תכונות ותזמון של ביקורת פנימית. נוהל ביצוע ביקורות פנימיות בגופים, ארגונים ואגפים של משרד הפנים - רוסייסקאיה גזטה

ביקורת פנימית מתבצעת במקרה של אירוע הדורש חקירה, כאשר לא ניתן לזהות ולהעניש את העובד האשם. לרוב מדובר ברשלנות גדולה או בגניבה תעשייתית בררו מהו הליך הבדיקה וכיצד לתעד את התוצאות

מהמאמר הזה תלמדו:

מתי יש צורך לערוך בדיקה במפעל?

חקירת עבודה מתבצעת במקרה של אירוע הדורש שיקול דעת מקיף מפורט ושלא ניתן לייחסו באופן מיידי להפרות מסוימות של משמעת עבודה, ולא ניתן לזהות את העובד האשם ולהענישו. בדרך כלל מדובר ברשלנות גדולה או גניבה תעשייתית כלשהי.

יוזם החקירה יכול להיות המעסיק עצמו (או מי שהוסמך על ידו) או מי מהעובדים או קבוצה מהם. חשוב לנסות לאסוף במהירות את כל הראיות להפרה ואת הראיות הדרושות. יש לתעד את עובדת ההתנהלות הפסולה (הצהרה על מצב חירום בעבודה, הצהרת עובד, תלונת צרכן וכו').

נוהל ביצוע ביקורת פנימית

תקופת ביצוע הבדיקה מוגבלת בתקופת הבאת העובד לאחריות משמעתית. יש להתחיל את האירוע תוך שבועיים מרגע זיהוי ההפרה, ולהסתיים לא יאוחר מחודש מרגע קבלת ההחלטה.

תקופת החקירה אינה כוללת תקופות בהן העובד הנבדק נמצא בחופשה, נסיעת עסקים או תקופות של נכות זמנית.

במהלך תקופה זו ניתן להשהות את משך האירוע, הבסיס הוא דו"ח העובד המנהל או החלטת הפקיד שמינה אותו. ראוי לקחת בחשבון שבסך הכל, בהתחשב במועד האישור, תקופת החקירה לא יכולה לעלות על שישה חודשים.

פעולות המעסיק אם יש צורך לארגן ביקורת פנימית הן כדלקמן:

שלב 1. לאחר קבלת מידע על עבירה שיש לחקור, יש להרחיק את העובד שביצע את העבירה מהעבודה. הוא עדיין יקבל שכר בתקופת ההשעיה, ולכן המעסיק צריך להיות מעוניין שלא לעכב את האירוע מסיבה זו.

ללא קשר למי יזם את הבדיקה, הפעולה הראשונה תהיה הוצאת מסמך על פיטורי העובד. האחריות לערוך ולחתום עליו מוטלת על הנהלת המיזם.

שלב 2. כאשר ההחלטה על קיום האירוע כבר התקבלה, יש צורך בהרכבת קבוצה (וועדה) שתנהל את החקירה, תקבע את זכויותיהם וחובותיהם.

שימו לב: חברי הוועדה נבחרים לפי שיקול דעתו של המעסיק. בדרך כלל מדובר בעובדי משפט ושירותי כוח אדם, ניהול פיננסי ושירותי אבטחה.

על מנת להימנע מגישה מוטה לעניין, אין לכלול בוועדה לא את העובד הנדון, את פקודיו או קרובי משפחה, אם הם קיימים במפעל.

אם יוכח שחברי הוועדה מעוניינים אישית בחקירה, היא יכולה להיחשב כפסולה.

שלב 3. ניתן צו לבדיקה פנימית. עליו לציין:

• סיבה לחקירה.
• הרכב וסמכויות הוועדה (בראשה היו"ר) או גורמים אחראיים אחרים.
• עיתוי האירוע וכיצד יוצגו תוצאותיו.

הבדיקה עצמה היא סקירה של עובדות ההפרה וקבלת דברי הסבר מכל הגורמים שיכולים לספק מידע מנומק על התקדמות התיק. לאחר דיון, הוועדה האחראית מסיקה מסקנה על התוצאות.

לעובד הנחקר יש את הזכות לתת או לא לתת הסבר כלשהו. אבל במקרה השני, זה יתפרש אוטומטית שלא לטובתו.

כיצד להגיש תוצאות בדיקה

בהתבסס על תוצאות האירוע, יש צורך לערוך דוח מסקנה (או מעשה) בכתב על העבודה שנעשתה על ידי הוועדה, העובדות והראיות שנאספו ונשקלו על ידה.

היא אובייקטיבית ככל האפשר המסקנה של ביקורת פנימית אינה יכולה להכיל השערות של אף אחד. אם למשל בסופו של דבר העובד יפוטר ותובע על פיטורין שלא כדין, תוצאת החקירה תשמש ראיה לעמדתו המוצדקת של המעסיק.

הדו"ח מפרט את עובדות המקרה ואת הנסיבות שנבדקו על ידי הוועדה. מסקנה נחוצה גם: האם עובד מסוים אשם ואיזה עונש צריך לבוא עליו אם אשם. אם מתגלים סימנים של עבירה פלילית או הפרה מנהלית, עליך לפנות לרשויות אכיפת החוק בהמשך.

על המסקנה חתומים כל ראשי המיזם, חברי הוועדה ובמידת הצורך אנשים מעורבים (למשל עדים).

לעובד הנבדק יש זכות להכיר את הדוח ועליו לחתום עליו. אם מופיע מידע הפקה סודי בדרך זו או אחרת, יש צורך לארגן היכרות עם המסמך מבלי למסור את הסוד. בנוסף, לעובד תמיד יש הזדמנות לערער על התוצאה בבית המשפט.

בדיקה רשמית מתבצעת על פי החלטת נציג המעסיק או על ידי פנייה בכתב של עובד מדינה.

בעת ביצוע ביקורת פנימית, יש לקבוע באופן מלא, אובייקטיבי ומקיף את הדברים הבאים:

א) העובדה שעובד מדינה עבר עבירת משמעת;

ב) אשמתו של עובד מדינה;

ג) הסיבות והתנאים שתרמו לביצוע עבירת משמעת בידי עובד מדינה;

ד) אופי והיקף הנזק שנגרם לעובד מדינה כתוצאה מעבירת משמעת;

ה) אופי והיקף הנזק שנגרם לעובד מדינה כתוצאה מעבירת משמעת;

ו) הנסיבות ששימשו בסיס לפנייתו הכתובה של עובד המדינה לביצוע ביקורת פנימית.

נציג המעסיק שמינה את הבדיקה הפנימית מחויב לפקח על עדכניות ונכונות ביצועה.

ביצוע ביקורת פנימית מופקדת על אגף הגוף הממלכתי בנושאי שירות המדינה וכוח אדם בהשתתפות המחלקה המשפטית (המשפטית) והגוף האיגודי הנבחר של גוף ממלכתי זה.

עובד מדינה שמתעניין בתוצאותיו במישרין או בעקיפין אינו יכול להשתתף בביקורת פנימית. במקרים אלו הוא מחויב לפנות לנציג המעסיק שהזמין את הבדיקה הפנימית בבקשה בכתב לשחרורו מהשתתפות בבדיקה זו. אם דרישה זו לא מתקיימת, תוצאות הביקורת הפנימית נחשבות כבלתי חוקיות.

הביקורת הפנימית צריכה להסתיים לא יאוחר מחודש ממועד ההחלטה על עריכתה. תוצאות הבדיקה הפנימית מועברות לנציג המעסיק שהזמין את הבדיקה הפנימית בצורת דו"ח בכתב.

עובד מדינה שנערכת לגביו ביקורת פנימית ניתן להדיח זמנית מתפקיד המוחלף בשירות המדינה למשך הבדיקה הפנימית, תוך שמירה על שכר התפקיד המוחלף בשירות המדינה לשם כך. פרק זמן. ההדחה הזמנית של עובד מדינה מהתפקיד המתמלא מתבצע על ידי נציג המעסיק שהורה על הבדיקה הרשמית.

לעובד מדינה הכפוף לביקורת פנימית יש את הזכות:

א) לתת הסברים בעל פה או בכתב, להגיש הצהרות, עתירות ומסמכים אחרים;

ב) לערער על החלטות ופעולות (אי-פעולה) של עובדי מדינה המבצעים בדיקה פנימית בפני נציג המעסיק, המעסיק שהורה על הבדיקה הפנימית;

ג) עם השלמת הבדיקה הפנימית, להכיר את המסקנה הכתובה וחומרים אחרים המבוססים על תוצאות הבדיקה הפנימית, אלא אם זה סותר את הדרישות של אי גילוי מידע המהווה סודות מדינה וסודות אחרים המוגנים בחוק הפדרלי.

המסקנה בכתב המבוססת על תוצאות הביקורת הפנימית תציין:

א) עובדות ונסיבות שנקבעו כתוצאה מהביקורת הפנימית;

ב) הצעות לנקוט סנקציה משמעתית נגד עובד מדינה או לא להחיל עליו סנקציה משמעתית.

מסקנה בכתב המבוססת על תוצאות הביקורת הפנימית חתומה על ידי ראש המחלקה בגוף הממלכתי לענייני שירות המדינה וכוח אדם ושאר המשתתפים בביקורת הפנימית ומצורפת לתיק האישי של עובד המדינה בגין מי בוצעה הביקורת הפנימית.

בהתאם לחוק פדרלי זה, מתבצעת ביקורת פנימית בכל מקרה של הפרת משמעת רשמית.

ההחלטה על ארגון ביקורת פנימית של עובד מדינה, ללא קשר ליוזמתו, מתקבלת בצורת מעשה מתאים (צו, תקנה). המעשה מצביע על: העובדות ששימשו בסיס להחלטה על ארגון ביקורת פנימית; הרכב האנשים שעורכים את הבדיקה, ציון תפקידים, שמות משפחה, שמות פרטיים ופטרונימיים; תפקיד, שם משפחה, שם ומשפחתו של האדם שלגביו בוצעה הבדיקה; תאריך התחלה ועיתוי של הביקורת הפנימית.

על נציג המעסיק שמינה את הבדיקה הפנימית להתחשב בנסיבות הבאות בקביעת הרכב המפקחים:

א) המפקחים כוללים נציגי החטיבה של הגוף הממלכתי בנושאי שירות המדינה וכוח אדם בהשתתפות החטיבה המשפטית (המשפטית) והגוף האיגודי הנבחר של גוף ממלכתי זה;

ב) המפקחים אינם כוללים: עובד שהתקבלו לגביו חומרים ששימשו בסיס להחלטה על ארגון ביקורת פנימית בגוף ממלכתי; קרוב משפחה של מי שלגביו מתבצעת הבדיקה; עובד הכפוף ישירות בשירות למי שלגביו מתבצעת הביקורת; אנשים אחרים, לפי החלטת ראש הגוף הממלכתי;

ג) אם לא נוצר גוף איגודי מקצועי בגוף ממלכתי, אזי הבדיקה מתבצעת ללא השתתפות עובדי האיגוד המקצועי.

מי שעורך את הביקורת צריך להיות מעוניין לזהות את האמת האובייקטיבית של עובדות הביקורת. משתתף בבדיקה פנימית אדם המתעניין במישרין או בעקיפין בתוצאותיה האחרות, תוצאות הבדיקה הפנימית נחשבות כפסלות, הרכב הפקחים מתארגן מחדש ומתבצעת בדיקה חוזרת.

ביקורת פנימית מתבצעת למטרות:

· קביעת נוכחות או היעדרה של עצם מעשה בלתי חוקי של עובד מדינה;

· קביעת הנסיבות, הסיבות והתנאים להפרה על ידי עובד של דרישות החקיקה של הפדרציה הרוסית ופעולות משפטיות של גוף ממלכתי;

· זיהוי האדם הספציפי שביצע את העבירה ושאר המעורבים בביצועה;

· ביסוס אשמתו של העובד;

· קביעת היקף הנזק שנגרם לגורם ממשלתי בקשר לעבירה;

· פיתוח הצעות לאמצעים של אחריות משמעתית או אחרת של עובד מדינה בגין הפרה;

האימות חייב להסתיים תוך חודש. המפקחים פועלים לפיקוח על נציג המעסיק ועם סיום הבדיקה מודיעים לו בכתב על תוצאותיה. החוק אינו קובע אפשרות להארכת בדיקה רשמית.

נציג המעסיק, בהצעת היחידה העורכת את הבדיקה הרשמית, בהוראת גורם ממשלתי, רשאי להשעות זמנית (למשך תקופת הבדיקה) עובד מדינה ממילוי תפקידים רשמיים. כאשר עובד מדינה מושעה באופן זמני מביצוע תפקידים רשמיים, יש לנקוט באמצעים למניעת גישה בלתי מורשית שלו למסמכים וחומרים רשמיים, למחשב ולציוד משרדי. במקביל, ננקטים אמצעים להבטחת פעילותה התקינה של היחידה המבצעת את הביקורת הפנימית וחוסר אפשרות להשפיע על חבריה או להכשיל את עבודתה בכל דרך אחרת.

השעיית עובד מדינה לתקופת ביקורת רשמית מתבצעת תוך שמירה על שכרו.

לעובד מדינה הנתון לביקורת פנימית ניתנות ערבויות לזכותו להתחשבות אובייקטיבית בנסיבות המקרה. לעובד מדינה יש הזדמנות להשתתף באופן פעיל בהליכי התיק: לתת הסברים בעל פה ובכתב; לספק מסמכים וחומרים; להגיש בקשות לסילוק חברים (או חבר) הכלולים ביחידה המנהלת את הביקורת הפנימית; היכרות עם חומרי הבדיקה הפנימית והמסקנה על תוצאותיה ביחס להפרה שבוצעה; במהלך בדיקה פנימית יש לפנות לנציג המעסיק בתלונות על פעולות בלתי חוקיות של חברי היחידה המבצעים את הבדיקה הפנימית, תוך הצגת טיעונים או ראיות רלוונטיות.

הביקורת הפנימית מסתיימת בהכנת מסקנה המבוססת על חומרי הביקורת הפנימית, אשר חייבת לעמוד בדרישות. תוצאות הביקורת הפנימית, המתועדות כדין בצורת מסקנה בכתב, מצורפות לתיק האישי של עובד המדינה.

ביקורת פנימית מתבצעת על ידי הנהלת חברות או ארגונים. זהו מצב נדיר ביותר, אך חמור מאוד. כל בעיה קלה שעלולה להתעורר עם עובד כזה או אחר אינן מחייבות אמצעים קיצוניים שכאלה. ככלל, זה בדרך כלל מספיק פשוט לנהל שיחה מרשימה ורצינית עם הכפופים כדי שמצבים דומים לא יתעוררו בעתיד (או, לפחות, יצטמצמו).

ביקורת פנימית רצינית ויסודית מתבצעת רק כאשר נוצרו בעיות חמורות עקב פעולות של עובד מיזם, ארגון או חברה. יכולים להיות די הרבה גורמים כאלה, והעיקריים שבהם יידונו ביתר פירוט להלן. יש לזכור כי ביקורת פנימית אינה מתבצעת על פי החלטה של ​​יזם, מעסיק או איש ניהול אחר בכל המקרים. במצבים מסוימים, די בהצהרה בכתב מאחד העובדים כדי להפעיל תהליך זה.

גורם ל

אין עקרונות וגורמים מפורטים בקפדנות שיצביעו על אופן ביצוע הביקורת הפנימית של העובדים. הדבר נכון גם לגבי הגורמים הסבירים לבעיה. ברוב המקרים, רק הפסדים כספיים גדולים של החברה יכולים לעורר ביקורת. זה נכון לגבי כל החברות או הארגונים הפרטיים, כי עבורם ההכנסה היא הבסיס. עם זאת, ישנן סיבות נוספות, שרבות מהן יכולות להיות הרבה יותר רציניות ומשמעותיות. לדוגמה, זו יכולה להיות גניבה גדולה של רכוש תאגידי. מטבע הדברים, זה לא חל על עפרונות או עטים, שעובדי משרד רבים לוקחים איתם הביתה בכוונה או בטעות.

זה עניין אחר אם העובד האחראי על בטיחות הרכוש במחסן סחר בו בהצלחה ללא אישור המעסיק ובעל הסחורה. זו כבר בעיה רצינית, אבל היא גם יכולה להיכלל ברשימת ההפסדים הכספיים. יש לציין שיש מצבים הרבה יותר גרועים. כך למשל, עקב השגחה של עובד, נגרם לאדם אחר (עובד או לא - במקרה זה זה לא משנה) נזק חמור לבריאותו או אף נפטר. זה יכול לקרות מסיבות רבות ושונות, אבל עצם העובדה שמצב כזה נוצר והוביל למותו של אדם היא כבר חמורה מאוד. התוצאה הישירה היא שהביקורת הפנימית מתבצעת לא רק על ידי המעסיק, אלא גם על ידי רשויות אכיפת החוק, ואולי גם על ידי רשויות אחרות.

יוזמים

כאמור לעיל, לרוב ההנהלה הבכירה המיידית מתחילה בבדיקה. למשל, לחברה יש עובד מסוים, שבגלל מעשיו (או חוסר מעש) נגרמו לחברה הפסדים משמעותיים. בשל העובדה שהביקורת הפנימית מתבצעת בהחלטת ראש הארגון (או הסניף), כותב ראש המחלקה מזכר המופנה אליו. בו הוא מחויב לתאר את המצב שנוצר בפירוט ובחוסר משוא פנים ככל האפשר, את מידת האשמה של העובד ולהצביע על כל פרט אשר מבחינתו עלול להשפיע על התוצאה הסופית. זו הדוגמה הפשוטה והנפוצה ביותר.

אבל יש גם מצבים שראש המחלקה עצמו אשם, או שהוא "מחפה" בכוונה על עובד אחר, מסרב לפתוח בהליכים. במקרה זה, לכל אחד מהעובדים הזכות, בשמו, לכתוב מזכר דומה למתואר לעיל, המופנה להנהלה הבכירה. גישה זו יכולה להיות מאוד שימושית, אבל תמיד עדיף קודם כל להבין האם יש קבוצה מסוימת של אנשים בצוות שתגן זה על זה בכל דרך שהיא. כלומר, סביר להניח שגם פנייה ישירה להנהלה הבכירה לא תהיה יעילה. תצטרך להשלים עם זה או למצוא ראיות שמובטח יילקחו בחשבון.

לִשְׁלוֹט

העובדה מי יפעיל שליטה תלויה גם בארגון הספציפי בו נוצרה הבעיה ומהי בדיוק. לדוגמה, כאשר מתבצעת ביקורת פנימית במשטרה, גופי המדינה יספקו הנהלה כללית, יבהירו מידע וכדומה. אבל במצב דומה שמתעורר במיזם, בקרה יכולה להתבצע על ידי מחלקת הביקורת, כוח האדם, שירות ביטחון הפנים וכדומה. מטבע הדברים, אופן ביצוע הביקורת הפנימית במשרד הפנים, מחלקת הפנים, הנהלת ראש העיר או חברה קטנה לא משחק תפקיד משמעותי.

התוצאה הסופית ומהירות הופעתה חשובים. הבדיקה צריכה לערב בדיוק את אותם מחלקות, גופים או גורמים ממשלתיים שיכולים למצוא את הבעיה בזמן הקצר ביותר ללא הנחות על מי בדיוק האשם. לדוגמה, אם הבעיה היא גניבה, אזי מחלקת הביקורת יכולה לטפל בה בצורה הטובה ביותר. אבל אם ההפרה העיקרית הייתה היעדרות של עובד במקומו, עדיף לערב שירות בחירת כוח אדם (לא משנה איך קוראים לזה במפעלים שונים). במידה ומתרחשת פרצת אבטחה (דליפת מידע, הימצאות בלתי מורשים במתקן סגור וכדומה), אזי המחלקה המתמחה בכך תטפל בכך בצורה הטובה ביותר. זה נכון בכל שאר המצבים ללא יוצא מן הכלל.

אנשים מתעניינים

בכל מצב יש קבוצה מסוימת של אנשים שמתעניינת בתוצאה כזו או אחרת. ייתכן שמדובר בעמיתים של האשם או בחברים שמזדהים איתו, שרוצים שהטעות לא תוכח. כולם נדרשים לכתוב באופן עצמאי הצהרות המבקשות להסיר אותם מהבדיקה, תוך ציון הסיבות. המעסיק מחויב להתחשב במסמכים אלו, ובמידה והדבר באמת נחוץ, להדיח עובדים כאמור לזמן מה תוך שמירה על שכרם. מטבע הדברים, הם אינם יכולים לשלוט על התקדמות הבדיקה או להיות בעצמם חלק מהוועדה לחקירת ההפרה.

הבעיה היא שבמקרים רבים כמעט בלתי אפשרי לזהות את כל האנשים שמתעניינים בדרך זו או אחרת בתוצאות ביקורת שונות ללא השתתפותם האישית. כלומר, אם אדם אינו מעוניין לכתוב באופן עצמאי את הדו"ח המתאים המופנה למנהל, אך קיים חשד כי בכל זאת יש לו עניין כלשהו בבעיה, עדיף להדיר אותו מהליך החקירה.

מועדים

ביקורת פנימית של הקשר מתבצעת אך ורק תוך חודש מיום רישום המסמך היזם. לדוגמה, אם זה היה אז, ברגע שהמספר הנכנס מוקצה לו ומצוין התאריך, הספירה לאחור מתחילה מיד. המצב יהיה דומה אם תחילת הבדיקה ניתנה באמצעות פרסום צו ניהול ספציפי. יצוין כי תקופה זו אינה כוללת את התקופה בה היה העובד חולה, בחופשה וכדומה.

לאחר קבלת ההחלטה הסופית יש להסכים עליה הגורם היציג שגיבשו העובדים, וגם תקופת האישור אינה כלולה כאן. אבל זה עדיין לא יעלה על 6 חודשים. ללא קשר לאופן ומתי מתבצעת בדיקה רשמית לאחר מעשה, ניתן גם להעניש את האשם רק תוך פרק זמן מסוים. כך, למשל, הפרת משמעת נחשבת רלוונטית לאותם 6 חודשים. אבל אם הסיבה לבדיקה הייתה הפסדים כספיים חמורים או משהו דומה, אז התקופה גדלה לשנתיים.

סילוק האשם

כאמור, ביקורת פנימית מתבצעת במקרים של גניבה, התנהגות בלתי הולמת משמעותית וסיבות דומות. בדרך כלל אין צורך להוכיח דבר לאורך זמן. אבל לפעמים זיהוי כל הגורמים והפרטים יכול לקחת הרבה מאוד זמן. במשך כל תקופת החקירה יש להדיח את האשם הפוטנציאלי מתפקידו, אך הוא עדיין יצטרך לשלם את שכרו.

במקרה בו מתבצעת בדיקה פנימית בהחלטת נציג המעסיק, מיד עם תחילתה, נערך מסמך מתאים המעיד ישירות על האשם הפוטנציאלי להפסיק את פעילותו השוטפת עד להחלטה. עָשׂוּי. באופן כללי המצב יהיה דומה כאשר עובדים מן השורה יהפכו ליוזמים, אך במקרה זה ההנהלה היא זו שצריכה לערוך ולחתום על המסמך.

זכויות

לכל העבריינים הפוטנציאליים יש זכויות מסוימות, שאף אחד לא יכול לשלול. כך שבזמן הביקורת הפנימית הם יכולים להסביר נקודות שונות בכל צורה, להבהיר מידע, לכתוב דוחות וכדומה. מטבע הדברים, הם עלולים לסרב לתת הסבר, אך במקרה זה ייחשב אוטומטית שהם חוסמים את החקירה. כלומר, פעולות כאלה רק יחמירו את המצב. האימות הרשמי של עובד מדינה מתבצע בדיוק כמו עובד מדינה, כך שזכויותיו יהיו זהות.

הזכות השנייה היא האפשרות לערער על ההחלטה הסופית בבית המשפט או בכל רשות עליונה אחרת. כלומר, אם אדם באמת בטוח שהוא צודק, והוא נעשה אשם, הוא יכול לנסות להוכיח את ההיפך אם מסיבה כלשהי הוא לא הצליח לעשות זאת במסגרת האימות. הדבר האחרון שיש לו את הזכות הוא לברר את התוצאה הרשמית של החקירה. נכון, יש יוצא מן הכלל. לדוגמה, אם מסמך זה מכיל מידע סודי, ייתכן שהם לא יורשו לקרוא אותו. לפעמים אותם אזורים שבהם קיימים נתונים כאלה נסגרים איכשהו, מוחרמים וכו'. כלומר, היכרות עם הפרטים, אם כי לא במלואה, עדיין מתאפשרת, אך לרוב ההחלטה הסופית מוכרזת בפשטות, איתה ניתן להסכים או להפריך.

במה ראשונה

כדי להבין טוב יותר את כל התכונות והתקדמות האימות, ניתן לחלק את התהליך כולו למספר שלבים. אז, השלב הראשון הוא עריכת דוח או הזמנה. בשלב זה, אין זה משנה באילו מקרים מתבצעת הבדיקה הפנימית, שכן היא זהה לחלוטין לכל המצבים. תמיד חייב להיות איזה יוזם שיכול לתאר בפירוט מה קרה, לספק את המידע הדרוש וכו'. עדיף לספק מיד ראיות תיעודיות לאשמה ולתאר את הבעיה בפירוט רב ככל האפשר.

יש לזכור כי החקירה, הבדיקה והביקורת הפנימית מתבצעות תוך חודש. כלומר, אתה צריך לדאוג שבמהלך תקופה זו הוא לא יאבד את הרלוונטיות שלו, לא ייעלם לכיוון לא ידוע, וכן הלאה. לדוגמה, אם מסמכים מאוחסנים אלקטרונית, עדיף לשכפל זאת על מדיות שונות, כי בתיאוריה ניתן לקבל גישה לאחסון הנתונים. זה ימנע את מחיקת המידע הדרוש. אותו דבר חל על קבצי וידאו או מידע דומה אחר. במקרים מסוימים, עדיף לשחק בו בטוח ולהתכונן מראש לבעיות או אובדן נתונים מאשר לאחר מכן לא להוכיח שאתה צודק ואת עובדת ההפרה עצמה.

הקמת הוועדה

בשל העובדה שהביקורת הפנימית מתבצעת בהחלטת הנהלת החברה, היא גם מרכיבה מועצה מיוחדת שתעקוב אחר התקדמות החקירה ותקבל את ההחלטה הסופית. זהו שלב חשוב שדורש תשומת לב רבה. השורה התחתונה היא שהוועדה לא צריכה לכלול בשום אופן אנשים המעוניינים בתוצאה כזו או אחרת של הבדיקה. גם אם מדובר באינטרס אישי מינורי, אהדה כלפי האשם הפוטנציאלי או כל גורם דומה אחר.

יש לזכור תמיד שאם במהלך החקירה יתברר כי אדם כלשהו היה בעל עניין, הרי שכל החקירה נחשבת כפסולה. נצטרך להתחיל מחדש. לעתים קרובות הוועדה כוללת ראשי מחלקות שונות, עובדים שלא תקשרו עם האשם הפוטנציאלי וכו'. מי בדיוק יהיה חבר בה יכול להחליט רק על ידי המנהיג, אבל עליו להסתמך גם על ההיגיון. אם הוא אחד מבעלי העניין, אזי יהיה מעורב בהרכבת הוועדה אדם אחר.

הֶסבֵּר

ניתן לצמצם את כל הפעולות הבאות לתיאור אחד פשוט - מתן עדות. כלומר, כאשר ביקורת פנימית של עובדי מדינה מתבצעת בצורה נכונה באמת ובהתחשב בכל הגורמים האפשריים, הדבר הראשון שצריך לעשות הוא להטיל ספק באשמה הפוטנציאלית. רצוי שיעלה על הכתב את הסבריו וכל מידע אחר. סביר להניח שיש לו חזון משלו לגבי הבעיה והוכחות לכך שלמעשה לא היה לו שום קשר להתרחשותה. זה לא נדיר בקבוצות שבהן אנשים רבים מתחרים זה בזה על מקום אחד. יש אנשים שעושים זאת בצורה מספקת, פשוט משפרים את הביצועים האישיים שלהם, אבל אחרים מעדיפים ללכת בדרך אחרת, מפברקות ראיות, מסגרות של אדם וכו'.

מלבד האשם האפשרי הישיר, שכבר הודח מתפקידו ונתן הסבריו, יש לדרוש אותם גם מגורמים אחרים. יש לקחת בחשבון את כל מי שיכול להביע את דעתו באופן סביר לגבי הבעיה שנוצרה. לעתים קרובות, המאשים והאשם הפוטנציאלי מזהים באופן עצמאי את העובדים הלא נכונים או אנשים אחרים שיכולים לומר משהו להגנתם או לאשר מידע חשוב כלשהו. אבל אנחנו לא יכולים לעצור ברשימה הזו. ככל שייאסף מידע רב יותר, החל מסקר של עובדי הארגון וכלה בהקלטות וידאו ממצלמות מעקב, כך ההחלטה הסופית תהיה נאותה ונכונה יותר.

דו"ח בדיקה

ביקורת פנימית מתבצעת כאשר מתעוררות בעיות. אבל זה לא אומר שחייב להיות אשם. כל זה בא לידי ביטוי בדו"ח-החלטת הסופי של הוועדה שהוקמה בעבר. למעשה, ייתכן שיהיו רק כמה נקודות שיזרמו זו לזו בצורה חלקה. אז, מלכתחילה הם כל העובדות שנחקרו, העדויות, התיאורים, האישורים ומידע דומה. אין לציין מיד את נקודת המבט או הדעה של כותב הדו"ח (או כל אדם אחר) אם הדבר אינו משפיע בשום אופן על התוצאה הסופית. רק מידע יבש שנותן את ההבנה המרבית של הבעיה.

לאחר שכל הנסיבות ברורות, צריך להיות מידע אם העובד שצוין באמת אשם, מה בדיוק ואיזה עונש יבוא בעקבותיו. הגיוני שהמסמך נערך בכתב. עליו להיות חתום על ידי כל חברי הוועדה, ראש הוועדה ואולי גם אנשים נוספים שהשתתפו בחקירה בדרך זו או אחרת. בחלק מהמקרים יש צורך שכל העובדים שהעידו יכתבו גם שכל המידע נמסר כהלכה, אין תלונות, הנתונים נרשמו כהלכה וכדומה.

תוצאות

בהתחשב בכל המידע שצוין לעיל, מתברר באילו מקרים מתבצעת ביקורת פנימית, מי צריך לשלוט בה, לבצעה, ליזום וכדומה. לעולם אל תסתמך על דעתו של צד אחד בלבד של הנושא. יש לקחת זאת תמיד בחשבון כלומר, היעדר ראיות אינו מעיד על אשמתו של העובד. יחד עם זאת, על היוזם להבין שאם לא יוכל לאשר את הדיווח שלו במלואו, אז לא יבוא בעקבותיו עונש. אלא שהיחסים עם העובד האשם לכאורה ייפגעו קשות. רק במקרים של הפרות משמעותיות באמת, שלא בעייתי במיוחד לאשרן, יש טעם לפתוח בחקירה פנימית. אחרת, ככל הנראה, אשמה לא תוכח.

עריכת ביקורת פנימית של עובד בשירות הציבורי מוסדרת בחוק מס' 79-פ"ז מיום 27.7.04 "על שירות המדינה הלאומי" ובתקנות נוספות. לגבי עובדי חברות מסחריות, הליך ארגון זה אינו מצוין במסמכי חקיקה. עם זאת, אין זה אומר שביקורות פנימיות אינן מבוצעות בחברות רגילות. לא רק שניתן, אלא לעיתים קרובות יש צורך לקבוע את אשמתו או חפותו של העובד.

מתי מתבצעת ביקורת פנימית?

רצוי לארגן ביקורת פנימית (חקירה פנימית) בנסיבות הבאות:

כאשר פעולה או חוסר מעש של כפוף (במסגרת ביצוע תפקידים) עלולים להביא לפיטוריו ביוזמת ההנהלה - על בסיס אחת מפסקאות סעיף 81 לחוק העבודה. למשל, מורה בבית ספר ביצע מעשה לא מוסרי או שרואה חשבון נמצא לוקה בחסר.

אם עובד צריך לשאת באחריות כלכלית לנזק שנגרם למעסיק. את עובדת הנזק (אובדן, גניבה) יש לזהות ולרשום על ידי ועדת המלאי.

העובד עבר עבירת משמעת חמורה, שעלולה לגרור עונש, עד וכולל פיטורים (סעיף 192 לחוק העבודה). עבירה כזו, בפרט, נחשבת להיעדרות או התייצבות לעבודה בשכרות.

התגלה כי בעת הגשת מועמדות לעבודה, העובד מסר מידע חלקי או לא אמין על עצמו. כך למשל הסתיר שיש לו התוויות נגד רפואיות שלא אפשרו לו לעבוד בתפקידו. או סיפק דיפלומה "מזויפת".

אם הייתה תאונה בעבודה.

במקרים אלו ואחרים, במהלך הביקורת הפנימית, נבדקות בקפידה הפעולות שביצע העובד או חוסר המעש שלו.

כיצד לבצע ביקורת פנימית של עובד

מכיוון שההליך לביצוע בדיקות כאלה בארגונים מסחריים אינו מוסדר בחוק, על חברות לפתח אותו באופן עצמאי ולתעד אותו בתקנות מקומיות. למשל ב"תקנות ארגון בדיקות פנימיות בעבודה".

כאשר מארגנים בדיקה, כדאי לנסות לבצע אותה כמה שיותר מהר. לכן, אם מדובר בעבירת משמעת שבוצעה על ידי עובד, אזי על פי חוק העבודה (סעיף 193), למעסיק יש זכות להטיל קנס תוך חודש מהיום שנודע לו על ההפרה. כלומר, בתוך תקופה זו יש צורך להספיק לערוך בדיקה ולהעניש את העובד (במידה ויש לכך עילה).

ביקורת פנימית של עובד מתבצעת על פי הוראה של ראש הארגון. הסיבה לכך היא איתות בכתב על זיהוי הפרה או נסיבה אחרת המחייבת חקירה פנימית. בדרך כלל, אות כזה הוא תזכיר מאחד הכפופים, מעשה מצאי, ערעור של אזרח (לדוגמה, תביעה שהוגשה) או מסמך אחר.

על ההזמנה לציין:

מה הייתה הסיבה לבדיקה;

אנשים האחראים לארגונו ולסמכויותיהם;

מתי מתבצעת הביקורת הפנימית?

איזה מסמך נערך על סמך תוצאותיו?

הוועדה נוצרת לפי שיקול דעתה של ההנהלה. ככלל, היא כוללת עובדי מחלקת כוח אדם (כוח אדם), מחלקת ביטחון פנים, מחלקת משפטית ו/או פיננסית (חשבונאות).

אילו עובדות נקבעות במהלך הבדיקה?

מבוצעת ביקורת פנימית כדי לקבוע בצורה מהימנה:

האם נעשה מעשה בלתי חוקי;

במה זה התבטא;

לאילו השלכות זה הוביל

נסיבות ביצועו (זמן, מקום וכו');

מי אשם במה שקרה (ציון עובד ספציפי);

מידת אשמתו;

מניעים, סיבות לפעולות (או חוסר מעש) של העובד.

העובד הנתון לבדיקה נדרש לספק הסברים בכתב.

את הבדיקה הפנימית יש להשלים על ידי עריכת מסקנה או מעשה בכתב, החתומים על ידי חברי הוועדה. המסמך מפרט את עובדת ההפרה, מועד ביצועה, משקף את הרכב הוועדה, תקופת החקירה וראיות האשמה שזוהו. מסיקים מסקנות לגבי אשמתו של אדם מסוים, ותשומת הלב מופנית לנוכחות/היעדר עונשים שטרם התקבלו קודם לכן. המסקנה עשויה להכיל הצעה באיזו סנקציה משמעתית יש להפעיל על העובד שביצע את ההפרה. מצורפים כל המסמכים התומכים - רשמי/דוחות, הסברים, דוחות מלאי, חוות דעת מומחים וכו'.

אם במהלך ביקורת פנימית מתגלה עבירה פלילית במעשיו של עובד, החומרים נשלחים לרשויות אכיפת החוק.

1. בדיקה רשמית מתבצעת לפי החלטת נציג המעסיק או בפנייה בכתב של עובד מדינה.

2. בעת ביצוע ביקורת פנימית, יש לקבוע באופן מלא, אובייקטיבי ומקיף את הדברים הבאים:

1) העובדה שעובד מדינה עבר עבירת משמעת;

2) אשמתו של עובד מדינה;

3) הסיבות והתנאים שתרמו לביצוע עבירת משמעת על ידי עובד מדינה;

4) אופי והיקף הנזק שנגרם לעובד מדינה כתוצאה מעבירת משמעת;

5) הנסיבות ששימשו בסיס לפנייתו בכתב של עובד המדינה לביצוע ביקורת פנימית.

3. נציג המעסיק שמינה את הבדיקה הפנימית מחויב לפקח על עמידה בזמנים ונכונות התנהלותה.

4. ביצוע ביקורת פנימית מופקדת על אגף הגוף הממלכתי בנושאי שירות המדינה וכוח אדם בהשתתפות היחידה המשפטית (המשפטית) והגוף האיגודי הנבחר של גוף ממלכתי זה.

5. עובד מדינה המתעניין בתוצאותיו במישרין או בעקיפין אינו יכול להשתתף בביקורת פנימית. במקרים אלו הוא מחויב לפנות לנציג המעסיק שהזמין את הבדיקה הפנימית בבקשה בכתב לשחרורו מהשתתפות בבדיקה זו. אם דרישה זו לא מתקיימת, תוצאות הביקורת הפנימית נחשבות כבלתי חוקיות.

6. הביקורת הפנימית צריכה להסתיים לא יאוחר מחודש ממועד ההחלטה על עריכתה. תוצאות הבדיקה הפנימית מועברות לנציג המעסיק שהזמין את הבדיקה הפנימית בצורת דו"ח בכתב.

7. עובד מדינה שנערכת לגביו ביקורת פנימית ניתן להדיח זמנית מתפקיד המוחלף בשירות המדינה למשך הבדיקה הפנימית, תוך שמירה על השכר לתפקיד המוחלף בשירות המדינה. לתקופה זו. ההדחה הזמנית של עובד מדינה מתפקיד שירות המדינה המתמלא מתבצעת על ידי נציג המעסיק שמינה את הבדיקה הרשמית.

8. לעובד מדינה הכפוף לביקורת פנימית הזכות:

1) לתת הסברים בעל פה או בכתב, להגיש הצהרות, עתירות ומסמכים אחרים;

2) לערער על החלטות ופעולות (חוסר מעש) של עובדי מדינה המבצעים בדיקה פנימית לנציג המעסיק שהורה על הבדיקה הפנימית;

3) בתום הבדיקה הפנימית, להכיר את המסקנה הכתובה וחומרים אחרים המבוססים על תוצאות הבדיקה הפנימית, אלא אם זה סותר את הדרישות של אי גילוי מידע המהווה מידע מוגן על ידי מדינה ומידע פדרלי אחר.