ব্যবসায়িক চিঠিপত্রের নিয়ম। ইমেইল করেসপন্ডেন্সের নিয়ম

প্রায়শই, ব্যবসায়িক বিশ্বের প্রথম যোগাযোগ লিখিত যোগাযোগ - ব্যবসায়িক চিঠি দিয়ে শুরু হয়। তবে যদি এটি ব্যবসায়িক চিঠির শিষ্টাচারের নিয়মগুলি পর্যবেক্ষণ না করেই লেখা হয়, তবে সবেমাত্র শুরু হওয়া পরিচিতিগুলি বাধাগ্রস্ত হতে পারে এবং আপনি একজন ক্লায়েন্ট বা ব্যবসায়িক অংশীদারকে হারাবেন। অতএব, আপনাকে সম্ভবত কাউকে বোঝাতে হবে না যে ব্যবসায়িক চিঠিগুলি লিখতে সক্ষম হওয়া কতটা গুরুত্বপূর্ণ যা ব্যক্তিগতভাবে আপনার সম্পর্কে এবং সামগ্রিকভাবে আপনার কোম্পানি সম্পর্কে একটি অনুকূল ধারণা তৈরি করতে সহায়তা করবে।

ব্যবসায়িক চিঠিপত্রের মৌলিক নিয়ম। চিঠিপত্রের আধুনিক রূপগুলি 150 বছর আগে বিকশিত হয়েছিল। এটি সাধারণত গৃহীত হয় যে তাদের জন্মভূমি ইংল্যান্ড, যেখানে ব্যবসায়িক চিঠিপত্র সংকলনের নিয়মগুলি প্রথম চালু হয়েছিল।

চিঠিপত্রের সাধারণ নিয়ম

1. আপনি একজন ব্যবসায়িক অংশীদারকে চিঠি লেখা শুরু করার আগে, আপনার নিজের জন্য নিম্নলিখিত বিষয়গুলি বুঝতে হবে:

চিঠির ধরন (কভারিং লেটার, অর্ডারের চিঠি, নোটিশের চিঠি, রিমাইন্ডারের চিঠি, উপস্থাপনের চিঠি, প্রত্যাখ্যানের চিঠি, গ্যারান্টির চিঠি ইত্যাদি);

আপনার চিঠির একটি প্রতিক্রিয়া প্রত্যাশিত (এমন শর্ত রয়েছে যখন একটি চিঠির প্রতিক্রিয়া প্রত্যাশিত নয়, উদাহরণস্বরূপ, একটি উপস্থাপনা চিঠি);

চিঠির বিষয়বস্তু আপনার ঠিকানা দ্বারা স্পষ্টভাবে বোঝা যাবে, এটি চিঠিপত্রের ইস্যু সংক্রান্ত কোন অস্পষ্টতা ছেড়ে যাবে কি;

আপনি কি নিশ্চিত যে মেইলের মাধ্যমে পাঠানো চিঠিটি সময়মতো পৌঁছাবে (যদি না হয় তবে টেলিফ্যাক্স, ডিএইচএল পরিষেবাগুলি ব্যবহার করা বা ইন্টারনেটের মাধ্যমে একটি চিঠি পাঠানো ভাল)।

2. চিঠির স্বর সবসময় সঠিক থাকা উচিত।

3. অশুদ্ধতা, অস্পষ্টতা, পেশাদার শব্দের অত্যধিক ব্যবহার এড়ানো, সাবধানে শব্দভান্ডার নির্বাচন করা প্রয়োজন। চিঠির পাঠ্যটি বোঝা সহজ হওয়া উচিত।

4. একটি ব্যবসায়িক চিঠি শুধুমাত্র সেই প্রতিষ্ঠানের লেটারহেডে লেখা উচিত যার পক্ষে আপনি কথা বলছেন। যেহেতু একটি লেটারহেডের উপস্থিতি আপনার কোম্পানির জন্য এক ধরণের ব্যবসায়িক কার্ড, তাই একটি অফিসিয়াল লেটারহেডের নকশা বিশেষ যত্নের সাথে বিবেচনা করা উচিত। লেটারহেড যত বেশি আনুষ্ঠানিক, চিঠির স্বর তত বেশি আনুষ্ঠানিক হওয়া উচিত।

নথি প্রস্তুত করার সময়, পাঠ্য ব্যবহার করার পরামর্শ দেওয়া হয় মাইক্রোসফ্ট সম্পাদকওয়ার্ড (মাইক্রোসফট কর্পোরেশনের সফ্টওয়্যার পণ্য) ফন্ট ব্যবহার করে টাইমস নিউ রোমান সাইর সাইজ নং 12 (টেবুলার উপকরণের জন্য), 13, 14, 15, 1-2 ব্যবধান সহ 13, 14, 15, টাইমস ডিএল সাইজ নং 12, 13, 14।

একটি ব্যবসায়িক চিঠি লেখার সময়, পৃষ্ঠা নম্বর নীচের অংশে লাগানো হয় ডান পাশপৃষ্ঠা, এবং অন্যান্য ব্যবসায়িক নথি আঁকার সময় - শীটের উপরের মার্জিনের মাঝখানে।

চিঠির পাঠ্যটি নিজেই A4 ফর্মগুলিতে 1.5-2 লাইন ব্যবধানে, A5 এবং ছোট ফর্মগুলিতে - এক লাইনের ব্যবধানে মুদ্রিত হওয়ার পরামর্শ দেওয়া হয়। নথির বিশদ বিবরণ (পাঠ্য ব্যতীত), একাধিক লাইন সমন্বিত, এক লাইনের ব্যবধানে মুদ্রিত হয়।

লিখিত অনুরোধ প্রাপ্তির 10 দিনের মধ্যে উত্তর দিতে হবে।

ফ্যাক্স এবং ই-মেইলের উত্তর 48 ঘন্টার মধ্যে দিতে হবে, সাপ্তাহিক ছুটি বাদে

রাশিয়ায় একটি ব্যবসায়িক চিঠি লেখার নিয়ম

রাশিয়ায়, অফিসিয়াল ফর্মগুলির নকশা নিয়ন্ত্রিত হয় আদর্শিক নথিএবং, প্রথমত, GOST 6.30-2003 “ইউনিফাইড ডকুমেন্টেশন সিস্টেম। সাংগঠনিক এবং প্রশাসনিক ডকুমেন্টেশনের ইউনিফাইড সিস্টেম। ডকুমেন্টেশন প্রয়োজনীয়তা.

GOST নথি ফর্মের জন্য দুটি মানক বিন্যাস প্রতিষ্ঠা করেছে - A4 (210 x 297 মিমি) এবং A5 (148 x 210 মিমি)। একটি নথির প্রতিটি শীট, একটি ফর্মে আঁকা এবং এটিতে নয়, কমপক্ষে 20 মিমি মার্জিন থাকতে হবে - বাম; 10 মিমি - ডান; 20 মিমি - শীর্ষ; 20 মিমি - কম।

কাগজপত্রের জন্য এই প্রয়োজনীয়তাগুলি রাশিয়ান আইনে অন্তর্ভুক্ত করা হয়েছে, তবে লেখক বিদেশী অংশীদারের কাছে একটি ব্যবসায়িক চিঠি কম্পাইল করার সময় সেগুলি ব্যবহার করার পরামর্শ দিয়েছেন।

আপনার সংবাদদাতার সাথে ঘনিষ্ঠতার মাত্রার উপর নির্ভর করে, আপিলটি "প্রিয় + উপাধি (প্রথম নাম, পৃষ্ঠপোষক)" বা "প্রিয় + প্রথম নাম এবং পৃষ্ঠপোষক (প্রথম নাম)" শব্দ দিয়ে শুরু হতে পারে। "প্রিয়", "মিস্টার", "ম্যাডাম", "ডেপুটি ডিরেক্টর", "হেড অফ ডিপার্টমেন্ট" ইত্যাদি শব্দ। কোন অবস্থাতেই এটি হ্রাস করা উচিত নয়। অন্যথায়, প্রাপকের মনে করার অধিকার রয়েছে যে আপনি তাকে সত্যিই খুব বেশি সম্মান করেন না। এবং চিঠিটি সহযোগিতার জন্য কৃতজ্ঞতার শব্দ দিয়ে শেষ হওয়া উচিত। এবং তারপরে আপনার স্বাক্ষর করার আগে অভিব্যক্তিটি রাখুন: "সম্মানিতভাবে, ..." বা "আন্তরিকভাবে আপনার ..."।

অফিসিয়াল চিঠিতে, "আপনি" উল্লেখ করা অগ্রহণযোগ্য, এমনকি যদি জীবনে আপনি এবং এই ব্যক্তিটি কেবল ব্যবসায়ই নয়, বন্ধুত্বপূর্ণ শর্তেও।

সাধারণত, একটি ব্যবসা বা পরিষেবা চিঠিতে কয়েকটি সাধারণ কাঠামোগত উপাদান থাকে:

1. হেডার এলাকা.
চিঠির এই অংশে, বামদিকে, সংস্থার একটি কোণার স্ট্যাম্প স্থাপন করা হয়েছে যাতে সংগঠনের নাম, এর ডাক এবং অন্যান্য বিবরণ, পাশাপাশি নিবন্ধন নম্বরএবং বহির্গামী নথি হিসাবে চিঠির নিবন্ধনের তারিখ। যদি পরিষেবা চিঠিটি একটি প্রতিক্রিয়া চিঠি হয়, তবে এটি এই চিঠিটি কোন নথিতে প্রতিক্রিয়া জানায় তাও নির্দেশ করে।
ঠিকানার বিশদ বিবরণ হেডারের ডানদিকে রাখা হয়েছে।

কোণার স্ট্যাম্পের নীচে নথির পাঠ্যের একটি শিরোনাম রয়েছে৷ শিরোনাম ভাষা গঠন এর মত দেখতে হতে পারে:

ü অব্যয় "O" + বিশেষ্য। অব্যয় ক্ষেত্রে: "গাড়ি সরবরাহের উপর";

ü প্রশ্নে "সম্পর্কে" + বিশেষ্য। অব্যয় ক্ষেত্রে: "খুচরা যন্ত্রাংশ সরবরাহের বিষয়ে";

ü সম্পর্কিত + বিশেষ্য। জেনেটিভ ক্ষেত্রে: "ক্রয় আদেশ সংক্রান্ত", ইত্যাদি।

2. চিঠির প্রকৃত পাঠ্য। চিঠির পাঠ্যের নকশার প্রধান বৈশিষ্ট্যগুলি নিম্নরূপ।

ü একটি ব্যবসায়িক চিঠির পাঠ্য, একটি নিয়ম হিসাবে, একটি সমস্যার সাথে সম্পর্কিত হওয়া উচিত বা একাধিক প্রশ্ন যদি তারা সম্পর্কিত হয়এবং বিবেচনা করা হবে একটি কাঠামোগত ইউনিটগন্তব্য সংস্থা।

ü চিঠির পাঠ্য, একটি নিয়ম হিসাবে, দুটি অংশ নিয়ে গঠিত। প্রথম অংশটি চিঠিটি সংকলনের কারণ, ভিত্তি বা ন্যায্যতা নির্ধারণ করে, চিঠিটি প্রস্তুত করার ভিত্তি হিসাবে নথিগুলির লিঙ্ক সরবরাহ করে। একটি অনুচ্ছেদ দিয়ে শুরু হওয়া দ্বিতীয় অংশে উপসংহার, প্রস্তাব, অনুরোধ, সিদ্ধান্ত ইত্যাদি রয়েছে।

একটি ব্যবসায়িক চিঠির কাঠামো

1. প্রেরণকারী প্রতিষ্ঠানের নাম।

3. চিঠি লেখার তারিখ।

4. চিঠি প্রাপকের ঠিকানা।

5. একটি নির্দিষ্ট ব্যক্তির একটি ইঙ্গিত.

6. খোলার ঠিকানা

7. চিঠির সাধারণ বিষয়বস্তুর একটি ইঙ্গিত, যেমন চিঠির বিষয়।

8. চিঠির মূল পাঠ্য।

9. ভদ্রতার চূড়ান্ত সূত্র।

10. স্বাক্ষর।

11. আবেদনের ইঙ্গিত।

একজন রাশিয়ান অংশীদারকে একটি ব্যবসায়িক চিঠি লেখার সময়, মনে রাখতে আরও কয়েকটি নিয়ম রয়েছে.

যে ব্যক্তির কাছে নথিটি সম্বোধন করা হয়েছে তার অবস্থান ডেটিভ ক্ষেত্রে নির্দেশিত হয়, উদাহরণস্বরূপ:

সিইও এর কাছে
জেএসসি "আলফা ব্যবসা"
ভি.এ. প্রোখোরভ

জেএসসি "বিটা হোল্ডিং"
প্রধান হিসাবরক্ষক
ভি.এম. ইভানভ

আপনি যদি সংক্ষিপ্ত রূপগুলি "মিস্টার", "মিসেস" রাখেন, তাহলে উত্তরদাতার উপাধিটি প্রথমে লেখা হয়, তারপরে আদ্যক্ষর লেখা হয়।

নথিতে চারজনের বেশি প্রাপক থাকা উচিত নয়। দ্বিতীয়, তৃতীয়, চতুর্থ ঠিকানার আগে "কপি" শব্দটি নির্দেশিত নয়। বৃহত্তর সংখ্যক প্রাপকের সাথে, নথির একটি মেইলিং তালিকা সংকলিত হয়।

প্রতিষ্ঠানে চিঠি পাঠানোর সময় তার নাম, তারপর ডাক ঠিকানা নির্দেশ করুন।

একটি নথি জমা দেওয়ার সময় একজন ব্যক্তির কাছেপ্রাপকের নাম এবং আদ্যক্ষর নির্দেশ করুন, তারপর ডাক ঠিকানা

চিঠির পাঠ্যে নামযুক্ত আবেদনের উপস্থিতির উপর একটি চিহ্ন নিম্নরূপ তৈরি করা হয়েছে:

আবেদন: 5 লিটার জন্য। 2 কপিতে .

যদি চিঠিতে এমন একটি সংযুক্তি থাকে যার নাম পাঠ্যে নেই, তবে এর নাম, শীটের সংখ্যা এবং অনুলিপিগুলির সংখ্যা নির্দেশ করুন; যদি বেশ কয়েকটি অ্যাপ্লিকেশন থাকে, তবে সেগুলিকে নম্বর দেওয়া হয়, উদাহরণস্বরূপ:

যদি অ্যাপ্লিকেশনগুলি আবদ্ধ হয়, তাহলে শীটের সংখ্যা নির্দেশিত হয় না।

যদি নথিতে নির্দেশিত সমস্ত ঠিকানায় আবেদনটি পাঠানো না হয়, তবে এর উপস্থিতির উপর একটি চিহ্ন নিম্নরূপ তৈরি করা হয়:

আবেদন: 3 লিটার জন্য। 5 কপি মধ্যে। শুধুমাত্র প্রথম ঠিকানায়.

প্রয়োজনীয় "স্বাক্ষর" এর মধ্যে সেই ব্যক্তির অবস্থানের নাম রয়েছে যিনি নথিতে স্বাক্ষর করেছেন (যদি নথিটি লেটারহেডে ইস্যু করা না হয় এবং সংক্ষেপে - কোম্পানির অফিসিয়াল লেটারহেডে জারি করা একটি নথিতে পূর্ণ); ব্যক্তিগত স্বাক্ষর; স্বাক্ষর ডিকোডিং (আদ্যক্ষর, উপাধি), উদাহরণস্বরূপ:

প্রশিক্ষণ

ব্যবসায়িক শিষ্টাচার শুধুমাত্র সমাজে মানুষের আচরণে প্রসারিত হয় যখন লোকেরা একে অপরের সাথে ব্যক্তিগতভাবে যোগাযোগ করে, তবে লিখিত যোগাযোগে অবশ্যই পালন করা নিয়মগুলিও প্রতিষ্ঠা করে। কীভাবে সঠিকভাবে এবং প্রয়োজনীয়তা অনুসারে ব্যবসায়িক চিঠিপত্র পরিচালনা করা যায় তা প্রত্যেকের আগ্রহের বিষয় যারা পেশাদার ক্রিয়াকলাপে জড়িত বা সক্রিয়ভাবে বিভিন্ন কর্তৃপক্ষের সাথে যোগাযোগ করে, তাদের সমস্যাগুলি সমাধান করে, উদাহরণস্বরূপ, কোনও পরিষেবার ভোক্তা হিসাবে।

অন্যান্য ধরনের তথ্য স্থানান্তরের তুলনায় ব্যবসায়িক চিঠিপত্রের সুবিধা

ব্যবসায়িক চিঠিপত্র তৈরি করতে সময় লাগে তা সত্ত্বেও, যোগাযোগের এই ফর্মটির অনস্বীকার্য সুবিধা রয়েছে।

• তাদের সাহায্যে, গুরুত্বপূর্ণ অফিসিয়াল এবং গোপনীয় তথ্য প্রেরণ করা যেতে পারে যদি তা মৌখিকভাবে যোগাযোগ করা না যায়।
• তৈরি করা বার্তাগুলি দীর্ঘ সময়ের জন্য সংরক্ষণ করা যেতে পারে, আপনি সেগুলিতে ফিরে যেতে এবং বিষয়বস্তু পুনরায় পরীক্ষা করতে পারেন।
• একটি চিঠি একই পাঠ্য সহ একাধিক প্রাপককে একযোগে পাঠানো যেতে পারে, যা একই বিষয়ে চিঠি তৈরি এবং পাঠানোর সময় উল্লেখযোগ্যভাবে বাঁচাতে পারে।

ব্যবসায়িক চিঠিপত্র হল এক ধরণের ব্যবসায়িক যোগাযোগ যা অফিসিয়াল ব্যবসায়িক প্রকৃতির তথ্য বিনিময়ের জন্য লিখিতভাবে সম্পাদিত হয়।

অফিসিয়াল চিঠিপত্রের ধারণার অর্থ হল এতে অফিসিয়াল বা অন্যান্য ব্যবসায়িক তথ্যের উপস্থিতি, যা কিছু কারণে মৌখিক বা অনানুষ্ঠানিকভাবে ঠিকানার কাছে প্রেরণ করা যায় না। একটি অফিসিয়াল বার্তা পাঠানোর মাধ্যমে, এর লেখক বিষয়টিতে তার ব্যবসায়িক মনোভাবের উপর জোর দেন। একই সময়ে, তাকে অবশ্যই সংগঠনের প্রতিনিধিত্ব করতে হবে, সমস্ত প্রাসঙ্গিক বিবরণ নির্দেশ করে, অথবা তার নিজের পক্ষে কথা বলতে হবে, তার আসল উপাধি, নাম এবং পৃষ্ঠপোষকতার সাথে স্বাক্ষর করতে হবে এবং তথ্যের আরও আদান-প্রদানের জন্য তার অবস্থান বা পরিচিতিগুলির ডেটা সরবরাহ করতে হবে।

ব্যবসায়িক চিঠিপত্রের শ্রেণীবিভাগ

ব্যবসায়িক যোগাযোগ বিভিন্ন উপায়ে শ্রেণীবদ্ধ করা যেতে পারে।

চিঠিটি একটি প্রতিষ্ঠানের বাইরে যায় কিনা তার উপর নির্ভর করে বরাদ্দ তার দুই প্রকার:

1. বাহ্যিক, তৃতীয় পক্ষের প্রাপককে নির্দেশিত।
2. অভ্যন্তরীণ, একই সংস্থার মধ্যে ব্যবহৃত।

উদ্দেশ্য দ্বারাব্যবসায়িক বার্তা, চিঠিপত্র নিম্নলিখিত প্রকারে বিভক্ত।

1. তথ্য মেইল.
2. চিঠি-বার্তা।
3. আবেদন পত্র.
4. একটি তদন্ত.
5. প্রস্তাবপত্র.
6. আমন্ত্রণ পত্র.
7. বিজ্ঞাপনের চিঠি।
8. অনুস্মারক চিঠি।
9. দাবি পত্র।
10. গ্যারান্টি চিঠি।
11. সুপারিশপত্র.
12. লেবেল অক্ষর.

উদ্যোগেসমস্ত ব্যবসায়িক বার্তা বিভক্ত:

• উদ্যোগ চিঠি
• চিঠি উত্তর.

এবং পরিশেষে সংক্রমণের মাধ্যমেতথ্য:

• মুদ্রিত, ফাঁকা চিঠি কুরিয়ার দ্বারা প্রেরিত বা ডাক বা প্রতিকৃতি দ্বারা প্রেরিত।
• ইমেইল

তথ্য মেইল

এই বার্তাটির মূল উদ্দেশ্য হল অফিসিয়াল তথ্য প্রদান করা, উদাহরণস্বরূপ, সংস্থার কার্যকলাপের যে কোনও পরিবর্তন সম্পর্কে, যা প্রাপকের দ্বারা অবশ্যই বিবেচনায় নেওয়া উচিত: অবস্থানের পরিবর্তন, বিবরণ, কোনও সমস্যা সমাধানের দায়িত্বে থাকা একজন কর্মকর্তা . চিঠিটি প্রতিষ্ঠানের নিয়ম, আইনি প্রয়োজনীয়তা, প্রবিধানের প্রয়োগ ব্যাখ্যা করতে পারে। প্রকৃত তথ্য অংশ ছাড়াও, নথি সহ অ্যাপ্লিকেশন যোগ করা যেতে পারে.

চিঠি-বার্তা

এই ধরনের চিঠির বিষয়বস্তু হল যেকোন তথ্য যা সম্বোধনকারীকে একটি সাধারণ ব্যবসার কাঠামোর মধ্যে কোন কাজ বা কার্য সম্পাদন করার জন্য প্রয়োজন। প্রেরিত তথ্যের বিশেষত্ব হল যে এটি প্রেরক এবং প্রাপক উভয়েরই সমানভাবে চাহিদা রয়েছে। ব্যবসায়িক যোগাযোগের অংশীদারের অনুরোধের প্রতিক্রিয়ায়ও এই ধরনের বার্তা পাঠানো যেতে পারে। একটি তথ্য চিঠির বিপরীতে, এটি সর্বদা দৈর্ঘ্যে ছোট হয়।

আবেদন পত্র

এক ধরনের ব্যবসায়িক চিঠিপত্র যাতে কোনো পরিষেবা বা তথ্যের জন্য অনুরোধ পাঠানো জড়িত থাকে, উদাহরণস্বরূপ, একটি ব্যবসায়িক ইভেন্টে অংশগ্রহণের সুযোগ সম্পর্কে: একটি প্রদর্শনী, সম্মেলন, সেমিনার। একটি নিয়ম হিসাবে, চিঠিটি প্রাপককে অনুরোধ করা তথ্য সরবরাহ করার জন্য ক্রিয়া সম্পাদন করতে শুরু করে, উদাহরণস্বরূপ: একটি অর্ডার দেওয়া বা একটি অফিসিয়াল অ্যাপ্লিকেশন, পরিষেবাগুলির জন্য একটি চালান ইস্যু করার জন্য বিশদ প্রদান করা।

একটি তদন্ত

প্রাপ্তির অভিপ্রায়ে পাঠানো একটি বার্তা অতিরিক্ত তথ্যঅথবা অনুরোধকৃত তথ্যের প্রয়োজনীয়তার বাধ্যতামূলক ন্যায্যতা সহ ডকুমেন্টেশন।

বাক্য

চিঠির প্রকার যেখানে ঠিকানাকে সহযোগিতার সম্ভাবনা বিবেচনা করার জন্য, পরিষেবা বা পণ্যের সাথে পরিচিত হওয়ার জন্য আমন্ত্রণ জানানো হয়েছে। সাধারণত ব্যবহৃত জমা ফর্ম বাণিজ্যিক প্রস্তাব. এটি সক্রিয়ভাবে বা তদন্তের একটি চিঠির প্রতিক্রিয়া আকারে পাঠানো যেতে পারে। এই ধরনের বার্তাগুলির বিশেষত্ব হল যে সেগুলি একবারে একাধিক প্রাপককে পাঠানো যেতে পারে। যদি চিঠিটি প্রথমবারের জন্য একটি সম্ভাব্য ক্লায়েন্টকে পাঠানো হয়, তবে, একটি নিয়ম হিসাবে, এতে কোম্পানি সম্পর্কে সাধারণ তথ্য রয়েছে।

এই বার্তাটি প্রাপককে একটি মিটিং বা ইভেন্টে আমন্ত্রণ জানায়৷ চিঠির বিশেষত্ব হল যে এটির নকশায় এটিকে অতিরিক্ত উপাদানগুলির সাথে কম আনুষ্ঠানিক ফর্মগুলি ব্যবহার করার অনুমতি দেওয়া হয় যা বার্তাটি সাজায়। এছাড়াও, সভাস্থলের ঠিকানা, তারিখ, সময় এবং পথের বিস্তারিত বিবরণে বিশেষ মনোযোগ দেওয়া হয়।

অনুস্মারক চিঠি

এই বার্তাটির উদ্দেশ্য হল যে কোনও ব্যবসায়িক সমস্যার সমাধানের অংশ হিসাবে প্রাপকের দেওয়া বাধ্যবাধকতাগুলি সম্পর্কে মনে করিয়ে দেওয়া: ঋণ পরিশোধ করুন, একটি প্রতিবেদন প্রদান করুন, একটি অ্যাপয়েন্টমেন্ট করুন৷

দাবি বা অভিযোগ

দাবি করা হয় যে যোগাযোগের সাথে জড়িত পক্ষগুলির মধ্যে একটি তার বাধ্যবাধকতা পূরণ করতে ব্যর্থ হয়েছে বা তাদের বাস্তবায়নে ভুল করেছে। স্বাতন্ত্র্যসূচক বৈশিষ্ট্যদাবি হয় বিস্তারিত বিবরণলঙ্ঘিত শর্ত, ক্ষতির মূল্যায়ন সম্পর্কিত তথ্য এবং এর ক্ষতিপূরণ বা চিহ্নিত লঙ্ঘনের সংশোধনের দাবি। প্রায়শই এই ধরণের চিঠিতে সংযুক্তি থাকে, উদাহরণস্বরূপ, ক্ষতিগ্রস্থ পণ্যের ফটোগ্রাফ, নথির অনুলিপি: চুক্তি, স্বীকৃতি শংসাপত্র।

ওয়ারেন্টি

এই ধরনের একটি চিঠির প্রেরক চুক্তির উপসংহারে তার দ্বারা প্রদত্ত শর্ত পূরণের গ্যারান্টি দেয়: পণ্য ফেরত দেওয়ার, সময়মতো সরবরাহ করার, বিল পরিশোধ করার বা সম্মত সময়ের মধ্যে কাজ শেষ করার প্রতিশ্রুতি। গ্যারান্টির চিঠিটি অভিযোগের প্রতিক্রিয়া হিসাবে ব্যবহার করা যেতে পারে।

একটি ব্যবসায়িক বার্তার একটি বিশেষ রূপ যেখানে এর লেখক একটি তৃতীয় পক্ষ বা সংস্থার কাছে সুপারিশ করে, যার ফলে এর বৈশিষ্ট্যগুলি প্রদান করে। সুপারিশের চিঠিগুলি বিশেষভাবে সাধারণ হয় যখন চাকরির জন্য আবেদন করা হয় বা অন্য ক্লায়েন্টদের কাছে কোম্পানির সুপারিশ প্রদান করে, এতে এটি যে পরিষেবাগুলি প্রদান করে তার গুণমান এবং সহযোগিতার বৈশিষ্ট্যগুলির বিবরণ থাকে৷

শিষ্টাচার

একটি নির্দিষ্ট ধরনের ব্যবসায়িক যোগাযোগ পাঠানো হয় যখন নির্দিষ্ট ঘটনা ঘটে যা প্রাপকের কাছে গুরুত্বপূর্ণ। এই বিভাগের চিঠিতে ছুটির দিন এবং উল্লেখযোগ্য ইভেন্টগুলিতে অভিনন্দন পত্র অন্তর্ভুক্ত রয়েছে, ধন্যবাদ পত্রকাজের পারফরম্যান্স বা প্রকল্পে অংশগ্রহণের জন্য, শোক পত্র। একটি বার্তা লেখার কারণ যাই হোক না কেন, এটি সর্বদা প্রাপকের প্রতি মনোযোগের প্রকাশ।

ব্যবসায়িক চিঠির শিষ্টাচার বার্তাগুলির বিষয়বস্তুর জন্য কয়েকটি মৌলিক প্রয়োজনীয়তা সংজ্ঞায়িত করে।

1. টার্গেটিং।
2. আপিলের উদ্দেশ্যের একটি স্পষ্ট বিবৃতি, যা বার্তার প্রথম থেকেই স্পষ্ট হওয়া উচিত।
3. সংক্ষিপ্ততা এবং সংক্ষিপ্ততা। চিঠিটি দীর্ঘ হওয়া উচিত নয়, অন্যথায় এটি শেষ পর্যন্ত পড়া হবে না, বা অমনোযোগীভাবে অধ্যয়ন করা হবে, বা মোটেও পড়া হবে না।
4. তথ্যের কাঠামোগত এবং যৌক্তিক উপস্থাপনা। কোন এলোমেলোতা থাকা উচিত নয়, টপিক থেকে টপিক পর্যন্ত ঝাঁপিয়ে পড়া, চিঠির সমস্ত অংশ একে অপরের সাথে সংযুক্ত হওয়া উচিত।
5. প্রদত্ত তথ্যের সুনির্দিষ্টতা, যার জন্য ধন্যবাদ প্রাপককে কিছু ভাবতে হবে না এবং তার অতিরিক্ত প্রশ্ন থাকা উচিত নয় যা লিখিত পাঠ্যটিকে স্পষ্ট করে।

• সম্বোধনকারীকে সম্মানসূচক সম্বোধন।
• আনুষ্ঠানিক বক্তৃতা যা স্থানীয় ভাষা ধারণ করে না।
• নিরপেক্ষতা এবং প্রদত্ত তথ্যের সংবেদনশীল রঙের অভাব।
• সহজে পড়া পাঠ্য যাতে প্রাপকের কাছে বোধগম্য পদ থাকে না।
• ইমোটিকন ব্যবহারে নিষেধাজ্ঞা।
• কোন ত্রুটি বা টাইপো.

ব্যবসায়িক চিঠিপত্রের সূক্ষ্মতা

1. ব্যবসায়িক চিঠিপত্র প্রস্তুত করার সময়, লিখিত ব্যবসায়িক যোগাযোগের কিছু বৈশিষ্ট্য বিবেচনায় নেওয়া গুরুত্বপূর্ণ।

ব্যবসায়িক চিঠিপত্রের নিয়ম মানক বাক্যাংশ ব্যবহার করার অনুমতি দেয়।

উদাহরণস্বরূপ, আপনি প্রাপককে এভাবে শুভেচ্ছা জানাতে পারেন:

• হ্যালো, প্রিয় পেটার সেমেনোভিচ!
• শুভ বিকাল, এলেনা পেট্রোভনা!

অবশেষে, আপনি যেমন বাক্যাংশ ব্যবহার করতে পারেন

• আন্তরিকভাবে…
• ধন্যবাদের সহিত…
• আপনার সাফল্য কামনা করছি...

একটি চিঠির উত্তর দেওয়ার সময়, আপনি এটি এভাবে শুরু করতে পারেন:

• প্রাপ্ত একটি বার্তার জবাবে...
• তোমার অনুরোধ মতে…
• আমাদের প্রতিষ্ঠানে আপনার আগ্রহের জন্য আপনাকে ধন্যবাদ.

2. বিশেষ মনোযোগ আকর্ষণ করার জন্য আপনার সক্রিয়ভাবে বোল্ড বা আন্ডারলাইন টেক্সট ব্যবহার করা উচিত নয়, বা ডোজড পদ্ধতিতে এই কৌশলটি ব্যবহার করা উচিত নয়।

3. ইমোটিকনগুলি প্রাপকদের চিঠিতে ব্যবহৃত হয় না যাদের সাথে আপনি প্রতিষ্ঠিত হননি৷ বিশ্বাসী সম্পর্ক, অথবা পরিচিতির সময়কাল ছোট। চিঠিটি সম্পূর্ণরূপে অফিসিয়াল হলে তারা বাদ পড়ে।

একটি ব্যবসায়িক চিঠির কাঠামো

ব্যবসায়িক চিঠি লেখার নৈতিকতা একটি ব্যবসায়িক বার্তার একটি নির্দিষ্ট কাঠামোর ব্যবহার নির্ধারণ করে।

চিঠির প্রধান অংশগুলি হল:

1. আপিলের উদ্দেশ্য বিবৃতি সহ ভূমিকা।
2. ঠিকানার কাছে পৌঁছাতে হবে এমন তথ্য সহ মূল অংশ।
3. চিঠির পাঠ্যের একটি উপসংহার বা সারাংশ সহ চূড়ান্ত অংশ এবং বার্তাটির লেখক কী ফলাফল পেতে চান সে সম্পর্কে তথ্য।
4. সমাপনী বাক্যাংশ এবং স্বাক্ষর।

ডিজাইনের নিয়ম

অফিসিয়াল চিঠিপত্র ব্যবসায়িক চিঠির জন্য প্রয়োজনীয়তা অনুযায়ী ফর্ম্যাট করা আবশ্যক। আজ এটি একটি বিরলতা - অফিসিয়াল বার্তাগুলি, হাতে লেখা, বেশিরভাগ ক্ষেত্রে সেগুলি একটি কম্পিউটার ব্যবহার করে তৈরি করা হয়।

চিঠিগুলি অবশ্যই প্রতিষ্ঠানের অফিসিয়াল লেটারহেডে প্রিন্ট করতে হবে, যা একটি তৈরি টেমপ্লেট হিসাবে উদ্যোগগুলিতে বিদ্যমান।

চিঠির শীর্ষে, সংস্থা সম্পর্কে তথ্য নির্দেশ করা হয়েছে: নাম, অবস্থানের ডাক ঠিকানা, ফোন নম্বর, ইমেল ঠিকানা, ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্টের বিবরণ, ওয়েবসাইটের ওয়েবসাইটের ঠিকানা, লোগো এবং, যদি উপলব্ধ থাকে, কোম্পানির স্লোগান। আপনি এই তথ্যটি ফর্মের বাম কোণে বা শীটের একেবারে শীর্ষে অনুদৈর্ঘ্যভাবে রাখতে পারেন।

ফর্মের বাম দিকে, মূল পাঠ্যের শুরুর আগে, নিবন্ধন নম্বর এবং বার্তার নিবন্ধনের তারিখ নির্দেশিত হয়, এবং ডানদিকে - সংস্থার নাম এবং ব্যক্তির উপাধি, আদ্যক্ষর এবং শিরোনাম যাকে বার্তা পাঠানো হয়।

উদাহরণ কোণ বসানো:

এই মত হতে পারে:

মূল পাঠ্য অংশের পরে, চিঠিতে সংযুক্তি সম্পর্কিত তথ্য, যদি থাকে তবে প্রবেশ করানো হয়। সম্পূর্ণ পাঠ্য ব্লকের শেষে, যার কাছ থেকে তথ্য পাঠানো হয়েছে তার স্বাক্ষর স্থাপন করা হয়।

যদি চিঠিটি বেশ কয়েকটি শীটে লেখা থাকে তবে সেগুলি অবশ্যই সংখ্যায়িত হবে।

ফলস্বরূপ, সম্পূর্ণ ফর্ম এই মত দেখতে পারে.

ব্যবসায়িক চিঠির নমুনা

ব্যবসা চিঠি প্রস্তুত করার সময়, আপনি ব্যবহার করতে পারেন প্রস্তুত উদাহরণকিভাবে একটি ধারণা পেতে বিভিন্ন ধরনেরবার্তা, এবং তাদের প্রস্তুতির জন্য সময় কমিয়ে দিন।

রেডিমেড নমুনাগুলি আপনাকে তাদের লেখার জন্য ব্যবহৃত নকশা এবং শব্দ উভয় সম্পর্কে তথ্য পেতে দেয়।

বার্তার উত্তর

শিষ্টাচারের প্রয়োজনীয়তা অনুসারে, প্রতিটি প্রাপ্ত ব্যবসায়িক চিঠির উত্তর দিতে হবে। যাইহোক, শুধুমাত্র একটি প্রতিক্রিয়া প্রদানের প্রয়োজনীয়তা নয়, এটি দ্রুত গ্রহণ করার প্রয়োজনীয়তাও বিবেচনায় নেওয়া প্রয়োজন। অতএব, বার্তা পাঠানোর সঠিক উপায় বেছে নেওয়া গুরুত্বপূর্ণ। প্রতিক্রিয়া তথ্যের দ্রুত প্রাপ্তি প্রয়োজন হলে, তারপর সবচেয়ে ভাল বিকল্পই-মেইল বা ফ্যাক্স দ্বারা পাঠানো হবে।

ব্যবসায়িক চিঠিপত্রের নিয়ম অনুসারে একটি ব্যবসায়িক চিঠির মানক প্রতিক্রিয়া সময় এক থেকে তিন দিন। যদি এই সময়ের মধ্যে একটি প্রতিক্রিয়া না পাওয়া যায়, তাহলে প্রেরক এই ধারণা পেতে পারেন যে হয় তার বার্তাটি সম্বোধনকারী পড়েননি, অথবা তিনি চিঠিপত্রের জন্য প্রস্তুত নন। উত্তরে বিলম্বের ক্ষেত্রে, শিষ্টাচার চিঠিটি বিতরণ করা হয়েছে তা নিশ্চিত করার জন্য একটি অতিরিক্ত কল করার সম্ভাবনার জন্য অনুমতি দেয়।

প্রতিষ্ঠানের মধ্যে ব্যবসায়িক চিঠিপত্র

সংস্থার অভ্যন্তরীণ চিঠিপত্রের নিজস্ব বৈশিষ্ট্য রয়েছে এবং কোম্পানিতে প্রতিষ্ঠিত নথি প্রবাহের প্রয়োজনীয়তার উপর নির্ভর করে।

কিছু এন্টারপ্রাইজ অফিসিয়াল অভ্যন্তরীণ চিঠিপত্র পরিচালনা করে, বিশেষ জার্নালে সমস্ত চিঠি নিবন্ধন করে। অন্যান্য সংস্থাগুলিতে, শুধুমাত্র অভ্যন্তরীণ আদেশগুলি বিবেচনায় নেওয়া হয় এবং বাকি বার্তাগুলি নিবন্ধন ছাড়াই ই-মেইলের মাধ্যমে পাঠানো হয়।

অভ্যন্তরীণ চিঠিপত্রের বিষয়ে, বহিরাগত প্রাপকদের সাথে বার্তা বিনিময় নিয়ন্ত্রণকারী সমস্ত নিয়ম সংরক্ষিত হয়।

অভ্যন্তরীণ যোগাযোগ বৈশিষ্ট্য অন্তর্ভুক্ত:

• বার্তাগুলিতে নিয়মের কম কঠোর প্রয়োগ।
• বাহ্যিক যোগাযোগে ব্যবহৃত হয় না এমন বিশেষ ধরনের চিঠির উপস্থিতি, উদাহরণস্বরূপ: ইলেকট্রনিক রিপোর্ট বা ব্যাখ্যামূলক নোট।

ই-মেইল চিঠিপত্র: কি সন্ধান করতে হবে

আধুনিক বাস্তবতায়, বেশিরভাগ ব্যবসায়িক চিঠি ই-মেইলের মাধ্যমে পাঠানো হয়, যার সাথে সম্পর্কিত নিয়ম ব্যবসা শিষ্টাচারইলেকট্রনিক ব্যবসা যোগাযোগ পরিচালনার জন্য প্রয়োজনীয়তা গঠিত হয়.

1. কর্পোরেট সার্ভার থেকে বার্তা পাঠানো না হলে, আপনাকে ইমেল ঠিকানার বানান সম্পর্কে সতর্ক হতে হবে। ই-মেইল বক্সের নাম অবশ্যই অফিসিয়াল হতে হবে এবং সব ফালতু অপশন ব্যবহার না করাই ভালো, যেমন: “krasotka_mary”, “supercar” এবং এর মতো।
2. চিঠির বিষয়বস্তু সহ ক্ষেত্রটি পূরণ করা সর্বদা প্রয়োজন, যতটা সম্ভব সংক্ষিপ্ত এবং সংক্ষিপ্তভাবে এটি তৈরি করুন।
3. একটি প্রতিক্রিয়া লেখার সময়, আপনি মূল বার্তাটি উদ্ধৃত করতে পারেন যাতে প্রাপক দেখতে পারে যে তারা কোন প্রশ্নের উত্তর দিতে চায়। এই নিয়মটি কঠোর নয়, এটি এন্টারপ্রাইজে ব্যবসায়িক চিঠিপত্রের স্বীকৃত মান বা নির্দিষ্ট প্রাপকের সাথে যোগাযোগের প্রতিষ্ঠিত নিয়মগুলির উপর নির্ভর করে প্রয়োগ করা হয়।
4. একটি পঠিত বার্তা অনুরোধ করার জন্য ইমেল প্রোগ্রামগুলির ক্ষমতা ব্যবহার করা গ্রহণযোগ্য। এই বিকল্পটি ব্যবহার করার জন্য সর্বদা প্রয়োজন হয় না, বিশেষত যদি চিঠিটি সংস্থার বাইরে আপিল করার জন্য লেখা হয়, যেহেতু এই ক্ষেত্রে প্রাপক এমন একটি বিজ্ঞপ্তি পাঠাতে বাধ্য, যা তাকে বিরক্ত করতে পারে। চিঠির প্রাপ্তি সম্পর্কে অবহিত করার অনুরোধের সাথে বার্তার পাঠ্যে শব্দ ব্যবহার করা ভাল: "অনুগ্রহ করে প্রাপ্তি নিশ্চিত করুন।"
5. ই-মেইলে স্বাক্ষরের নিজস্ব বৈশিষ্ট্য রয়েছে। এটি সংস্থার লেটারহেডে জারি করার চেয়ে আরও বিশদ হওয়া উচিত। ব্যবসায়িক চিঠিপত্রে, শুধুমাত্র একটি চিঠিতে স্বাক্ষর করাই প্রথাগত নয়, তবে স্বাক্ষরের পাশে সংস্থার নাম, অবস্থান, যোগাযোগের ফোন নম্বর এবং সংস্থার ওয়েবসাইট নির্দেশ করাও প্রচলিত। আসলে, স্বাক্ষরের এই বিন্যাসটি মুদ্রিত ফর্মের শিরোনাম প্রতিস্থাপন করে। মেল প্রোগ্রামগুলির ক্ষমতা আপনাকে একটি স্বাক্ষর টেমপ্লেট তৈরি করতে এবং পাঠানো প্রতিটি বার্তায় স্বয়ংক্রিয় প্রতিস্থাপনের সাথে এটি ব্যবহার করতে দেয়।
6. সংযুক্তিগুলি একটি ই-মেইল বার্তায় সংযুক্তি হিসাবে পাঠানো হয় এবং সংযুক্তির নামগুলি পাঠ্যে তালিকাভুক্ত করা যেতে পারে৷

নিয়ম সম্পর্কে জ্ঞান এবং একটি ব্যবসায়িক চিঠিতে তাদের আবেদন প্রেরককে একজন ব্যবসায়িক ব্যক্তি এবং একজন নির্ভরযোগ্য অংশীদার হিসাবে একটি খ্যাতি তৈরি করতে দেয় যিনি তার ঠিকানাকারীদের কাছে পাঠানো তথ্যের প্রতি মনোযোগী হন।

যে কেউ ব্যবসায়িক চেনাশোনাতে শালীন দেখতে চেষ্টা করে সবসময় ব্যবহার করে। এবং সর্বদা প্রধান জিনিস মনে রাখবেন - ইমেইলসম্বোধনকারীকে, বা তার প্রতিনিধিত্বকারী কোম্পানির সুনাম, বা ব্যবসায়িক ভাবমূর্তিকে কলঙ্কিত করা উচিত নয়।

সঠিকভাবে এবং দক্ষতার সাথে ব্যবসায়িক ই-মেইল চিঠিপত্র পরিচালনা করার ক্ষমতা আধুনিক পরিচালকের চিত্রের প্রধান উপাদান। এটি একটি সাধারণ সাংস্কৃতিক স্তরের লক্ষণ এবং ব্যক্তিগত পেশাদারিত্বের সূচক উভয়ই। একজন ব্যক্তি কীভাবে তার চিন্তাভাবনা গঠন এবং আনুষ্ঠানিক করতে সক্ষম হয় তার সাথে সঙ্গতি রেখে, একজন আত্মবিশ্বাসের সাথে অন্যদের প্রতি এবং ব্যক্তিগতভাবে নিজের প্রতি তার মনোভাব বিচার করতে পারে। একটি ই-মেইল, অসতর্কভাবে লেখা, সহজেই অংশীদার এবং সহকর্মীদের চোখে লেখকের ব্যবসায়িক খ্যাতি নষ্ট করতে পারে।

ব্যবসায়িক ইমেইলের নিয়ম

1. শুধুমাত্র ব্যবসায়িক উদ্দেশ্যে আপনার কাজের ইমেল ঠিকানা ব্যবহার করুন। আপনি যদি কর্মরত অবস্থায় একটি কর্মরত সার্ভার থেকে একটি চিঠি পাঠান, তবে এটি আউটগোয়িং এবং ইনকামিং উভয় মেইল ​​সংরক্ষণ করা হয়। যেকোনো সময়, আপনার নিয়োগকর্তা চিঠিটি পড়তে পারেন। শুধুমাত্র অফিসের দেয়ালের মধ্যে ব্যবসায়িক চিঠিপত্র পরিচালনা করুন।

2. আপনার বার্তা কাকে সম্বোধন করা হয়েছে এবং কার কাছে এতে থাকা তথ্য উপযোগী হতে পারে তা স্পষ্টভাবে বুঝুন। তোমার চিঠি কার কাছে লেখা? ক্লায়েন্ট? অংশীদার? সহকর্মী? অধীনস্থ? বস? ঠিকানাকে "কাকে" কলামে নির্দেশ করা হয়েছে, যারা আগ্রহী - "কপি"। কখনই অতিরিক্ত কপি পাঠাবেন না, বিশেষ করে আপনার বসকে। যদি তৃতীয় পক্ষগুলি ই-মেইলে উল্লেখ করা হয়, তবে তারা, একটি নিয়ম হিসাবে, "অনুলিপি" কলামে প্রবেশ করানো হয়।

3. নিজের জন্য, বার্তাটির উদ্দেশ্য প্রণয়ন করুন। আপনার লক্ষ্য কি: আপনি আপনার চিঠির পাঠক থেকে কি অর্জন করার চেষ্টা করছেন? আপনি কি প্রতিক্রিয়া আশা করেন? প্রাপক, আপনার বার্তা পড়ার পরে, অবিলম্বে বুঝতে হবে তার কাছ থেকে আপনার কী প্রয়োজন। ইলেকট্রনিক চিঠিপত্র পরিচালনার নিয়ম:

আপনি যদি ইভেন্টগুলিতে একটি পৃথক চেহারা আনতে চান - প্রথম ব্যক্তির থেকে (আমরা, আমি)
যদি আপনার বার্তাটি একটি অনুরোধ বা শিক্ষামূলক প্রকৃতির হয় - ২য় ব্যক্তির (আপনি, আপনি) থেকে
আপনি যদি বাইরের পর্যবেক্ষক হিসাবে একটি চিঠি লিখছেন এবং ঠিকানাকে অতীতের ঘটনা বা ঘটনা সম্পর্কে জানাতে চান - 3য় ব্যক্তির (তারা, সে, তিনি) থেকে।

4. "বিষয়" ক্ষেত্রটি খালি রাখবেন না। বেশিরভাগ লোক যারা ই-মেইল পায় তারা "বিষয়" ক্ষেত্রটি দেখে চিঠিপত্রের অধ্যয়ন শুরু করে। একজন ব্যক্তি কয়েক সেকেন্ডের মধ্যে একটি চিঠি পড়ার সিদ্ধান্ত নেয়, তাই চিঠির বিষয়বস্তু বিষয় লাইনে প্রতিফলিত হওয়া উচিত। বিষয় সংক্ষিপ্ত, নির্দিষ্ট এবং তথ্যপূর্ণ হওয়া উচিত।

5. একটি স্পষ্ট বিষয়বস্তু অনুসরণ করুন: আবেদন এবং শুভেচ্ছা, প্রধান অংশ, সারাংশ, স্বাক্ষর, পরিচিতি। প্রতিটি অক্ষর অবশ্যই থাকতে হবে ইমেইল শিষ্টাচার. অলস হবেন না এবং গৃহীত বিষয়বস্তুর কোনো অংশ এড়িয়ে যাবেন না, একটি সঠিকভাবে ডিজাইন করা চিঠি আপনার পেশাদারিত্বের একটি সূচক।

6. সম্বোধনকারীর কাছে আবেদন এবং অভিবাদন - তার প্রতি আপনার সম্মানের সূচক। প্রতিটি চিঠি একটি ব্যক্তিগত বার্তা এবং শুভেচ্ছা দিয়ে শুরু করুন, যদি সম্ভব হয়। কাউকে তার প্রথম নাম দিয়ে সম্বোধন করা ভদ্র। আপিলের পরে, আপনি যদি বার্তাটিকে একটি দৈনন্দিন চরিত্র দিতে চান তবে একটি কমা দিন। এবং আপনি যদি অফিসিয়ালতা এবং তাত্পর্যের উপর জোর দিতে চান তবে একটি বিস্ময় চিহ্ন, এমনকি যদি এই চিঠিটি এমন একজন সহকর্মীকে সম্বোধন করা হয় যার সাথে আপনি প্রায়শই যোগাযোগ করেন।

7. নীতিতে লেগে থাকুন: সংক্ষিপ্ত এবং পরিষ্কার (KJ)। ব্যবসায়িক ই-মেইল চিঠিপত্রের একটি প্রধান নিয়ম হল "সর্বনিম্ন শব্দ - সর্বাধিক তথ্য"। আপনার চিন্তাগুলি বিশেষভাবে (স্পষ্টভাবে), ধারাবাহিকভাবে, সংক্ষিপ্তভাবে এবং বোধগম্যভাবে বর্ণনা করুন। বাক্য সংক্ষিপ্ত হওয়া উচিত, যাতে ঠিকানার জন্য প্রয়োজনীয় তথ্য জানানো সহজ হয়। একটি আছে ইমেইল সুবর্ণ নিয়ম- ভাগ করা, একটি বিষয় - একটি চিঠি। কয়েকটি অসংলগ্ন ধারণা সহ একটি বড় ইমেলের চেয়ে একাধিক ইমেল (প্রতিটি একই বিষয়ে) প্রেরণ করা ভাল।

8. অনানুষ্ঠানিক যোগাযোগের বাইরে ব্যবসায়িক চিঠিপত্র তৈরি করবেন না। ইমেইলে কোন আবেগ নেই! আপনি যদি আপনার ই-মেইলে উল্লিখিত পয়েন্টগুলিকে আবেগগতভাবে জোর দিতে চান, তাহলে আবেগের সাবটেক্সটটি অবশ্যই নিরপেক্ষ, বাহ্যিকভাবে শান্ত এবং সঠিক উপস্থাপনার আড়ালে লুকিয়ে থাকতে হবে। এটি বিষয়বস্তু দ্বারা অর্জিত হয়, ভাষা দ্বারা নয়।

9. চিঠির মূল পাঠ্য তৈরি করার জন্য একটি পরিষ্কার কাঠামোতে লেগে থাকুন। প্রায়শই, চিঠিটি তিনটি অংশ নিয়ে গঠিত:

চিঠি লেখার কারণ (কারণ, ভিত্তি)। এই অংশটি সাধারণত যতটা সম্ভব ছোট হয়।
ইস্যুটির সারাংশের ধারাবাহিক উপস্থাপনা
সিদ্ধান্ত, অনুরোধ, পরামর্শ, উপসংহার

10. চেহারাবার্তাগুলি বোঝার জন্য অত্যন্ত সহজ হওয়া উচিত। পাঠ্যটিকে অনুচ্ছেদে ভাগ করুন, যেখানে পাঁচ থেকে ছয় লাইনের বেশি হওয়া উচিত নয়। একটি খালি লাইন দিয়ে একে অপরের থেকে অনুচ্ছেদ আলাদা করা ভাল। একটি রঙ এবং একটি ফন্ট চয়ন করুন, যাতে পাঠ্যটি আরও ভালভাবে বোঝা যায়। একেবারে প্রয়োজন না হলে ব্যবহার না করাই ভালো। বিস্ময়বোধক পয়েন্ট, ইমোটিকন, সংক্ষিপ্ত রূপ, অভিশাপ উপাদান।

11. ভাল লিখুন। একটি নিরক্ষর চিঠি নির্দেশ করে যে লেখক যথেষ্ট শিক্ষিত নন। আপনার ব্যবসায়িক খ্যাতি টেক্সটে টাইপ এবং ত্রুটি দ্বারা অসম্মানিত হয়। চিঠি পাঠানোর আগে ইমেইল শিষ্টাচারআপনি চিঠিটি মনোযোগ সহকারে পড়ার পরামর্শ দেন। অনেক মেল প্রোগ্রাম এবং টেক্সট এডিটর বিরাম চিহ্ন এবং বানান পরীক্ষা করতে পারে এবং যখন তারা ত্রুটি খুঁজে পায়, তারা সংশোধনের বিকল্পগুলি অফার করে। ইমেল লেখার জন্য এই পরিষেবাটি প্রয়োজন।

12. অ্যাটাচমেন্টে স্থানান্তর করার জন্য আপনার কী ডকুমেন্টেশন দরকার তা নিয়ে ভাবুন। চিঠির পাঠ্যে বিস্তারিত তথ্য অন্তর্ভুক্ত করা উচিত নয়, এটি একটি পৃথক ফাইল হিসাবে পাঠানো ভাল। আপনি কোন ফাইলটি সন্নিবেশ করছেন তা বিষয় লাইনে নির্দেশ করতে ভুলবেন না, অন্যথায় প্রাপক এটিকে ভাইরাস হিসাবে বিবেচনা করতে পারে। সমস্ত ফাইল পাঠানোর আগে অ্যান্টি-ভাইরাস সফ্টওয়্যার দিয়ে চেক করতে হবে।

13. সর্বদা যোগাযোগের তথ্য লিখুন এবং সদস্যতা নিন। এটি আপনাকে ভাল দিক থেকে দেখাবে এবং আপনার প্রদর্শন করবে পেশাদার গুণমান. স্বাক্ষর পাঁচ বা ছয় লাইনের বেশি হওয়া উচিত নয়। এতে কোম্পানির নাম, আপনার প্রথম নাম এবং আপনার পদের শেষ নাম থাকা উচিত। সাধারণত, বহিরাগত প্রাপকদের জন্য, আপনার ইমেল ঠিকানা, ফোন নম্বর এবং কোম্পানির ওয়েবসাইট ঠিকানাও নির্দেশিত হয়।

14. ব্যবসায়িক চিঠিপত্রে পোস্টস্ক্রিপ্ট খুব কমই ব্যবহৃত হয়। আপনি যদি আপনার বার্তায় একটি পোস্টস্ক্রিপ্ট ব্যবহার করেন তবে এটি একটি সূচক যে আপনি চিঠির বিষয়বস্তু সম্পর্কে যথেষ্ট চিন্তা করেননি।

15. শুধুমাত্র বিশেষ ক্ষেত্রে একটি পঠিত রসিদ পোস্ট করা হয়। সাধারণত, একটি পঠিত রসিদ শুধুমাত্র বহিরাগত প্রাপকদের জন্য সেট করা উচিত এবং শুধুমাত্র যখন প্রাপকের কাছ থেকে একটি প্রতিক্রিয়া আশা করা হয়।

16. "উচ্চ গুরুত্ব" পতাকাটি শুধুমাত্র তখনই ব্যবহার করুন যখন এটি সত্যিই প্রয়োজনীয়। যদি ইমেলটিতে গুরুত্বপূর্ণ তথ্য থাকে যা জরুরী বিবেচনার প্রয়োজন, তাহলে গুরুত্ব "উচ্চ" এ সেট করুন। এটি আপনার ইনবক্সে আপনার ইমেল হাইলাইট করবে। কিন্তু নিরর্থক এই ফাংশন অপব্যবহার করার সুপারিশ করা হয় না।

17. পাঠানোর আগে চিঠিটি পুনরায় পড়ুন। সবকিছু কি সংক্ষিপ্ত, সুনির্দিষ্ট, পরিষ্কার, কোন অনুপযুক্ত তথ্য আছে কি এবং ব্যাকরণগত ভুল. গন্তব্য তথ্য সঠিক? উপস্থাপনার ধারাবাহিকতা এবং যুক্তি পরীক্ষা করুন।

18. অবিলম্বে ইমেল প্রতিক্রিয়া. একটি চিঠি প্রাপ্তির বিজ্ঞপ্তি সহকর্মী বা অংশীদারদের প্রতি শ্রদ্ধার প্রকাশ, ভাল রুচির লক্ষণ। যদি এই মুহূর্তে আপনি চিঠির উত্তর দিতে না পারেন, তবে লেখককে অবশ্যই অবহিত করতে হবে এবং প্রতিশ্রুতি দিতে হবে যে আপনি যত তাড়াতাড়ি সম্ভব উত্তর দেবেন। ক্রমানুসারে সব প্রশ্নের উত্তর দাও। একটি নতুন চিঠি হিসাবে আপনার উত্তর শুরু করবেন না. যদি 48 ঘন্টার মধ্যে চিঠির উত্তর না দেওয়া হয়, তাহলে ঠিকানাকারী মনে করতে পারে যে তার চিঠিটি উপেক্ষা করা হয়েছে বা হারিয়ে গেছে।

19. যিনি চিঠিপত্র শুরু করেছিলেন তিনি ইলেকট্রনিক সংলাপ শেষ করেন।

20. মনে রাখবেন ইমেল যোগাযোগের নিয়ম, বা বরং, তাদের পালন একটি আধুনিক পেশাদার ম্যানেজারের একটি সূচক।

যে কোনো প্রতিষ্ঠানের কার্যকলাপ - শিল্প বা বাণিজ্যিক - অভ্যন্তরীণ নথি ব্যবস্থাপনা ছাড়া অভাবনীয়। জ্ঞাত ব্যবস্থাপনার সিদ্ধান্তগুলি গ্রহণ করা সরাসরি নির্ভর করে সংস্থার অবস্থার উপর বিভিন্ন উত্স থেকে তথ্য সংগ্রহ এবং বিশ্লেষণ কতটা সম্পূর্ণভাবে পরিচালিত হয় তার উপর। এবং ব্যবসায়িক তথ্যের প্রবাহের সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ স্থানটি তথাকথিত দ্বারা দখল করা হয়। তথ্য এবং রেফারেন্স নথি: সারসংক্ষেপ, আইন, শংসাপত্র, প্রতিবেদন, ব্যাখ্যামূলক এবং মেমো, ইত্যাদি।
প্রক্রিয়ায় সম্ভবত একাধিকবার শ্রম কার্যকলাপআপনি একজন সাক্ষী ছিলেন বা এমনকি অপ্রীতিকর ব্যাখ্যায় অংশগ্রহণকারী ছিলেন যেমন "আমি আপনাকে বলেছিলাম! কেন করনি?!" অথবা "এটা প্রথম সংখ্যার দ্বারা করা উচিত ছিল! ইভান স্টেপানিচের ফোনে আপনাকে এই বিষয়ে বলা উচিত ছিল!” উল্লেখিত নির্দেশাবলী ছিল বা দেওয়া হয়নি তা প্রমাণ করা কার্যত অসম্ভব। সুতরাং, রূপকথার গল্পগুলিতে কাজ না করার জন্য, এই জাতীয় পরিস্থিতিতে না যাওয়ার জন্য এবং একদিনে প্রমাণ না করার জন্য যে আপনি আফ্রিকান মহাদেশের দুই-কুঁজযুক্ত প্রাণী নন, নোট নামে পরিচিত তথ্য এবং রেফারেন্স নথির একটি পুরো পরিবার রয়েছে। .
উত্পাদন, বাণিজ্যিক বা অন্যান্য ক্রিয়াকলাপের প্রক্রিয়াতে, একটি নিয়ম হিসাবে, নিম্নলিখিত ধরণের নোটগুলি বিতরণ করা হয়:
1) রিপোর্ট;
2) অফিসিয়াল;
3) ব্যাখ্যামূলক;
4) ব্যাখ্যামূলক।
আসুন তাদের আরও বিশদে বিবেচনা করি।

স্মারকলিপি

আমাদের অভিধান
স্মারকলিপি- এটি সংস্থার প্রধানকে সম্বোধন করা একটি তথ্য এবং রেফারেন্স নথি, কাঠামোগত এককঅথবা একটি উচ্চতর সংস্থা, যেকোন ইস্যু বা সমস্যার একটি বিশদ এবং বিশদ বিবৃতি সহ, নোটে সেট করা সমস্যাটির উপর কম্পাইলারের উপসংহার এবং প্রস্তাবগুলি ধারণ করে।

একটি স্মারকলিপি দ্বারা, একটি নিয়ম হিসাবে, কর্মচারীরা যে ঘটনাগুলি ঘটেছে, ঘটনা এবং ঘটনা সম্পর্কে ব্যবস্থাপনাকে অবহিত করে যার জন্য সিদ্ধান্ত প্রয়োজন। অফিস স্ল্যাং-এ, মেমোগুলিকে "মর্টগেজ" বলা হয় না - সাধারণত একটি স্মারকলিপি লিখে, সংস্থার কর্মীরা বিভিন্ন অসদাচরণ এবং লঙ্ঘন সম্পর্কে ব্যবস্থাপনাকে অবহিত করে।
স্মারকলিপি কর্মচারীর ব্যক্তিগত উদ্যোগে এবং প্রধানের পক্ষে উভয়ই তৈরি করা যেতে পারে।
স্মারকলিপি হতে পারে:

• বাহ্যিক (যদি স্মারকলিপিটি সংস্থার বাইরে পাঠানো হয়, উদাহরণস্বরূপ, একটি উচ্চতর সংস্থাকে);
• অভ্যন্তরীণ (যদি এটি সংগঠন ছেড়ে না যায়)।

একটি বাহ্যিক স্মারকলিপি সংগঠনের সাধারণ লেটারহেডে আঁকা হয় এবং এতে নিম্নলিখিত বিবরণ রয়েছে:

• কোম্পানির নাম;
• নথির প্রকারের নাম (মেমোরি);
• লিপিবদ্ধকরনের তারিখ;
• নথির নিবন্ধন নম্বর;
• নথির সংকলন বা প্রকাশের স্থান;
• গন্তব্য;
• পাঠ্যের শিরোনাম;
• নথির পাঠ্য;
• স্বাক্ষর (সংস্থার প্রধান);
• পারফর্মার সম্পর্কে চিহ্ন (তথাকথিত গাইড)।

আমাদের উপদেশ
GOST R 6.30-2003 এর 3.18 ধারা অনুসারে “ইউনিফাইড ডকুমেন্টেশন সিস্টেম। সাংগঠনিক এবং প্রশাসনিক ডকুমেন্টেশনের ইউনিফাইড সিস্টেম। কাগজপত্রের জন্য প্রয়োজনীয়তা" শিরোনাম "কী সম্পর্কে (কাদের সম্পর্কে)?" প্রশ্নের উত্তর দিতে পারে। আমরা আপনাকে শুধু এই ধরনের শিরোনাম ব্যবহার করার পরামর্শ দিই। "সম্বন্ধীয় ..." এবং "সম্বন্ধীয় ..." এর মতো নির্মাণগুলি থেকে বিরত থাকুন - এগুলি জিহ্বা-আবদ্ধ এবং চিন্তাশীল দেখায়।

একটি বাহ্যিক মেমো উদাহরণ 1 এ দেখানো হয়েছে।

ন্যায্যভাবে, আমি নোট করি যে বাস্তবে আমি কখনই বাহ্যিক প্রতিবেদনের সাথে দেখা করিনি। এই উদ্দেশ্যে সাধারণত অক্ষর ব্যবহার করা হয়।
অভ্যন্তরীণ স্মারকলিপিটি ব্যাপকভাবে ব্যবহৃত হয়। এটি সরাসরি অধস্তনতার ক্রমে মাথার দিকে সম্বোধন করা হয় এবং A4 কাগজের একটি স্ট্যান্ডার্ড শীটে আঁকা হয়। এর মানে হল যে আপনি মূল ফর্মে থাকা বিশদগুলি বাদ দিতে পারেন: "সংস্থার প্রতীক বা ট্রেডমার্ক (পরিষেবা চিহ্ন)"; "সংস্থার কোড", "প্রধান রাজ্য নিবন্ধন নম্বর (OGRN) আইনি সত্তা»; "করদাতা সনাক্তকরণ নম্বর / নিবন্ধন কারণ কোড (TIN/KPP)"; "সংস্থা সম্পর্কে তথ্য রেফারেন্স; "নথির সংকলন বা প্রকাশের স্থান।" সমস্ত প্রয়োজনীয় বিবরণ নির্দেশিত করা উচিত, GOST R 6.30-2003 অনুযায়ী অবস্থিত।
"সরাসরি অধস্তনতার মাথার কাছে" এর অর্থ হল যে ইউনিটের একজন কর্মচারী তার অবিলম্বে উর্ধ্বতন বা উচ্চতর ম্যানেজারের নামে একটি স্মারকলিপি লিখতে পারেন, তবে এই ক্ষেত্রে, তাত্ক্ষণিক উর্ধ্বতনকে প্রথমে স্মারকলিপিটি পড়তে হবে এবং তার ভিসা রাখতে হবে . আপনি আপনার তাত্ক্ষণিক তত্ত্বাবধায়কের "মাথার উপর দিয়ে লাফিয়ে উঠতে" পারবেন না (যদি না, অবশ্যই, এটি এই সংস্থায় আপনার শেষ কার্যদিবস এবং আগামীকাল আপনি নিউ ইয়র্ক বা মঙ্গল গ্রহে চিরতরে বসবাস এবং কাজ করার জন্য উড়ে যান)। এটি পরাধীনতার পালন, একে অবহেলা করো না।
উদাহরণ 1 এ একটি অভ্যন্তরীণ স্মারকলিপি প্রদান করা হয়েছে।

স্মারকলিপির পাঠ্য সাধারণত নিম্নলিখিত কাঠামো থাকে:
ক) একটি প্রস্তাবনা, বা সূচনামূলক অংশ, যা নথি তৈরির কারণ বা তথ্য নির্ধারণ করে;
খ) বর্তমান পরিস্থিতির বিশ্লেষণ;
গ) পরিস্থিতি বিবেচনা করে কী পদক্ষেপ নেওয়া উচিত সে সম্পর্কে উপসংহার এবং পরামর্শ।

অভ্যন্তরীণস্মারকলিপি খুব ব্যাপকভাবে ব্যবহৃত হয়। এটি সরাসরি অধস্তনতার ক্রমে মাথার দিকে সম্বোধন করা হয় এবং A4 কাগজের একটি স্ট্যান্ডার্ড শীটে আঁকা হয়। এর মানে হল যে আপনি মূল ফর্মে থাকা বিশদগুলি বাদ দিতে পারেন:

• কোম্পানির লোগো বা ট্রেডমার্ক (পরিষেবা চিহ্ন);
• সংগঠন কোড;
• একটি আইনি সত্তার প্রধান রাষ্ট্র নিবন্ধন নম্বর (OGRN);
• করদাতা সনাক্তকরণ নম্বর/নিবন্ধন কারণ কোড (টিআইএন/কেপিপি);
• সংস্থা সম্পর্কে তথ্য রেফারেন্স;
• নথির সংকলন বা প্রকাশের স্থান।

আপনাকে GOST R 6.30-2003 অনুযায়ী সমস্ত প্রয়োজনীয় বিবরণ উল্লেখ করতে হবে।

"সরাসরি অধস্তনতার মাথার কাছে" এর অর্থ হল যে ইউনিটের একজন কর্মচারী তার অবিলম্বে উর্ধ্বতন বা উচ্চতর ম্যানেজারের নামে একটি স্মারকলিপি লিখতে পারেন, তবে এই ক্ষেত্রে, তাত্ক্ষণিক উর্ধ্বতনকে প্রথমে স্মারকলিপিটি পড়তে হবে এবং তার ভিসা রাখতে হবে . আপনি আপনার তাত্ক্ষণিক তত্ত্বাবধায়কের "মাথার উপর ঝাঁপিয়ে পড়তে" পারবেন না (যদি না, অবশ্যই, এটি এই সংস্থায় আপনার শেষ কার্যদিবস, এবং আগামীকাল আপনি নিউ ইয়র্ক বা মঙ্গল গ্রহে চিরতরে বসবাস এবং কাজ করার জন্য উড়ে যান)। এটি পরাধীনতার পালন, একে অবহেলা করো না।

উদাহরণ 2 এ একটি অভ্যন্তরীণ স্মারকলিপি প্রদান করা হয়েছে।

লা. নাজারোভা,
অফিসের প্রধান

উপাদান অংশে প্রকাশিত হয়. আপনি ম্যাগাজিনে এটি সম্পূর্ণ পড়তে পারেন।

গত কয়েক দশক ধরে, ই-মেইলের মাধ্যমে ব্যবসায়িক চিঠিপত্র ব্যাপক জনপ্রিয়তা অর্জন করেছে এবং এটি ব্যবসায়িক যোগাযোগের অন্যতম প্রধান উপায় হয়ে উঠেছে। আজ এমন একজন ব্যক্তি খুঁজে পাওয়া কঠিন যে আন্তঃব্যক্তিক যোগাযোগের অনুশীলনে ই-মেইল ব্যবহার করবে না। এতদসত্ত্বেও আজ অনেকেই প্রশ্ন তুলছেন— তাহলে কি সব নিয়ম মানা হয়? কিভাবে একটি উপযুক্ত চিঠির সাহায্যে প্রেরকের একটি ভাল ছাপ তৈরি করতে?

এই নিবন্ধটি ই-মেইল দ্বারা ব্যবসায়িক চিঠিপত্রের নিয়ম বর্ণনা করে, এবং বাস্তবিক উপদেশনিবন্ধে উপস্থাপিত আপনাকে সঠিক শিখতে সাহায্য করবে ব্যবসা যোগাযোগইমেল রচনা করার সময়।

অনেক লোক নতুন বার্তাগুলির জন্য তাদের মেইলবক্স চেক করে তাদের কাজের দিন শুরু করে। কিন্তু, দুর্ভাগ্যবশত, তথ্য বিনিময়ের এই পদ্ধতির প্রচলন থাকা সত্ত্বেও, অনেকেই জানেন না কীভাবে ব্যবসায়িক চিঠিপত্রের ভাষা সঠিকভাবে ব্যবহার করতে হয়, যোগাযোগের একটি অনানুষ্ঠানিক উপায়ের জন্য ইমেল গ্রহণ করে।

ডেলিভারির গতির কারণে, এটি গুরুত্বপূর্ণ অফিসিয়াল নথি, ফর্ম, অ্যাপ্লিকেশনের আদান-প্রদানকে সহজ করে, তবে এখানেও লোকেরা চিঠি পাঠানোর সময় ভুল করে। এটি প্রায়শই ঘটে যে কোনও ফাইল আদান-প্রদান করার সময় একটি ইমেল রচনা করার সময়, কিছু কারণে, ঠিকানাকারীরা কভার রচনা রচনা করে না এবং বিষয়গুলি প্রবেশ করে না, যা প্রাপকদের কাজকে জটিল করে তুলতে পারে। এই নিবন্ধটির উদ্দেশ্য হল এই প্রশ্নের উত্তর দেওয়া: কীভাবে একটি ই-মেইল পাঠাবেন এবং ই-মেইলের মাধ্যমে ব্যবসায়িক লিখিত যোগাযোগের সমস্ত নিয়ম অনুসরণ করবেন?

ইমেল রচনা করার সময়, প্রদত্ত সমস্ত ক্ষেত্র অবশ্যই পূরণ করতে হবে

ব্যবসায়িক ই-মেইল চিঠিপত্রের নিয়মগুলি চিঠির প্রেরককে ই-মেইলে প্রদত্ত সমস্ত ক্ষেত্র পূরণ করতে বাধ্য করে, যেমন প্রাপকের ঠিকানা এবং নাম এবং চিঠির প্রেরক। বিষয়বস্তু বর্ণনা করতে ভুলবেন না, যা সংক্ষিপ্তভাবে প্রেরিত চিঠির সারমর্ম বর্ণনা করে। প্রায়শই, প্রেরিত চিঠির ভাগ্য এবং এতে সেট করা সমস্যা সমাধানের গতি সঠিকভাবে বর্ণিত বিষয়ের উপর নির্ভর করে। একটি ব্যবসায়িক ইমেল একটি অভিবাদন দিয়ে শুরু করা উচিত - প্রাপকের প্রতি শ্রদ্ধার এই সাধারণ কাজটি চিঠিপত্রের ক্ষেত্রে খুব গুরুত্বপূর্ণ। অভিবাদনের পরে, একটি পাঠ্য অনুসরণ করা উচিত, যাকে "চিঠির অংশ" বলা হয় এবং শেষে একটি স্বাক্ষর বাকি থাকে, উদাহরণস্বরূপ, "সম্মানিতভাবে, ব্রিসভ পেত্র ইভানোভিচ।"

ব্যবসায়িক চিঠিপত্রে শুভেচ্ছা

এই মুহুর্তে, আপনার মনোযোগ আরও ফোকাস করা মূল্যবান, যেহেতু ব্যবসায়িক যোগাযোগের যে কোনও ক্ষেত্রে সম্মানের অঙ্গভঙ্গি অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ। সর্বোত্তম অভিবাদন বাক্যাংশ হল "শুভ বিকেল" বা "হ্যালো।" ই-মেইলের মাধ্যমে ব্যবসায়িক চিঠিপত্র পরিচালনা করা প্রেরককে "শুভ সন্ধ্যা" বা "শুভ সন্ধ্যা" বাক্যাংশ ব্যবহার করতে বাধা দেয় সুপ্রভাত", যেহেতু প্রাপক চিঠিটি পাওয়ার চেয়ে অনেক পরে পড়তে পারে। সম্ভাষণে অভিবাদনে ব্যবহৃত কথোপকথন ব্যবহার করাও ঠিক নয়।

অভিবাদনের একটি শব্দ বা বাক্যাংশের পরে, আপনার প্রাপককে নাম এবং পৃষ্ঠপোষকতা দ্বারা সম্বোধন করা উচিত এবং নামটি প্রেরকের কাছে অজানা থাকলে, এই মুহূর্তটি এড়ানো যেতে পারে। এর পরে, আপনি চিঠির উদ্দেশ্য উপস্থাপনে এগিয়ে যেতে পারেন।

ব্যবসায়িক ইমেল চিঠিপত্র সংযুক্তি

যদি চিঠির মূল উদ্দেশ্যটি শুধুমাত্র একটি লিখিত বর্ণনা এবং ইস্যুটির সারাংশ উপস্থাপনই নয়, তবে একটি ফাইল পাঠানোও হয়, তবে প্রথমে ফরোয়ার্ড করা বস্তুটি সংযুক্ত করা ভাল। এটি প্রায়শই ঘটে যে অনেক প্রেরক, অসাবধানতার কারণে, চিঠির পাঠ্যে সমস্যাটির সারমর্ম উল্লেখ করার পরে, প্রয়োজনীয় সংযুক্তি সংযুক্ত করতে ভুলে যান। এই ধরনের অবহেলা ব্যবসায়িক চিঠি প্রেরকের ব্যবসায়িক সুনামকে বিরূপভাবে প্রভাবিত করতে পারে।

ইমেল ঠিকানাটি স্বীকৃত এবং সংক্ষিপ্ত হওয়া উচিত।

ব্যবসায়িক ই-মেইল চিঠিপত্রের নিয়ম প্রেরককে একটি স্বীকৃত ইলেকট্রনিক নাম রাখতে বাধ্য করে, যাতে প্রেরকের নাম সম্পর্কে সত্য তথ্য থাকতে হবে। অফিসিয়াল অক্ষর এবং আবেদনগুলি খুব অ-সংক্ষিপ্ত এবং বোকা দেখায় যখন ইমেল ঠিকানায় অনানুষ্ঠানিক অভিব্যক্তি বা শব্দগুলি নির্দেশিত হয়, উদাহরণস্বরূপ, ইমেল ঠিকানা "limon_petya"৷ এটি একটি প্রাপ্তবয়স্কদের জন্য খুব অসম্মানজনক দেখায়। ব্যবসায়িক চিঠিপত্রের জন্য, একটি পৃথক ইমেল তৈরি করা এবং ব্যবসায়িক ইমেল চিঠিপত্রের শিষ্টাচার অনুসরণ করা ভাল।

পূর্বে প্রাপ্ত ইমেলগুলির উত্তর দেওয়ার জন্য দ্রুত উত্তর (প্রতিক্রিয়া) ফাংশন ব্যবহার করে

রিপ্লাই বা রেসপন্স ফাংশন (সংক্ষেপে Re:) ব্যবহারকারীকে সাহায্য করে দ্রুত উপায়প্রেরকের কাছ থেকে পূর্বে পাঠানো বার্তাগুলির উত্তর দিন। এই ফাংশন এছাড়াও আছে সর্বজনীন সুযোগএকটি প্রদত্ত বিষয়ে কথোপকথনের সাথে পূর্ববর্তী চিঠিপত্র পড়ুন। কিন্তু ব্যবসায়িক ই-মেইল চিঠিপত্রের নিয়ম প্রেরককে একটি ব্যবসায়িক চিঠির বিষয়বস্তুর নাম পরিবর্তন করতে বাধ্য করে যদি চিঠিপত্রের সময় আলোচনার সারমর্ম পরিবর্তন করা হয়।

একটি ব্যবসায়িক চিঠি পাঠানোর আগে, বানান এবং বিরামচিহ্নের ত্রুটির জন্য প্রুফরিড করুন।

ই-মেইল তথ্যের আদান-প্রদানকে সহজ করে, তবে ব্যবসায়িক চিঠিপত্রে, আপনার রাশিয়ান ভাষার নিয়মগুলিকে অবহেলা করা উচিত নয়, যেহেতু একটি অসতর্কতার সাথে করা ভুল প্রেরকের কর্তৃত্বকে প্রভাবিত করতে পারে। একটি চিঠি পাঠানোর আগে, আপনার পাঠ্যটি বেশ কয়েকবার পর্যালোচনা করা উচিত এবং বানান এবং বিরামচিহ্নের ত্রুটিগুলির জন্য সাবধানে এটি পরীক্ষা করা উচিত। অনেক ইমেল ক্লায়েন্টের একটি বানান পরীক্ষক থাকে, তাই লাল রঙে আন্ডারলাইন করা শব্দগুলিতে মনোযোগ দিন। যদি আপনার সঠিক বানান সম্পর্কে কোন সন্দেহ থাকে, তাহলে আপনার ইন্টারনেটে সাহায্য নেওয়া উচিত বা একটি বানান অভিধান ব্যবহার করে বানান পরীক্ষা করা উচিত।

ঠিকানা ক্ষেত্রটি শেষ পর্যন্ত পূরণ করতে হবে।

অসমাপ্ত বা অসম্পাদিত চিঠি পাঠানো এড়াতে, একটি ব্যবসায়িক চিঠি প্রাপকের ঠিকানা পাঠানোর আগে একেবারে শেষ মুহূর্তে প্রবেশ করা উচিত। এই নিয়মটি ব্যবসায়িক ই-মেইল চিঠিপত্রের মৌলিক বিষয়গুলিতেও অন্তর্ভুক্ত। এটি ঘটে যে ঠিকানার ক্ষেত্রটি পূরণ করার সময়, ই-মেইল পূর্বে ব্যবহৃত প্রাপকদের একটি তালিকা অফার করতে পারে, এখানে আপনার মনোযোগ দেওয়া উচিত যাতে ভুলভাবে কোনও তৃতীয় পক্ষের ঠিকানাকে একটি সংকলিত ব্যবসায়িক চিঠি না পাঠানো হয়।

একটি ব্যবসা চিঠি গঠন

টেক্সট স্ট্রাকচারিং নিয়মগুলি শুধুমাত্র কাগজের মিডিয়াতে নয়, ই-মেইলের মাধ্যমে ব্যবসায়িক চিঠিপত্রের নিয়মগুলিতেও প্রযোজ্য। মনিটরের স্ক্রিনে প্রচুর পরিমাণে পাঠ্য বার্তা পড়া প্রাপকের পক্ষে সর্বদা সুবিধাজনক নয়। এই বিন্দুটিকে সহজ করার জন্য, আপনার যুক্তিযুক্তভাবে গঠিত ছোট অনুচ্ছেদে পাঠ্যটি ভেঙে ফেলা উচিত এবং ব্যবসায়িক চিঠির পাঠ্য লেখার ক্ষেত্রে জটিল বাক্যগুলি এড়ানো উচিত। একটি ব্যবসায়িক চিঠিতে একটি বাক্যের সর্বোত্তম দৈর্ঘ্য পনেরটি শব্দের বেশি হওয়া উচিত নয়।

একটি ব্যবসায়িক চিঠির সারমর্ম যোগ্যতার উপর বলা উচিত

ব্যবসায়িক চিঠির নির্দিষ্ট বিষয় ছাড়াও, প্রাপকের অবশ্যই মূল পাঠের প্রথম এবং দ্বিতীয় বাক্যে স্পষ্টভাবে উচ্চারিত হওয়া উচিত। প্রেরকের কাজ হল চিঠির শুরুতে সমস্যা বা সমস্যাটির সারমর্ম যা তিনি প্রাপককে সম্বোধন করেন তা উল্লেখ করা। প্রথম বাক্যটি যে উদ্দেশ্যের জন্য ব্যবসায়িক চিঠি পাঠানো হয়েছে তা নির্দেশ করা উচিত। নমুনা: “আমরা আপনাকে জানাচ্ছি যে চুক্তি নং 45 তারিখ 02.01.2017 এর অধীনে বাধ্যবাধকতার শর্তাদি "বাল্ক উপকরণ সরবরাহের উপর" শেষ হতে চলেছে৷ চুক্তি বাড়ানোর জন্য, আপনাকে নথির একটি নতুন প্যাকেজ জমা দিতে হবে। নির্ধারিত উদ্দেশ্যের জন্য ধন্যবাদ, প্রাপকের একটি ব্যবসায়িক চিঠির মূল ধারণাটি অনুসন্ধান করার সুযোগ রয়েছে। যদি চিঠির পাঠ্যটি খুব বড় হয়, তবে পাঠ্য নথির আকারে একটি বস্তুকে সংযুক্ত করার ফাংশনটি ব্যবহার করা ভাল, তবে একই সময়ে, পাঠ্য ক্ষেত্রে একটি কভার প্রবন্ধ রেখে দেওয়া উচিত ব্যবসা চিঠি আলোকিত. নমুনা: “আমরা আপনাকে পর্যালোচনার জন্য Mak-Stroy LLC থেকে চিঠির একটি ইলেকট্রনিক কপি পাঠাচ্ছি। আমরা অনুগ্রহপূর্বক আপনাকে চিঠিতে নির্দিষ্ট সময়সীমা পর্যন্ত "বাল্ক উপকরণ সরবরাহের বিষয়ে" 2 জানুয়ারী, 2017 তারিখের চুক্তি নং 45-এর সম্প্রসারণ সংক্রান্ত আপনার সিদ্ধান্ত সম্পর্কে আমাদের জানাতে অনুরোধ করছি৷"

প্রতিটি ব্যবসা ইমেল উত্তর দিতে হবে.

বিদ্যমান নেতিবাচক উদাহরণব্যবসায়িক চিঠিপত্র, যখন প্রাপক কোনো কারণে ব্যবসায়িক চিঠি উপেক্ষা করে। কখনও কখনও এমন কিছু ঘটনা ঘটতে পারে যখন নির্দিষ্ট পরিস্থিতির কারণে একটি উত্তর দেওয়া যায় না, উদাহরণস্বরূপ, একটি সমস্যা সমাধানের মেয়াদ বেশ কয়েক দিন সময় লাগতে পারে বা প্রাপক চিন্তায় আছেন এবং অবিলম্বে উত্থাপিত প্রশ্নের উত্তর দিতে পারবেন না। সেক্ষেত্রে অবশ্যই দিতে হবে সংক্ষিপ্ত মন্তব্যএই উপলক্ষে, উদাহরণস্বরূপ, "হ্যালো, পাইটর ইভানোভিচ। আমি আপনার চিঠি পেয়েছি, কিন্তু আজ আমার কাছে উত্তর দেওয়া কঠিন মনে হচ্ছে, কারণ আমাকে উচ্চতর ব্যবস্থাপনার সাথে পরামর্শ করতে হবে। আমি আপনার সমস্যা রিপোর্ট করব সিইও এর কাছেআমাদের কোম্পানি এবং সপ্তাহের শেষে একটি অফিসিয়াল উত্তর দেবে। আন্তরিকভাবে আপনার, বিক্রয় ব্যবস্থাপক বেলভ ইভান গেনাদিভিচ।

এটি মনে রাখা উচিত যে যদি উত্তরটি তিন কার্যদিবসের মধ্যে দেওয়া না হয়, তবে একটি ব্যবসায়িক চিঠি প্রাপকের নীরবতাকে উপেক্ষা করা এবং প্রেরকের সাথে যোগাযোগ করতে অস্বীকার করা হিসাবে মূল্যায়ন করা যেতে পারে।

প্রতিক্রিয়া চিঠি লেখার সময়, আপনার উত্থাপিত সমস্ত প্রশ্নের উত্তর দেওয়া উচিত।

যদি প্রাপকের কাছে পাঠানো চিঠিটি জিজ্ঞাসাবাদমূলক প্রকৃতির হয়, তবে চিঠিটি রচনা করার সময়, ব্যবসায়িক চিঠির প্রাপ্ত পাঠে উপস্থিত থাকা ক্রমে প্রশ্নের উত্তর দেওয়া উচিত। যদি প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করা হয়, প্রেরক তাদের কাছে সুনির্দিষ্ট উত্তর পাওয়ার আশা করেন। একটি চিঠি রচনা করার সময়, উত্তরগুলি সংখ্যাযুক্ত করা উচিত নয়, আপনাকে কেবল ক্রমানুসারে চিন্তাভাবনাটি বলতে হবে। উত্থাপিত সমস্ত প্রশ্নের উত্তর দেওয়ার জন্য, প্রথমে আপনাকে প্রাপ্ত ব্যবসায়িক চিঠিটি বেশ কয়েকবার পুনরায় পড়তে হবে এবং যদি অনেকগুলি প্রশ্ন থাকে তবে মিস না করার জন্য সেগুলি আলাদাভাবে লিখতে হবে। উত্থাপিত কিছু প্রশ্নের উত্তর দেওয়া যদি অসম্ভব হয়, তবে এটি ইঙ্গিত করা উচিত যে এই মুহূর্তে, কোনও কারণে, একটি উত্তর দেওয়া যাবে না।

সংক্ষিপ্ত রূপ, সংবেদনশীল নকশা এবং বড় অক্ষর অপব্যবহার করবেন না

ব্যবসায়িক চিঠিপত্রের নেতিবাচক উদাহরণ রয়েছে যখন প্রেরকরা ইমোটিকন আকারে অনানুষ্ঠানিক চিহ্ন ব্যবহার করে এটিকে পাতলা করে। যোগাযোগে তাদের ব্যবহার জনপ্রিয় সামাজিক নেটওয়ার্কগুলিতে, তবে, ব্যবসায়িক চিঠিপত্রের নিয়মগুলি আবেগের এই ধরনের প্রকাশকে স্বাগত জানায় না, যেহেতু প্রাপক তাদের প্রকৃত অর্থ জানেন না এবং সেগুলি বুঝতে পারে না এমন বিরামচিহ্নের ত্রুটিগুলির জন্য সেগুলি গ্রহণ করতে পারে।

লেখাটি বড় অক্ষরে লিখতে অস্বীকার করাও মূল্যবান। ইন্টারনেটে, বড় অক্ষরে লেখা শব্দগুলির একটি সেটকে "চিৎকার বাক্যাংশ" বলা হয় এবং প্রায়শই এই জাতীয় বাক্যাংশগুলি একটি নেতিবাচক অর্থ বহন করে। প্রাপক, একটি ব্যবসায়িক ইমেল পড়ার সময়, এই ধরনের একটি ফন্টকে নেতিবাচকভাবে বিবেচনা করতে পারে, যা অর্থের উপলব্ধিকে বিরূপভাবে প্রভাবিত করবে। যদি কোনও ব্যবসায়িক চিঠিতে যে কোনও মুহূর্তের গুরুত্বের উপর জোর দেওয়া প্রয়োজন হয়, তবে প্রাথমিক বাক্যাংশগুলি ব্যবহার করা আরও ভাল, উদাহরণস্বরূপ, "অনুগ্রহ করে মনে রাখবেন যে আপনাকে 02/10/এর পরে চুক্তিটি বাড়ানোর জন্য নথিগুলির একটি প্যাকেজ সরবরাহ করতে হবে৷ 2017" বা "অনুগ্রহ করে মনে রাখবেন যে চুক্তি বাড়ানোর জন্য নথিগুলি অবশ্যই 10 ফেব্রুয়ারি, 2017 এর আগে জমা দিতে হবে৷

ইমেলের মাধ্যমে সংবেদনশীল তথ্য পাঠাবেন না

ব্যক্তিগত বা গোপনীয় তথ্য স্থানান্তরের জন্য, ইলেকট্রনিক প্রত্যাখ্যান করা ভাল ডাকবাক্স, যেহেতু তাদের নিজস্ব স্বার্থপর উদ্দেশ্যে অনুপ্রবেশকারীদের দ্বারা তথ্য আটকানোর হুমকি রয়েছে৷ এই ধরনের তথ্য অন্তর্ভুক্ত হতে পারে: ফোন নম্বর, পাসওয়ার্ড থেকে ব্যাংক কার্ড, ব্যক্তিগত ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্ট, ইত্যাদি। এটি মনে রাখা গুরুত্বপূর্ণ যে তথ্য মেইল ​​এজেন্টের সার্ভারে সংরক্ষণ করা হয় এবং হ্যাকিংয়ের ক্ষেত্রে চুরি করা যেতে পারে।

চিঠির শেষে প্রেরকের স্বাক্ষর থাকতে হবে।

আগেই উল্লেখ করা হয়েছে, প্রেরিত প্রতিটি ইমেল একটি নির্দিষ্ট স্বাক্ষর থাকতে হবে। প্রায়শই, মেলবক্স বিকাশকারীরা একটি স্বাক্ষর ব্লকের ফাংশন প্রবর্তন করে, যেখানে আপনি অবস্থান, নাম এবং যোগাযোগের ফোন নম্বর সম্পর্কে আপনার ডেটা প্রবেশ করতে পারেন। পরবর্তীকালে, প্রতিটি অক্ষরের শেষে এই ব্লকটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে প্রদর্শিত হবে, যা টাইপিংকে আরও সহজ করে তুলবে। একটি স্বাক্ষর সঠিকভাবে লেখা গুরুত্বপূর্ণ যাতে প্রাপকের চিঠির উত্তর দেওয়ার সময় প্রেরককে সঠিকভাবে সম্বোধন করার সুযোগ থাকে। একটি স্বাক্ষরের উদাহরণ এইরকম দেখতে পারে: "সম্মানিতভাবে, নিকোলে আলেকসান্দ্রোভিচ পেট্রোভ, +79810000000।"

উপসংহার আঁকা, এটি লক্ষ করা যেতে পারে যে কীভাবে ই-মেইলের মাধ্যমে ব্যবসায়িক চিঠিপত্র পরিচালনা করতে হয় তা বোঝার জন্য, আপনাকে অতিরিক্ত এবং জটিল মৌলিক বিষয়গুলি আয়ত্ত করতে হবে না। একজনকে কেবল শিষ্টাচারের প্রাথমিক নিয়মগুলি মেনে চলতে হবে এবং রাশিয়ান ভাষার নিয়মগুলি পালন করতে হবে।