המודולים העיקריים של מערכות erp. מערכות ERP: מה זה במילים פשוטות, היתרונות והחסרונות של ERP, סקירה כללית

קבוצת הקריטריונים "צורכי הארגון" עשויה לכלול:

• עמידה בתהליכים העסקיים של הארגון.מערכת ERP צריכה להיות מסוגלת להיות מותאמת אישית לתהליכי הארגון. קריטריון זה קובע את גמישות המערכת במקרה של שינויים בפעילות החברה.
• מדרגיות.מערכת ERP אמורה לאפשר שכפול פתרונות למספר מחלקות או למספר סוגי פעילויות של החברה. כמו כן, הוא אמור להיות מסוגל להתאים לקנה המידה של הארגון.
• התאמה לאסטרטגיה של הארגון.תפעול מערכת ה-ERP מתבצע לאורך זמן. לכן, היא אמורה לסייע ביישום התוכניות האסטרטגיות של החברה. בחירת המערכת חייבת להתבצע תוך התחשבות בסיכויים לפיתוח.
• זמינות פתרונות תעשייתיים.התהליכים של ארגון תלויים בתעשייה ובשוק בו הוא פועל. בבחירת מערכת יש לקחת בחשבון גורמים אלו.

קבוצת הקריטריונים "טכנולוגיות יישומיות" עשויה לכלול:

• ארכיטקטורת תוכנה.בהתאם לצרכים וליכולות של הארגון, יש צורך לבחור את ארכיטקטורת התוכנה המתאימה של מערכת ה-ERP, למשל, " שירותי ענן", ארכיטקטורת "שרת לקוח" או ארכיטקטורה "מונחה עצמים".
• ארכיטקטורה טכנית.קריטריון בחירה זה קשור לזה הקודם. הבחירה בארכיטקטורה טכנית עשויה לחייב את הארגון לעדכן ערוצי תקשורת, חומרה וציוד מחשב.
• טכנולוגיית הטמעת מערכת ERP.קריטריון זה תלוי בספק השירות. ככלל, יצרנים גדולים של מערכות ERP מציעים להשתמש בטכנולוגיית יישום עבור מוצר התוכנה שלהם. ל-SAP, ORACLE, Microsoft וכו' יש טכנולוגיות כאלה.

קבוצת הקריטריונים "פונקציונליות" עשויה לכלול:

• הרכב המודולים. הבחירה של מודולי מערכת ERP חייבת להיעשות בהתאם לצרכים הנוכחיים והעתידיים של הארגון. המערכת אמורה להיות מסוגלת להתרחב בפונקציונליות.
• שילוב. בעת בחירת מערכת, יש צורך לקחת בחשבון את האפשרות של אינטגרציה עם מערכות בקרה קיימות באזורים הקשורים זה בזה.
• רְאוּת. מרכיב חיוני בפונקציונליות של מערכת ה-ERP הוא פשטות הממשק ונוחות המשתמשים. בעת הבחירה, יש לקחת בחשבון את האפשרות להתאים את הממשק לצרכי המשתמשים.
• תאימות לתקנות.מערכת ה-ERP משפיעה על תחומים רבים בארגון, המוסדרים בחוק. לפיכך, קריטריון בחירה חשוב יהיה יכולת התאמה של המערכת לדרישות החקיקה המקומית.

קבוצת הקריטריונים "תמיכה" עשויה לכלול:

• מחזור תמיכה. בבחירת מערכת ERP יש צורך לקבוע כמה זמן הספק יתמוך במערכת. האם ישנה אפשרות לעבור לגרסה חדשה של מערכת ה-ERP, האם ישנה אפשרות לשכלל את המערכת לצרכי הארגון.
• זמינות של שירות תמיכה.במהלך העבודה, למשתמשי מערכת ה-ERP תמיד יהיו שאלות וקשיים. ל עבודה יעילהמערכת, חשוב שהספק יוכל להבטיח תמיכה בתפעול משתמשי המערכת.
• ניסיון ביישום. קריטריון זה קשור לביצועים של ספק מערכת ה-ERP. יש לשים לב למספר ההטמעות המוצלחות של מערכות ERP מספק מסוים.

קבוצת הקריטריונים "עלות בעלות" עשויה לכלול:

• עלות תוכנה.לצורך תפעול מערכת ה-ERP של הארגון, יש צורך ברכישת רישיונות לשימוש בה. בעת הבחירה, עליך לקחת בחשבון את שיטת חישוב העלות של רישיונות אלו (לדוגמה, לכל קבוצת משתמשים או לכל מקום עבודהוכו.).
• עלות חומרה.בהתאם לארכיטקטורה שבה נעשה שימוש, עלות החומרה יכולה להשתנות באופן משמעותי. ייתכן שארגון יצטרך לרכוש חומרת שרתים, לעדכן את צי מתקני המחשוב.
• עלות שירות.קריטריון זה משמעותי גם בעלות רכישת מערכת ERP.
• עלות השדרוג והעדכון.עבור ספקי מערכות ERP מסוימים, עלות השדרוגים והשדרוגים עשויה להיות שווה או לעלות על עלות הרכישה המקורית.

הטמעת מערכת ERP

הטמעת מערכת ERP היא לרוב תהליך ארוך ומורכב. כל יצרן מערכות ERP גדול פיתח טכנולוגיות ושיטות יישום משלו. טכניקות אלו שונות במקצת אחת מהשנייה, אך ההליך הכללי הוא בעצם זהה. בנוסף, סדר ההטמעה של מערכת ה-ERP עשוי להשתנות בהתאם לארכיטקטורת התוכנה והחומרה של מערכת ה-ERP. יש לקחת בחשבון טכניקות אלו בעת בחירת ספק שירות.

ארגון שהחליט להטמיע מערכת ERP חייב מצדו לבצע מספר פעולות להטמעה מוצלחת של פרויקט ההטמעה.

פעולות אלו כוללות:

1. הכנה ליישום.בשלב הכנת הארגון יש לקבוע מהן המטרות העיקריות שלשמן תיושם מערכת ה-ERP. זה יאפשר לכם להבין בצורה ברורה את התוצאות והציפיות מהטמעת מערכת ה-ERP. מאחר והטמעת מערכת ERP היא פרויקט יקר למדי, יש צורך להעריך את התקציב המשוער שהארגון יכול להקצות ליישום. כמו כן, בשלב זה נקבע האחראי על הפרויקט, ומזהים מומחים מרכזיים (חברי צוות הפרויקט מהארגון), נקבע סדר האינטראקציה ביניהם.

2. ניתוח עסקי.פעילויות אלו הן מהקריטיות ביותר בפרויקט כולו. ככלל, מערכת ERP אמורה לעבוד במשך עשור או יותר. לכן, יש צורך לקבוע את סיכויי הפיתוח הן של הארגון עצמו והן של השוק לתקופה ארוכה.

בשלב זה, על הארגון להעריך:

• סיכויי התפתחות השוק והחברה למספר שנים;
• הרכב ואפשרות לפיתוח תהליכים עסקיים של הארגון;
• צרכי אוטומציה.

3. בחירת מערכת ERP.בחירת המערכת צריכה להתבסס על הצרכים העסקיים הנוכחיים והעתידיים. בבחינת האפשרויות השונות יש צורך להנחות את הקריטריונים המצוינים לעיל (קריטריונים לבחירת מערכות ERP). לבחירת המערכת המתאימה ביותר לצרכי העסק, רצוי לבחור לפחות 3 אפשרויות למערכות מיצרנים שונים.

4. בחירת ספק.ככלל, קיימים בשוק ספקים רבים של אותה מערכת ERP. מדובר בספקים או באינטגרציית מערכות. הם מציעים מגוון שירותים ליישום טכני של מערכת ה-ERP. בבחירת ספק מערכות ERP יש לשים לב להתמחות שלו. ישנם שלושה סוגים של התמחות ספקים.

לכל סוג ספק יש יתרונות וחסרונות משלו:

• התמחות רוחבית. לחברות אלו מספר רב של לקוחות העוסקים בתעשיות שונות. ככלל, ספקים כאלה פיתחו שירותי תמיכה. עם זאת, הגישה שלהם ליישום היא "טיפוסית" עבור כל הלקוחות.
• התמחות אנכית. ספקים אלו מתמחים בעבודה עם לקוחות ממספר מצומצם של תעשיות (מאחד עד שלוש). זה מאפשר להם ליצור פתרונות המותאמים במיוחד לפרטי התעשייה. הגישה ליישום של חברות כאלה "מותאמת" לענף ספציפי.
• התמחות מכוונת לקוח. ספקים אלה מיישמים בדרך כלל מערכת ERP שתתאים לצרכי הלקוח. במהלך ההטמעה הם לוקחים כבסיס את הפונקציונליות הבסיסית של מערכת ה-ERP ומשנים אותה כך שתתאים לתנאי העסק של הלקוח. לאפשרות זו יש חיסרון משמעותי הקשור לעדכון המערכת ויציבות עבודתה.

5. ניהול פרויקטים.אחראי על הטמעת מערכת ה-ERP ועל מומחי הארגון לנהל את הפרויקט בתוך החברה. עליהם לנהל תוכנית פרויקט, לשלוט בתזמון, בתקציב, בהיקף העבודה, בעמידה ביעדי היישום. משימת ניהול פרויקטים חשובה נוספת היא תיאום האינטראקציה של עובדי הארגון עם נציגי הספק (צוות היישום מהספק).

6. בדיקה. גם עם הארגון הטוב ביותר של היישום, קיים סיכון לטעויות במערכת. לכן, במהלך הפעלת פונקציונליות מערכת ה-ERP, יש צורך לדאוג לבדיקת חובה של פעולת התהליכים, המחלקות והמודולים של מערכת ה-ERP. הדרך הכי טובהבדיקה היא ביצוע עבודה מקבילה במערכת הישנה ובמערכת ה-ERP המיושמת. זה ייפטר מהשגיאות העיקריות.

7. הכשרה וחינוך.הדרכת עובדים היא תנאי מוקדם לתפעול מערכת ERP. בהתאם למורכבות המערכת, זה עשוי להימשך מספר שבועות. לפני תחילת ההדרכה, עליך לוודא שמערכת ה-ERP נבדקה. אפשרות גרועה אחת היא כאשר ספק השירות משלב בדיקות וחינוך משתמשים. באפשרות זו, עובדי הארגון (משתמשים עתידיים במערכת) פועלים כבודקי מערכת.

8. הזמנה.ההזמנה היא רגע חשוב בתהליך הטמעת מערכת ERP. ישנן שתי אפשרויות להפעלת המערכת: השקת המערכת בבת אחת בכל הארגון, והחדרה מדורגת. האפשרות השנייה עדיפה יותר, כי. מאפשר לך לעבור בהדרגה לתנאי עבודה חדשים. במקרה של טעויות או בעיות בתפעול, רק חלק מהעסק (תהליכים או מחלקות בודדים) ייפגע, ולא הארגון כולו.

הטעויות העיקריות בעת הטמעת מערכת ERP

הטמעת מערכת ERP היא אחת ממשימות השיפור העסקי המורכבות, גוזלות הזמן והיקרות ביותר. במהלך היישום, תמיד מתעוררות בעיות ושגיאות, במידה זו או אחרת המשפיעות על העיתוי, העלות והיעילות של הפרויקט.

הטעויות העיקריות של פרויקט הטמעת מערכת ERP כוללות:

• תכנון גרוע.לצורך ביצוע מוצלח של הפרויקט יש לתכנן בקפידה את הטמעת מערכת ה-ERP. תכנון לקוי מוביל לרוב לאובדן סדרי עדיפויות, בלבול עם אוטומציה של תהליכים, הבנה לקויה של המצב הנוכחי והעתידי של תהליכים.
• הערכה לא מספקת של ספקי מערכות ERP.ארגונים אינם פותרים את הנושא של בחירת ספקי מערכות ERP. כתוצאה מכך, הבחירה נעשית לטובת הספקים שהציעו את המחיר הנמוך ביותר. פעמים רבות הספק מוזיל את המחיר על מנת להשיג לפחות לקוח אחד ולבצע עבורו הטמעת מערכת חדשה. כתוצאה מכך, לאחר סיום הפרויקט עלול להתברר כי הפונקציונליות של מערכת ה-ERP מוגבלת מאוד או שהמערכת עובדת עם שגיאות.
• חוסר הבנה של צרכים.החל מהטמעת מערכת ה-ERP, ארגונים רבים אינם מבינים אילו פונקציות ומודולים הם צריכים, אילו צרכי הארגון יכולים להיות אוטומטיים באמצעות מערכת ה-ERP. זה מוביל לעובדה שהרבה פונקציות ומודולים מיותרים ולא בשימוש מוצגים, או להיפך, הפונקציות הדרושות מיושמות במידה מוגבלת.
• הבנה לא מספקת של עלויות זמן ומשאבים.בדרך כלל, ארגונים מזלזלים בזמן ובמשאבים הנדרשים להטמעת מערכת ERP. זה מוביל לציפיות גבוהות מהמערכת. עובדי הארגון מתחילים להאמין שמערכת ה-ERP תתחיל לפעול במלואה זמן קצרולא צריך הרבה מאמץ כדי לגרום לזה לעבוד.
• חוסר בכוח אדם מוסמך בצוות היישום.טעות נפוצה של פרויקטים של הטמעת מערכת ERP היא לערב מבצעים פשוטים בצוות הפרויקט. צוות הפרויקט מצד הארגון צריך לכלול מומחים (עובדי מפתח) בעלי כישורים גבוהים בכל תחום פעילות הארגון: כספים, ניהול, רכש, ייצור, מחסן וכו'.
• חוסר סדרי עדיפויות.ארגונים אינם נותנים עדיפות להשגת יעדים לפני תחילת פרויקט. זה מוביל לעובדה שבמהלך יישום מערכת ה-ERP, אתה צריך לפתור משימות רבות, כל הזמן לעבור ביניהן. כתוצאה מכך, זמן היישום גדל, שגיאות ובעיות נוספות מופיעות.
• העובדים אינם מאומנים.חוסר מספיק או חוסר מוחלט של הכשרת עובדים היא סיבה נפוצה להטמעה לא מוצלחת של מערכת ERP. העובדים לא מבינים איך עובדים במערכת וזה גורם לדחייה. המערכת לא תתבע, הפונקציונליות שלה תעשה שימוש בהיקף מוגבל.
• הערכת חסר של דיוק הנתונים.בליבה של מערכת ה-ERP עומד עיבוד הנתונים. לכן, הדיוק והיעילות של המערכת יהיו תלויים באמינות ובדיוק הנתונים שיוזנו למערכת ה-ERP. כדי לצמצם שגיאות, יש צורך להזין תחילה נתונים אמינים ומדויקים למערכת. על העובדים העובדים עם המערכת לבדוק היטב את הנתונים לפני הכנסתם למערכת.
• באמצעות יישומים מיושנים.בעיה נוספת המובילה ליעילות הנמוכה של הטמעת מערכת ה-ERP היא המשך השימוש באפליקציות מדור קודם. העבודה משוכפלת במערכת ERP ובאפליקציות ישנות. ארגונים ממשיכים להשתמש בהם בגלל שילמו עבור תמיכתם וחידוש הרישיונות. זה מוביל לכך שהמעבר לעבודה במערכת ה-ERP מתעכב.
• אין בדיקה יעילה של המערכת.לעתים קרובות, ספקי מערכות ERP מציעים לבדוק על מספר מוגבל של משתמשים. בדיקה כזו לא תוכל לחשוף את כל החסרונות ולא תאפשר הדמיה של עומס משתמש אמיתי.
• חוסר אסטרטגיית תחזוקה ומודרניזציה.אם חברה לא תפתח אסטרטגיה לתחזוקה ושדרוג של מערכת ה-ERP שלה, אז היא תתיישן במהירות. החלק הטכני (חומרה) של מערכת ה-ERP דורש מודרניזציה, מכיוון עם הזמן, נפח הנתונים גדל, ונדרש כוח מחשוב חדש. יש לשדרג כל הזמן את חלק התוכנה בהתאם לדרישות המשתנות של החקיקה והשוק.

בעיות היישום הנ"ל הן הנפוצות ביותר והן נתקלות בתדירות גבוהה. בנוסף לאלה, תמיד יש בעיות ספציפיות לכל מיזם או ארגון מסוים. "שיטה יעילה למנוע או למזער הפסדים משגיאות כאלה היא הכנה ותכנון קפדני של כל שלב בפרויקט הטמעת מערכת ה-ERP.

הקיצור ERP מגיע מהביטוי האנגלי מערכת לניהול משאביםשפירושו המילולי הוא תכנון משאבים ארגוניים. תיאורטית, מערכת כזו היא אסטרטגיה כללית עבור החברה, הלוקחת בחשבון את התחומים הבאים:

• ניהול משאבים כספיים - דיווח מס, חשבונאות, תכנון תקציב;
• ניהול משאבי אנוש;
• ניהול נכסים;
• אינטראקציה עם שותפים והתחשבנות בהיסטוריה של עסקאות לקוחות.

בפן המעשי, אם מדברים על מערכות ERP עסקיות, הם מתכוונים תוֹכנָהלבצע אוטומציה של כל אחד מהתחומים המפורטים, כמו גם תהליכים אחרים של פעילות החברה כדי להכניס אותם למסד נתונים מקושר משותף הדרוש לתפעול המיזם.

במילים פשוטות, מערכות ERP הן קבוצות של פעילויות הכוללות: מודלים של ניהול זרימת מידע בארגון, ציוד לאחסון ועיבוד שלו, תוכנה, מחלקת IT ומומחי תמיכה טכנית, כמו גם משתמשים ישירים.

מבנה מערכת ה-IT לתכנון משאבים ארגוניים

בהיותה תוכנה מורכבת, מערכת ERP מורכבת מהאלמנטים הבאים:

• פּלַטפוֹרמָה- הסביבה הראשית (הליבה) המבטיחה את פעולת רכיבי התוכנית, כמו גם את הפונקציונליות הבסיסית (מידע הפניה, פונקציות) של החברה. זהו הבסיס של המערכת, שבלעדיה לא ניתן לפעול בה.
• כלים לניהול נתונים- זה כולל אחסון בשרת, תוכניות לעיבוד מידע והעברתם לתפעול מודולים.
• תוספים- תוכנות בלתי תלויות זו בזו המתחברות לפלטפורמה ומשתמשות בבסיסי הנתונים העיקריים בעבודתן. נוכחותם של מודולים עצמאיים הניתנים לניתוק ולחיבור מבלי להפריע לפעולת המתחם כולו, היא זו שמבדילה את מערכות ה-ERP מסוגים אחרים של תוכנות המשמשות לאוטומציה של תהליכים עסקיים.

מודולים המחוברים לפלטפורמה הראשית של מערכת תכנון משאבי הייצור מחולקים באופן קונבנציונלי לשלוש קבוצות:

1. פְּנִימִי- תוכניות המשמשות בתוך הארגון, אליהן יש לעובדים גישה.
2. חיצוני- תוכניות שללקוחות ושותפים יש גישה אליהן (לדוגמה, חשבון אישי של מתווך dropshipper).
3. מחברים- תוכנות לחיבור עם מוצרי תוכנה אחרים שאינם חלק ממערכת ה-ERP, אלא המשמשים את החברה בפעילותה. הם מבצעים חילופי נתונים.

היכן ניתן להשיג מערכת ERP לארגון

ישנן שלוש דרכים לרכוש תוכנת תכנון משאבים:

1. יצירת מוצר משלך. פעמים רבות מתברר כי מדובר בשיטה לא הגיונית, שכן היעדר גישה מקצועית עלול להביא למצב בו יילקח בחשבון רק כיוון אחד, שלא ייתן השפעה מוחשית. יחד עם זאת, את המערכת המוכנסת בדרך זו, ככלל, קשה להחליף או להשלים.
2. רכישת פלטפורמה מוכנה והטמעתה בעבודת המיזם. כאן אתה צריך לעשות בחירה נכונהבהתאם לפעילות החברה שלך. מוצרים איכותיים ומוכרים הם די יקרים ודורשים תמיכה מתמדת מהמפתח.
3. פיתוח מקצועי של מערכות ERP באופן פרטני לחברה. רק 20% מהתוכניות שנוצרו בשוק המקומי משולבות בהצלחה בעבודה של ארגונים. המשמעות היא שהסיכון של החברה לקבל מוצר לא איכותי בעלות מנופחת הוא די גדול.

כיצד לבחור ולהטמיע מערכת ERP

אין מערכת תכנון משאבים אוניברסלית המתאימה לכל החברות. עבור כל ייצור, נבחר המוצר האופטימלי ביותר שלו, אשר מותאם לאחר מכן במהלך תהליך ההטמעה.

סוגי מערכות ERP לארגונים

סיווג מערכות תכנון משאבים ארגוניים מתבצע על פי מספר פרמטרים, אשר שיקולם יסייע לכם בבחירת המוצר הנכון. אז, לפי מטרתם, הם יכולים להיות מגזריים וכלליים. האפשרות הראשונה מתאימה ל חברות גדולות, וכן עבור ארגונים המייצרים מוצר ייחודי או מיישמים שיטות עסקיות לא סטנדרטיות.

לפי סוג הארגון, מערכות בפורמטים הבאים מובחנים:

• פּוּמְבֵּי- לגישה לפונקציונליות הכללית של התוכנית יש משתמשים רבים, אך הנתונים שלך זמינים רק לעובדי החברה שלך.
• פְּרָטִי- התוכנית מבודדת וניתנת לשינוי ולגמרה בהתאם למשימות החברה.
• היברידיהוא שילוב של שני סוגים.

לפי סוג אחסון המידע:

• ענן- מסדי נתונים ממוקמים בשרתים חיצוניים.
• פְּנִימִי- הנתונים מאוחסנים בשרת של החברה עצמה.

לפי פורמט ממשק משתמש:

• נייח (שולחן עבודה)- תוכנה לחיבור למאגרי מידע מותקנת במחשב האישי ויכולה לעבוד באופן אוטונומי מהאינטרנט, תוך שימוש בתקשורת פנימית בלבד.
• דפדפן (עובד רק באינטרנט)- הגישה למערכת מתבצעת דרך אתר האינטרנט של החברה וחשבון אישי של עובד, לקוח או שותף.

לפי ארכיטקטורת תוכנה:

• מודולרי- מורכב ממרכיבים רבים (מודולים) המיועדים לפתור בעיות שונות.
• מוֹנוֹלִיטִי- תוכניות מורכבות אחידות.

לפי מחלקת רישיון לשימוש:

• קנייני- תוכנה סגורה, שעל השימוש בה יש לשלם עבור רישיון.
• קוד פתוח- תוכנות קוד פתוח בחינם.

שגיאות בבחירת מערכת תכנון משאבים

בחירה שגויה של מערכת ניהול ארגונית ERP לא רק תגרור עלויות נוספות, אלא גם עלולה להשפיע לרעה על פעולת הארגון. כדי למנוע טעויות, אתה צריך לדעת את העיקריות שבהן:

• חוסר מטרה שנבחרה היטב ומנוסחת בצורה ברורה. חשוב להבין ש-ERP – אמור לשפר את עבודת החברה, לאמץ את ההיבטים החיוביים ולפצות על השליליים. לכן, בעת הבחירה, יש צורך לקבוע בדיוק איזו השפעה יש לקבל מהיישום. אם המטרה שלכם היא לייעל את העסק בכללותו, לא תקבלו את התוצאה הרצויה. יש לציין את כל המשימות בתנאי ההתייחסות (TOR). יחד עם זאת, יש להתאים את המערכת לחברה, ולא להיפך. זו טעות לבנות מחדש עסק לחלוטין, במיוחד אם הוא רווחי, תחת מערכת ERP.
• בחירה שגויה של מתודולוגיה לפתרון משימות. כל מערכת ERP בנויה לתחום עיסוק ספציפי. זה יכול להיות מותאם למגזר היצרני או בלעדי למסחר.
• תצוגה חד צדדית של בחירת המערכת. צוות המומחים המרכיב את ה-TOR, הבוחר ושולט בתהליך הטמעת המערכת, צריך לכלול נציגים של מחלקות שונות בחברה (IT, מכירות, כוח אדם, ייצור). אחרת, המוצר הסופי ייבחר מנקודת מבט של נוחות של קישור אחד בלבד של משתמשים ולא יביא ליעילות נאותה לארגון בכללותו.
• כישורים לא מספקים של היזם ושל המומחים המבצעים את היישום. תהליך היצירה והשילוב של מערכת תכנון משאבים הוא יקר וחברות רבות, במאמץ להוזיל עלויות, פונות לחברות עם ניסיון מועט או משתמשות במערכות ERP חינמיות, דבר שמסוכן למדי.
• רמת שליטה נמוכה בתהליך שילוב התוכנית במערכת.
• מורכבות הממשק. אם התוכנית מורכבת מדי להבנה אינטואיטיבית, אתה עלול להתמודד עם הבעיה של צורך להכשיר את הצוות שלך כיצד להשתמש בה. זה גם מגביר את הסיכון לטעויות מקריות בהזנת נתונים, מה שגורר תכנון שגוי וכל ההשלכות הנובעות מכך.

אילו פונקציות צריכה לספק מערכת תכנון משאבים

הכלי המרכזי בתכנון עסקי המאפשר קבלת החלטה הוא תיעוד דיווח. היא היא הבסיס לעבודה של ERP, אשר בתורה אמורה לספק את היכולת לנתח נתוני דיווח מתפקידים שונים. לכן, מערכת ERP יעילה צריכה לכלול מספר מהפונקציות הבאות:

• מתן זרימת מסמכים נוחה. המטרה העיקרית של מערכות ERP היא לספק תיעוד מהיר (חשבוניות, חשבוניות, דוחות, מחירונים), וכן פעולות עוקבות איתן (חיפוש, גישה, העברה, עריכה).
• תִכנוּן. האלגוריתם של המערכת, במיוחד לייצור, אמור לאפשר תכנון תשלומים, משלוחים, תפעול מחסן, שינויים עונתיים, כמויות ייצור. עבור כל חברה, תכנון הייצור הוא אינדיבידואלי וקשור לאסטרטגיית נפח-לוח שנה.
• שקיפות מידע. התוכנית צריכה לתעד את כל העסקאות, הצדדים, היקפים ומועדי הטמעתם, מה שיהפוך את עבודת החברה לשקופה יותר לניתוח.
• בקרת גישה לרמות שונות. מכיוון שהמערכת מכסה כמות גדולה מאוד של מידע על עבודת החברה, שרובו חייב להישאר סגור לעובדים, לקוחות ושותפים ברמה נמוכה יותר, עליה לאפשר סגירה של חלק מהנתונים למשתמשים בעלי הרשאות שונות.
• רשת נתונים מאוחדת. מערכת ה-ERP אמורה לספק יכולת מעקב אחר כל התהליכים בנפרד (למשל עסקאות) בכל הרמות מרכישת חומרי גלם וייצור, ועד לרישום המכירה ותשלום המס.
• חשבונאות כוח אדם. התכנית צריכה לאפשר שליטה בכמות כוח האדם, תכנון לוח היציאות ושעות העבודה, תוך התחשבות ברמת הכישורים של העובדים וקביעת חופשות, נטילת השתלמויות. גַם מערכת יעילההתכנון מספק אפשרות לחישוב משכורות ובונוסים, תוך התחשבות בצורת התגמול.
• עבודה מול ספקים. הפונקציונליות של המערכת אמורה לאפשר לך לאחסן ולעבד את מסד הנתונים של הספקים, לשלוח בקשות לזמינות, לתכנן את יצירת ההזמנות, לשחרר הוֹן חוֹזֵרולשלם חשבונות, לפקח על תהליך המשלוח ולנהל רישומים של רכישות.
• עבודה מול לקוחות. המערכת צריכה לאפשר רישום מלא של נתונים עבור כל לקוח, לא משנה כמה ישויות משפטיותנכלל במבנה של האחרון. זה מרמז לא רק על האפשרות לאפשר ללקוח לעבוד דרך חשבונו, אלא גם אחסון נתונים על עסקאות שהושלמו, חייבים, תכנון אספקה, עיבוד חשבוניות, היסטוריית שיתופי פעולה. זה מאפשר לך ללמוד את הביקוש ואת רמת הרווח המתקבל מכל לקוח.
• שירות ותיקון. אם אנחנו מדברים על ייצור, חלק זה של התוכנית צריך להבטיח את התכנון של בדיקה טכנית של ציוד, לוח הזמנים לתיקונים מתוכננים, מודרניזציה או החלפה של ציוד ארגוני. עבור מפעלי מסחר, המערכת אמורה לספק את האפשרות לתת חשבונות לתחזוקת שירות של סחורה שנמכרה ותיקון במסגרת אחריות.

תכונות של הטמעת ERP

מערכת תכנון המשאבים פועלת עם מסדי נתונים, שהם, ככלל, רבים מאוד. ניתן לאתר את המידע עצמו במדיות שונות, לרבות תיעוד נייר, ולכן העברתו לפורמט אלקטרוני היא מלאכת ענק. הנתונים עצמם מחולקים לשתי קבוצות:

• חָשׁוּב- מידע שהוא הבסיס למיזם. מדובר בנתונים על עבודת וניהול הייצור, דיווח ממחלקת המכירות ומקציני כוח אדם. יש להשתמש בהם במערכת ה-ERP ללא תקלות.
• נפוצים- מידע הרלוונטי לחברה מסויימת, שאינו בשימוש שוטף של החברה, אך הוא גם חשוב. נתונים אלו מתווספים למערכת לפי הצורך או לפי דרישת הנהלת החברה.

ה-ERP האידיאלי צריך לכלול את היכולת להשתמש בכל סוגי הנתונים, אך בפועל, כדי לפשט את תהליך ההטמעה, נלקחים תחילה בחשבון החשובים, ולאחר מכן משולבים בהדרגה את הנפוצים.

בהתבסס על הנתונים שיש להשתמש בהם והפונקציונליות הנדרשת של המערכת, נערכת משימה טכנית. זהו מסמך רשמי (הוראה) המדגים אילו משימות ומטרות יש ליישם בתהליך היישום. על בסיס ה-TOR נרקמת תכנית עבודה לוח שנה בנושא אינטגרציה.

ישנן שלוש אסטרטגיות ליישום מערכת תכנון משאבים ארגוניים:

1. אינטגרציה צעד אחר צעד- ראשית, המודולים העיקריים מופעלים לפעולה (לדוגמה, הנהלת חשבונות עבור כספים, חשבונאות וניהול מסמכים), ולאחר מכן, לאחר איתור באגים בעבודתם, השאר מוצגים בהדרגה. שיטה זו גוזלת זמן רב וייתכן שלא תציג תוצאות מיד. הוא משמש לעתים קרובות על ידי חברות בפיתוח עצמאי של המערכת.
2. יישום משולב- המערכת מיושמת מיד לכל הכיוונים ומלאה, ולאחר מכן מתבצע איתור באגים הדרגתי של העבודה. שיטה זו מאפשרת לך לשלב במהירות מערכת תכנון משאבים ארגוניים. הוא משמש בעת קניית תוכנה מוכנה.
3. שיטה משולבת- הכנסת מערכות ERP מתרחשת באופן מיידי בכל תחומי הפעילות, אך בשלבים. אסטרטגיה זו מאפשרת לך למזער את זמן ההטמעה עם מינימום אובדן באיכות העבודה. לרוב, טכניקה זו משמשת חברות פרטיות המציעות שירותים לפיתוח תוכנות בודדות.

איך עובדת מערכת ERP ומי צריך אותה

לאור המורכבות והעלות הגבוהה, הכנסת ERP תתאים רק לחברות גדולות, בהן כמות הנתונים להנהלת חשבונות גדולה מאוד ודורשת סיסטמטיזציה. מערכות כאלה מדגימות יעילות גבוהה לייצור בקנה מידה גדול, בתאגידים ואחזקות שונות. אם החברה לא מייצרת מגוון רחב או עוסקת בייצור מנות קטנות, היא לא זקוקה למערכת תכנון משאבים כה רצינית, והיא רק תאט את התהליך ותוביל להפסדים לא מוצדקים.

היוצא מן הכלל היחיד, לפי מומחים של סוכנויות ייעוץ, הוא השימוש במערכות ERP של חברות קטנות הפועלות בסביבה תחרותית מאוד, שבה אוטומציה של כל התהליכים יוצרת יתרון נוסף.

כדי להבין אם אתה צריך מערכת כזו, אתה צריך לחשב את היעילות הכלכלית של היישום שלה. זה יכול להיקבע לפי פרמטרים שונים (ירידה במלאי, מהירות ייצור, צמצום כוח אדם, עלייה בפריון העבודה), וכתוצאה מכך, עבור המיזם עצמו, זה אמור להביא רווח נוסף או, לפחות, הפחתת עלויות.

סקירה קצרה של ERPs פופולריים

לרוב, מערכות ה-ERP העיקריות של חברות הן מוצרים מוגמרים, המותאמים לפעילות הארגון. הם יכולים להיות בתשלום ובחינם. עם יישום נכון, אתה יכול להשיג יעילות בשני המקרים.

מוצרים פופולריים בחינם:

• ERPNext- תוכנית מינימליסטית לעבודת יזם פרטי (IP). החיסרון העיקרי הוא שטח הדיסק המוגבל, אותו ניתן להגדיל בתוספת תשלום.
• גלקסי ERP- מיועד לשוק המקומי ומאפשר לך לקחת בחשבון שינויים תכופים בחקיקה.

תוכניות בתשלום:

• SAP ERP- אחת המערכות הפופולריות ביותר המציעה פונקציונליות רחבה וממשק ידידותי למשתמש.
• 1C: Enterprise- מערכת די פופולרית ובמחיר סביר שמציעה מספר רב של פתרונות מיוחדים.
• OpenBravo ERP- תוכנית לרמת הביניים עם קנה מידה נוח ועלות משתלמת.

יתרונות וחסרונות של ERP

רוב החסרונות של מערכות ה-ERP נובעים מהאיכויות הבסיסיות שלה, שכן הבעיות העיקריות שעמן מתמודדות חברות בעת הטמעת תוכנה קשורות לטעויות בעת ההחלטה האם להשתמש בתוכנה ולבחור ישירות.

היבטים שליליים של שילוב מערכת תכנון משאבים

למרות העובדה שמטרתן של מערכות ERP היא לשפר את תהליך פעילויות הייצור, יש להן חסרונות. בין האחרונים:

• מורכבות התוכניתוכתוצאה מכך, העלות הגבוהה של רכישה ויישום.
• דרישות מוגברות לציוד אחסון ועיבוד נתונים, כולל שרתים לאחסון גיבויים. זה חייב להיות אמין ומהיר, מה שקובע את העלות הגבוהה.
• הצורך בהגנה נוספת על מידע, שליטה קפדנית על מערכת האבטחה והקמת היררכיית גישה. אחסון מידע בפורמט אלקטרוני, ובמיוחד כאשר הגישה אליו מתבצעת באמצעות רשת, מגביר את הסיכון לגניבה או הרס (במזיד או בשוגג) של מסמכים חשובים.
• תלות באספקת האנרגיה של החברה. אם ישנה בעיה ברשת החשמל במשרדים, המחסנים או קומות המסחר של החברה, עבודת החברה יכולה להיפסק לחלוטין.

יתרונות מעשיים של מערכת ERP

יישום אסטרטגיה ותוכנה לחשבונאות ותכנון משאבים הוא שיטה יעילהלהשיג שיפורים בעבודת החברה, שיש לה את היתרונות הבאים:

• היכולת להשתלב בסוגי ייצור שונים ולהסתגל במהירות למגוון רחב של פעילויות ארגוניות. מערכת ה-ERP מתאימה למתחמים תעשייתיים, ארגונים בנקאיים, מפעלי מסחר, תעשיות שירות.
• תמיכה בשיטות תכנון בתחומי פעילות החברה השונים.
• יכולת בניית מפעל וירטואלי.
• הנהלת חשבונות פיננסית איכותית לכל המחלקות.
• היכולת לנהל תאגידים עם מספר רב של חטיבות בינלאומיות ועובדים מרוחקים.
• מדרגיות וגמישות ליישום בארגונים בסדרי גודל שונים.
• יכולת לעבוד עם תוכניות ויישומים אחרים המשמשים בארגון.
• שילוב נתונים למערכת אחת, מה שהופך אותם לזמינים למספר מחלקות.

אם תבינו את התכונות של מערכת ה-ERP, מה היא במילים פשוטות וכיצד לבחור אותה עבור החברה שלכם, תוכלו למנוע מעצמכם לקנות בטעות מוצר יקר שאינכם צריכים, לבחור את היעיל ביותר, להיות מסוגל ליישם אותו במיומנות, להגדיל את היעילות והרווח של החברה.

מערכת ERP (Enterprise Resource Planning) היא מערכת לניהול משאבי חברה. קראו איך בוחרים בו, מה היתרונות והחסרונות שלו, כמה זה עולה ומה כדאי לקחת בחשבון על מנת שהיישום יצליח.

מהי מערכת ERP ולמה היא נחוצה

מערכת ERP ראשי תיבות של Enterprise Resource Planning. מערכת ERP, במילים פשוטות, היא מערכת ניהול משאבים של החברה. בדרך כלל הם מוצגים במפעלים גדולים עם ייצור מורכב, רשת סניפים נרחבת, מבחר גדול של מוצרים והיקף פעילות מחסן מוגדל. היתרון העיקרי שלהם הוא שהם מאפשרים לך לשלב מספר משימות: אתה יכול לקחת בחשבון ולתכנן בו זמנית כסף מזומן, כמו גם לעקוב אחר תנועתם; ולהעריך את התפוקה של המיזם. בנוסף, כל התהליכים הופכים לשקופים.

ERP מספק:

1. איחוד כל התהליכים העסקיים על פי כללים אחידים בתוך מערכת אחת;
2. קבלה מהירה על ידי ההנהלה של מידע על כל היבטי פעילות המיזם;
3. תכנון ובקרה על פעילות הארגון (תכניות לטווח קצר ולטווח ארוך של מחלקות שונות מקושרות זו לזו).

כתוצאה מכך, היעילות של ניהול העסק והתחרותיות שלו עולה.

מערכת ה-YRP נוחה גם מכיוון שניתן ליישם אותה בחלקים (מודולים), אוטומציה, למשל, תחילה ייצור ולאחר מכן עבודה עם כוח אדם. סט מודולים מכסה את כל תחומי הפעילות, מה שמאפשר להפוך כמעט את כל התהליכים העסקיים לאוטומטיים.

הניסיון של מפעלים שהוטמעו בהצלחה מלמד כי כתוצאה מכך, המלאי מצטמצם (בממוצע של 21.5%), פריון העבודה עולה (ב-17.5%) ומספר ההזמנות שהושלמו בזמן גדל (ב-14.5%). בנוסף, אטרקטיביות ההשקעה של עסק גוברת, במיוחד עבור משקיעים זרים שתמיד רוצים שיהיה שקוף.

יתרונות וחסרונות של מערכת ERP

למערכות ניהול משאבים יש שני חסרונות עיקריים: הן נוטות להיות יקרות וגוזלות זמן ליישום.

יש להתייחס להוצאות על ידי הנהלת החברה כהשקעה אסטרטגית שתביא רווח נוסף רחוק מלהיות מיידי. בדרך כלל ההחזר מגיע רק לאחר מספר שנים.

העלות הגבוהה מורכבת ממספר מרכיבים:

• מחירו של רישיון אחד, כלומר, למעשה, מחירו של מקום עבודה אחד, נע בין 1,500 ל-8,000 דולר;
• מחיר ל שירותי ייעוץ, יישום ותחזוקה נע בין 100-500% מהעלות;
• המחיר של הדרכת משתמשים הוא החל מ-$1,000 לשבוע.

היישום הארוך והקשה של ה-ERP נובע, ככלל, מהצורך בבדיקה רצינית של עבודת החברה. לא ניתן ליישם אותו בארגון שבו תהליכים עסקיים אינם מנופים באגים (ראה גם אודות). לכן נדרש בדיקה עצמאית ראשונית של המיזם על ידי חברת ייעוץ. כך ניתן יהיה להבין האם ניתן בכלל להטמיע מערכת כלשהי בארגון זה, או שמא יש צורך קודם כל לתקן תהליכים עסקיים. אם מדלגים על שלב זה, הארגון מסתכן בהפסד סכומי כסף עצומים במקרה של התקנה לא מוצלחת או ממושכת של המערכת.

אם כתוצאה מהמחקר מתגלה שהארגון מוכן להתקנה (כלומר, כל התהליכים העסקיים מנופים די באגים), ניתן להתחיל לערוך תוכנית עבודה. במקביל, על ההנהלה לקבוע אילו תחומים פונקציונליים ואיזה סוגי ייצור יש לכסות, אילו דוחות להכין.

רצוי לערוך מסמך "דרישות למערכת ERP" לשימוש בעיקר בתוך הארגון. הוא צריך להמציא ולתאר את כל המאפיינים המהותיים שלו. רק אז צריך לעשות את הבחירה.

לפי הסטטיסטיקה, רק 30% מכלל ההטמעות מצליחות, כלומר העלויות משתלמות. עם זאת, לחברה שלך יש סיכוי לשפר נתונים סטטיסטיים מאכזבים כאלה. כדי לעשות זאת, אתה צריך לקחת בחשבון את הניסיון של מישהו אחר. בואו נדבר על הכל לפי הסדר.

שיטות יישום

קיימות מספר שיטות להטמעת מערכת ה-ERP.

1. הטמעה בשלבים - רק כמה תהליכים עסקיים קשורים הם אוטומטיים. עם אפשרות זו, הסיכון לכישלון נמוך יחסית.
2. "המפץ הגדול" - התקנה מלאה ומידית. זוהי אפשרות מסוכנת מאוד, המועדפת לייצור יחסית לא מסובך. שיטה זו דורשת שלב בדיקות אינטנסיבי, שכן יש צורך לבדוק היטב עד כמה כל התהליכים העסקיים אוטומטיים ללא שגיאות.
3. פריסה - הכניסה לפעולה בתחום ייצור אחד (במחלקה, סניף וכו'), ולאחר מכן היא כבר מופצת לתחומים אחרים. הפריסה עצמה בכל אתר יכולה להיעשות כהטמעה מדורגת או כ"מפץ גדול". הסיכון במקרה זה הוא בדרך כלל זניח (אלא אם כן מגזימים ב"מפצים גדולים").

יש צורך לנתח בקפידה איזו משיטות הטמעת ERP אלו היא האופטימלית ביותר עבור החברה שלך (בהתחשב בעלויות ובניסיון של חברות אחרות), ורק אז להמשיך בבחירה.

בחירת מערכת ERP

כיום בשוק הרוסי ישנן מספר מערכות ניהול ארגוניות אוטומטיות של יצרנים מערביים ומקומיים כאחד. איזה ERP עדיף - מערבי או מקומי? הדעות בנושא זה מאוד סותרות. בואו נדגיש את החוזקות והחולשות של שתי האפשרויות.

אין ספק, החוזק של הפלטפורמות המערביות הוא רצף מוגדר בבירור של פעולות בתכנון הייצור. החיסרון העיקרי הוא הצורך בשכלול, תוך התחשבות במאפיינים הלאומיים. לדוגמה, עבור חשבונאות ודיווח בהתאם לכללים הרוסיים, עליך לחדד את ההגדרות של מודול "פיננסים".

בנוסף, ארגונים רוסים שבהם מוצרים מיוצרים על פי תיעוד תכנון וטכנולוגי (לדוגמה, מפעלי בניית מכונות וייצור מכשירים) נדרשים להשתמש ב-ESKD (מערכת מאוחדת לתיעוד עיצוב) וב-ESTD (מערכת מאוחדת לתיעוד טכנולוגי) תקנים. מערכות בקרה אוטומטיות מערביות אינן תומכות בתקנים אלו. לכן, יש צורך בשיפורים ברמת התוכנה. הדבר מצריך עלויות נוספות, שאותן יש לקחת בחשבון מראש.

מערכות רוסיות והטמעתן זולות הרבה יותר מהמערביות. וכמובן, מומחים מקומיים לוקחים בחשבון את הפרטים הרוסיים.

בבחירת אינטגרטור – חברה המבצעת את ההתקנה, יש לקחת בחשבון שני גורמים: כשירותה וניסיונה באוטומציה של מפעלים בתעשיות דומות או תהליכים עסקיים ספציפיים. כדאי לשים לב גם לאילו שירותים מקצועיים מספק האינטגרטור (ייעוץ, ייעול תהליכים עסקיים, ניהול פרויקטים, הערכת ביצועים, הדרכת צוות).

עלויות התקנה

בגיבוש תקציב פרויקט ראשוני יש לקחת בחשבון שהעלויות כוללות לא רק את עלות התוכנית עצמה (שריון, רישיונות משתמש וכו') ואת שירותיו של אינטגרטור מערכות. האומדן יכלול גם את עלות ההתאמה האישית בהתחשב בתהליכים עסקיים קיימים, עלות שירותי הדרכת משתמשים (ולחברות גדולות גם מרכז הדרכה ושירות תמיכה), עלות רכישה או השכרה של ציוד נוסף וכן עלויות אפשריות. של משיכת יועצי צד שלישי. ולבסוף, כדאי לקחת בחשבון את העלויות של חלק המוטיבציה (כולל ניכויים) של משתתפי הפרויקט.

תקציב הפרויקט צריך לכלול הערכת יתר אפשרית. גם לקוחות וגם נציגי חברות ייעוץ, ככלל, רואים שזה די נורמלי אם העלויות בפועל עולות על המתוכננות ב-10-15 אחוז, אך בפועל פערים אלו גדולים יותר.

בעת התקנת ERP, חברות מתמודדות עם עלויות הכרחיות, אך לעיתים בלתי צפויות עבורן. עבור רבים, זוהי עלות הכשרת הצוות, אשר לרוב דומה לעלות המערכת. עם זאת, עובדים כמעט תמיד צריכים ללמוד סט חדש של תהליכים ולא רק ממשק תוכנית אחר, מה שמוסיף לעלות.

הפתעה נוספת יכולה לחכות לארגון בעת ​​בדיקת הקישורים בין מודולים ותוכניות אחרות. בדרך כלל כבר יש לארגונים מתחמי תוכנהרכש, תכנון ייצור, ברקוד וכדומה. אם נדרשת התאמה אישית נוספת של מערכת ה-ERP על מנת להבטיח תאימות לתוכניות אלו, עלייה חדה בעלות האינטגרציה, הבדיקה והתחזוקה של התוכנה היא בלתי נמנעת.

גם שכר טרחת היועץ מהווה הוצאה לא מבוטלת, אך כדי למנוע עלויות גבוהות באופן בלתי צפוי, יש להגדיר בחוזה את תחומי האחריות של היועץ בצורה ברורה.

סיבות להטמעה לא מוצלחת של מערכות ERP

עסקים רבים מסתמכים רק על שירות משלואינפורמציה או להזמין מומחים של צד שלישי לעבודה זמנית, בניסיון לחסוך בשירותים של יועצים. למרבה הצער, זה מוביל לא פעם לעובדה שהעבודה מתעכבת במספר שנים, והחברה מפסידה זמן ומשאבים. העובדה היא שהכנסת מערכות ניהול משאבים כרוכה בארגון מחדש של כל התהליכים העסקיים, ומשימה כזו היא לרוב מעבר ליכולת של מומחים פנימיים וחיצוניים.

עם זאת, במידה והנהלת החברה מחליטה להפקיד את התקנת ה-ERP לחלוטין בידי אינטגרטור מערכות, עלולה טעות נוספת. כל הפונקציות מועברות ליועצים. המומחים עצמם נוקטים בעמדה מנותקת - הם אומרים, הם יעשו את זה, ונראה. אבל גם היועצים המוסמכים ביותר לא יכולים לראות ולדעת את כל מצב העניינים בחברה, וחוץ מזה, אנשי המיזם הם שבסופו של דבר יאלצו לעבוד עם המערכת. הצלחת הפרויקט תלויה במידה שווה ביועצים ובחברה עצמה. לכן עדיף כששני הצדדים אחראים לתוצאות.

בעיות עלולות להתעורר אם ארגון גדול יתקין את כל המערכת (שיטת "המפץ הגדול"). הניסיון מלמד שכישלון במקרה זה כמעט מובטח. שינוי חד בעקרונות העבודה מהווה לחץ עבור הארגון כולו, ולכן אין להאיץ את התהליך באופן מלאכותי. הצוות חייב להתרגל בהדרגה לשינויים שה-ERP מביא. לכן, נכון יותר לבחור תחילה את שיטות ההטמעה או ההטמעה בשלבים.

יש צורך להיערך להתנגדות העובדים. זו אחת הבעיות העיקריות שעומדות בפני ההנהלה. זה נובע מהעובדה שבמשך זמן רב, העובדים הגדילו משמעותית את הדאגות. בנוסף, הטעויות שלהם, הודות לחידושים, הופכות בולטות לכל המשתתפים בתהליכים עסקיים ובעיקר להנהלה (ראה. ).

והדבר האחרון - לאחר ההתקנה, אל תצפו לשינוי מהיר ו"נפלא" של החברה. כפי שכבר ציינו, ההשפעה של הכנסת ERP היא עניין של זמן. התוצאה החיובית העיקרית בשלב הראשון של המערכת היא שהיא תאלץ אותך לבצע ניפוי באגים ולשפר את כל התהליכים העסקיים. וזה כבר הרבה.

תמיכת משתמשים ומוטיבציה

כדאי להתעכב בנפרד על שני היבטים חשובים של אוטומציה: הדרכת משתמשים ותמיכה, כמו גם מוטיבציה. זה הגיוני קודם כל להכשיר את צוות ההטמעה לעבוד עם מערכת ה-IT החדשה, ולאחר מכן לארגן מרכז הדרכה למשתמשים (אם החברה גדולה) או לקיים סדרה של פגישות פנים אל פנים אם אין כל כך הרבה עובדים. אתה יכול גם ללמד מרחוק, באמצעות סמינרים מקוונים, קורסים מוקלטים והזדמנויות אחרות.

לאחר היישום, יש צורך לספק למשתמשים ספריית הוראות מתעדכנת כל הזמן, למשל, בפורטל ארגוני.

אתה גם צריך לזכור על מוטיבציה. הטמעה של כל מערכת ERP דורשת מהמשתתפים עלויות עבודה אדירות, כך שצוות חסר מוטיבציה, כולל אלו בתפקידים רגילים, יגדיל משמעותית את תחלופת הצוות.

הערה: מערכות ERP וניהול הזדמנויות עסקיות. הרכב מערכת ה-ERP. ההבדלים העיקריים בין מערכות MRP ו-ERP. תכונות הבחירה והיישום של מערכת ה-ERP. הבעיות העיקריות של יישום ושימוש במערכות ERP.

9. מערכות מידע לתכנון משאבים וניהול ארגוני: מערכות ERP

9.1. ERP וניהול הזדמנויות עסקיות

בתחילת שנות ה-90. חברת האנליטיקה גרטנר גרופ הציגה קונספט חדש. מערכות Class MRP II באינטגרציה עם מודול התכנון הפיננסי (Finance Requirements Planning - FRP) נקראות מערכות תכנון משאבים ארגוניים (Enterprise Resource Planning - ERP). לפעמים נתקלים גם במונח "תכנון משאבים ארגוניים".

מערכות ERP מבוססות על העיקרון של יצירת מחסן נתונים (מאגר) אחד המכיל את כל המידע העסקי הארגוני: תכנון, פיננסי, ייצור, נתוני כוח אדם וכו'. הימצאותו של מאגר תאגידי יחיד מונעת את הצורך בהעברת נתונים ממערכת אחת למערכת. אחר (לדוגמה, ממערכת הייצור לכספים או כוח אדם). מערכת כזו גם מספקת גישה בו-זמנית למידע של כל מספר עובדים של המיזם עם הסמכות המתאימה. מטרת מערכות ה-ERP היא לא רק לשפר את ניהול פעילות הייצור של הארגון, אלא גם להפחית את העלויות והמאמצים לתמיכה בזרימות המידע הפנימיות שלו.

ישנן הגדרות רבות למערכות ERP. אחד הנפוצים שבהם הוא הבא:

מערכת ERP היא סט של יישומים משולבים המאפשרים לך ליצור סביבת מידע משולבת (IIS) כדי להפוך את התכנון, החשבונאות, הבקרה והניתוח של כל הפעולות העסקיות העיקריות של הארגון לאוטומטיות. מערכות ERP הן הבסיס של IIS של ארגון.

כפי שהוגדר במקור על ידי האגודה האמריקאית לניהול תעשייתי ומלאי (APICS): "ERP היא שיטה לתכנון ובקרה יעילים של כל המשאבים הדרושים כדי לקבל, לבצע, לשלוח ולהתייחס להזמנות של לקוחות בחברת ייצור, הפצה או שירות. ."

במהדורה האחרונה של APICS: "ERP היא גישה לארגון, הגדרה וסטנדרטיזציה של התהליכים העסקיים הנדרשים לארגון, כך שהארגון יוכל להשתמש בידע פנימי כדי לחפש יתרון חיצוני".

ככלל, מערכות ERP בנויות על בסיס מודולרי, ובמידה זו או אחרת מכסות את כל תהליכי המפתח של החברה (איור 9.1). כלי התוכנה המשמשים במערכות ERP מאפשרים תכנון ייצור, מודלים של זרימת ההזמנות והערכת אפשרות הטמעתן בשירותים ובחטיבות הארגון, תוך קישור בינה לבין מכירות.

בשנת 1990 הוצעה נוסחת ה-IP הבאה המבוססת על תכנון משאבים ארגוניים: שבו לא רק חומרים וזמן של מרכזי עבודה כפופים לתכנון, אלא גם משאבים פיננסיים FRP, DRP - ניהול משאבי הפצה.

אורז. 9.1.

הפונקציות העיקריות של מערכות ERP:

• תחזוקה של מפרטים עיצוביים ומפרטים טכנולוגיים הקובעים את הרכב המוצרים המיוצרים, כמו גם משאבים ופעולות חומריות הדרושים לייצורו;
• גיבוש תוכניות מכירה וייצור;
• תכנון הצרכים של חומרים ורכיבים, תנאים והיקפי משלוחים למילוי תוכנית הייצור;
• ניהול מלאי ורכש: שמירה על חוזים, ביצוע רכישות מרוכזות, הבטחת חשבונאות ואופטימיזציה של מלאי המחסנים והסדנאות;
• תכנון יכולות ייצור מתכנון מוגדל ועד לשימוש במכונות וציוד בודדים;
• ניהול פיננסי תפעולי, כולל ניסוח תכנית פיננסיתומעקב אחר יישומו, חשבונאות פיננסית וניהולית;
• ניהול פרויקטים, לרבות תכנון השלבים והמשאבים הנדרשים לביצועם.

מאוחר יותר, החלו מערכות ERP לכלול מודול נוסף APS (Advanced Planning and Scheduling) - טכניקת תכנון המשתמשת בשיטות אופטימיזציה מתמטיות בתזמון, מאחר שאלגוריתמים רגילים הופכים לבלתי ניתנים להפעלה כדי לפתור אפילו בעיות תכנון בדידות פשוטות לכאורה עבור רשת הפצה מבוזרת. גודל גדול של הנתונים המעובדים.

בסוף שנות ה-90. במאה ה-20 פותחה גם המתודולוגיה "Customer Synchronized Resource Planning (CSRP)", המכסה את האינטראקציה של המיזם עם הלקוחות: הוצאת הזמנת עבודה, תנאי הפנייה, תמיכת לקוחות, תכנון משאבים בהתאם לנפח ולהרכב של הזמנות לקוחות. אם תקני ה-MRP/MRPII/ERP מתמקדים בניהול מלאי וקיבולת, תכנון, ייצור ומכירה של המוצר, אזי תקן CSRP כולל את המחזור המלא של מחזור חיי המוצר - החל מהתכנון שלו תוך התחשבות בדרישות הלקוח ועד אחריות ו שירות שלאחר מכירה.

סוג חדש זה של CIS החל בכמה מקורות להיקרא מערכת ERP II, שבסיסה הוא ניהול האינטראקציה של החברה עם הסביבה החיצונית. במידת האפשר, תהליכים פנימיים וסודיים הופכים חיצוניים ופתוחים. סודיות יתר של המידע הארגוני, שסיבך את הפעילות, נעלמת. את מקומה מחליפה מדיניות מוסדרת ברורה בתחום אבטחת המידע ואבטחת מערכות המידע עצמן.

השילוב של מערכת ERP עם טכנולוגיות OLAP, כרטיס מידע מאוזן (Balanced Score Card) ומערכת ניהול עלויות פונקציונלית הביאו להופעתם ופיתוחן של מערכות BPM (Business Performance Management) - ניהול ביצועים עסקיים, המאפשרות קישור בין התפעוליות. תוצאות של מיזם עם האפקטיביות של חברת המשימה [יו. Amiridi, Intersoft Lab, http://www.iso.ru/cgi-bin/main]. אילו משימות פותרות מערכות BPM ואיזה מקום הן תופסות בין שאר מוצרי התוכנה לאוטומציה של תהליכים עסקיים?

כדי לענות על שאלה זו, נשתמש בחומרי הדוח "ניסיון מוצלח בניהול ביצועים עסקיים: אסטרטגיות עסקיות וטכניות" ("שיטות עבודה מומלצות בניהול ביצועים עסקיים: אסטרטגיות עסקיות וטכניות") של המכון הבינלאומי למחסני מידע (DWI) 2004. דוח זה ממקם מערכות BPM על ידי ניתוח תכנית כלליתפיתוח תוכנה לאוטומציה של תהליכים עסקיים בעשרים השנים האחרונות (איור 9.2).

אורז. 9.2.

ראשית, הופיעו מערכות לאוטומציה של תהליכים פנימיים (בק-אופיס), בעיקר ייצור (ניהול מלאי ואוטומציה של ניהול קו ייצור) והנהלת חשבונות. ואז הגיע תורם של תהליכי ההתקשרות עם הסביבה החיצונית (תהליכי פרונט אופיס): אספקה, מכירות, שירותים, שיווק. בסוף המאה העשרים, ארגונים עברו לבצע אוטומציה של תהליכים צולבים המשפיעים על עבודתן של מספר מחלקות, הטמעת טכנולוגיות לניהול קשרי לקוחות (Customer Relationship Management - CRM), וטכנולוגיות ניהול שרשרת אספקה ​​(Supply Chain Management - SCM) . ולבסוף, החלק העליון של הפירמידה, שעברה אוטומטית ממש לאחרונה, הוא ממשל תאגידי. כדי לפתור בעיה זו, נבדלת מחלקה מיוחדת של תוכנות בעולם - BPM-systems.

העלייה ברמות הפירמידה משקפת מעבר הדרגתי מאוטומציה של תהליכים עסקיים תפעוליים לאוטומציה של אסטרטגיות ניהול עסקיות. תהליכים ברמות גבוהות יותר של הפירמידה תהליכי בקרה ברמות נמוכות יותר. לפיכך, מערכות BPM נועדו להפוך את התכנון האסטרטגי של הפיתוח העסקי לאוטומטי ובמקביל לתמוך בניהול תהליכים עסקיים טקטי (או תפעולי) ברמות שונות. המשימה של BPM-systems היא לסייע ביישום יעדים עסקיים אסטרטגיים בתנאים אמיתיים. לשם כך עליהם לספק למשתמש את המידע הנכון בזמן הנכון על מנת לשפר את יעילות הניהול התפעולי.

הארכיטקטורה הפונקציונלית של מערכת BPM קלאסית מורכבת משלושה מרכיבים. החלק הראשון הוא מחסן הנתונים. זהו הבסיס למערכת BPM. הוא מאחד מידע תפעולי ממודולים אוטומטיים שונים של המשרד הראשי וסניפי הארגון, מחברות בנות וחברות שותפות. המרכיב השני הוא סט כלים לתמיכה בטכנולוגיות ניהול ארגוני: תכנון פיננסי, חשבונאות ניהולית, חיזוי, ניהול תהליכי ייצור ועזר ועוד. המרכיב השלישי של BPM הוא כלים אנליטיים של OLAP לעבודה תפעולית עם נתונים עסקיים שנצברים ב-BPM. המחסן.

לפיכך, מערכות BPM לא יכולות להיקרא משהו חדש ביסודו. הם משלבים טכנולוגיות ניהול ידועות ופתרונות תוכנה שהיו בעבר בשימוש מקומי ופתרו את הבעיות של מחלקות ומשתמשים בודדים. מה אם כן היתרונות והחידושים של גישת BPM? אבל העובדה היא שמערכת BPM נועדה לתמוך במחזור המלא של ניהול החברה.

המשמעות היא שכלי BPM מחוברים זה לזה ומבטיחים ביצוע של ארבעה שלבים עיקריים של ניהול ביצועים עסקיים:

פיתוח אסטרטגיה. מטרת השלב הראשון היא לזהות מדדי יעד עסקיים (מדדי ביצועים מרכזיים) ולתכנן את הערכים הכמותיים של המדדים שלהם (Key Performance Indicators - KPI). תכנון אסטרטגי מסתמך על אחת מהמתודולוגיות BPM הידועות בשם Balanced Scorecard (BSC).

תכנון טקטי. בשלב השני מפותחות תוכניות טקטיות להשגת היעדים האסטרטגיים שנקבעו. מדדי KPI הופכים לאמות מידה לפיתוח תוכניות טקטיות (מבצעיות). הכלי העיקרי לתכנון תפעולי הוא תקצוב של היבטים שונים של המיזם.

מעקב ובקרה על הביצוע. השלב השלישי במחזור הממשל התאגידי הוא מעקב ובקרה על ביצוע תוכניות תקציביות וייצור. ערכים בפועל עבור פריטי ניהול וחשבונאות פיננסית מחושבים על סמך הנתונים העיקריים שנאספים במחסן. כדי להשוות את מדדי התקציב וה-KPI המתוכננים והמושגים, נעשה שימוש בכלים של ניתוח "תוכנית-עובדה" המבוססים על הטכנולוגיה של ניתוח נתונים רב מימדי OLAP.

ניתוח ורגולציה. בשלב הסופי מותאמות תוכניות אסטרטגיות בהתאם לתנאי הפעילות בפועל של המיזם. לתכנון שינויים, נעשה שימוש בכלים לחיזוי ומידול תרחישים שונים להתפתחות המצב. כתוצאה מכך, מעגל הממשל התאגידי – בין האסטרטגיה שנבחרה ליישומה המעשי – נסגר.

מערכות ERP מתמקדות באוטומציה של תהליכי ניהול, תמיכה בתהליכים עסקיים והפחתת עלויות תפעול, אך אינן מסוגלות לספק גישה מקיפה, קלה ומהירה למידע הניהולי הדרוש. בנוסף, התברר שלא כל המידע הדרוש הן להנהלה הבכירה והן למנהלים ומומחים בתחום זמין במערכת ה-ERP. מצב זה מחמיר בשל העובדה שחברות משתמשות לרוב לא אחת, אלא בכמה מערכות ERP שעברו בירושה כתוצאה ממיזוגים ורכישות.

לעומת זאת, מערכות BPM מספקות גישה הוליסטית, מוכוונת תהליכים לקבלת החלטות ניהולית שמטרתה לשפר את יכולתה של החברה להעריך באופן ריאלי את מצבה הנוכחי ולנהל את האפקטיביות של פעילותה בכל הרמות, על ידי חיבור בין בעלי תהליכים, מנהלים, צוות וצדדים נגדיים חיצוניים במסגרת סביבת ניהול משולבת משותפת.

שימו לב שבמובן זה ניתן להשתמש במונח "BPM-system" בשתי משמעויות: כמושג ניהול (כלומר, גישה מסוימת לקבלת החלטות ניהוליות ויישום מעשי שלהן) וכמערכת מידע (מערכת של כלי תוכנה אשר לתמוך באידיאולוגיה של BPM ולספק אותה יישום מעשי). עם זאת, אין זה אומר שמערכת ה-BPM "מבטלת" או "מחליפה" את ה-ERP. איור 9.3 מציג אינטראקציה אפשרית בין מערכות ERP ו-BPM.

מהדיאגרמה לעיל ניתן לראות שתפקיד חשוב בהפיכת נתונים מ-ERP למערכת BPM הוא מה שנקרא מודולי Data Maps - כלים לאיחוד נתונים המתקבלים ממקורות שונים והתאמותם עם ספרי עיון נפוצים ( תהליך המרת נתונים). כלים אלו משמשים גם למשוב, למשל, להעברת תוצאות של תכנון אסטרטגי או תפעולי למערכת ה-ERP, לצורך גיבוש לאחר מכן של תוכניות מפורטות יותר.

כמו כן, נציין כי לא רק תתי מערכות ERP, אלא גם מערכות טרנזקציות של מערכות אחרות פועלות כמקורות לנתונים פיננסיים ולא פיננסיים עבור מערכת BPM:

• ניהול קשרי לקוחות (ניהול קשרי לקוחות - CRM);
• ניהול שרשרת אספקה ​​(Supply Chain Management - SCM);
• ניהול נכסים (ניהול נכסים - AM);
• ניהול כוח אדם (ניהול משאבי אנוש - HRM);
• מקורות אחרים - מסדי נתונים, גיליונות אלקטרוניים וכו'.

כך, עם הפתרון נוצרת תשתית אינטגרלית לתמיכה בניהול ארגוני אסטרטגי וטקטי עקבי המבוסס על מודל נתונים יחיד. זהו ההבדל המהותי בין גישה משולבת המבוססת על מערכות אוטומציה לניהול ארגוני לבין פתרון מבודד של משימות ניהול בודדות.

9.2. הרכב מערכת ה-ERP

מערכות ERP נועדו לנהל את כל הפעילויות הפיננסיות והכלכליות של הארגון. הם משמשים לספק להנהלת המיזם באופן מיידי את המידע הדרוש לקבלת החלטות ניהוליות, וכן ליצירת תשתית לחילופי נתונים אלקטרוניים בין המיזם לספקים וצרכנים. מערכת ERP מאפשרת לך להשתמש בתוכנה משולבת אחת במקום בכמה תוכניות שונות. מערכת אחת יכולה לנהל עיבוד, לוגיסטיקה, הפצה, מלאי, משלוח, חשבונית וחשבונאות.

מערכת בקרת גישה למידע המיושמת במערכות ERP נועדה (בשילוב עם אמצעי אבטחת מידע ארגוניים אחרים) לנטרל הן איומים חיצוניים (לדוגמה, ריגול תעשייתי) והן איומים פנימיים (לדוגמה, גניבת מידע). מיושמות בשילוב עם מערכות בקרת איכות ותמיכה בקשרי לקוחות, מערכות ERP מכוונות למקסום את סיפוק הצרכים של חברות בכלים לניהול עסקי.

הבלוקים הפונקציונליים העיקריים של מערכת ERP מוקלדת מוצגים להלן.

ניהול ביקושים. הבלוק נועד לחזות ביקוש עתידי למוצרים, לקבוע את היקף ההזמנות שניתן להציע ללקוח בנקודת זמן מסוימת, לקבוע את הביקוש של המפיצים, הביקוש בתוך הארגון וכו'.

תכנון מכירה וייצור. התוצאה של פעולת הבלוק היא פיתוח תכנית לייצור סוגי המוצרים העיקריים.

תכנון קיבולת מתקדם. משמש לציון תוכניות ייצור ולקביעת מידת היתכנותן.

תוכנית הייצור הראשית (לוח זמנים לייצור). המוצרים נקבעים ביחידות סופיות (מוצרים) עם עיתוי ייצור וכמות.

תכנון דרישות החומר. נקבעים סוגי משאבי החומר (מכלולים מוכנים, יחידות מוגמרות, מוצרים קנויים, חומרי גלם, מוצרים מוגמרים למחצה וכו') והתזמון הספציפי של אספקתם למימוש התוכנית.

מפרט מוצר. קובע את הרכב המוצר הסופי, משאבי החומרים הדרושים לייצורו וכו'. למעשה, המפרט מהווה את המקשר בין תכנית הייצור הראשית לתכנית דרישות החומר.

תכנון דרישות קיבולת. בשלב זה של התכנון, יכולות הייצור נקבעות ביתר פירוט מאשר ברמות הקודמות.

מרכזי ניתוב/עבודה. בעזרת בלוק זה מצוינים הן יכולות הייצור ברמות השונות והן המסלולים לפיהם מיוצרים מוצרים.

בדיקה והתאמת תכניות סדנאות ליכולות.

ניהול רכש, מלאי, מכירות.

ניהול פיננסי (אחזקת הפנקס הכללי, הסדרים עם חייבים ונושים, הנהלת חשבונות רכוש קבוע, ניהול מזומנים, תכנון פעילות פיננסית ועוד).

ניהול עלויות (החשבון על כל העלויות של הארגון ותמחיר של מוצרים או שירותים מוגמרים).

ניהול פרויקטים/תוכניות.

ניהול כוח אדם.

בנוסף, עבור מערכות ERP, למעשה חובה לקבל אפשרות לחילופי נתונים אלקטרוניים עם אפליקציות אחרות, כמו גם מודלים של מספר מצבים הקשורים בעיקר לתכנון וחיזוי.

בהתאם לדרישות המודרניות, מערכת ERP צריכה, בנוסף לליבה המיישמת את תקן MRPII (או המקבילה שלו לייצור רציף), לכלול את המודולים הבאים:

• ניהול שרשרת אספקה ​​(Distribution Resource Planning - DRP);
• תכנון ותזמון ייצור מתקדם (Advanced Planning and Scheduling - APS);
• ניהול קשרי לקוחות (Customer Relation Management - CRM, שנקרא בעבר מודול אוטומציה של מכירות - Sales Force Automation);
• מסחר אלקטרוני (מסחר אלקטרוני - האיחוד האירופי);
• ניהול נתוני מוצר (Product Data Management - PDM);
• תוספות של Business Intelligence, כולל פתרונות המבוססים על טכנולוגיות OLAP (On-Line Analytical Processing) ו-DSS (Decision Support Systems);
• מודול עצמאי האחראי על תצורת המערכת (Standalone Configuration Engine - SCE);
• תכנון משאבים סופי (מפורט) FRP (Finite Resource Planning).

אורז. 9.6.

אם אין כמעט בעיות עם רכישת מערכת קטנה, ככלל, "ארגז", אז עם מערכות בינוניות, ויותר מכך, עם מערכות גדולות, הכל הרבה יותר מסובך.

טבלה 9.1. יחס הערכות עלות יישום

	מערכות מקומיות	מערכות משולבות קטנות	מערכות משולבות בינוניות	מערכות משולבות גדולות
יישום	גרסה פשוטה, בארגז	שלב אחר שלב או גרסה בקופסה. יותר מ-4 חודשים	רק צעד אחר צעד. יותר מ 6-9 חודשים	צעד אחר צעד, מורכב. יותר מ-9-12 חודשים.
שלמות פונקציונלית	מערכות הנהלת חשבונות (לפי הנחיות)	הנהלת חשבונות וניהול פיננסי מקיף	ניהול משולב: הנהלת חשבונות, ניהול, ייצור
יחס עלות רישיון/יישום/ציוד	1/0,5/2	1/1/1	1/2/1	1/1-5/1
מחיר משוער	5-50 אלף דולר.	50-300 אלף דולר.	200-500 אלף דולר.	500 אלף - יותר ממיליון דולר.

לא ניתן לקנות, למסור, להפעיל ולהשתמש במערכת ERP גדולה כל כך בקלות. על המיזם להיערך היטב ליישום מערכת כזו. הכנסת מערכת ERP דומה לפעולה כירורגית מורכבת - גם פה וגם שם צריך לחתוך אותה "בדיוק", ופה ושם הרבה תלוי בהכנה קפדנית, בכישורים של אנשי מקצוע ומשהו - ב מַזָל!

הבחירה במערכת ERP ספציפית להטמעה היא תהליך מורכב ורב קריטריונים מהסיבות העיקריות הבאות:

• העלות הגבוהה של המוצר הנרכש (עד כמה מיליוני דולרים);
• מגוון רחב של מערכות ERP מוצעות;
• משך תקופת ההכשרה למומחים במוצר המוצג;
• מחזור טרום מכירה (ממספר חודשים עד מספר שנים);
• מחזור ההטמעה עצמו (מחזור ההטמעה של מערכת ERP, אפילו באתר ייצור אחד של ארגון, יכול להימשך עד מספר שנים).

כאשר בוחרים מערכת ERP, צריך להבין שאוטומציה לשם אוטומציה אינה הגיונית. צריך להיות ברור שמערכת ה-ERP הטובה בעולם לא תוכל לפתור את כל הבעיות של הארגון.

כל מערכת ERP היא קודם כל כלי לשיפור היעילות והאיכות של ניהול הארגון, קבלת החלטות אסטרטגיות וטקטיות נכונות על בסיס עיבוד אוטומטי של מידע רלוונטי ואמין. יחד עם זאת, מערכת ERP היא לא רק ערכת כלים לעסקים, אלא גם טכנולוגיה לעשות זאת.

הנהלת המיזם צריכה להתעניין בעיקר בבחירת מערכת ה-ERP הנכונה. פרויקט הטמעת מערכת ERP צריך להיחשב על ידי הנהלת החברה כהשקעה אסטרטגית.

מטבע הדברים, כל ארגון יעדיף ליישם עבורו מערכת ERP מוכחת, אמינה ובמחיר סביר. השאלה היא איזו מערכת הגיוני להציג - מערבית או ביתית? וכאן אי אפשר לתת תשובה חד משמעית.

נכון לעכשיו, מערכות רוסיות מפגינות דינמיקת פיתוח טובה, עם זאת, מערכות מערביות עדיין עשירות יותר בפונקציונליות. מאפיין של מערכות מערביות הוא גם שהן פותחו (ושוכללו) במשך כמה עשורים בהתאם לעקרונות הגלובליים של התנהלות עסקית יעילה (ללא העלמת מס, הנהלת חשבונות כפולה וכו'). כלומר, המודל העסקי המכונה "נכון" ("מתורבת") מיושם הרבה יותר טוב במערכות מערביות. יתרון זה הוא במקביל החיסרון שלהם (ביחס לתנאים הרוסיים), שכן מערכות ERP מערביות פחות מותאמות לעבודה עם מודלים עסקיים מורכבים, לא אינטגרליים ולא הגיוניים שכיום קיימא יותר ברוסיה. החיסרון של מערכות מערביות הוא גם העלות הגבוהה שלהן, למרות שחלק ממערכות התוכנה הרוסיות כבר מדביקות את מערכות ה-ERP המערביות מבחינת עלות.

אם ארגון מחליט ליישם תוכנה רוסית לניהול ארגונים, אז במקרה זה לא ניתן לומר עד כמה המערכת "טובה" או "רעה" - בכל מקרה יש לשקול מוצר תוכנה ספציפי ותנאים ספציפיים לרכישה והטמעה.

העיקר בבחירת מערכת ERP הוא לקבוע אילו יתרונות חדשים ירוויח הארגון מהטמעתה. יש צורך להבין בפירוט מה מערכת ERP יכולה לספק לעסק, אילו מטרות היא תאפשר לממש ואיזו השפעה יכולה להיות לה על הרווחיות של מיזם ועל עלות מוצריו. יחד עם זאת, תמיד יש לקחת בחשבון שעלות האספקה, ההטמעה והתחזוקה של מערכת ERP לא יכולה להיות יקרה יותר מעלות כל העסק של המיזם!

ראשית, על הנהלת הארגון להבין מדוע הארגון זקוק למערכת ERP. עוד לפני היישום, לכל מערכת חייבות להיות יעדים ברורים ומדידים שנקבעו במה שנקרא "SMART-system": המטרות חייבות להיות ספציפיות (ספציפיות), ניתנות למדידה (מדידות), מוסכמות (מותאמת), רלוונטיות (רלוונטיות) ובעלות זמן מסוים. של ביצוע (Time of Execution). רצוי שהתשובה לשאלה זו תהיה פורמלית ותוצג ויזואלית באיורים ובדיאגרמות (כמות החיסכון, מחזור סחורות גבוה יותר, זמן עבודה מופחת מול ספקים ולקוחות וכו'). הדרישות העיקריות למערכת ה-ERP חייבות להיות מנוסחות ומאושרות על ידי הנהלת המיזם:

• אילו מטרות של פעילות כלכלית ומשימות של העסק בכללותו יאפשרו ליישם את המערכת הנרכשת והמיושמה;
• אילו תחומים פונקציונליים וסוגי ייצור עליו לכסות;
• אילו תהליכים צריכים להיות אוטומטיים;
• אילו דוחות להכין;
• באילו פלטפורמות תוכנה וחומרה להשתמש.

חשוב מאוד להגדיר בצורה ברורה את הצרכים הנוכחיים והעתידיים של המיזם או הארגון. יש להבין היטב מה מניע עסק, אילו גורמים קריטיים להצלחה ומה נחוץ להתפתחות החברה. יש לגבש את הדרישות בצורה של מסמך מיוחד (Vision Scope), המגדיר ומתעדף את כל המאפיינים הרצויים של מערכת ה-ERP.

חשוב לא פחות להעריך נכון את התשתית הטכנולוגית הקיימת של הארגון. אם, על מנת להטמיע מערכת ERP, ארגון יצטרך תחילה להוציא כספים משמעותיים (בהשוואה לעלות המערכת המיושמת) כדי לשדרג את הרשתות המקומיות או הגלובליות שלו, ייתכן שאופציה זו לא תהיה רווחית. באופן כללי, מערכת ה-ERP המיושמת צריכה להתאים לרמה הפיננסית והטכנולוגית הקיימת של הארגון.

כמו כן, יש להבין כי ההשפעה הגדולה ביותר מושגת ביישום המשולב של מערכת ה-ERP. אין טעם להוציא סכומי כסף אדירים על מערכת שלא תנוצל במלואה, או מערכת שתצטרך לשדרג כל הזמן.

נקודה חשובה ביותר היא הבחירה הנכונה של המפתח (או המפתח-מיישם, כפי שקורה לעתים קרובות ברוסיה) של מערכת ה-ERP, שאמור לא רק לספק את התוכנה שלה לחברת הלקוח, אלא להפוך לשותף שלה לטווח ארוך, מתן תמיכה ופיתוח נוסף של המערכת.

על מפעל הלקוח להיות בטוח באיכות הגבוהה ובעמידה בזמנים של שדרוגים עתידיים של מערכת ה-ERP המותקנת (כאשר יופיעו גרסאות חדשות), בפתרון כל הבעיות הקשורות לגמישות ולמדרגיות שלה. אם הטמעת מערכת ERP חברת ייעוץ, אז חשוב לא פחות להבין את הקשר בינו לבין מפתח מערכת ה-ERP. בכל מקרה, כדאי מאוד לארגן מכרז בין ספקי מערכות ERP. ארגון המכרז יוזיל משמעותית את מחיר המסירה הראשוני ויבין טוב יותר את האפשרויות - הן של המערכות המוצעות והן של המפתחים שלהן.

לא רק סט תוכנות עם תיעוד קונים (שרובן נוצרות על בסיס כלים סטנדרטיים ומבוססות על פלטפורמות נפוצות) - העבודה והניסיון של הצוות המורכב של חברת מפתחי מערכות ה-ERP, הנושא סוגים שונים של אחריות (ממשפטית ועד מוסרית) לאיכות ויעילות התוכנה והמערכות הטכנולוגיות המותקנות ומתוחזקות.

הטמעת מערכת ERP צריכה להתבצע על ידי המשרד המיישם (או, במקרים מסוימים, חברת הפיתוח) בקשר הדוק עם מחלקת ה-IT והמחלקות המתעניינים הרלוונטיות בארגון. לאחר הטמעת מערכת ה-ERP ניתן להפקיד סוגים מסוימים של עבודות בשדרוג המערכת בידי יועצים חיצוניים מהמפתח (משרד הייעוץ), ולתמוך בה הכוללת למחלקת ה-IT.

במקרים מסוימים, ארגונים מסתמכים על מערכות שפותחו על ידי מחלקות ה-IT שלהם. הפרקטיקה מלמדת שהתמקדות במערכות "נכתבות בעצמה" מאפשרת לקבל את ה-IS המתאים ביותר לעסק של החברה, אך בסופו של דבר הופכת את החברה לתלויה במפתחים שלה.

נדיר שמוצר תוכנה כזה שפותח בעצמו נשאר בר-קיימא מספיק זמן. בדרך כלל אין עליו תיעוד מלא ועדכני תואם. לא ניתן לומר שהוא נבדק באופן מקצועי בשלבי הפיתוח וההפעלה ומלווה בצורה מהימנה (דוגמה לכך היא, למשל, מפעל הממתקים Krupskaya בסנט פטרסבורג, שנאלץ לעבור בחיפזון ממערכות עתיקות ל- מוצר תוכנת פארוס עקב עזיבת המתכנתים המובילים שלה). מיזם גדול יכול להרשות לעצמו להשקיע בפיתוח של CIS משלו (לצורך הספציפי שלו) רק אם מתקיימים התנאים הבסיסיים הבאים:

• אין בשוק מוצר תוכנה מוכן המספק את הארגון מבחינת פונקציונליות, עלות ותנאי תחזוקה;
• לארגון יש מחלקת IT חזקה עם אנליסטים מנוסים, מנהלי פרויקטים ומתכנתים;
• יש הצהרה מלאה ומוסמכת על הבעיה;
• קיימת אפשרות טכנית לדמות את עבודת התוכנה שנוצרה במהלך פעולת ניסיון;
• ישנה אפשרות לתחזוקה אמיתית של המערכת שנוצרה בפני עצמה;
• אפשרות לשכפל את התוכנה שפותחה עבור חברות בנות (תעשייתיות).

עקרונות בסיסיים לבחירת מערכת ERP

בבחירת מערכת ERP יש לשים לב במיוחד לנקודות העיקריות הבאות.

תדמית החברה המפתחת, זמן עבודתה בשוק, המוניטין של המערכת עצמה וסך ההטמעות המוצלחות. עם זאת, מוצקות החברה אינה גורם הבחירה העיקרי. עולים חדשים רבים לשוק (אלה שאין להם מחזור שנתי של מיליונים ואלפי לקוחות) מציעים פתרונות מענייניםמבוסס על טכנולוגיה מודרנית ובמחיר סביר מאוד. מספר רב של יישומים עשוי להיות גם הכשרון של השיווק, ולא האיכות האמיתית של המערכת. ישנם לפחות כמה מקרים שבהם ארגונים שינו את מערכות ה-ERP שלהם מספר פעמים, שיש להם מותגים ידועים בשוק הרוסי (גם מערבי וגם רוסי). הסיבה העיקרית להחלפת מערכות אלו הייתה היעדר פונקציונליות של המערכות, מהירות נמוכה, מדרגיות נמוכה, איכות תמיכה ירודה כאשר יש צורך לשפר את המערכות וכו'.

מספר יישומים מוצלחים ברוסיה. קודם כל, אנחנו מתכוונים למימושים מורכבים. כמו כן, חשוב לדעת האם יש הטמעות במפעלי תעשייה קשורים, והאם נדרשה סיוע של יועצים חיצוניים. כמו כן, יש צורך לראות כיצד המערכת באמת עובדת לפחות באתר אחד או שניים ולדבר עם מנהלי IT ומשתמשים רגילים בה (אף חומרי שיווק או אפילו מאמרים בפרסומים מיוחדים לא יעזרו לקבל תמונה מלאה פחות או יותר של האמת יכולות המערכת - במקרים מסוימים הן אפילו מזיקות, שכן פרסומי פרסום עלולים ליצור מושג לא מספק של מערכת ה-ERP ממנהל לא מוכן!).

עם זאת, עליך לזכור תמיד שכל מערכת ERP (אפילו עשירה ביותר מבחינה פונקציונלית) מותאמת לצרכים של מיזם מסוים (ופשוט אין ארגונים תאומים אפילו בתוך אותה תעשייה). במקרה זה, חשוב להבין האם מפתח החברה מסוגל "לסיים" את המערכת שסופקה עבור הפונקציונליות הנדרשת על ידי מפעל הלקוח תוך זמן סביר. יש לזכור שבמקרים מסוימים עלות גימור המערכת והתחזוקה שלה לאחר מכן עשויה לעלות על עלות הבסיס.

גמישות ופתיחות. זה אחד מ גורמים קריטייםבחירת מערכת ERP. בהתאם לניסיון העולמי, תקופת ההטמעה הפונקציונלית במלואה של מערכת ERP אורכת לרוב לפחות 3 שנים, והיא אמורה לעבוד במלואה לפחות 10 שנים. במהלך תקופה זו השתנה המיזם באופן משמעותי (מוצריו, מבנה ארגוני, מערכת ניהול, תהליכים עסקיים, תפקידים וסמכויות פקידים וכו').

מערכת המידע והאנליטית, שהיא הבסיס לניהול הארגון, חייבת להשתנות יחד עם הייצור. זה אמור לאפשר לך לשנות בקלות תחנות עבודה אוטומטיות (AWS) ותפריטים, להפיק דוחות ותעודות, לבצע בחירות שרירותיות של מידע במצגת נוחה, לשנות את טכנולוגיית התמיכה בתהליכים עסקיים ותבניות טפסי דיווח לפי הגדרות פרמטריות. המערכת צריכה להיות מוגדרת בקלות ומשולבת בתוך IIS של ארגון עם תוכנות אחרות (לדוגמה, עם תוכנות שכר ארגוניות או ניהול כוח אדם, תוכנות לניהול מסמכים, מערכות CAD/CAM/CAE, מערכות PDM וכו'). נקודה חשובה במקרה זה היא שכל השיפורים הנדרשים במערכת צריכים להיעשות על ידי החברה המפתחת, האחראית המשפטית כלפי המיזם על איכות עבודתו.

טרמינולוגיה. כאשר מנתחים את המערכת המערבית, יש צורך לנתח היטב את הטרמינולוגיה שלה ואת איכות הרוסיפיקציה. התיעוד צריך להיות שלם ומובן, והטרמינולוגיה צריכה להיות מוכרת. בתורו, התיעוד הנלווה למערכת הרוסית צריך להיות גם מלא ומובן.

איכות לוקליזציה מערבית של מערכת. לכלכלה הרוסית יש פרטים משלה (משפטי, חשבונאי, מס וכו'). בתכנון ובהכנה טכנולוגית של ייצור ברוסיה, הסטנדרטים של ESKD, ESTD ו-ESPD (מערכת מאוחדת לעיצוב, טכנולוגי ותיעוד תוכניות) מאומצים באופן אוניברסלי. במפעלים מערביים אומץ ארגון ייצור סגור נושא, בעוד שברוסיה התמחות טכנולוגית נפוצה יותר. במערב, זה לא מבנה ניהול חנות, אבל ברוסיה זה מבנה חנות. המערכת צריכה גם לקחת בחשבון מציאות רוסית כמו רשתות אשראי, תשלום מראש, תשלום בצורה לא כספית, אפשרות של מזומן מחוץ לאיזון ("אפור") וכו'.

חברה רוסית העוסקת בלוקליזציה והטמעה של מערכת מערבית (או פיתוח והטמעה של מערכת רוסית). ניסיון העבודה והכישורים של עובדיה, הידע האמיתי שלהם בייצור, גישות ליישום, מספר המצליחים ביצעו פרויקטים, תמיכה אמיתית בשינויים בחקיקה הרוסית במערכת המיושמת והמתוחזקת.

קרבה גיאוגרפית של מפתח החברה או מיישם החברה. קל ונוח יותר ליצור אינטראקציה עם חברה שעובדיה יוכלו להופיע במהירות (תוך מספר שעות) במיזם בו פועלת המערכת שהטמיעו. הקרבה הגיאוגרפית חשובה גם אם יש צורך לשכלל את המערכת, שכן היזם בדרך כלל כולל תמיד הוצאות נסיעה בעלות העדכון (לא לשכוח את העלייה במשך ואי הנוחות של פרויקט השכלול אם היזם רחוק מספיק רָחוֹק).

קבילות מחיר המערכת. יש לזכור כי את כל מחזור ההתקנה של מערכת ERP (רכישה, הטמעה, תחזוקה, פיתוח) יהיה צורך להוציא פי כמה מאשר על רכישת התוכנה עצמה (עם מקדם של 3.0-10.0). יחד עם זאת, ככל שמערכת ה-ERP המיושמת מורכבת ויקרה יותר, כך המקדם יהיה גבוה יותר.

אפשרות לרכישה מודולרית של המערכת. כדי לחסוך כסף, צריך להיות אפשרי לרכוש ולהטמיע מודול מערכת ERP לפי מודול ורק עבור מספר המשרות הנדרש. רכישת סט שלם של מודולי מערכת באופן מיידי היא לא האפשרות הטובה ביותר, שכן כל המודולים יוטמעו רק לאחר מספר שנים, ובמהלך זמן זה חלקם עשויים להתיישנות (כמו המערכת עצמה).

טבלה 9.2. דוגמה לבניית מטריצה ​​"קריטריונים לבחירת IP"

קריטריונים	ביקורתיות	לפי רמת הפירוט	לפי מורכבות ההערכה	לפי חשיבות למשתמשים פוטנציאליים	משקל סופי
פְּתִיחוּת	0,8	0,1	0,2	0,8	1,9
פונקציונליות	0,6	0,3	0,4	1	2,3
סט כלים	0,6	0,2	0,4	0,4	1,6
תיעוד	0,6	0,3	0,4	1	2,3
מהימנות	0,9	0,4	0,3	0,8	2,4
קלות שימוש	0,3	0,2	0,4	0,8	1,6
בסיס לקוחות	0,8	0,5	0,5	0,3	2,1
יישומים מוצלחים	0,9	0,5	0,2	0,3	1,9
תמיכה טכנית	0,7	0,3	0,3	0,9	2,1
מחיר	0,4	0,5	0,5	0,2	1,6

כאשר מחליטים על בחירת מערכת מסוימת, רצוי לבנות באופן עצמאי או בעזרת חברת ייעוץ מטריצת קריטריונים לבחירת IS. דוגמה לבניית מטריצת "קריטריוני בחירת IP" ניתנת בטבלה 9.2.

דרישות טכניות בסיסיות למערכת ERP

מערכת ה-ERP שנבחרה חייבת לעמוד בדרישות הטכניות הכלליות הבאות (לפחות רובן):

1. יכולת אינטגרציה עם מספר רב של מוצרי תוכנה (ברמת אינטגרציה מינימלית - ברמת שורת הפקודה של קוד פתוח או תמיכה בתקן OLE Automation).
2. הבטחת אבטחה בעזרת שיטות שונות של בקרה ובידול של גישה למשאבי מידע. הנוכחות במערכת ה-ERP של הגנת מידע תוכנה וחומרה מאושרת על ידי ה-FAPSI (המאפשרת הצפנת נתונים, תמיכה בחתימה דיגיטלית אלקטרונית ואימות משתמשים על בסיסה). האפקטיביות של כלי הגנת תוכנה ניתנת להגדלה משמעותית גם באמצעות שימוש בכלים חומרה וכלים ביומטריים (מפתחות חומרה, אסימונים, כרטיסים חכמים, התקני זיהוי טביעות אצבע, רשתית, קול, פנים, חתימה דיגיטאלית וכו') השוק הרוסי.
3. מדרגיות לעבודה עם מספר שונה של מקומות לקוח ואפשרות לפיתוח המערכת.
4. העיקרון המודולרי של בניית מערכת מבלוקים פונקציונליים עצמאיים תפעוליים עם הרחבה עקב סטנדרטים פתוחים (API, COM וכו').
5. רצוי להשתמש בארכיטקטורה של שלוש שכבות:<сервер базы данных, сервер приложений, клиент>. הלקוח יכול להיות "עבה", "דק" או "סופר רזה".
6. המערכת חייבת להיות מסוגלת לעבור מפלטפורמה לפלטפורמה. חייבות להיות גרסאות עבור MS Windows, Novell NetWare ו-UNIX (והשיבוטים שלה).
7. ערכת ה-DBMS הנתמכת על ידי מערכת ה-ERP שנבחרה חייבת לכלול בהכרח תוכנות נפוצות ברוסיה (לדוגמה, DB2, Oracle, Sybase, MS SQL Server, Informix וכו').
8. תמיכה בטכנולוגיות עיבוד מידע מבוזרות, טכנולוגיות אינטרנט/אינטרנט עם יכולת עבודה דרך "קליינט דק". פתרון טכני זה מאפשר שימוש באחסון נתונים סטנדרטיים (ספריות מסמכים, מסדי נתונים) מרשתות מקומיות, ארגוניות וגלובליות ללא צורך בעלויות משמעותיות עבור ניהול נוסף ושמירה על שלמות, אמינות ואבטחה של אחסון הנתונים.
9. תמיכה בטכנולוגיות של ארכיב אלקטרוני רב-שכבתי של מידע על מדיות שונות (מערכי דיסקים, CD-ROM, CD-RW, דיסקים וספריות מגנטו-אופטיות, ספריות קלטות וכו').
10. נוכחות של יכולות אנליטיות וכלים מובנים (המאפשרים לך להגדיל באופן עצמאי את הפונקציונליות של מערכת ה-ERP המותקנת).
11. משביע רצון מאפייני ביצועים(קלות ניהול, הכשרה, ארגונומיה של מקומות עבודה, ממשק בשפה הרוסית וכו').

הערכת יעילות היישום

יש להעריך את האפקטיביות של יישום מערכת מידע ארגונית לפי ההחזר על ההשקעה (החזר על עלות ההשקעות). במקרה זה, במקרה הכללי, נלקחים בחשבון האינדיקטורים הבאים.

אורז. 9.7.

עלות בעלות כוללת (TCO), כולל תוכנה, חומרה, עלויות תחזוקה חיצוניות ותפעול, תחזוקה ושכר של מומחים וכוח אדם. על איור. 9.7 מציג מבנה משוער של עלות הבעלות הכוללת.

Meta Group ערכה מחקר מיוחד על עלות הבעלות על מערכת ERP (TCO), שכללה חומרה ותוכנה, וכן עלות השירותים ועלויות כוח אדם. סך הכל כלל את עלות התקנת המערכת ותקופת הטמעה של שנתיים במהלכה המערכת מתוחזקת, מעודכנת או משודרגת ומוטבת. מבין 63 החברות שהשתתפו במחקר (הן ייצגו תעשיות שונות והשתייכו הן לעסקים קטנים ובינוניים והן לעסקים גדולים), ה-TCO הממוצע עמד על 1.5 מיליון דולר (בטווח של 400 אלף עד 3.0 מיליון דולר). קיימות גם הערכות של אנליסטים זרים שיחס העלות-תועלת להטמעת מערכות MRP/ERP הוא בטווח של 0.25-2.0.

זמן יישום (Time to Implement - TTI), בנוסף לכך יש צורך לקחת בחשבון את הזמן שלקח להחזיר את היישום (הזמן הכולל נקרא Time to Benefit - TTB).

החזר על ההשקעה (ROI). לפי מחקר של Meta Group, ה-ROI הממוצע לאחר הטמעת מערכות ERP עמד על 1.6 מיליון דולר בשנה. לשוק הרוסי יש פרטים משלו לחישוב ההחזר על ההשקעה, אך ישנם מספר מקרים שבהם הכספים שהושקעו על אספקה ​​ויישום של תוכנות ניהול ארגוניות השתלמו די מהר. דוגמה אחת כזו היא יישום מערכת החשבונאות הפיננסית והניהולית של אוורסט (שפותחה על ידי חברת סנט פטרסבורג BIT) ב-OAO Vodokanal, סנט פטרסבורג. לאחר כניסתן של כ-100 משרות אוורסט ב-15 סניפים של Vodokanal, על ידי צמצום של לפחות מחצית מהמשרות, ההשקעה השתלמה תוך שנה (לפחות במונחים של חיסכון בשכר).

העלות הכוללת של ארגון להטמעת מערכת ERP (Net Present Value - NPV), הכוללת את עלות התוכנה והחומרה, שירותים, משכורות, עלויות לאחר הטמעה והחזר על ההשקעה.

תכונות של יישום מערכת ה-ERP

בבסיסה, הטמעת מערכת ERP אינה רק התקנה של חבילת תוכנה נרכשת, היא גם מורכבת של צעדים עתירי עבודה הן להנדסה מחדש את התהליכים העסקיים של הארגון ולשכלל את התוכנה המיושמת, והן להכשרת עובדים. של מיזם לעבוד עם המערכת.

יש צורך לדמיין את העלות המשוערת של היישום. לפעמים עדיף לקנות מיד מערכת יקרה ועתירת תכונות מאשר לקנות כמה חבילות תוכנה זולות, שעלות ההתאמה האישית והאינטגרציה שלהן יכולה לעלות על מחירה של מערכת יקרה יותר.

כדאי גם לא לחסוך בשירותים של משרדי יישום, שכן יישום עצמאי ידרוש הרבה יותר זמן ומאמץ. במקרה זה, צוות היישום חייב בהכרח לעמוד בתנאים שלהלן.

• הכן מקרי בקרה ובדיקה של התוכנה המיושמת בהתבסס על הנתונים שסופקו על ידי הלקוח. במקרה זה, אתה יכול להבין עד כמה הפונקציונליות שכבר זמינה במערכת מאפשרת לך להפוך את התהליכים העסקיים העיקריים של הארגון לאוטומטיים ואת הכמות המשוערת של חידוד התוכנה הדרוש.
• ספק תיאור מפורט של פרויקט היישום (עלות, תוכן ותזמון השלבים, תיאור מפורט של התוצאות הצפויות).
• להכשיר מומחים של הארגון לעבוד עם המערכת המיושמת כבר בשלב היישום.
• השתתף בהכנת הראשון לאחר הצגת המאזן של המיזם וטפסי הדיווח הדרושים.

נקודה חשובה מאוד בהכנת הסכם היישום היא ניסוח ברור של תנאיו, במיוחד ביחס למה שהמערכת המיושמת צריכה לעשות. אם החוזה אינו קובע, למשל, שחברת ההטמעה מעבירה נתונים ממערכות ישנות למערכת ה-ERP המותקנת כחלק מהעלות הכוללת של החוזה, אזי אין זה נכון לדרוש ממנה בנוסף לבצע עבודה רחבה ושגרתית זו עבור חינם. יש צורך לערוך בצורה מוכשרת ומלאה את תנאי ההתייחסות לפרויקט הטמעת מערכת ERP.

עובדי המיזם חייבים בהכרח להשתתף בפרויקט ההטמעה (בכל שלביו) על מנת לצבור ניסיון לתחזוקת המערכת לאחר מכן. יחד עם זאת, רמת הכישורים והיכולות של העובדים המעורבים תשפיע ישירות על הצלחת פרויקט היישום כולו. ככל שיחסה של ההנהלה לבחירת כוח אדם לקבוצת ההטמעה רציני יותר, כך תתקבל על ידי המיזם התשואה על היישום. יש להכשיר מומחי ארגונים הנכללים בקבוצת ההטמעה (העלות של מערכות ERP מערביות יכולה להגיע למאות אלפי דולרים).

בעת ארגון פרויקט הטמעה יש צורך להפריד באופן ברור בין התמיכה היועצת להטמעת מערכת ה-ERP לבין ההטמעה הישירה של מערכת ה-ERP. תמיכה בייעוץ יישום מתייחסת להדרכה והתייעצות של עובדי ארגון בנושאים שונים (הקמת מודולים, תכונות השימוש בהם לפתרון בעיות ספציפיות בשלב הבדיקה והיישום וכו').

תמיכה בייעוץ מתבצעת על ידי מומחים-מיישמים. בתורו, יישום ישיר (יצירת בסיס של מידע רגולטורי והתייחסות, מודלים של תהליכי פעילות, ביצוע תפעול נסיון של מערכת ה-ERP והכנסתה לפעולה מסחרית) צריך להתבצע על ידי עובדי הארגון הנכללים בקבוצת היישום.

בתהליך ההטמעה על המיזם לקבל לא רק מערכת ERP מוגדרת ומתפקדת, אלא גם עובדיו בעלי הכשרה מקצועית המסוגלים ללוות אותו באופן עצמאי (נקודה חשובה היא גם תמריצים חומריים ומוסריים נוספים לעובדי המיזם המשתתפים בארגון. פרויקט היישום).

הכנסת מערכת ERP תמיד מלווה בהתאמה מסוימת (אופטימיזציה) הן של המבנה הארגוני של המיזם והן של תהליכי פעילותו. יחד עם זאת, הקריטריון העיקרי לצורך בשינויים צריך להיחשב לכדאיותם מבחינת הבטחת היעילות של תהליך ניהול הארגון בכללותו.

בעיה זו היא העיקרית ומעידה על כך שכל טכנולוגיה מתקדמת תועיל רק אם היא מיושמת ותשתמש בה כראוי. בארגונים רבים שהוציאו סכומי כסף אדירים על רכישה והטמעה של מערכות ERP, השקתן הובילה רק לתוצאות שליליות. יש לומר שלפי אנליסטים זרים, עד 40% מפרויקטי הטמעת מערכות ERP נכשלים. לאחר הטמעה ארוכה, כואבת ויקרה, ארגונים רבים הגיעו בסופו של דבר למסקנה שניתן להגיע כמעט לאותן תוצאות ללא התקנת מערכות ERP (למשל, עקב האופטימיזציה הרגילה של תהליכים עסקיים על בסיס החומרה והתוכנה הקיימות).

הדו"ח של Boston Consulting Group (BCG) חקר את בעיית שביעות הרצון של הארגון מתוצאות הטמעת מערכות ה-ERP שלהם. במחקר ראיינו 100 מנהלי IT שהיו אחראים על הטמעת מערכת ERP בארגונים במהלך 5 השנים האחרונות. על פי אנליסטים של BCG, מערכות ERP חיוניות לארגונים, אולם הצלחת ההטמעה תלויה בשאלה אם הם הצליחו להסתגל בצורה קרובה ככל האפשר לתהליכים העסקיים של הארגון או להיפך, לבנות מחדש תהליכים עסקיים כך שיתאימו לפונקציונליות הסטנדרטית של מערכת ה-ERP.

מתוצאות הסקר עולה כי רק כל חברה שלישית מרוצה מתוצאות הטמעת מערכת ה-ERP כאשר היא מוערכת על פי קריטריונים של תמחור, עלות אפקטיבית, השפעה פיננסית אמיתית והשגת יעדים. לפי BCG, כ-50% ממשתמשי מערכת ה-ERP מעריכים את יישומי הכספים, הייצור והכוח אדם שלהם כמי שאינם עומדים ביעדים שלהם (רק כ-30% מעריכים את הטמעת מערכת ERP כמוצלחת).

מעידות למדי הן תוצאות אחרות של מחקר BCG. יש מעט יישומים מוצלחים יחסית. אין גם הוכחה משכנעת ליתרונות לארגון מהכנסת מערכת ERP. בעוד 60% מהמנהלים מאמינים שהמאמצים שלהם להטמיע מערכות כאלה הביאו יתרונות משמעותיים, 52% מאמינים שהם השיגו את יעדיהם העסקיים, ורק 37% מדווחים על השפעה פיננסית חיובית ניכרת לאחר הטמעת מערכת ERP.

הסקר חשף גם עלייה באי שביעות רצון הלקוחות ממפתחי מערכות ERP. 15% מאמינים שמפתחי ERP אינם מתמקדים ביעדים עסקיים, 33% מאמינים שמפתחי ERP רק תורמים להוצאות מיותרות עבור לקוחותיהם, ו-12% פשוט ביטלו את ההתקשרות עם ספק ה-ERP הראשון שלהם. בנוסף, רבים מהמשיבים סבורים שעלות הטמעת מערכת ERP גבוהה מדי. אחד מכל חמישה שהטמיע מערכת ERP בארגון שלו מאמין שהם יכולים לעשות את אותו הדבר במחיר נמוך יותר (הם גם סבורים שיותר ממחצית מהעלויות היו מיותרות). כל המנהלים שרואיינו רואים במערכות ERP בעלות נמוכה יותר כטובות ביותר.

אורז. 9.9.

כפי שהוכיח הניסיון, העלות הממוצעת של פרויקטים להטמעת מערכות ERP שקיבלו הערכה חיובית היא 7-10 מיליון דולר, והעלות הממוצעת של פרויקט עם הערכה שלילית היא עד 90 מיליון.

על פי מחקר של קבוצת גרטנר, במקרים רבים מערכת שהושמה בהצלחה לא מממשת את תפקידיה במלואם עקב שימוש ותחזוקה לא מספקים. יש לכך סיבות רבות: מוכנות לא מספקת של המיזם, כוח אדם בעל הכשרה לקויה, היעדר מדיניות אבטחה, רשת וציוד חשמלי מיושן וכו' (איור 9.9).

גם איכות הביצוע של פרויקט הטמעת מערכת ERP לא תמיד מספקת את הלקוח. ב-58% מבעלי הערכה חיובית של תוצאות הטמעת מערכת ה-ERP, מיישמי הפרויקט סיימו אותם בזמן ובמסגרת התקציב. תמונה דומה אופיינית ל-33% מהנשאלים עם גישה שלילית לתוצאות הטמעת מערכת ה-ERP.

יש גם נתונים מקבוצת סטנדיש שרק ב-16% מהמקרים ההטמעה הפונקציונלית המלאה של מערכות ERP מסתיימת בזמן ובמסגרת התקציב המתוכנן. בכמעט 30% מהמקרים ההטמעה מופסקת לפני המועד, במקרים אחרים חריגה ממועדי/תקציב הביצוע של פרויקט היישום או מוגבלת הפונקציונליות הניתנת בפרויקט. בהקשר לכל האמור לעיל, ספקי מערכות ERP מעדיפים לדבר על החוויה שלהם בהטמעות "פרודוקטיביות" ולא "מוצלחות".

קושי בשילוב יעיל של מערכות ERP עם יישומי צד שלישי

קודם כל, זה נוגע ליישומים של עסקים אלקטרוניים (e-Business). אם מערכות ERP שנוצרו בעבר נועדו לשלב חלק גדול מהתהליכים העסקיים הפנימיים של הארגון (למשל, ניהול מחסנים, עיבוד הזמנות או ביצוע תשלומים), כעת מספר הולך וגדל של משתמשים רוצים לשלב את המערכת הפנימית שלהם (Back-Office) ) עם מערכת חיצונית (Front-End), באמצעותה מתבצעת אינטראקציה עם לקוחות ושותפים.

הסיבה העיקרית לחוסר שביעות רצון של מנהלים היא חוסר היכולת של מערכות ERP לקיים אינטראקציה מוצלחת עם יישומי מסחר אלקטרוני. עד כמה קשה לקשר בין מערכות ERP ליישומי מסחר אלקטרוני, יעידו גם התוצאות של AMR Research.

מתוך 800 החברות שנסקרו, רק 15% מאפשרים ללקוחותיהם ולשותפיהם לבדוק את סטטוס ההזמנה ישירות באתר האינטרנט, ורק 5% עד 10% מאפשרים להם לבצע עסקאות. לפי הערכות שונות, כיום אין כל כך הרבה חנויות אלקטרוניקה שהשתלבו במלואן עם מערכות עורפיות. בחלק מהחנויות המקוונות, הזמנה שהתקבלה דרך האינטרנט עדיין עוברת תחילה לעובד שמכניס אותה ידנית למערכת ה-ERP.

יכולות אנליטיות מוגבלות של מערכות ERP ותמיכה לא מספקת בתהליכי קבלת החלטות

מערכות ERP טובות בקבלה ואחסון נתונים, אך בכל הנוגע לניתוח ועיבוד מידע, היכולות של מערכות ERP מוגבלות מאוד. סכימת הנתונים המשמשת לניהול משאבי הארגון מורכבת מאוד. כל הנתונים הארגוניים נמצאים "בתוך" מערכת ה-ERP, אך הם נשארים "חבויים" ודי קשה לחלץ אותם לניתוח. בנוסף, מערכות ERP אינן משולבות במלואן עם יישומים אחרים ומקורות מידע חיצוניים, מהם מגיעים נתונים לעיבוד אנליטי.

לדוגמה, PacifiCorp (חלק מקבוצת ScottishPower המונה 8,000 עובדים), המספקת חשמל ל-1.4 מיליון צרכנים (ביתי, מסחרי ותעשייתי) ב-6 מדינות מערב ארה"ב, הטמיעה מערכת SAP R/3 ERP. לאחר ש-PacifiCorp שילבה את המערכות המסורתיות שלה בסביבת SAP R/3, התברר שמידע עסקי קריטי הדרוש לניתוח מצב המלאי, כוח האדם, הכספים, הלקוחות וכו' הפך לקשה לגישה. למעשה, לאחר הצגת ה-R / 3, היכולת לגשת במהירות הייתה סקפטית ברצינות לגבי מידע זה. PacifiCorp נאלצה בנוסף ליישם את PowerConnect עבור תוכנת SAP R/3 ואת תוכנת PowerCenter של Informatica כדי לגשת למידע זה ולשלב אותו עם מידע המאוחסן במערכת שירות הלקוחות.

אם המגמות הנוכחיות בהתפתחות שוק התוכנה הארגונית הרוסי יימשכו בשנים הקרובות, ניתן לחזות בסבירות גבוהה עלייה חדה בתחרות בין מערכות ERP מערביות ורוסיות, במיוחד אלו המיועדות לעסקים בינוניים וגדולים. .

Baan IV (Baan) - http://www.baan.ru

iRenaissance (ROSS Systems) - http://www.rossinc.com

SyteLine (SYMIX) - http://www.frontstep.ru

MS Dynamics (לשעבר Axapta, Damgaard Data Int.) - http://www.microsoft.com

MFG/PRO* (QAD) - http://www.qad.com

SAIL (תאגיד "סייל") - http://www.parus.ru

גלקסי (תאגיד "גלקסי") - http://www.galaktika.ru

BOSS-Corporation (חברת "IT") -

בתרגום מאנגלית, משמעותו של Enterprise Resource Planning (ERP) היא "ניהול משאבים ארגוניים". מערכת ה-ERP נועדה לתכנן את משאבי החברה הדרושים לייצור, רכש ומכירה.

עקרון הפעולה של מערכת ה-ERP מבוסס על יצירה, מילוי ושימוש במאגר מידע אחד, הכולל מידע הדרוש לכל מחלקות המיזם: הנהלת חשבונות, מחלקות אספקה, כוח אדם וכו'.

הפונקציונליות של מערכות ERP שונה, עם זאת, ישנן פונקציות המשותפות לכל מוצרי התוכנה:

1. פיתוח תכניות לייצור, מכירות.
2. שמירה על מפרטים טכנולוגיים המספקים את הפעולות והמשאבים הדרושים לייצור מוצר מסוים.
3. קביעת ותכנון הצרכים לייצור רכיבים וחומרים, עלויות ומועדים לביצוע התכנית.
4. ניהול רכש ומלאי.
5. ניהול משאבי ייצור בהיקפים שונים: ממיזם או בית מלאכה נפרד ועד למכונה ספציפית.
6. ניהול פיננסי של המיזם, ניהול, חשבונאות וחשבונאות מס.
7. ניהול פרויקטים.

בהשוואה לפתרונות תוכנה אחרים, למערכת ERP יש מספר יתרונות:

• יצירת סביבת מידע מאוחדת המקלה ומייעלת מאוד את עבודת המחלקות וההנהלה.
• יכולת חלוקת זכויות גישה בין עובדי מחלקות כלשהן, מהראש ועד המנהל הזוטר של מחלקת המכירות.
• זמינות של מגוון רחב של פתרונות לארגונים סוגים שוניםוקנה מידה.
• יכולת לנהל מספר חטיבות, ארגונים, דאגות, תאגידים.
• תואם למגוון מוצרי תוכנה ופלטפורמות, אמינות גבוהה, גמישות, מדרגיות.
• יכולת אינטגרציה עם מערכות ויישומים שכבר נמצאים בשימוש בארגון, בפרט, עם מערכות לאוטומציה עיצובית, בקרת תהליכים, מכירות, זרימת עבודה.

יחד עם מערכות אחרות האוטומציות של ייצור, ERP מפשט מאוד את תהליך ניהול הארגון, הקצאת משאבים ותכנון מכירות.

מתי צריך מערכת ERP?

בשלבים הראשונים של קיומה של החברה אין צרכים מיוחדים לאוטומציה: כל המסמכים מפותחים באמצעות תוכנות אופיס קונבנציונליות, וכדי לקבל מידע זה או אחר, המנהל רק צריך להתקשר לעובד. בהדרגה גדלים מספר המסמכים, מספר העובדים, היקף הפעולות, ויש צורך ביצירת אחסון ושיטתיות של נתונים.

בארגון הפועל ללא ERP, כל המסמכים מאוחסנים לרוב באופן אקראי, מה שמקשה מאוד על הניהול. ישנם גם מקרים שבהם מערכות מסוימות עדיין מותקנות, אך הן פועלות אך ורק עבור מחלקה ספציפית.

למחלקות חשבונאות, כוח אדם, אספקה ​​ואחרות יש מסדי נתונים משלהם, שזרימת העבודה ביניהם קשה. הדבר משפיע ישירות על יעילות העבודה: על מנת לברר מידע זה או אחר במחלקת כוח אדם, על רואה החשבון להגיש בקשה במייל או להתקשר לקצין כוח אדם.

אי אפשר להשיג ניהול יעיל, אופטימיזציה של משאבי הארגון כולו, ולבסוף, עלייה בתפוקה של מחלקות שונות בתנאים כאלה.

מערכת ERP - הבחירה הטובה ביותר עבור ארגונים בכל סדר גודל, קבוצות חברות, חברות עם סניפים בפיזור גיאוגרפי.
מערכת ERP:

• מאיץ באופן משמעותי את זרימת המסמכים בין המחלקות
• מאפשר לעובד עם זכויות מסוימות לקבל גישה מיידית למידע
• מאפשר לנהל ביעילות את עבודתם של סניפים ועובדים מרוחקים.

כמו כן, לרוב מוצעות תוכניות חשבונאות שונות כחלופות, שנוצרו אך ורק ליצירת דיווח כספי ומס.

ההבחנה של ERP ממערכות אחרות היא די פשוטה. מערכת ERP:

• משלב מאגרי מידע ומשימות של כל מחלקות הארגון: מהנהלת חשבונות ושירות לקוחות ועד לייצור ולוגיסטיקה;
• יכול לעזור בביצוע כל המשימות של הארגון;
• מאפשר לך ליצור סביבת מידע אחת.

המשימה העיקרית של מערכת ERP היא לייעל את הניהול של כל המשאבים הארגוניים, ללא קשר לצורה שבה הם מוצגים. מדובר במערכת אחת הכוללת פתרונות לחשבונאות, הנדסה, רכש, כוח אדם, מחסן וכו'.

ERP כל כך שונים

נכון לעכשיו, ישנם שני מושגים עיקריים של מערכות ERP. אלה הם ERP ו-ERP II.

הראשון מובן כתוכנה המאפשרת לך לארגן את העבודה של מיזם מכל סוג ומכסה את כל תהליכי הייצור.

ERP II היא מערכת ניהול מיוחדת הלוקחת בחשבון את המאפיינים העיקריים של ארגון. הוא פותח תוך התחשבות במשימות שצריכות להיפתר על ידי חברה בגודל מסוים, סוג פעילות, צורה.

יש מספר עצום של פיתוחי תוכנה מוכנים המתמחים בחברות קטנות, מפעלי ייצור, חברות הפועלות במגזר השירותים, ארגוני מסחר וכו'. ישנן מערכות ERP המיועדות לארגון סטנדרטי אחד, חברה בעלת סניפים מרוחקים גיאוגרפית, ואפילו חברה רב לאומית.

למערכות ERP יכולות להיות מבנה שונה. בפרט, ענן ERP צבר את הפופולריות הגדולה ביותר לאחרונה - הוא נוח יותר, ניתן להרחבה וקל לשימוש עבור עסקים בינוניים וקטנים.

כיצד למנוע עלויות מיותרות עבור מערכת ERP עם התוכנית המקוונת Class365

הטמעת מערכת ERP בתפקוד מלא בעסקים קטנים ובינוניים עשויה שלא להיות משתלמת, הן בגלל העלות הגבוהה והן בגלל תקופת ההטמעה הארוכה.

אתה יכול להפוך את התהליכים של חברה קטנה לאוטומטית ולהימנע מעלויות גבוהות באמצעות התוכנית המקוונת Class365. השירות המקוון מאפשר לבצע אוטומציה של עבודת המחסן, חנויות קמעונאיות, קשרי לקוחות. בתוכנית תוכל גם לנהל את כל התזרים הפיננסיים. פתרון זה אופטימלי עבור מפעלי סחר סיטונאי וקמעונאי, חברות המספקות שירותים, העוסקות במכירות מקוונות.

הפתרון המקוון מועיל למנהל, שכן הוא אינו צריך להכשיר בנוסף את הצוות. התוכנית, למרות הפונקציונליות הרחבה, פשוטה להפתיע והעובדים יכולים לשלוט בה בעצמם תוך לא יותר מ-15 דקות. בנוסף, החברה לא צריכה להידחק לתקציב מצומצם כדי לרכוש אפליקציה מורשית סטנדרטית.