת סידור מקרים חשובים, שנעשה בה שימוש אינטנסיבי בתקופתנו.
בזכות התושייה, הביטחון והחתירה לשלמות, אייזנהאואר זכה להצלחה בכל דבר, הוא השלים את כל מה שתכנן בזמן, ללא קושי רב. דמויות רבות בתקופתו רק הופתעו מהארגון העצמי שלו, ניסו לפעול לפי שיטות הממשל שלו, שכן אישיותו של נשיא כזה באמת ראויה לכבוד ועשויה בהחלט להיות דוגמה להמשך. מטריצת אייזנהאואר ככלי תעדוף היא אחת הדרכים העיקריות לארגן את תוכנית העבודה שלך בחיי היומיום שלך.
תכונות של מטריקס אייזנהאואר
מטריצת אייזנהאואר ככלי תעדוף היא טכניקת ניהול זמן פופולרית המאפשרת לך לבצע נכון ובזמן את המשימות המתוכננות, לקבוע לעצמך יעדים משמעותיים לפרק זמן מסוים. הבסיס של טבלת אייזנהאואר הם ארבעה מה שנקרא רביעיית מקרים. הבסיס ליצירתו היו משימות משמעותיות ודחופות שהצטברו במשך תקופה קצרה בשל גורמים שונים.
הרביעים הללו נקראים גם חלונות אייזנהאואר מכיוון שהם מוצגים בטבלה מרובעת. שולחן אייזנהאואר נראה כך.
א רָבִיעַעניינים דחופים חשובים
V רָבִיעַחשוב לא דחוף
עם רָבִיעַלא חשוב דחוף
ד רָבִיעַלא חשוב לא דחוף
מי שרוצה ללמוד איך להקצות נכון את זמנו יכול להכין לעצמו טבלה כזו. מטריצת אייזנהאואר ככלי תעדוף תעזור לך להתמודד עם המשימות המצטברות בפרק זמן קצר מאוד.
לאחר שהבנו את המבנה הבסיסי של שיטת התעדוף, נוכל לנתח כל חלון של מטריצת אייזנהאואר בפירוט. מטריצת אייזנהאואר ככלי תעדוף שימושית לקביעת המשמעות של התוכניות שלך בנקודת זמן מסוימת.
רביע א
זה כולל משימות דחופות חשובותאשר לא ניתן לדחות עד מאוחר יותר, שכן הדבר עלול להוביל לתוצאות שליליות. לתכנון מוצלח, צריך להתחיל במדויק עם מגזר A. דוגמה למקרים כאלה יכולה להיות פעולה לא צפויה מורכבת, פגישה לא מתוכננת. המגזר הזה חשוב מאוד לחייו של אדם, אבל אם אתה לומד איך לתכנן את הזמן שלך נכון, אז באופן אידיאלי, הריבוע הזה צריך להיות ריק לחלוטין, ללא כל תוכניות. עם יישום בזמן של התכניות העיקריות, משימות משמעותיות לא יהפכו לדחוף, ביצוען במסגרת זמן ספציפית לא הופך אותן לדחוף.
תוכניות מגזר A יכולות להופיע משתי סיבות:
- סיבות פנימיות: תלויים ישירות באדם (מוטיבציה לא מספקת לביצוע, עצלות, חוסר חשק או מקצועיות);
- סיבות חיצוניות:לא תלויים בנושא עצמו (הידרדרות חדה ברווחה, כוח עליון).
כדי שהסיבות הללו לא יפריעו לביצוע הפעילויות, אין צורך לדחות משימות אופציונליות יקרות ערך (זה כבר מגזר ב') ליום האחרון, שכן תנאים מסוימים עשויים להשפיע על אי מילוין ואז תצברו משימות יקרות ערך. .
רביע ב'
חשוב לא דחוף.יש ליישם את התוכניות של מגזר זה באופן שוטף, מבלי לדחות למועד מאוחר יותר, שכן יישומן בזמן הוא אינדיקטור לפרודוקטיביות והצלחתך בפעילותך. המעשים של הרביע הזה אינם דורשים עשייה כאן ועכשיו, אך ערכם מצביע על התרחשות של השלכות שליליות אם אדם מתעלם ממנו. ככל שהמשימה תהיה משמעותית יותר עבורך, כך יהיו השלכות הכישלון שליליות יותר. לכן כדאי לתעדף עניינים חשובים, אז - דחוף. לסיפוק עצמי אידיאלי, אדם חייב לבצע משימות דחופות משמעותיות ומשמעותיות לא דחופות במלואן. המשימות של מגזר זה כוללות, למשל, ביקור מיידי אצל רופא, שליטה במיומנויות לביצוע מוצלח של פעילויות במקום עבודה חדש על מנת לקבל קידום נוסף.
"עדיף לעשות קודם כל את המשימות החשובות שבהן תלויים חייך מאשר את הבלתי חשובות."
ד.ד אייזנהאואר
מטריצת אייזנהאואר ככלי תעדוף מראה: אם תמיין את התוכניות שלך בצורה נכונה ובזמן, אז בכל תחום בחיי האדם לא יהיו עבודות ממהרות שמתישות את גוף האדם פיזית ופסיכולוגית. מגזר B לא יעבור למגזר A אם נתכנן נכון את המשימות שלנו בפעם הראשונה.
רביע ג
זה לא משנה, זה דחוף.דחיפות התוכניות לא תמיד קובעת את משמעותן. אייזנהאואר אמר שאם משימות דחופות מפריעות לביצוע של משימות יקרות ערך, אז עדיף לדחות אותן. כדי להבין את חשיבות התוכניות שלך, שאל את עצמך שאלה פשוטה: "מה יקרה אם המשימה הזו לא תושלם?" אם אתה מבין שאין השלכות שליליות או שהן מינימליות, אז המקרה לא חשוב כרגע. חפש משימות משמעותיות יותר שבאמת מאיימות על השלכות שליליות עבורך.
פעילויות אלו כוללות, למשל, השתתפות בסקר חברתי, התקשרות לחבר רק כדי לשוחח. לתוכניות של "מגזר C" יש חיסרון משמעותי: הן מונעות מאדם לעבוד בצורה יעילה ולעשות דברים חשובים, כי הן מסיחות את הדעת כל הזמן, גורמות לך לדאוג. כל הסחת דעת מאיימת בתוצאות שליליות, אז אם יש הפרעה כלשהי בביצוע משימות משמעותיות, נסה לבטל אותן לפני ביצוען. אם אתה מבצע רק עניינים דחופים, יכול להצטבר מספר עצום של עניינים חשובים ברגע אחד ואז קשה לכוון את עצמך לכיוון הנכון, להתרכז ביישום שלהם.
רביע ד
לא דחוף, לא חשוב.מגזר זה משלב את הדברים הכי מיותרים שאינם דחופים, יישומם אינו מועיל כרגע. אם אדם מתרכז בהם, אז דברים משמעותיים יצטברו מהר מאוד ויובילו לתוצאות שליליות. זה כולל, למשל, תלייה ברשתות חברתיות, משחקי מחשב שונים שפשוט הורגים את זמנו של אדם ללא כל תועלת.
אבל לא כל המשימות הלא דחופות והלא חשובות כל כך חסרות תועלת. אם כבר זמן רב רצית לסדר ספרים בספרייה שלך בצורה מסודרת, או לנקות את הארון שלך עם בגדים, אז ביצוע הדברים האלה יביא תועלת והנאה מהתוצאה, אבל אתה לא צריך לשאוף לעשות אותם כאשר יש לך דברים חשובים לעשות.
טבלת אייזנהאואר כדרך לתכנון יעיל היא שיטה שימושית לזיהוי מקרים בעלי ערך משמעותיים, המסייעת להשלמתם תוך זמן קצר למדי. זה נועד להשלים משימות של יום אחד או כאלה שיש להשלים בעתיד הקרוב.
מטרות שיטת אייזנהאואר
כל אחד יכול ללמוד איך לתכנן את הזמן האישי שלו אם הוא רוצה, אין כאן שום דבר מסובך. לעזרה, טבלת אייזנהאואר המתוארת על ידינו יכולה לשמש ככלי לקביעת סדרי עדיפויות. לאחר שניתח בפירוט כל רבע של המטריצה, ניתן לקבוע את המטרות העיקריות של טכניקה זו.
- ארגון עצמי. בידיעה שדברים משמעותיים מחכים לך, לא תבזבז זמן, אלא תנסה לעשות הכל בזמן. לאחר שקבע את התוכניות העיקריות, אדם יכול לארגן את עצמו במהירות ליישומן. לאחר שתיקנו את העיקר, תוכלו לראות מיד מה נעשה, ומה עוד צריך לעשות היום או מחר.
- תכנון טוב של התוכניות שלך. מטרת השיטה היא השלמה מוצלחת של תוכניתו של אדם, ולא שכתוב תיקים מרביע אחד למשנהו.
- למד לנהל את הזמן שלך ביעילות. הדגשת משימות חשובות עוזרת לך לקבוע מנטלית את משך הזמן להשלמתן. אדם מחשב בגסות במוחו כמה צריך כדי לבצע משימות חשובות לא דחופות כדי שלא יכנסו פתאום לרביע א'.
מטריצת אייזנהאואר, בהיותה אחת משיטות התכנון העיקריות והפופולריות, תעזור לכל אחד ללמוד לנהל את עצמו, לארגן את עצמו בזמן הנכון ולפתור את הבעיות שלו בפרק זמן קצר.
אייזנהאואר מטריקס(מטריצת עדיפות) היא אחד הכלים המפורסמים ביותר לניהול הזמן שלך. הוא הומצא על ידי דווייט אייזנהאואר, הנשיא ה-34 של ארצות הברית. להיות ראש מדינה זה עסק בעייתי, אדם כזה תמיד עסוק מאוד, כי. עבודתו משלבת פונקציות שונות. במהלך היום הוא צריך להספיק לעשות הרבה דברים מחדש.
אז אייזנהאואר התחיל לבדוק כלים שוניםניהול זמן. הוא רצה למצוא משהו יעיל ביותר. אבל הוא מעולם לא מצא אחד שיספק אותו. לכן, בסופו של דבר, הוא יצר כלי משלו, שלימים קיבל את שמו.
כישורי הארגון של אייזנהאואר זכו להערכה תמיד ובכל מקום. וראוי בהחלט. כעת מטריצת אייזנהאואר נחשבת לאחת מהן הכי יעילכספים לתכנון לטווח הקצר.
הכלי הנפלא הזה ללא ספק יהיה שימושי לכולם. אדם מודרני. היום, כל אחד צריך להיות מסוגל לנהל את הזמן שלו. הרי החיים שלנו חולפים בחיפזון ובמהומה. אבל, למרות המאמצים העצומים, רק לעתים רחוקות מישהו מרוצה מתוצאות הפעילות שלו.
יותר ויותר אנשים מתלוננים על חוסר זמן. למרות שלכולנו ניתן אותו מספר דקות בכל יום. עם זאת, מישהו מצליח לעשות הכל, ומישהו מבזבז את זמנו ברשלנות על דברים חסרי תועלת. מטריצת אייזנהאואר עוזרת לך לארגן את הזמן שלך כראוי ובכך להגביר באופן דרמטי את היעילות שלך.
מה קרה
מטריצה של אייזנהאואר
מטריצת אייזנהאואר משמשת לתכנון לפרק זמן קצר (יום או יותר). זֶה שיטה יעילהעיבוד אותן רשימות מטלות שאדם מתכנן לעשות במהלך תקופה זו. ככלל, אנשים עורכים רשימות כל כך ארוכות, עד שאי אפשר אפריורי לעשות מהן מחדש את כל התיקים.
כתוצאה מכך, הם צוברים לא גמורים ו. וזה מסוכן, כי. חוסר השלמות לא רק מאט את התנועה לעבר המטרה, אלא יכול להזיק בדרך כלל פיתוח עתידיחַיִים. הרי יש סבירות גבוהה לפיזור כוחות ואנרגיה על משהו שאדם לא צריך בכלל.
מטריקס אייזנהאואר מאפשר לך להתמודד במהירות וביעילות עם רשימת מטלות על ידי סיווג משימות אלו. כתוצאה מכך, אדם רואה בבירור את כל הדברים החשובים ביותר, כמו גם את הדברים שאינם שווים את תשומת ליבו כלל.
מטריצת אייזנהאואר מורכבת מ-4 שדות (רביעים) - אחד לכל קטגוריה של מקרים. הקטגוריות נקבעות על ידי עקרון הדחיפות והחשיבות: חשוב - לא חשוב, דחוף - לא דחוף. האיור שלהלן מראה כיצד מתחלקים הרביעים הללו.
רק המקרים העומדים בקריטריונים של הרביע הזה נכנסים לכל רבע מתוך רשימת המקרים הכללית.
תיאור של רביעיות
מטריצות אייזנהאואר
כדי להבין איך עובדים עם מטריצת אייזנהאואר, קודם כל צריך להבין את הרביעים שלה - מה לשים שם. כפי שאמרתי, אנו שוקלים רק מקרים שאתה מתכנן להשלים במהלך היום או תקופה קצרה.
רביע 1.
עניינים דחופים וחשובים.
הגדול ו הסוד העיקרימטריצת אייזנהאואר בכך שהרבע הראשון חייב תמיד להישאר ריק . רק במקרה זה נוכל לומר שאדם יודע להקצות את זמנו בצורה יעילה ויודע לתכנן היטב.
אם יש מקרים שצריך להזין ברביע הראשון, אז זה אומר שיש עבודות ממהרות בחייו של אדם. הוא לא יודע לתכנן נכון ורגיל לדחות הכל לרגע האחרון. הוא לוקח את התיק רק כאשר כל המועדים עומדים לפוג.
לכן, אם אתה שואף להיות יעיל, אז, קודם כל, אתה צריך למצוא את כל הסיבות המפריעות לעבודה היצרנית שלך. אני יכול לאכזב אותך שיכול להיות מספר עצום של סיבות כאלה, החל מחוסר היכולת לתכנן וכלה בדחיינות.
מטבע הדברים, יש להסיר תחילה את כל המכשולים הללו. אחרת, לא כדאי בכלל לדבר על יעילות.
ובכל זאת, לפעמים עשויים להיות כמה מקרים בלתי צפויים שצריך להביא לרביע הראשון. אבל תהיה זהיר. זכור כי ישנם שני קריטריונים עיקריים לבחירת מקרים אלה:
- אי השלמת המשימה מאיימת לזרוק בחזרה בהשגת המטרה.
- אי ביצוע העבודה עלול להוביל לצרות - בריאות לקויה (עם כאב שיניים), קנס (במקרה של אי תשלום הלוואה), הצפה (כאשר צינור דולף) וכו'.
כמובן שעדיף לחשוב על זה מראש ולהימנע לגמרי ממצבים כאלה. זה תמיד הרבה יותר קל למנוע צרות אפשריות מאשר לחסל את ההשלכות. תחשוב ותעשה הכל בזמן. ובכן, אם המקרים מהרבע הזה אינם זקוקים להשתתפות ישירה שלך, אז בדרך כלל יש להאציל אותם למישהו.
רביע 2.
עניינים חשובים ולא כל כך דחופים.
אייזנהאואר ראה את הטיפול במקרים ברביע זה החשוב ביותר. אם אדם שם משימה כאן בזמן ובאופן עקבי מבצע אותה, אז הוא יכול להקדיש למשימה זו כמה זמן שהיא דורשת.
יתר על כן, הוא יכול לעבוד ללא חיפזון, מהומה ולא לסבול אחר כך ממגוון השפעות מזיקות. לכן, בדיקה מונעת אצל רופא השיניים תגן מפני כאבי שיניים בלתי צפויים, ועבודה בזמן על הדו"ח תחסוך ממך עיבוד לילי.
בקבוצת משימות זו, חובה לכלול מקרים שמכוונים אליהם השגת היעדים שלך.
אלה הדברים שאתה צריך להתמקד בהם. מקסימום תשומת לב וכאן אתה צריך לשים את כל הכוח שלך. עבור ביצוע תכליתי ושיטתי של ענייני הרביע הזה מבטיח תשואה גדולה יותר בעתיד.
חייב להיות ברשימת המטלות של הרביע השני חייב להיות מופעלצמיחה אישית, התפתחות עצמית, משימות בריאות. אחרי הכל, זה הבסיס לכל הצלחה. זה צריך לכלול גם את המשימות של ניתוח פעולותיהם, כמו גם פיתוח תוכניות חדשות וניתוח הזדמנויות וסיכויים חדשים.
היעדר נטל הדחיפות מאפשר לך לבצע את המשימות המוטלות באיכות הגבוהה ביותר. אבל אל תשכח שאתה עדיין צריך לעקוב אחר המועדים. והשלמה מאוחרת של משימות אלו יכולה להעביר אותן לרביע הראשון. וזו התוצאה שיש להיזהר ממנה.
רביע 3.
דברים דחופים ולא חשובים.
מקרים ממוקמים ברביע זה כי לְהַפְרִיעַלעבוד ביעילות, כי דורש טיפול דחוף. עלינו להיות זהירים במיוחד בעניינים כאלה. לעתים קרובות הם מבולבלים עם המשימות של הרביע הראשון. אבל לא כל דבר דחוף חשוב. קריטריון עיקרילהבחין בין דחוף לחשוב - האם המקרה הזה מקרב אותך למטרה או לא. הרביע השלישי כולל משימות שאין להן שום קשר למטרה שלך.
לכן, יש תמיד לזכור אותם בבירור ולהיות מרוכזים בהם. הדבר הפשוט ביותר הוא שהתיאור שלהם תמיד יהיה מול העיניים.
מטלות בית רבות נופלות ברביע השלישי, כמו תיקון נעליים בסוף העונה, עזרה לשכן להעביר רהיטים ושיחות טלפון לא חשובות. עלולים להופיע כאן מקרים לא מתוכננים בעבר, כמו פגישה דחופה כלשהי. אבל תיקון מחשב, למשל, יכול להיות גם חשוב (אם אתה עובד עליו או בבלוג) וגם לא חשוב (אם אתה משתמש בו רק למשחקים).
לכן, אל תבלבלו בין חשיבות ודחיפות. מסיבה כלשהי, רוב האנשים מתחילים להתייחס באופן אוטומטי לעניינים דחופים כחשובים. כתוצאה מכך, מתח וצרות זמן מתעוררים בחייהם, והיום שלהם מלא בסערה.
המהומה תמיד מתרחקת מהמטרה. מייסד הניהול, פרדריק טיילור, אמר פעם שארגון העניינים יכול להיחשב טוב אם הכל נעשה לאט וללא מהומה.
ככלל, ענייני הרביע השלישי רק מסיטים את הדעת ממה שאתה מכוון אליו וממה שאתה באמת צריך. הם רק לאכול זמן. לכן, עדיף להשתדל לא לפזר תשומת לב לעניינים כאלה. כדי להבין אם זה חשוב או לא זה די פשוט - פשוט שאל את עצמך " מה יקרה אם לא אעשה זאת?“.
רביע 4.
עניינים לא חשובים ולא דחופים.
זה כולל את כל מה שאנחנו עושים כמעט כל יום, אבל זה לא קשור לעבודה שלנו: צפייה בטלוויזיה, ריק שיחות טלפון, משחקי מחשב, ביקור בפורומים, רשתות חברתיותוכו ' לרוב מדובר בדברים נעימים, אבל בכלל לא חובה.
המקרים האלה אייזנהאואר כינה אמיתי " מבזבזי זמן", אשר מפחיתים את הפרודוקטיביות של היום.
באמת לא חבל על מישהו לבזבז עליו 203 שעות? אבל זה יותר משבוע מהחיים שלנו. ואפשר לנצל את הזמן הזה בצורה פרודוקטיבית יותר.
אתה פשוט לא יכול לעשות דברים כאלה, או שאתה יכול לעשות את זה רק כשיש לך זמן פנוי. בתור הכללי של המקרים שלך, הם צריכים להיות ממש בסוף. ואל תשכח להגביל בקפדנות את הזמן שאתה מקציב לפעילויות כאלה.
יש שיגידו שפעילויות כאלה עוזרות לו להירגע. אבל בקושי אפשר לקרוא לזה מנוחה טובה. פעילויות כאלה הן לא רק חסרות תועלת, הן מזיקות. מנוחה איכותית יותר.
אז מצא את בזבזני הזמן שלך והשתלט עליהם שליטה הדוקה.
אגב, דברים שגרתיים רבים מהרבע הרביעי אפשריים והכרחיים. בכל משפחה אפשר לחלק אחריות כדי לא להגזים ולעשות הכל ברוגע.
שני פלוסים גדולים
מטריצות של אייזנהאואר
המטריצה הזו תהיה עוזר הכרחילמי שרוצה לשפר את יעילות עבודתם.
קוֹדֶם כֹּל, אפילו חלוקה פשוטה של מקרים לרבעים בפני עצמה תראה בבירור מה רלוונטי עבורך ומה לא.
לעתים קרובות אנו רגילים לעבוד על אוטומטיזם. ואם פעם נכתב משהו ברשימה שלנו, אז זה חייב להיעשות. מה אם המקרה הזה כבר לא רלוונטי? מסתבר שאנחנו עושים עבודה למען העבודה עצמה.
עם מצפון נקי, ניתן להסיר את כל העניינים הלא רלוונטיים. אפילו לא תשים לב לתוצאות של היעדרותם. גם אם התחלת לעשות כמה מהם ולא סיימת אותם, אתה יכול באותה מידה לשכוח מזה.
שנית, המטריצה מלמדת אותך לתכנן נכון.
כאשר אדם פשוט מכין לעצמו רשימות מטלות, לרוב קשה לו מאוד להעריך את כמות העבודה שהוא לוקח על עצמו. כך לא עולות רק רשימות, אלא גיליונות ארוכים. משימות שלא ממומשות מועברות מיום ליום, משלימות זאת. שמופיע שוב.
מה שזה לא היה, אבל יש גבול פיזי לחלוטין לכמה אתה יכול לעשות ביום. אבל מגבלה כה פשוטה לרוב פשוט לא מוכרת. העבודה עם המטריצה מוסיפה מודעות ומאפשרת לך לעבור לתכנון מוכשר יותר.
מבחן הערכה
הפרודוקטיביות שלך
אנשים רבים מתקשים להעריך את יכולתם לארגן את תהליך העבודה. וזה טבעי. הכישורים הדרושים לא ניתנים לנו מלידה. אתה צריך לפתח אותם בעצמך. אבל בשביל זה אתה צריך לדעת אילו כישורים חסרים לך. אז יהיה קל יותר למצוא טכניקות שיעזרו לפתח את התכונות הרצויות.
מבחן מצוין "האם אתה יודע לארגן את העבודה שלך" יעזור לך בכך. מדובר בחוברת בת 8 עמודים, בה ניתנים בנוסף למבחן מפתחות לפענוחו וכן הסבר על התוצאות שהתקבלו.
מבחן זה יאפשר לכם להבין טוב יותר מה מונע מכם להצליח, מה עליכם לשנות ומה לפתח בעצמכם לשם כך. הוא
- יראה באיזו יעילות אתה יכול לפעול כדי לפתור את המשימות;
- יעזור לך לקבוע מה עליך לעשות כדי להשיג תוצאות טובות יותר.
בדיקה זו היא תוכנת שיתוף. הכנתי אותו כמתנה תמורה לתמיכה הכספית של האתר הזה. שואלים אותי כל הזמן איך אני יכול להביע תודה על העבודה שלי. רַק. פנקו אותי בכוס קפה. אני אוהב אותו מאוד וזוכה להנאה רבה. ואני אודה לך בתמורה במבחן הזה.
כדי לקבל מבחן זה, היכנס 100 לשפשף.לארנק Yandex או WebMoney. תושבי אוקראינה ב-WebMoney יכולים להפקיד Hryvnia ( 50 UAH ).
מספרי ארנק:
WebMoney R213267026024 (רובל)
U136906760978 (Hryvnia)
ארנק Yandex 410011224648992
בעת רישום בהערות, ציין את שלך שם משפחה ושם פרטי.
לְאַחַר מִכֵּן:
- כתבו לי בטופס מָשׁוֹב(סעיף אנשי קשר), קטגוריה!נושאים פיננסיים».
- ציין לאן העברת את הכסף ומאיפה.
- הבדיקה תישלח אליך במייל, אותו תציין בטופס המשוב.
בשלב זה, נקטע את הדיון שלנו על מטריצת אייזנהאואר לעת עתה. אני מציע שתחשוב היטב על המידע הזה, ותנסה להשתמש בו כדי למיין את המקרים שלך לקטגוריות אלה. ובחלק השני של המאמר, כבר נכיר ביתר פירוט כיצד לעבוד עם המטריצה הזו.
איך לבשל בשר חזיר בתנור בבית
כאבים בבטן התחתונה במהלך ההריון, סיבות מה לעשות האם הבטן התחתונה יכולה לכאוב בהריון
חלבון לעלייה בשריר
הויטמינים הטובים ביותר לגברים על פי ביקורות לקוחות
איך לרדת במשקל בתזונה טבעונית?