ব্যবসায়িক পেশাগত চিঠিপত্র: মৌলিক এবং নিয়ম। ব্যবসায়িক ইমেইলের নিয়ম

ই-মেইলের মাধ্যমে ব্যবসায়িক চিঠিপত্র ব্যবসায়িক প্রতিষ্ঠানের মধ্যে লিখিত যোগাযোগের একটি সুবিধাজনক উপায়। আপনাকে প্রচুর চিঠি লিখতে এবং গ্রহণ করতে হবে এবং যোগাযোগের গতি এবং সঠিকতা কোম্পানির সফল কাজের অন্যতম উপাদান। কিছু নিয়ম আমার স্নাতকেরআমার স্নাতকের.

ই-মেইল তার সুবিধার কারণে ব্যবসায়িক চিঠিপত্রে দৃঢ়ভাবে জায়গা করে নিয়েছে - চব্বিশ ঘন্টা প্রাপ্যতা, কার্যকারিতা এবং ব্যবহারের সহজতা। এই নিবন্ধে, আমরা অনলাইন ব্যবসায়িক চিঠিপত্রের কিছু সূক্ষ্মতা দেখব।

চিঠিপত্র গ্রহণ

1. কাজের দিনে আপনার মেইলবক্সটি কয়েকবার চেক করা উচিত। অন্যথায়, আপনি গুরুত্বপূর্ণ বিষয়গুলির সমাধানে বিলম্ব করতে পারেন এবং অন্যান্য লোকের কাজ স্থগিত করতে পারেন।
2. আপনি যদি একটি চিঠি পেয়েছেন, তাহলে আপনাকে এটি পড়তে হবে, কারণ কেউ এটি পাঠিয়েছে। স্বাভাবিকভাবেই, আমরা এখানে স্প্যাম সম্পর্কে কথা বলছি না।
3. আপনি যদি একজন ম্যানেজার হন, তাহলে আপনার কাজের দিনটি আপনার মেইল ​​চেক করে শুরু করা উচিত। সুবিধার জন্য, আপনার ইমেল ক্লায়েন্টকে প্রতি 10-20 মিনিটে স্বয়ংক্রিয়ভাবে মেল বিতরণ বা পাঠাতে সেট করুন।
4. যদি আপনি ব্যস্ত থাকেন এবং আপনি একটি ইমেল পান, এটি কার কাছ থেকে এসেছে, ইমেলের বিষয় কী তা দেখুন এবং ইমেলের গুরুত্ব অনুমান করতে দ্রুত শিরোনামটি দেখুন।
5. এখনই ইমেলের উত্তর দেওয়ার চেষ্টা করুন - এটি আপনাকে মেইলে বাধা এড়াতে সহায়তা করবে।

To, Cc, এবং Bcc ক্ষেত্রগুলি সঠিকভাবে ব্যবহার করুন

1. "কাকে". আপনি যদি একটি প্রশ্ন পাঠান বা স্পষ্টীকরণের জন্য জিজ্ঞাসা করেন, তাহলে আপনি ঠিকানার কাছ থেকে একটি উত্তরের জন্য অপেক্ষা করছেন, যার ডেটা "থেকে" ক্ষেত্রে নির্দেশিত হয়েছে। আপনি যখন প্রাপক হন, তখন আপনাকে প্রশ্নের উত্তর দিতে হবে। অর্থাৎ, এই ক্ষেত্রটিতে প্রাপকের ডেটা রয়েছে।
2. "কপি"। প্রাপক যার ডেটা এই ক্ষেত্রে নির্দেশিত হয়েছে, তারা যেমন ছিল, "আমন্ত্রিত প্রত্যক্ষদর্শী"৷ এই ক্ষেত্রে প্রাপকের চিঠির উত্তর দেওয়া উচিত নয়। উপরন্তু, যদি আপনার এই ধরনের একটি চিঠি পাঠানোর প্রয়োজন হয়, তবে এটি সৌজন্যের বাইরে "হস্তক্ষেপের জন্য দুঃখিত" লাইন দিয়ে শুরু করা উচিত।
3. "লুকানো কপি"। সত্য যে চিঠিটি ঠিকানার কাছে পাঠানো হয়েছিল যার ডেটা "ব্লাইন্ড কপি" ক্ষেত্রে নির্দেশিত হয়েছে তা প্রধান প্রাপকের কাছে অজানা। উপরন্তু, এই ক্ষেত্র গণ মেইলিং জন্য ব্যবহৃত হয়.

উত্তর দেওয়ার সময়, "সমস্ত উত্তর দিন" বোতামটি ভুলে যাবেন না, এটি আপনাকে একক প্রাপককে মিস না করতে সহায়তা করবে। আপনি যেকোনো সময় অবাঞ্ছিত প্রাপকদের মুছে ফেলতে পারেন এবং নতুন যোগ করতে পারেন।

বিষয় ক্ষেত্র। এই ক্ষেত্রটি সর্বদা পূরণ করতে হবে। যার কাছে চিঠিটি সম্বোধন করা হয়েছে তিনি প্রতিদিন প্রচুর পরিমাণে মেল পেতে পারেন এবং এই ক্ষেত্রের মাধ্যমে তিনি চিঠিটির গুরুত্বের মাত্রা মূল্যায়ন করতে সক্ষম হবেন। চিঠির বিষয়বস্তু সংক্ষিপ্তভাবে এবং তথ্যপূর্ণভাবে প্রতিফলিত করা উচিত।

"লেখার গুরুত্ব"। ক্ষেত্রে যখন চিঠিতে গুরুত্বপূর্ণ বা জরুরী তথ্য রয়েছে যা জরুরী বিবেচনার প্রয়োজন, এটি নির্দেশ করুন, গুরুত্ব "উচ্চ" এ সেট করুন। এটি আপনার ইমেলকে আপনার ইনবক্সে আলাদা করে তুলবে। তবে এই বৈশিষ্ট্যটি অতিরিক্ত ব্যবহার করবেন না।

কিভাবে ইমেইলের উত্তর দিতে হয়

নীচে আমরা একটি চিঠির প্রতিক্রিয়া লেখার জন্য একটি ছোট নির্দেশ বিবেচনা করব।

1. আপনি সবসময় একটি অভিবাদন সঙ্গে শুরু করা উচিত - সৌজন্য একটি শ্রদ্ধা, কিছুই করা যাবে না.
2. আপনাকে একজন ব্যক্তির সাথে তার ভাষায় যোগাযোগ করতে হবে। এবং এটি কেবল ভাষাবিজ্ঞানের ক্ষেত্রেই নয়, যোগাযোগের ফর্মেও প্রযোজ্য। অনানুষ্ঠানিক যোগাযোগকে অসম্মান হিসাবে গণ্য করা যেতে পারে, এমনকি কথোপকথককে অসন্তুষ্ট করার প্রচেষ্টা।
3. আপনার ট্রান্সলিটারেশন ব্যবহার করা উচিত নয়, ব্যতীত একটি চিঠি পাঠানোর সময় মোবাইল ফোন. আপনার মেল ক্লায়েন্টের রাশিয়ান ভাষা না থাকলে, অ্যাপ্লিকেশনটিতে চিঠির পাঠ্য পাঠান।
4. একটি ব্যবসায়িক চিঠি সংযত, সুনির্দিষ্ট এবং সংক্ষিপ্ত হওয়া উচিত। নির্ভুলতা মানে আপনি যে ডেটা উল্লেখ করছেন তা স্পষ্টভাবে নির্দেশ করা (তারিখ, স্থান, সময়, ইত্যাদি)। সুনির্দিষ্টতা - আপনার চিঠির প্রাপকের প্রথম লাইন থেকেই বোঝা উচিত যে তার জন্য ঠিক কী প্রয়োজন। সংক্ষিপ্ততা। আপনি যদি একজন স্পষ্ট চিন্তাবিদ হন তবে আপনি আপনার চিন্তাভাবনা স্পষ্টভাবে প্রকাশ করতে পারবেন। এবং আপনার কথোপকথন অবিলম্বে এটি দেখতে এবং প্রশংসা করবে। অতএব, আপনি কয়েকটি পৃষ্ঠার জন্য "জল" এড়িয়ে চলুন যদি আপনি কয়েকটি বাক্যে বিষয়টির সারমর্ম বর্ণনা করতে পারেন।
5. যখন একটি চিঠিতে বেশ কয়েকটি প্রশ্ন, কাজ বা বিষয় থাকে, তখন সেগুলিকে গঠন করা এবং একে অপরের থেকে আলাদা করা দরকার। চিন্তার একটি অবিচ্ছিন্ন প্রবাহ পড়া কঠিন, এবং এটি থেকে গুরুত্বপূর্ণ পয়েন্টগুলি বের করা আরও কঠিন।
6. চিঠিতে করা অনুরোধগুলি যতটা সম্ভব বিস্তারিতভাবে উত্তর দিতে হবে। "করতে হবে" এর মত উত্তর গ্রহণযোগ্য নয়।
7. চিঠির পাঠে কোন ত্রুটি থাকা উচিত নয়। যদি এক বা দুটি ছোটখাটো টাইপ হয় তবে এটি ভীতিজনক নয়। তবে আপনি যদি চিঠি থেকে চিঠিতে দীর্ঘস্থায়ী নিরক্ষরতায় ভুগছেন, তবে কথোপকথনকারীর আপনার সম্পর্কে সর্বোত্তম ধারণা থাকবে না।
8. সর্বদা আপনার অক্ষর প্রুফরিড! চিঠিটি বেশ কয়েকবার পড়ুন এবং নিশ্চিত করুন যে আপনি কিছু মিস করেননি, ত্রুটির জন্য এটি পরীক্ষা করুন, প্রাপকের বিবরণ সঠিক কিনা, ইত্যাদি।

অনেক সংস্থার কাজের একটি অবিচ্ছেদ্য অংশ হল ব্যবসায়িক চিঠিপত্র, যার অনেকগুলি নিয়ম এবং বৈশিষ্ট্য রয়েছে। শুধুমাত্র সচিব নয়, অন্যান্য কর্মচারীদেরও অংশীদার এবং অন্যান্য কর্মচারীদের সাথে যোগাযোগের জন্য চিঠি লিখতে সক্ষম হওয়া উচিত।

ব্যবসায়িক চিঠিপত্রের ধারণা

এই শব্দটি বাণিজ্যিক এবং ব্যবসায়িক তথ্য বিনিময় বোঝায়। ব্যবসায়িক চিঠিপত্রের একটি নির্দিষ্ট শিষ্টাচার রয়েছে, যা এমনকি বিশেষ কোর্সেও শেখানো হয়। চিঠিটি নিয়ম অনুসারে তৈরি করা উচিত, যেহেতু এটি কোম্পানির খ্যাতি তৈরি করবে এবং বজায় রাখবে এবং সংস্থার প্রতি একটি গুরুতর মনোভাবও তৈরি করবে। প্রযুক্তিগত দৃষ্টিকোণ থেকে, একটি ব্যবসায়িক চিঠি বিভিন্ন কোম্পানি বা বিভাগের মধ্যে যোগাযোগ উন্নত করার লক্ষ্যে একটি টুল।

ব্যবসায়িক চিঠিপত্রের ধরন

বিভিন্ন ধরণের নথি রয়েছে এবং তাদের প্রতিটিতে নিবন্ধকরণ এবং জমা দেওয়ার জন্য নিজস্ব নিয়ম রয়েছে। ই-মেইলের মাধ্যমে যোগাযোগ করার সময় ব্যবসায়িক চিঠিপত্রের মৌলিক বিষয়গুলিও ব্যবহার করা হয়। বিশেষজ্ঞরা এই ধরনের ব্যবসায়িক চিঠিগুলিকে আলাদা করে: ধন্যবাদ, অনুরোধ, দাবি, ক্ষমা, অস্বীকার, অভিনন্দন এবং সমবেদনা। এছাড়াও, বাণিজ্যিক চিঠি রয়েছে, যার মধ্যে দাবি, প্রত্যাখ্যান, অনুস্মারক, গ্যারান্টি এবং আরও অনেক কিছু রয়েছে।

কিভাবে ব্যবসায়িক চিঠিপত্র আচার?

একটি চিঠি লেখার সময়, সমস্ত বিবরণ মনোযোগ দিতে গুরুত্বপূর্ণ. ব্যবসায়িক চিঠিপত্রের নিয়মগুলি বর্ণনা করার সময়, আপনাকে নিম্নলিখিত দিকগুলিতে মনোযোগ দেওয়া উচিত:

1. আপনি যদি এমন একটি চিঠি লিখছেন যেখানে আপনাকে লেখকের জিজ্ঞাসা করা কিছু প্রশ্নের উত্তর দিতে হবে, তবে তাদের প্রতিটি আলাদাভাবে উদ্ধৃত করা উপযুক্ত হবে। এটি করার জন্য, নম্বর ব্যবহার করুন এবং পাঠ্যটিকে অনুচ্ছেদে বিভক্ত করুন।
2. একটি চিঠি রচনা করার সময়, আপনাকে সংক্ষিপ্তভাবে আপনার বা কথোপকথকের দ্বারা সংযুক্ত সমস্ত নথিতে মন্তব্য করতে হবে। এটি গুরুত্বপূর্ণ যাতে প্রাপক অবিলম্বে চিঠির সারমর্ম বুঝতে পারে।
3. চিঠিটি অবশ্যই প্রধান দ্বারা স্বাক্ষরিত হতে হবে এবং একটি সীলমোহর প্রয়োজন।

ব্যবসায়িক চিঠিপত্রের নিয়ম

ব্যবসায়িক চিঠি লেখার ভুলগুলি অগ্রহণযোগ্য, তাই সেগুলি লেখার প্রাথমিক নিয়মগুলি জানা গুরুত্বপূর্ণ:

1. এমন শব্দ ব্যবহার করবেন না যার অর্থ অজানা, বা অভিধান ব্যবহার করে তাদের ব্যাখ্যা পরীক্ষা করুন।
2. ব্যবসায়িক চিঠিপত্র পরিচালনায় নির্দিষ্ট পরিভাষার ব্যবহার বাদ দেওয়া হয়, যেহেতু কিছু শব্দ ঠিকানার কাছে অজানা হতে পারে। যদি এই ধরনের পদ ব্যবহার করা হয়, তাহলে অনুগ্রহ করে তাদের ব্যাখ্যা করুন।
3. ছোট বাক্যে আপনার চিন্তাভাবনা প্রকাশ করুন যাতে মূল সারমর্মটি হারিয়ে না যায়।
4. আপনি যদি রাশিয়ান ভাষাটি পুঙ্খানুপুঙ্খভাবে না জানেন তবে বানান পরীক্ষা করার জন্য প্রথমে একটি সম্পাদকে বা কম্পিউটারে একটি নথিতে পাঠ্যটি টাইপ করা ভাল।
5. ব্যবসায়িক চিঠিপত্র কথোপকথন শব্দ, সাহিত্যিক বাঁক ইত্যাদি ব্যবহার করার অনুমতি দেয় না। চিঠি পাঠানোর আগে, ত্রুটি এবং টাইপোর জন্য এটি পরীক্ষা করুন. কিছুক্ষণ পর আবার চেক করা ভালো।

ব্যবসায়িক চিঠিপত্রে একটি চিঠি শুরু করা

প্রথমত, চিঠির কাঠামোতে একটি "শিরোনাম" রয়েছে, যেখানে ঠিকানার অবস্থান এবং পুরো নাম রয়েছে। ব্যবসায়িক চিঠিপত্রের বৈশিষ্ট্যগুলির মধ্যে রয়েছে স্ট্যান্ডার্ড আপিল "প্রিয়", যা বেশিরভাগ ক্ষেত্রে শীটের কেন্দ্রে লেখা হয়। যদি একজন ব্যক্তি অপরিচিত হয়, তবে "মিস্টার" শব্দটি উপাধির আগে লেখা হয়। প্রথম অনুচ্ছেদ (প্রস্তাবনা) চিঠির উদ্দেশ্য এবং কারণ অন্তর্ভুক্ত করে। এটি পড়ার পরে, ঠিকানাকারীকে আপিলের মূল অর্থ বুঝতে হবে।

ব্যবসায়িক চিঠিপত্রে অনুরোধ

ব্যবসায়িক চিঠিপত্রের সবচেয়ে জনপ্রিয় ধরনের একটি অনুরোধের চিঠি। এটি একটি কৌশলী অনুরোধ বা বর্তমান ইস্যুতে একটি কূটনৈতিক দাবি হতে পারে। অনুরোধের খসড়া তৈরির জন্য ব্যবসায়িক লেখার দক্ষতা গুরুত্বপূর্ণ, কারণ তাদের লেখকের জন্য প্রয়োজনীয় পদক্ষেপ নিতে ঠিকানাকে উৎসাহিত করা উচিত। একটি চিঠি লেখার জন্য কিছু নিয়ম আছে:

1. ব্যবসায়িক শিষ্টাচারের মূল বিষয়গুলি পর্যবেক্ষণ করে ঠিকানাকে ব্যক্তিগতভাবে সম্বোধন করা উচিত।
2. ঠিকানাকে আপিলের কারণ ব্যাখ্যা করতে, আপনি তাকে একটি প্রশংসা, নোট ব্যবসা বা ব্যক্তিগত গুণাবলী এবং যোগ্যতা দিতে পারেন।
3. অনুরোধের যুক্তি এবং তার বাস্তবায়নে ঠিকানার আগ্রহ। সমস্যাটি যতটা সম্ভব সংক্ষিপ্ত এবং স্পষ্টভাবে বর্ণনা করা উচিত।
4. একবার অনুরোধ করা হলে, সম্ভাব্য সুবিধাগুলির উপর জোর দিয়ে এটিকে সংশোধন করা এবং আবার পুনরাবৃত্তি করা উচিত।

কীভাবে ব্যবসায়িক চিঠিপত্রে নিজেকে স্মরণ করিয়ে দেবেন?

একটি অনুস্মারক চিঠি ব্যবহার করা হয় যখন আপনাকে বাধ্যবাধকতা পূরণ, আইনের সাথে সম্মতি, একটি গুরুত্বপূর্ণ ইভেন্টের পন্থা ইত্যাদির কথা মনে করিয়ে দেওয়ার প্রয়োজন হয়। বেশিরভাগ ক্ষেত্রে, এটির আগে একটি মৌখিক অনুস্মারক ব্যবহার করা হয়। ফলস্বরূপ, চিঠিটি গৃহীত পদক্ষেপের এক ধরণের প্রমাণ হিসাবে কাজ করে। ব্যবসায়িক চিঠিপত্রের অনুস্মারক অন্তর্ভুক্ত:

1. প্রেরক এবং ঠিকানা প্রদানকারী সম্পর্কে তথ্য। এর পরে, স্মরণ করিয়ে দেওয়ার কারণ বলা হয়েছে।
2. প্রত্যাহার করা ইস্যুটির সাথে প্রাসঙ্গিক আইন ও প্রবিধানের রেফারেন্স তৈরি করা হয়।
3. ব্যবসায়িক চিঠিপত্রের বাক্যাংশগুলি পরিষ্কার হওয়া উচিত, তবে হুমকি নয়। সমস্যাটি শান্তিপূর্ণভাবে সমাধান করা যেতে পারে তা স্মরণ করা অতিরিক্ত হবে না।
4. চিঠির কোন মান নেই, তাই এটি বিনামূল্যে আকারে লেখা যেতে পারে।

কিভাবে ব্যবসায়িক চিঠিপত্রে ক্ষমাপ্রার্থী?

লিখতে সবচেয়ে কঠিন একটি হল ক্ষমাপ্রার্থী চিঠি, যার জন্য আপনাকে একই সময়ে ক্ষমা চাইতে হবে এবং কোম্পানির মুখ সংরক্ষণ করতে হবে। উপরন্তু, এটি ক্ষতিগ্রস্ত সম্পর্ক পুনরুদ্ধার করার লক্ষ্যে। ব্যবসায়িক চিঠিপত্র ক্ষমা চাওয়ার এই ধরনের বৈশিষ্ট্যগুলি নির্দেশ করে:

1. চিঠির কাঠামোতে প্রাপকের ইঙ্গিত, প্রস্থানের বিষয় এবং আপিল অন্তর্ভুক্ত রয়েছে।
2. আপনি শিল্পী নির্দিষ্ট করতে পারবেন না, যেহেতু ব্যবস্থাপনা সবকিছু স্বাক্ষর করবে।
3. ব্যবসায়িক চিঠিপত্রে ক্ষমাপ্রার্থী বাক্যাংশগুলি স্পষ্ট হওয়া উচিত নয় এবং চিঠির বিষয়বস্তু নিরপেক্ষ বা সম্পূর্ণ অনুপস্থিত হওয়া উচিত।
4. যে প্রভাবটি অর্জন করতে হবে তা হ'ল আন্তরিক ক্ষমা এবং যা ঘটেছিল তার সচেতনতা, যেটি একটি অপ্রীতিকর পরিস্থিতির কারণের ইঙ্গিত।

ব্যবসায়িক ইমেইলের নিয়ম

পূর্বে উল্লিখিত সমস্ত নিয়মগুলি ইলেকট্রনিক চিঠিপত্রের জন্যও প্রাসঙ্গিক, তবে এখানে এখনও বেশ কয়েকটি বৈশিষ্ট্য রয়েছে:

1. অফিসিয়াল চিঠিপত্রের জন্য একটি কাজের ই-মেইল একচেটিয়াভাবে ব্যবহার করা উচিত, যেহেতু সমস্ত চিঠি সার্ভারে সংরক্ষণ করা হয় এবং অন্য একজন ব্যক্তি সেগুলি পড়তে পারে।
2. ব্যবসায়িক ইমেলের জন্য একটি পঠনযোগ্য ফন্ট প্রয়োজন এবং এরিয়াল বা টাইমস নিউ রোমান সেরা পছন্দ। চিঠির আকার মাঝারি হওয়া উচিত। টেক্সটে কোন ক্যাপস লক, বিস্ময়বোধক চিহ্ন বা বিশেষ অক্ষর থাকা উচিত নয়। তির্যক বা গাঢ় কিছু বাক্যাংশের জন্য গ্রহণযোগ্য, কিন্তু শুধুমাত্র যখন একেবারে প্রয়োজন তখনই এটি ব্যবহার করুন।
3. ভাল পঠনযোগ্যতার জন্য, উপশিরোনাম ব্যবহার করুন, তবে মনে রাখবেন যে তাদের সংখ্যা বড় হওয়া উচিত নয়, তাই সর্বাধিক 3-4 টুকরা। একটি অনুচ্ছেদ চার লাইনের বেশি হওয়া উচিত নয়।
4. ব্যবসায়িক ই-মেইল চিঠিপত্রের নৈতিকতা বিষয় ক্ষেত্রটি ফাঁকা রাখার অনুমতি দেয় না। চিঠির সারাংশ এখানে লিখুন, যা সুনির্দিষ্ট, তথ্যপূর্ণ এবং সংক্ষিপ্ত হওয়া উচিত।
5. শেষে, একটি স্বাক্ষর এবং যোগাযোগের তথ্য দিতে ভুলবেন না এবং এটি ছয় লাইনের বেশি নেওয়া উচিত নয়। নিম্নলিখিত কাঠামো ব্যবহার করুন: "বিনীত", পদবি এবং প্রথম নাম, কোম্পানির নাম, ই-মেইল ফোন নম্বর এবং ওয়েবসাইটের ঠিকানা।
6. ব্যবসায়িক চিঠিপত্রে, আপনার কর্পোরেট শৈলীতে একটি কর্পোরেট টেমপ্লেট ব্যবহার করা উপযুক্ত। এর জন্য ধন্যবাদ, অন্যদের মধ্যে আলাদা হওয়া এবং একই সাথে ব্যবসায়িক চিঠিপত্রের নিয়মগুলি মেনে চলা সম্ভব হবে। এটি ভুলে যাওয়া গুরুত্বপূর্ণ নয় যে চিঠিটি কেবল কম্পিউটারের স্ক্রিনেই নয়, ফোনেও পড়া যায়, তাই টেমপ্লেটটি অবশ্যই বিভিন্ন স্ক্রিনের রেজোলিউশনের জন্য অপ্টিমাইজ করা উচিত।

ব্যবসায়িক লেখার বই

একটি ব্যবসায়িক চিঠি লেখার সমস্ত জটিলতাগুলি আরও ভালভাবে বুঝতে, আপনি দরকারী সাহিত্য পড়তে পারেন। নিম্নলিখিত কাজগুলি ভাল হিসাবে বিবেচিত হয়:

1. « ব্যবসায়িক লেখার শিল্প। আইন, কৌশল, হাতিয়ার» এস. কারেপিনা। লেখক ব্যাখ্যা করেছেন চিঠিপত্রের ব্যবসায়িক শৈলী কী, কীভাবে ছেড়ে যেতে হয় বিভিন্ন ধরনেরচিঠি এবং রিপোর্ট।
2. « ব্যবসায়িক ই-মেইল চিঠিপত্র। সফলতার জন্য পাঁচটি নিয়ম" লেখক ব্যবসায়িক চিঠিপত্রের ফর্মগুলি বর্ণনা করেছেন এবং যোগাযোগকে আরও কার্যকর করতে সহায়তা করার জন্য সরঞ্জামগুলি অফার করেছেন। এখানে আপনি খুঁজে পেতে পারেন সহায়ক টিপসএবং কৌশল

ই-মেইলের মাধ্যমে যোগাযোগ যেকোনো আধুনিক কাজের একটি অবিচ্ছেদ্য অঙ্গ অফিস কর্মী. এবং হিসাবরক্ষক কোন ব্যতিক্রম নয়। কীভাবে এমনভাবে চিঠিপত্র পরিচালনা করবেন যাতে ব্যবসায়িক যোগাযোগ উত্পাদনশীল, মানসিকভাবে আরামদায়ক এবং অত্যন্ত নৈতিক হয়? আমি পাঠকদের কিছু ব্যবহারিক পরামর্শ অফার করি।

টিপ 1. আপনার চিঠিতে ঠিকানার কাছে ব্যক্তিগত আবেদন অবহেলা করবেন না

এইভাবে, আপনি একজন ব্যক্তির ব্যক্তিত্বের প্রতি আপনার মনোযোগ প্রদর্শন করবেন। যদি চিঠিটি একটি নির্দিষ্ট প্রাপকের কাছে লেখা হয়, তবে এতে ব্যক্তিগত আপিলের অনুপস্থিতি ভুল এবং অসভ্য বলে মনে হয়।

আপনি যখন ঠিকানার কাছে প্রথম চিঠিগুলির মধ্যে একটি লেখেন, তখন প্রায়শই প্রশ্ন ওঠে: তাকে কীভাবে সম্বোধন করা যায় - শুধু নাম দ্বারা বা নাম এবং পৃষ্ঠপোষকতা দ্বারা? এই ক্ষেত্রে, আপনাকে এই ব্যক্তির চিঠিটি শেষ করার স্বাক্ষরে কী লেখা আছে তা দেখতে হবে। যদি নামটি সেখানে নির্দেশিত হয় (উদাহরণস্বরূপ, পৃষ্ঠপোষকতা ছাড়া) "স্বেতলানা কোতোভা"তারপর নাম ধরে কল করতে নির্দ্বিধায়। আর যদি স্বাক্ষর বলে "স্বেতলানা ভাসিলিভনা কোটোভা, ট্রেঞ্জর এলএলসি এর প্রধান হিসাবরক্ষক", তারপর আপনাকে সেই অনুযায়ী ঠিকানাকে সম্বোধন করতে হবে। যে কোনও ক্ষেত্রে, দ্বিতীয় বিকল্পটি অত্যন্ত সঠিক, এবং সেইজন্য জয়-জয়।

আমি "থেকে" ক্ষেত্রের তথ্যের উপর ফোকাস করার পরামর্শ দিই না। প্রকৃতপক্ষে, প্রায়শই এটি প্রাথমিকভাবে ইমেল ঠিকানার মালিক দ্বারা নয়, ইমেল সেট আপ করার সময় কোম্পানির আইটি বিশেষজ্ঞ দ্বারা পূরণ করা হয়।

যাইহোক, যখন কোনও ব্যবসায়িক অংশীদার বা ক্লায়েন্টকে উল্লেখ করার সময়, আমি আপনাকে দৃঢ়ভাবে পরামর্শ দিচ্ছি যে নামের সংক্ষিপ্ত রূপটি ব্যবহার করবেন না ("সাশা" এর পরিবর্তে "স্যাশ", "অন্যা" এর পরিবর্তে "আন"), তা যতই গণতান্ত্রিক হোক না কেন। লেখার ধরনটি আপনার চিঠিপত্র যতই দীর্ঘ হোক না কেন। মৌখিক বক্তৃতায় যা পরিচিত মনে হয়, লিখিত ভাষায় খুব সরল মনে হয়।

টিপ 2. অভিবাদনের আকৃতিতে বিশেষ মনোযোগ দিন

শব্দগুচ্ছ ব্যবহার করবেন না "শুভ দিন!". এমনকি যদি আপনি নির্দেশিত হন ভাল উদ্দেশ্যঠিকানার সময় অঞ্চলের সাথে মিল, এই বাক্যাংশটি স্বাদহীন শোনাচ্ছে, আমি এমনকি অশ্লীলও বলব। নিরপেক্ষ বিকল্পগুলি ব্যবহার করা ভাল: "হ্যালো...", "শুভ দিন...". এবং অবশ্যই, সম্ভাষণকারীর নাম যোগ করুন, যদি আপনি এটি জানেন। আমার জন্য ব্যক্তিগতভাবে, উদাহরণস্বরূপ, এটি একটি মুখবিহীন পরিবর্তে অনেক বেশি আনন্দদায়ক "হ্যালো!"ব্যক্তিগত পেতে "হ্যালো, তামারা!".

মনে রাখবেন যে এই ভাবে আপনি সম্বোধনকারীর সময় ব্যাপকভাবে সাশ্রয় করেন। সর্বোপরি, তিনি প্রাপ্ত চিঠির বিষয়বস্তুটি অবিলম্বে মূল্যায়ন করতে এবং এর অগ্রাধিকার এবং গুরুত্ব সম্পর্কে দ্রুত সিদ্ধান্ত নিতে সক্ষম হবেন।

বিষয়ের শব্দ সংক্ষিপ্ত হওয়া উচিত, কিন্তু একই সময়ে সঠিকভাবে চিঠিপত্রের বিষয় প্রতিফলিত করা উচিত। এই ক্ষেত্রে, "চুক্তি, চালান, আলফা এলএলসি থেকে কাজ"নথির পরিবর্তে। আলোচনার অধীন ইস্যুটির পরিবর্তিত দিক হিসাবে, বিষয়টিতে স্পষ্টীকরণ যোগ করুন। এই ক্ষেত্রে, "পার্মের সাথে সহযোগিতা" → "পার্মের সাথে সহযোগিতা। আলোচনার তারিখ" → "পার্মের সাথে সহযোগিতা। খসড়া চুক্তি".

চিঠিপত্রের সময় আপনি যদি দেখেন যে "বিষয়" ক্ষেত্রটি আপনার প্রাপক নির্বিচারে পূরণ করেছেন বা একেবারেই পূরণ করেননি, আপনার নিজের হাতে উদ্যোগ নিন এবং দুটি পরিস্থিতির মধ্যে একটি চেষ্টা করুন।

দৃশ্যপট 1.উত্তর দেওয়ার সময়, "বিষয়" ক্ষেত্রটি নিজেই পূরণ করুন। যদি সম্বোধনকারী মনোযোগী হয়, সম্ভবত এটি ইতিমধ্যেই আপনার চিঠিপত্রকে পর্যাপ্ত আকারে আনতে যথেষ্ট হবে।

দৃশ্যকল্প 2।যদি প্রাপক "বিষয়" ক্ষেত্রটি পূরণ করা উপেক্ষা করতে থাকেন, তাহলে তাকে নিম্নলিখিত বিষয়বস্তু সহ একটি চিঠি লিখুন: "আল্লা, আমি আপনাকে অবিলম্বে "বিষয়" ক্ষেত্রে চিঠির বিষয় নির্দেশ করার পরামর্শ দিচ্ছি। আমি মনে করি এইভাবে আমরা আমাদের যোগাযোগের কার্যকারিতা উল্লেখযোগ্যভাবে বৃদ্ধি করব।".

টিপ 4. "To" এবং "Cc" ক্ষেত্রে মনোযোগ দিন

ব্যবসায়িক পরিবেশে সাধারণত গৃহীত এই ক্ষেত্রগুলির উদ্দেশ্য আপনাকে স্পষ্টভাবে বুঝতে হবে:

• <если>"প্রতি" ক্ষেত্রে শুধুমাত্র আপনি উপস্থিত হবেন - এর অর্থ হ'ল চিঠির প্রেরক তার প্রশ্ন বা অনুরোধে আপনার কাছ থেকে প্রতিক্রিয়ার জন্য অপেক্ষা করছেন;
• <если>ক্ষেত্রটিতে বেশ কয়েকটি প্রাপক রয়েছে - প্রেরক প্রত্যেকের কাছ থেকে বা প্রাপকদের যেকোনো একটি প্রতিক্রিয়ার জন্য অপেক্ষা করছেন৷ এই ক্ষেত্রে, উত্তর দেওয়ার সময়, "সকলকে উত্তর দিন" ফাংশন ব্যবহার করে প্রেরকের দ্বারা সেট করা প্রাপকদের তালিকা সংরক্ষণ করুন (অবশ্যই, শর্ত থাকে যে আপনি ইচ্ছাকৃতভাবে শুধুমাত্র চিঠির লেখককে উত্তর দিতে চান না, আপনার সারমর্ম লুকিয়ে রাখুন চিঠিপত্রের বাকি অংশগ্রহণকারীদের থেকে উত্তর);
• <если>আপনার নাম "অনুলিপি" ক্ষেত্রে উপস্থিত হয় - প্রেরক চান যে আপনি সমস্যাটি সম্পর্কে সচেতন হন, যদিও তিনি আপনার কাছ থেকে উত্তর আশা করেন না। সুতরাং, আপনার এই বিষয়ে চিঠিপত্রে প্রবেশ করা উচিত নয়। আপনি যদি এখনও এটি করার সিদ্ধান্ত নেন, তবে এটি একটি বাক্যাংশ লিখতে শুরু করা ভাল ফর্মের লক্ষণ হবে: "যদি সম্ভব হয়, আমি এই সমস্যাটির আলোচনায় যোগ দিতে চাই ...", "আমাকে আমার মতামত দিতে দিন...".

যতদূর বিসিসি ক্ষেত্র উদ্বিগ্ন, এটি ব্যবসায়িক নৈতিকতার দৃষ্টিকোণ থেকে সবচেয়ে বিতর্কিত ই-মেইল টুল। কখনও কখনও এটি প্রায় গোপন নজরদারি এবং তথ্যের একটি হাতিয়ার হিসাবে বিবেচিত হয়। সর্বোপরি, "Bcc" এ স্থাপন করা প্রাপক অন্য প্রাপকদের কাছে দৃশ্যমান নয়৷ কিছু কিছুতে, সাধারণত বড় কোম্পানি, বিশেষ করে নীতিশাস্ত্রের বিষয়ে বিচক্ষণ, গণ মেইলিং ব্যতীত কর্পোরেট চিঠিপত্রে এই ক্ষেত্রটি ব্যবহার করা কঠোরভাবে নিষিদ্ধ। তবে বেশিরভাগ কোম্পানিতে তারা নিম্নলিখিত নিয়মগুলি পালন করে এটি ব্যবহার করে:

• ভরা "Bcc" ফিল্ড সহ একটি চিঠি পাঠানো বোঝায় যে চিঠির লেখক এই ধরনের বার্তার কারণ এবং উদ্দেশ্য সম্পর্কে লুকানো প্রাপকদের (বা করতে চলেছেন) অবহিত করেছেন;
• গোপন ঠিকানার চিঠিপত্রে প্রবেশ করার প্রয়োজন নেই।

প্রশিক্ষণে, আমাকে প্রায়শই প্রশ্ন করা হয়: কোনও ক্লায়েন্ট বা সহকর্মীর চিঠির জবাব দেওয়ার সময় সম্পর্কে কি সাধারণভাবে স্বীকৃত মান আছে? কিন্তু এর কোনো সার্বজনীন উত্তর নেই।

যদি আমরা অভ্যন্তরীণ চিঠিপত্র সম্পর্কে কথা বলি, এখানে সবকিছুই কোম্পানির জীবনের গতি এবং ছন্দ দ্বারা নির্ধারিত হয়। এমন কিছু সংস্থা রয়েছে যেখানে দেড় ঘণ্টারও বেশি সময় ধরে প্রতিক্রিয়া জানাতে দেরি করা খারাপ আচরণ হিসাবে বিবেচিত হয়। এবং কোথাও একদিনের মধ্যে উত্তর জিনিসের ক্রম অনুসারে।

দ্বারা সাধারণ নিয়মএকটি চিঠির সবচেয়ে গ্রহণযোগ্য প্রতিক্রিয়ার সময় হল 2-3 ঘন্টার মধ্যে। এটি তথাকথিত আরামদায়ক অপেক্ষার সময়, যখন প্রেরক উত্তরের জন্য অপেক্ষা করছেন এবং তার ঠিকানার নীরবতা থেকে অভ্যন্তরীণ অস্বস্তি অনুভব করেন না।

কিন্তু যদি, চিঠিটি পেয়ে এবং পড়ে আপনি বুঝতে পারেন যে আপনি 24 ঘন্টার মধ্যে এটির সম্পূর্ণ উত্তর দিতে পারবেন না? তারপর, ভাল আচরণের নিয়ম অনুসারে, আপনার চিঠির প্রাপ্তি এবং এটির প্রতিক্রিয়ার আনুমানিক সময় প্রেরককে অবহিত করুন। এই ক্ষেত্রে: “হ্যালো, সের্গেই ভ্যাসিলিভিচ! আপনার চিঠি গৃহীত হয়েছে. আমি আগামী কয়েক দিনের মধ্যে উত্তর দেব" বা "অ্যান্ড্রে, আমি চিঠিটি পেয়েছি৷ ধন্যবাদ! একটি উত্তর জন্য আমি প্রয়োজন অতিরিক্ত তথ্য. আমি যত তাড়াতাড়ি সম্ভব উত্তর দেওয়ার চেষ্টা করব ....

টিপ 6. একটি চিঠিতে তথ্য জমা দেওয়ার জন্য প্রাথমিক নিয়ম অনুসরণ করুন

তাদের মধ্যে অনেকগুলি নেই:

• একটি চিঠি পড়ার সময়, সবচেয়ে আরামদায়ক ভলিউম "এক স্ক্রিনে" ফিট করে, সর্বাধিক - একটি A4 পৃষ্ঠায়;
• প্রেরিত সংযুক্তিগুলির আকার 3 MB এর বেশি হওয়া উচিত নয়৷ বড় ফাইল ঠিকানায় "ঝুলন্ত" মেল হতে পারে;
• সংযুক্তিগুলি "প্যাকিং" করার সময়, ইউনিভার্সাল জিপ বা rar এনকোডিং ব্যবহার করুন। অন্যান্য এক্সটেনশনগুলি ট্রানজিটে ব্লক বা কাটা হতে পারে এবং প্রাপকের জন্য সমস্যা তৈরি করতে পারে;
• কখনই একটি নতুন ইমেল হিসাবে একটি উত্তর শুরু করবেন না (পত্রালাপের ইতিহাস সংরক্ষণ না করে)। অন্যথায়, প্রাপক মূল বার্তা খুঁজতে সময় ব্যয় করতে বাধ্য হবে;
• এমন একটি ভাষায় লিখুন যা ঠিকানার কাছে সবচেয়ে বোধগম্য। পেশাদার বা কর্পোরেট শব্দভাণ্ডার, অপভাষা, সংক্ষিপ্ত রূপ এবং অ্যাংলিসিজম ব্যবহার করা উপযুক্ত কিনা তা অনেকেই ভাবছেন।

প্রতিটি ক্ষেত্রে, এটি পৃথকভাবে সিদ্ধান্ত নেওয়া আবশ্যক।

সুতরাং, একটি কোম্পানির মধ্যে আন্তঃ-কর্পোরেট চিঠিপত্র প্রায় সবসময় অপবাদ এবং সংক্ষিপ্ত রূপ দিয়ে পরিপূর্ণ হয়: তারা সকল অংশগ্রহণকারীদের কাছে পরিচিত এবং বোধগম্য এবং সময় বাঁচায়। তবে প্রতিপক্ষের সাথে চিঠিপত্রে এগুলি ব্যবহার করার সময় আপনাকে সতর্কতা অবলম্বন করতে হবে।

আমার অনুশীলনে এমন একটি ঘটনা ছিল। একজন সহকর্মী একটি প্রকাশনা ঘরের জন্য উপকরণ প্রস্তুত করছিলেন এবং শেষ চিঠিতে তিনি লিখেছেন: "মাশা, আপনার সমস্ত উপকরণ তাড়াতাড়ি পাঠান". মাশা সিদ্ধান্ত নিয়েছে যে এটি তার কাছে অজানা একটি বিন্যাসের একটি উপাধি ছিল, যেখানে পাঠ্যটি অনুবাদ করা দরকার। তিনি অনেক সময় খুন করেছেন, হুক বা ক্রুক দ্বারা, কিভাবে প্রকাশকের অনুরোধ সন্তুষ্ট করা যায় তা খুঁজে বের করতে। মেশিনের বিরক্তিকর কল্পনা করুন যখন, 2 দিন পরে, সে শিখেছে যে ক্রিপ্টিক "asap" হল ইংরেজি-ভাষী পরিবেশে "যত তাড়াতাড়ি সম্ভব" ("যত তাড়াতাড়ি সম্ভব") এর একটি সংক্ষিপ্ত রূপ। কিন্তু মাশা অনুরোধ পাওয়ার মুহূর্ত থেকে আধা ঘন্টার মধ্যে উপকরণ পাঠাতে পারে!

টিপ 7. আপনার স্বাক্ষর এবং আপনার পরিচিতিগুলির একটি ব্লক দিয়ে প্রতিটি অক্ষর শেষ করুন

আপনি ঠিকানাকে কতটা ঘনিষ্ঠভাবে চেনেন এবং আপনার চিঠিপত্র কতদিন ধরে চলছে তা নির্বিশেষে, আপনার প্রতিটি চিঠিতে একটি স্বাক্ষর এবং যোগাযোগের তথ্য সমন্বিত ব্লক থাকা উচিত। এটি সংস্কৃতির একটি অপরিহার্য উপাদান ব্যবসা যোগাযোগ.

ব্লকে থাকতে হবে:

• আপনার প্রথম এবং শেষ নাম। সংক্ষিপ্ত রূপ ব্যবহার করার প্রয়োজন নেই। পরিবর্তে "টি.এল. Vorotyntsev"আমার স্বাক্ষরে আমি ইঙ্গিত করি "তামরা লিওনিডোভনা ভোরোটিনসেভা"বা "তামরা ভোরোটিনসেভা"যাতে সম্বোধনকারী বুঝতে পারে কিভাবে একটি প্রতিক্রিয়া চিঠিতে আমার সাথে যোগাযোগ করতে হয়;
• আপনার অবস্থান. এটি প্রাপককে আপনার কর্তৃত্বের সীমানা বোঝার সুযোগ দেয় এবং পেশাদার কর্মদক্ষতাসমস্যা সমাধান করার সময়;
• যোগাযোগের বিবরণ (ফোন, ইমেল, কোম্পানির নাম, ওয়েবসাইট)। সুতরাং আপনি প্রয়োজনে অতিরিক্ত অপারেশনাল যোগাযোগের সম্ভাবনার সাথে ঠিকানা প্রদান করবেন।

আমি যা বলা হয়েছে তার সাথে যোগ করতে চাই: আপনার ই-মেলগুলিই সেই পোশাক যা দ্বারা তাদের অভ্যর্থনা জানানো হয়। অন্য কথায়, ব্যবসায়িক চিঠিপত্রের শিষ্টাচার পর্যবেক্ষণ করে, আপনি অনুপস্থিতিতে আপনার ঠিকানার উপর সবচেয়ে আনন্দদায়ক ছাপ ফেলবেন।

একটি ব্যবসায়িক চিঠি হ'ল প্রেরকের এক ধরণের মনস্তাত্ত্বিক প্রতিকৃতি, তার কলিং কার্ড, সেইসাথে কোম্পানির চিত্র এবং খ্যাতির অংশ। এই সব উপর একটি সাহসী ক্রস নির্বাণ সম্ভাবনা বিরুদ্ধে নিজেকে রক্ষা কিভাবে - আমাদের নিবন্ধে.

তাতায়ানা নিকোলাভা,

নেগোসিয়েশন ট্রেনিং সেন্টার, মস্কোর নেতৃস্থানীয় ব্যবসায়িক শিষ্টাচার বিশেষজ্ঞ

ইমেইলের নিয়মব্যবসায়িক ব্যক্তিদের জন্য, এটি এমন এক ধরণের সরঞ্জাম যা আপনাকে কোম্পানির "মুখ রাখতে" এবং অংশীদারদের সাথে যোগাযোগের ক্ষেত্রে এর চিত্র প্রতিফলিত করতে দেয়। ব্যবসায়িক ই-মেইল চিঠিপত্রের মূল নিয়মগুলি কী কী যা ব্যবসায়ীদের বিবেচনা করতে হবে? আসুন একটি ঘনিষ্ঠভাবে দেখুন, কারণ এটি সত্যিই একটি বিশাল ভূমিকা পালন করে।

নিয়ম 1: ইমেলের বিষয় অন্তর্ভুক্ত করুন

এই মাপকাঠির মাধ্যমেই একজন ব্যস্ত ব্যক্তি সিদ্ধান্ত নেয় কোন চিঠিটি প্রথমে খুলবে। উপরন্তু, এই ই-মেইল নিয়ম কথোপকথনকারীকে চিঠিপত্রের প্রবাহের মধ্যে পছন্দসই চিঠি খুঁজে পেতে অনুমতি দেয়। উদাহরণস্বরূপ, বিষয় লাইন সহ ইমেলগুলি গ্রহণ করা সুবিধাজনক যা একই প্রক্রিয়ার বিভিন্ন সাংগঠনিক দিকগুলিকে প্রতিফলিত করে৷

উদাহরণস্বরূপ: "অংশগ্রহণকারীর নথির প্যাকেজ", "প্রদর্শনীতে অংশগ্রহণের জন্য চালান", "প্রদর্শনীতে অংশগ্রহণকারীকে মেমো", "প্রদর্শনী প্যাভিলিয়নের বিন্যাস" ইত্যাদি। প্রদর্শনী”, বিস্তৃত চিঠিপত্রে পছন্দসই চিঠিটি খুঁজে বের করা অনেক বেশি কঠিন হবে।

নিয়ম 2. ঠিকানা এবং অভিবাদন সম্পর্কে ভুলবেন না

চিঠিটি এখানেই শুরু করা উচিত। এই ফর্মে এটি করা ভাল: "শুভ বিকাল, ঠিকানার নাম (পৃষ্ঠপোষক)।" কষ্টকর নির্মাণ "শুভ দিন!" ব্যবহার না করাই ভালো। নিম্নলিখিত শব্দটি নির্দেশ করাও ভুল: "হ্যালো, মিস্টার ইভানভ।" ব্যবসায়িক পরিবেশে, তারা স্বাস্থ্য সম্পর্কে কথা বলে না। যদি চিঠিটি একদল লোককে সম্বোধন করা হয়, আপনি সম্মিলিত শব্দ ব্যবহার করতে পারেন: "প্রিয় স্যার!" অথবা "সহকর্মীরা!"। আপনি যোগাযোগ ছাড়াই করতে পারেন শুধুমাত্র "প্রশ্ন-উত্তর" মোডে নিবিড় চিঠিপত্রের ক্ষেত্রে, যেমন স্কাইপে যোগাযোগ করার সময়।

বাক্যাংশ যা চিঠিপত্র ব্যবহার করা যাবে না

ইমেল যদি আপনার প্রতিষ্ঠানের জন্য একটি গুরুত্বপূর্ণ লিড জেনারেশন চ্যানেল হয়, তাহলে এখানে আছে 11টি বাক্যাংশ, যা থেকে "বাণিজ্যিক পরিচালক" পত্রিকার সম্পাদকদের অবিলম্বে পরিত্রাণ পেতে সুপারিশ.

নিয়ম 3. মনে রাখবেন যে সংক্ষিপ্ততা প্রতিভার বোন

চিঠির বিষয়বস্তুর ব্যাখ্যা এবং বিশদ বিবরণের প্রয়োজন হলে, প্রয়োজনীয় পরামিতিগুলি উল্লেখ করুন। যাইহোক, একই সময়ে "জল" ঢালা না, বিশেষভাবে লিখুন। আদর্শ বিকল্পএকটি ছোট চিঠি থাকবে যেখানে আপনি সম্বোধনকারীর সাথে একমত হবেন টেলিফোনে কথোপকথনঅথবা একটি মিটিং যেখানে আপনি সমস্ত বিবরণ নিয়ে আলোচনা করতে পারেন।

নিয়ম 4. লেখার শৈলী - ব্যবসা, স্বন - নিরপেক্ষ

মুখোমুখি যোগাযোগ এবং একটি টেলিফোন কথোপকথনের বিপরীতে, যেখানে আপনার একটি স্ক্রিপ্ট আছে, আপনার ঠিকানা শুধু আপনাকে দেখতে পায় না, তবে আপনাকে শুনতেও পায় না। আপনি মুখের অভিব্যক্তি, উচ্চারণ, বা অন্যান্য অ-মৌখিক ইঙ্গিত দিয়ে আপনার শব্দের পরিপূরক করতে পারবেন না। অতএব, ব্যবসার ই-মেইলের এই নিয়মটি কঠোরভাবে মেনে চলুন। উদাহরণস্বরূপ, একটি কথোপকথনে, "আমার থেকে আপনার আর কী দরকার?" বাক্যাংশটি, একটি নির্দিষ্ট স্বর দিয়ে উচ্চারিত, দায়িত্ব বা কর্মের সম্পূর্ণ তালিকা জানার ইচ্ছা প্রকাশ করবে। এবং ভিতরে লেখাএটি এই মত পড়া যেতে পারে: "আমি কত লোড করতে পারি? বিবেক আছে!

অতএব, আপনি যদি পরবর্তী পদক্ষেপের জন্য প্রস্তুত হন তবে সর্বদা এই ই-মেইল চিঠিপত্রের নিয়মটি ব্যবহার করা ভাল। এভাবে লিখুন: "আমি আর কিসের জন্য দরকারী/উপযোগী হতে পারি?"। আপনার যদি পরবর্তী প্রক্রিয়ায় অংশগ্রহণ করার ইচ্ছা না থাকে, তাহলে আপনাকে অবশ্যই সঠিকভাবে বলতে হবে। উদাহরণস্বরূপ, এটির মতো: "সহকর্মীরা, অন্য একটি প্রকল্পে আমার উচ্চ কাজের চাপের পরিপ্রেক্ষিতে, আমি কৃতজ্ঞ হব যদি আপনি ..." এবং তারপরে আপনার ইচ্ছাগুলি বর্ণনা করুন: "আমাকে মুক্ত করুন আরও কাজচালু এই প্রকল্পের", "আমার দায়িত্বের সম্পূর্ণ সুযোগ আমাকে বর্ণনা করুন যাতে আমি আমার কাজের পরিকল্পনা করতে পারি।" একই সময়ে, অধস্তনতা বিবেচনায় নেওয়া গুরুত্বপূর্ণ: আপনি যদি ম্যানেজারের সাথে চিঠিপত্র করেন তবে তার সাথে এই কাজের অগ্রাধিকারটি পরীক্ষা করুন।

নিয়ম 5. টেক্সটে ইমোটিকন সংখ্যা ডোজ

এটি ব্যবসায়ীদের ইলেকট্রনিক চিঠিপত্রের একটি মৌলিক নিয়ম। কিছু কোম্পানিতে, "স্মাইলিস" ব্যবহার কঠোরভাবে নিষিদ্ধ। যদি আপনার সংস্থা তাদের মধ্যে একটি না হয় তবে এই আইকনগুলি ব্যবহার করুন, তবে খুব সতর্ক থাকুন৷ সর্বোপরি, "ইমোটিকন" হল আবেগের প্রতীক যা ব্যবসায়িক পরিবেশে ডোজ করা দরকার। চিঠির একটি আইকন কথোপকথককে আপনার আবেগ বুঝতে দেওয়ার জন্য যথেষ্ট। এই ই-মেইল চিঠিপত্রের নিয়মটি Skype এবং ICQ-তে ব্যবসায়িক যোগাযোগের ক্ষেত্রেও প্রযোজ্য।

নিয়ম 6. ইলেকট্রনিক স্বাক্ষর সম্পর্কে ভুলবেন না

যেকোনো (শুধুমাত্র প্রথম নয়) চিঠির শেষে, প্রেরকের পুরো নাম এবং অবস্থান, তার কাজের পরিচিতি এবং কোম্পানির লোগো সহ একটি স্বাক্ষর থাকতে হবে। এটি একটি ভাল স্বন এবং একটি কর্পোরেট সংস্কৃতির উপস্থিতির একটি সূচক।

নিয়ম 7. পাঠানোর আগে চিঠিটি পুনরায় পড়ুন। ভুল এবং টাইপো সংশোধন করুন

অবহেলা নয় সেরা মানেরএকজন ব্যবসায়ী ব্যক্তির জন্য।

নিয়ম 8. 24 ঘন্টার মধ্যে চিঠিপত্রের উত্তর দিন

আপনার যদি আরও সময়ের প্রয়োজন হয় তবে আপনাকে একদিনের মধ্যে এটি সম্পর্কে লিখতে হবে। পাঠানোর পরে চিঠির প্রাপকের সাথে যোগাযোগ করা এবং তিনি এটি পেয়েছেন এবং কখন তার কাছ থেকে প্রতিক্রিয়া আশা করবেন তা নিশ্চিত করা অতিরিক্ত হবে না।

নিয়ম 9: সংযুক্তি সহ ইমেল স্বীকার করুন

তারা সঠিকভাবে খোলা কিনা পরীক্ষা করুন. অনুগ্রহ করে মনে রাখবেন যে কোম্পানির নির্বাহীদের তাদের দিকে পরিচালিত কোনো প্রচারমূলক অফার বা লিঙ্ক পাঠানো উচিত নয় (যদি না তারা আলোচনার বিষয় হয়)।

চিঠির মূল অংশে একটি সংশ্লিষ্ট নোটিশ সহ বিক্রয় ব্যবস্থাপকের পক্ষে এই জাতীয় চিঠিগুলি প্রেরণ করা ভাল।

নিয়ম 10. যিনি এটি শুরু করেছিলেন তার সাথে চিঠিপত্র শেষ হয়৷

শেষ চিঠিটি চিঠিপত্রের সূচনাকারী দ্বারা পাঠানো হয়। এমনকি যদি সমস্ত প্রশ্ন ইতিমধ্যেই আলোচনা করা হয়েছে, কার্যকর সহযোগিতা এবং দ্রুত প্রতিক্রিয়ার জন্য অংশীদারকে কৃতজ্ঞতার শব্দ লিখুন। শেষে আপনার ইচ্ছা হতে পারে একটি ভাল মেজাজ আছেএবং একটি উত্পাদনশীল সপ্তাহ। যাইহোক, শুধুমাত্র যদি আপনার প্রাপকের সাথে ঘনিষ্ঠ এবং দীর্ঘমেয়াদী সম্পর্ক থাকে। অন্য সব ক্ষেত্রে, এটি নির্দেশ করা ভাল: "শুভেচ্ছা।"

ব্যবসায়িক চিঠিপত্র একটি কোম্পানি এবং একজন ব্যবসায়ী ব্যক্তির চিত্রের একটি অবিচ্ছেদ্য অঙ্গ। যোগাযোগ স্থাপন, সম্পর্ক বজায় রাখা, লিখিতভাবে ব্যবসায়িক সমস্যা নিয়ে আলোচনা করা কখনও কখনও বাঞ্ছনীয় এবং প্রায়শই কেবল প্রয়োজনীয়, তাই ব্যবসায়িক চিঠিপত্রে তৈরি চিত্রটি লাইভ যোগাযোগের মাধ্যমে তৈরি হওয়া বহিরাগত চিত্রের সাথে সম্পূর্ণরূপে মিলিত হতে হবে। একই সময়ে, ব্যবসায়িক চিঠিপত্রের ক্ষেত্রে, নিয়ম এবং প্রয়োজনীয়তার সাথে সম্মতি বাধ্যতামূলক নয় শুধুমাত্র সাধারণ নীতিকিন্তু ছোট জিনিসগুলিতেও।

ব্যবসায়িক চিঠিপত্রের নীতি এবং শিষ্টাচার

সামগ্রিকভাবে ব্যবসায়িক চিঠিপত্রের শিষ্টাচারের থেকে আলাদা নয় সাধারণ আবশ্যকতাব্যবসা যোগাযোগ. এখানে এর প্রধান নীতিগুলি রয়েছে:

• সৌজন্য, সম্মান,
• উদ্দেশ্যের স্বচ্ছতা
• ফলাফল ভিত্তিক এবং যোগাযোগযোগ্য,
• অন্যান্য মানুষের সময় এবং বাধ্যবাধকতার প্রতি দায়িত্বশীল মনোভাব,
• যৌক্তিক ধারাবাহিকতা এবং নির্ভুলতা,
• বাস্তব নির্দিষ্টতা,
• স্বাক্ষরতা,
• সুরের নিরপেক্ষতা, কঠোরতা এবং কথার আনুষ্ঠানিকতা,
• পরাধীনতা এবং ঐতিহ্যের পালন।

এই প্রয়োজনীয়তাগুলি আসল নয়, তবে তাদের বাস্তবায়ন অংশীদার এবং গ্রাহকদের সাথে গঠনমূলক মিথস্ক্রিয়া নিশ্চিত করে।

লেটারহেড এবং ভাষার সূত্র

লেটারহেড লেটারহেড কোম্পানির মুখ, তাই এর বাধ্যতামূলক গুণাবলী হল সাক্ষরতা, বিশদ বিবরণের নির্ভুলতা, বাহ্যিক নির্ভুলতা এবং নকশার বিনয়ী মৌলিকতা।

ফর্মটির একটি কৌণিক বা অনুদৈর্ঘ্য সংস্করণ হোক না কেন, প্রতিষ্ঠানের পুরো নাম, ডাক, প্রকৃত এবং অফিসিয়াল ঠিকানা, টেলিফোন, ফ্যাক্স, ই-মেইল ঠিকানা এবং অফিসিয়াল ই-পৃষ্ঠার ঠিকানা অবশ্যই পড়তে হবে। বিবরণের তালিকা কঠোরভাবে নিয়ন্ত্রিত হয় না, তবে, ডেটার সম্পূর্ণতা সর্বদা আরও সুবিধাজনক দেখায়।

রেফারেন্সের জন্য: চিঠিপত্রের নিবন্ধন সম্পর্কে তথ্যও বাঞ্ছনীয় - তারিখ, তালিকায় নম্বর, পাঠানোর জন্য নথি প্রস্তুতকারী নির্দিষ্ট ঠিকাদার সম্পর্কে। যদি এটি একটি প্রতিক্রিয়া চিঠি হয়, তাহলে অনুরোধ পত্রের একটি উল্লেখ প্রয়োজন।

একটি ব্যবসায়িক চিঠিতে, রীতির একটি ইঙ্গিতও সম্ভব, যা চিঠিপত্রের নকশাকে সরল করে: একটি তথ্য চিঠি, একটি প্রস্তাব, একটি অনুরোধ, একটি আবেদন, একটি ক্ষমা, সমবেদনা, কৃতজ্ঞতা।

অফিসিয়াল প্রতিষ্ঠানের লেটারহেডে চিঠি

চিঠির প্রথম অংশটি একটি আপিল, যার সূত্রটিতে ঠিকানার নাম এবং পৃষ্ঠপোষকতা রয়েছে বা আরও একটি সরকারী সংস্করণ রয়েছে - "মিস্টার" শব্দটি:

• প্রিয় ফেডর ফেডোরোভিচ!
• প্রিয় মিঃ স্মিরনভ!
• ডিরেক্টর সাহেব!

চিঠির প্রধান অংশ - তথ্যপূর্ণ - একটি সংক্ষিপ্ত, বোধগম্য এবং ধারণযোগ্য বার্তা এবং স্পষ্ট কাজ রয়েছে: তথ্য প্রদান, তথ্য স্পষ্ট করা, সরবরাহের সাথে সমস্যা সমাধান করা এবং আরও অনেক কিছু। যদি চিঠিতে একটি প্রত্যাখ্যান থাকে, তাহলে একটি স্পষ্ট এবং প্রমাণ-ভিত্তিক ন্যায্যতা দিয়ে প্রথমার্ধ শুরু করা সঠিক। নির্বাচিত টোনের উপর নির্ভর করে ভাষার সূত্রগুলি ভিন্ন হতে পারে:

• কোম্পানি বিবেচনা করতে বলে...
• সভাপতি ও পরিচালনা পর্ষদকে অবহিত করতে বলা হচ্ছে...
• সম্ভাবনা বিবেচনা করুন ...
• যত তাড়াতাড়ি সম্ভব উত্তর দিতে দয়া করে...

চিঠির চূড়ান্ত অংশ হল কৃতজ্ঞতা, ক্ষমাপ্রার্থনা, সমস্যাটির দ্রুত সমাধানের আশ্বাস, আরও সহযোগিতার আশা।

ব্যবসায়িক চিঠিগুলির জন্য সরকারী আদেশের সাথে সম্মতি প্রয়োজন: যদি চিঠিতে প্রধানের স্বাক্ষরের প্রয়োজন হয়, তবে এটি অবশ্যই প্রধান দ্বারা স্বাক্ষর করা উচিত (চরম ক্ষেত্রে, তার ডেপুটি)।

নেটওয়ার্কিং ব্যবসায়িক শিষ্টাচার এবং ব্যবসায়িক ইমেল

ই-মেইল, কাগজের চিঠির মতো, বেশ কয়েকটি নিয়ে গঠিত গুরুত্বপূর্ণ উপাদান, অনুমানমূলক নিয়মের কারণে উপযুক্ত পূরণের প্রয়োজন হয় না, তবে সঠিকভাবে কারণ এই উপাদানগুলি উপযোগী এবং ব্যবহারিক দৃষ্টিকোণ থেকে তথ্যপূর্ণ এবং খুব সুবিধাজনক হতে পারে। একটি সঠিক চিঠি একটি সঠিক এবং তাত্ক্ষণিক প্রতিক্রিয়া নিশ্চিত করে, পাশাপাশি গঠনমূলক সমাধানপ্রশ্ন

রেফারেন্সের জন্য: কোম্পানির প্রায়ই তাদের নিজস্ব আছে মেইল সার্ভারএবং প্রোগ্রাম, সেইসাথে ই-মেইল ডিজাইনের জন্য একটি কর্পোরেট শৈলী বিকাশ করুন এবং অভ্যন্তরীণ নিয়মচিঠিপত্র, যা সাধারণত মানকগুলির সাথে বিরোধিতা করে না, তবে তাদের পরিপূরক করে।

1. অ্যাড্রেসসি: অ্যাড্রেসসি লাইনে একটি ঠিকানা উল্লেখ করার প্রথাগত।

এটি কেবল কথোপকথনের প্রতি শ্রদ্ধাশীল মনোভাব নির্দেশ করে না, তবে তাকে বাঁচায়e— মেইলস্প্যাম, জাঙ্ক মেইল ​​এবং প্রেয়িং চোখ থেকে।

1. ঠিকানার চিঠির একটি অনুলিপি একটি নির্দিষ্ট উদ্দেশ্যে পূরণ করা হয়।

প্রধান ঠিকানার কাছে একটি চিঠি পাঠিয়ে এবং "অনুলিপি" বিভাগে অন্যটিকে নির্দেশ করে, ঠিকানা কী ঘটছে সে সম্পর্কে দ্বিতীয় কথোপকথনকে অবহিত করে, তবে তাকে উত্তর দেওয়ার এবং চিঠিপত্রে সরাসরি অংশ নেওয়ার প্রয়োজন হয় না।

1. চিঠির বিষয়: সুসংহততা এবং স্বতন্ত্রতা।

বিষয়ের চূড়ান্ত সুনির্দিষ্টতা ঠিকানা এবং ঠিকানা উভয়কেই আলোচনার বিষয়টিতে নেভিগেট করতে এবং অনেক সমস্যা এবং কাজকে আলাদা করতে সাহায্য করবে: শুধু "কাত্য থেকে রিপোর্ট" নয়, কিন্তু "মে 2015 এর জন্য প্রতিবেদন। খসড়া সংস্করণ"। অনুগ্রহ করে মনে রাখবেন: এই ক্ষেত্রে নামটি অকেজো, যেহেতু ঠিকানাটি ইতিমধ্যেই ই-মেইল বক্সের নাম থেকে ঠিকানার কাছে স্পষ্ট।

একটি ডেস্কটপ মনিটর এবং একটি ট্যাবলেটে ইমেলগুলি পড়া সমানভাবে সহজ৷

1. চিঠির মূল অংশে 3টি মূল উপাদান থাকা উচিত।

প্রথম, একটি অভিবাদন (যদি এটি দিনের প্রথম অক্ষর হয়, উদাহরণস্বরূপ) এবং একটি ঠিকানা (প্রতিটি অক্ষরে)। দ্বিতীয়ত, প্রশ্নের উপস্থাপনা: নিজের একটি উপস্থাপনা (যদি চিঠিটি প্রথম হয়), সমাধান করা কাজগুলির একটি অনুস্মারক, সমস্যার বর্ণনা বা এর সমাধান। তৃতীয়ত, একটি অনুরোধ বা কর্মের আহ্বান।

1. ইমেল রিড নোটিফিকেশন ফিচারের সূক্ষ্মতা প্রয়োজন।

চিঠিটি সত্যিই গুরুত্বপূর্ণ হলে এটি ব্যবহার করা উচিত, তবে ফোনে এটি গ্রহণ করার বিষয়ে জিজ্ঞাসা করার কোন উপায় নেই, উদাহরণস্বরূপ। এই ফাংশনটি সাধারণত ঠিকানার উপর অস্পষ্ট, অস্পষ্টভাবে প্রণয়নকৃত মনস্তাত্ত্বিক বাধ্যবাধকতা আরোপ করে, তাই এটি অপব্যবহার করা উচিত নয়। একটি সঠিক এবং অত সুনির্দিষ্ট বিকল্প হল চিঠির শেষে পড়ার প্রতিবেদন করার জন্য একটি নম্র অনুরোধ।

1. স্বাক্ষরের সংক্ষিপ্ততা এবং একই সময়ে ক্ষমতা প্রয়োজন।

শব্দের মধ্যে "আন্তরিকভাবে আপনার" আদর্শ সূত্র থাকতে পারে বা শেষ নাম এবং প্রথম নামের মধ্যে সীমাবদ্ধ থাকতে পারে। নাম, অবস্থান, প্রতিষ্ঠানের নাম এবং যোগাযোগের বিবরণ সহ স্বাক্ষরটি 7 লাইনের বেশি হওয়া উচিত নয়। এটি ছাড়াও, বিকল্প যোগাযোগের বিবরণ নির্দেশ করার পরামর্শ দেওয়া হয় ডাকবাক্স: টেলিফোন,স্কাইপ, আইসিকিউ, অন্যান্য জনপ্রিয় মেসেঞ্জার।

1. সংযুক্তি: মূল জিনিসটি সতর্ক করা এবং সঠিকভাবে ফাইলগুলির নাম দেওয়া।

নেটওয়ার্ক শিষ্টাচারের জন্য চিঠির সাথে সংযুক্ত ফাইলের নথি সম্পর্কে রিপোর্ট করা প্রয়োজন: বিন্যাস, এর ভলিউম এবং বিষয়বস্তু সম্পর্কে। সংযুক্তি 3-5 এর বেশি হওয়া উচিত নয়এমবি. এর শিরোনাম, চিঠির বিষয়ের মতো, অত্যন্ত সংক্ষিপ্ত, নির্দিষ্ট এবং অনন্য হওয়া উচিত।

একটি ইমেলের স্বাভাবিক ফর্ম

নেটিকেটের একটি চিঠির প্রতিক্রিয়ার সময়টি সময়ের থেকে আলাদাবন্ধ— লাইন. জরুরী ইমেলের প্রতিক্রিয়ার জন্য দুই থেকে তিন ঘন্টা একটি আরামদায়ক অপেক্ষার সময়। জরুরী বা গুরুত্বপূর্ণ হিসাবে চিহ্নিত ইমেলের প্রতিক্রিয়াতে, এটি কখনও কখনও সতর্ক করার জন্য যথেষ্টe— মেইলপ্রাপ্ত এবং অ্যাকাউন্টে নেওয়া। যদি সমস্যাটির জন্য একটি দীর্ঘ বিবেচনার প্রয়োজন হয়, তাহলে সম্বোধককে তার কথোপকথককে প্রশ্নের উত্তর দিতে কতটা সময় লাগবে তা জানাতে হবে।

রেফারেন্সের জন্য: ইমেলগুলিতে প্রতিক্রিয়া জানানোর জন্য একদিন একটি আরামদায়ক সময়। যদি 3 দিনের মধ্যে কোন উত্তর না থাকে, তাহলে শিষ্টাচারের নিয়ম আপনাকে একটি দ্বিতীয় চিঠি পাঠাতে বা ঠিকানার সাথে যোগাযোগ করতে দেয় বিকল্প উৎসযোগাযোগ - টেলিফোন,স্কাইপ, আইসিকিউ. 5-7 দিনের জন্য নীরবতা বা দ্বিতীয় অনুরোধের প্রতিক্রিয়ায় ব্যবসায়িক চিঠিপত্র চালিয়ে যেতে অনিচ্ছা হিসাবে গণ্য করা যেতে পারে।

একজন ব্যবসায়ী ব্যক্তি এবং একটি কোম্পানির খ্যাতি শুধুমাত্র ব্যবসার দক্ষতা এবং কার্যকারিতা নয়, ব্যবসা করার যেকোনো পর্যায়ের ছোট ছোট জিনিস এবং সূক্ষ্মতা দ্বারাও গঠিত। ব্যবসায়িক আলোচনা. কোম্পানির প্রতিটি প্রতিনিধির কাছ থেকে ব্যবসায়িক চিঠিপত্রের নীতিগুলির সাথে সম্মতি প্রয়োজন: একজন নগণ্য কেরানি থেকে একজন জনসংযোগ বিশেষজ্ঞ এবং কোম্পানির প্রধান।

ভিডিও: কিভাবে স্পষ্টভাবে, স্পষ্টভাবে এবং বোধগম্যভাবে ব্যবসায়িক চিঠি লিখতে হয়

সঙ্গে যোগাযোগ