Отчеты 2 ндфл сроки сдачи. Срок сдачи: общий подход

Обязанность налогового агента не только удержать с дохода сотрудника НДФЛ и перечислить его бюджет, но и своевременно предоставлять в налоговую сведения об этом. Сведения предоставляются по форме 2-НДФЛ по итогу календарного года. С 2016 года в обязанности организаций включена сдача расчета по форме . Но данное обязательство не отменяют справку 2-НДФЛ, так как в отличие от расчета она содержит информацию по каждому сотруднику индивидуально.

Куда сдавать 2-НДФЛ

Сдают справку в налоговый орган по месту учета организаций или предпринимателей. Если организация имеет обособленные подразделения, то куда именно подавать справку зависит от того, кто выплачивает сотрудникам зарплату. Если это делает головной офис, то справки по сотрудникам сдает он, а если заработная плата выплачивается обособленными подразделениями, то по форме 2-НДФЛ справку сдать нужно в ИНФС по месту регистрации подразделения.

Когда сдавать 2-НДФЛ для организаций, ИП и налоговых агентов

Сроки по предоставлении справок 2-НДФЛ одинаковы для всех налоговых агентов, как для организаций, так и для предпринимателей. Сделать это нужно до 1 апреля года, следующего за отч етным. Как правило, отчетным годом признается календарный год.

В том случае, если в середине года организации или предприниматели проводят реорганизацию или ликвидацию, то отчетным будет считаться период с начала года до даты реорганизации или ликвидации.

Отдельно следует выделить лиц, осуществляющих операции с ценными бумагами и финансовыми инструментами срочных сделок. Они подают сведения о суммах удержанного и уплаченного НДФЛ по получателям. Но отчитываются они не по справке 2-НДФЛ, а по форме для налога на прибыль. Срок подачи при этом не один раз за год, а до 28 числа месяца, после отчетного периода. То есть в те же сроки, что установлены для сдачи отчета налога на прибыль.

Ответственность за непредставление

При представлении справки 2-НДФЛ несвоевременно ИФНС вправе оштрафовать налогового агента на сумму 200 рублей по каждой справке. При обращении ИФНС в суд, на работодателя может быть наложена административная ответственность в следующих размерах штрафных санкций:

• 100 – 300 рублей – штраф для граждан;
• 300 – 500 рублей – штраф для должностного лица.

Должностным лицом считается руководитель организации.

Кроме того, за предоставленные недостоверные сведения налогового агента могут оштрафовать на сумму 500 рублей. Причем штраф будет применен к каждой справке с недостоверной информацией.

Под «недостоверной информацией» понимают любые допущенные ошибки в справке, в том числе в реквизитах, кодах вычетах и в сообщаемых суммах. Данное правило установлено с 2016 года.

Избежать штрафа за недостоверную информацию можно только если налоговый агент сам обнаружит ошибку и исправит ее до сообщения налоговиков. Срок сдачи справки при этом значения не имеет. Даже если организация сдаст неверную справку, а затем по указаниям инспекторов исправит ее до 1 апреля, избежать штрафа не удастся.

Способ подачи 2-НДФЛ

Справку 2-НДФЛ подать можно одним из трех способов:

• на бумажном носителе непосредственно в ИФНС;
• в виде почтового отправления, оформив письмо с описью вложения;
• в виде электронной справки по ТКС.

В зависимости от способа подачи справки в налоговый орган различают ее дату представления. При подаче лично налоговому инспектору – день обращения, при отправке почтой – дата почтового отправления, при отправке по ТКС – дата, зафиксированная при отправке оператором.

Подача справки по ТКС

Все больше организаций сдают сведения по форме 2-НДФЛ в виде электронной справки. Способ подачи справки по ТКС должны применять все организации с количеством человек 25 и более. Для этого организация или предприниматель выбирают оператора, предоставляющего услуги электронного документооборота.

Дополнительно распечатывать сведения и отправлять в инспекцию на бумажном носителе не требуется.

Справка 2-НДФЛ считается принятой, если после отправки по ТКС она прошла форматный контроль и зафиксирована ИФНС.

Если форматный контроль справка не проходит, то для устранения ошибки потребуется время. А это может привести к опозданию в отправке сведений в срок. Штраф за опоздание с отправкой сведений в этом случае применен не будет, так как их отправка произошла в срок, а вот если справка содержит ошибку, грозит 500 рублей штрафа.

Если организация после отправки сведений в налоговую самостоятельно обнаружила ошибку, она вправе аннулировать справку. Для этого ошибочную справку нужно отправить вновь с кодом корректировки «99». В справке указать только реквизиты сотрудника, а данные о выплатах и налоге не заполнять. Таким образом, в строках «Сумма налога» будут проставлены нули.

После этого составляется новая справка с правильными данными и отправляется в налоговую повторно. Штрафа в этом случае удастся избежать. Главное внести исправления до требования ИФНС и уложиться в срок до 1 апреля.

Подача 2-НДФЛ на бумажном носителе

Если организация или предприниматель, как налоговый агент выплатили налогооблагаемый доход не более чем 25 лицам, то сдать справку 2-НДФЛ они могут на бумаге. К справкам также прикладывается реестр сведений о доходах в двух экземплярах. Один остается в налоговой, а второй с отметкой инспектора возвращается налоговому агенту.

После того, как сведения по сотрудникам будут проверены инспектором, налоговая составляет в двух экземплярах протокол. Данный протокол приема сведений отдают лично представителю организации или предпринимателю, либо в срок до 10 рабочих дней направляется по почте в адрес налогового агента.

Выдача справки сотруднику

По заявлению справку 2-НДФЛ можно выдать сотруднику организации. Они могут потребоваться, например, если сотрудник увольняется или переводится в другую организацию в середине года. Тогда новому работодателю нужно будет учесть все предоставленные сотруднику вычеты по прошлому месту работы.

Срок для выдачи справки сотруднику по заявлению составляет до 3 дней.

Довольно часто возникает ситуация, когда сотрудник в течение года не имел дохода, который облагается НДФЛ. Например, во время отпуска по уходу за ребенком. В этом случае справку выдавать не нужно, так как выдачей справки занимается налоговый агент, которым в этот год работодатель не был. Однако, если сотрудник пишет заявление с просьбой выдать ему справку, игнорировать это не нужно. Сотруднику можно выдать справку в свободной форме, которая подтвердит отсутствие налогооблагаемого дохода у сотрудника. Либо выдать сотруднику бланк справки 2-НДФЛ с проставленными в соответствующих разделах прочерками.

Получить справку может сотрудник не сам лично. За него это может сделать доверенное лицо или его представитель. Доверенному лицу для получения справки нужно заверить нотариально доверенность, а представитель может получить ее и без доверенности.

Законодательная база

Законодательная база	Содержание
П.2 статьи 230 НК РФ	«О представлении налоговыми агентами сведений в налоговый орган по месту своего учета»
Письмо ФНС России №ЕД-4-3/17827 от 26.10.2011	«О порядке представления в налоговый орган справки 2-НДФЛ при реорганизации организации»
Статья 126 НК РФ	«Непредставление налоговому органу сведений, необходимых для осуществления налогового контроля»
Статья 15.6 КоАП	«Непредставление, необходимых для осуществления налогового контроля»
Письмо ФНС России №ГД-4-11/14515 от 09.08.2016	«О налоговой ответственности налоговых агентов»Ответы на распространенные вопросы

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос №1 Сдают ли справку 2-НДФЛ в инспекцию сотрудника, по месту его проживания?

Ответ: Нет, данная справка предоставляется только в ИФНС по месту регистрации работодателя.

Вопрос №2 Можно ли подавать сведения на электронном носителе? Например, на флешке?

Ответ: Данный способ подачи отменен с 2016 года. Подать сведения можно либо на бумаге, либо в электронном виде.

Вероятно, нет ни одного официально трудоустроенного человека, который хотя бы раз в жизни не запрашивал справку 2-НДФЛ в бухгалтерии своей организации. А те, кто этого еще не делал, наверняка слышали о ней от своих знакомых. Разбираем, в чем особенность этой справки и почему она так прочно вошла в жизнь наших сограждан.

Что такое справка 2-НДФЛ

Справка 2-НДФЛ – это официальный документ о доходах работника за определенный период, чаще всего за календарный год.

Цифра 2 в начале названия не связана с содержанием справки, а просто является порядковым номером этого вида документа среди прочих форм. Например, первичный документ о доходах физического лица называется 1-НДФЛ, а форма представляет собой шаблон для заполнения налоговой декларации. Все эти документы объединяет одна аббревиатура – , что значит «налог на доходы физических лиц».

Эта справка может понадобиться сотруднику на руки. С компьютеризацией учета в наше время составить эту справку не составляет труда, так как данные для нее генерируются из программы автоматически.

Согласно статье 62 Трудового кодекса, работодатель обязан бесплатно выдать справку работнику по его устному запросу или по заявлению в течение трех дней. Обычно справка выдается без каких-либо затруднений.

2-НДФЛ может быть выдана как за предыдущие годы, так и за текущий, еще не завершившийся год. Работник не обязан сообщать своей организации, зачем ему нужна справка.

Справка 2-НДФЛ и работодатель

По общему правилу, работник обязан отдавать 13% своих доходов государству. Если речь идет о наемном труде, то сотруднику не нужно самостоятельно идти в налоговую службу и подавать декларацию о своих доходах. За него это делает его работодатель, выступая его личным налоговым агентом.

Именно работодатель отчитывается в доходах своих работников и уплачивает с начисленной им зарплаты подоходный налог, подавая справку 2-НДФЛ по каждому из них.

Согласно 230-ой статье НК, налоговые агенты обязаны представить справку в местный налоговый орган не позднее 1 апреля. Сведения должны относиться к предыдущему году.

В том случае, если удержать налог не представляется возможным, работодатель также должен заявить об этом в инспекцию, но не позднее 1 марта. К таким случаям можно отнести пример, когда компания вручила своим сотрудникам путевки в санаторий в качестве стимулирующего подарка.

Какая информация содержится в справке 2-НДФЛ

2-НДФЛ является главным источником сведений о доходах работника и удержанных налогах.

Справка содержит несколько разделов, где представлена следующая информация:

• За какой период составлена справка;
• Данные о налоговом агенте (работодателе): официальное название организации, телефон для связи, прочие реквизиты;
• Данные о получателе дохода (работнике): ФИО, серия и номер документа (паспорта), прописка, гражданство;
• Облагаемые налогом доходы, ставка дохода (чаще всего 13%), суммы дохода, расписанные по месяцам и разбитые по кодам. Например, в январе работник Иванов получил доход 30 тысяч рублей, 20 тысяч из которых идут по коду 2000 (собственно вознаграждение за труд), 6 тысяч – по коду 2510 (доход в натуральной форме — когда организация оплачивает работнику питание, обучение), и 4 тысячи – по коду 2012 (отпускные выплаты). Как правило, ежегодно ФНС утверждает обновленный перечень кодов, который уже насчитывает несколько десятков позиций;
• Сведения о налоговых вычетах (если есть);
• Суммарные величины: общий доход за период, налоговая база (доход минус вычеты) и исчисленный налог. По последней сумме видно сколько подоходного налога работник заплатил в казну через своего работодателя;
• В конце документа указан уполномоченный представитель организации, который несет ответственность за правдивость приведенных сведений.

Куда нужна справка 2-НДФЛ

2-НДФЛ можно поставить в один ряд с ключевыми документами гражданина. Действительно, если паспорт удостоверяет личность, водительские права убеждают в умении и праве водить автомобиль, то справка о доходах затрагивает одну из важнейших характеристик человека – его платежеспособность.

В России справку по форме 2-НДФЛ запрашивают следующие структуры:

Кто требует	Для чего нужна 2-НДФЛ
	Для кредита. Перед тем как предоставить крупную сумму в кредит, банк обязан оценить состоятельность заемщика. Пристальное внимание к доходам особенно актуально при ипотечном кредитовании – для банка это важно, когда на кону действительно большие деньги
2. Новый работодатель	Отдел кадров может запросить у своего нового сотрудника справку с предыдущего места работы. Это необходимо для определения размера подоходного налога с начала календарного года
3. Налоговая служба	В некоторых случаях государство поддерживает своих граждан, частично или полностью возвращая уплаченные ими в бюджет суммы подоходного налога. Эту операцию называют налоговым вычетом. Вычет возможен, например, при покупке жилья, или когда родители оплачивают обучение студента в платном вузе
	Справка 2-НДФЛ нужна, если работник участвует в судебных разбирательствах, касающихся трудовых аспектов. Также ее требуют для правильного расчета выплат по
5. Орган опеки и попечительства	Для усыновления ребенка потенциальные родители, среди прочих документов, подают справку 2-НДФЛ в орган опеки по месту жительства
6. Орган социальной защиты населения	Для того чтобы семья была признана малоимущей и имела право на выплаты от государства, в местные органы соцзащиты, среди прочих, представляется справка о доходах
7. Посольство	Нет определенного ответа, нужна ли 2-НДФЛ для визы. В отдельных случаях посольство может запросить , но по сложившейся практике бывает достаточно справки с места работы и выписки с банковского счета

Распространенные ошибки в справке 2-НДФЛ

Данные по работникам за 2018 год сдаются по новой форме. Она утверждена приказом ФНС №ММВ-7-11/566 от 02.10.2018 г. В данном приказе содержится не только форма бланка отчета, но и несколько приложений, включающие в себя правила его заполнения, сдачи, а также бланк, который нужно будет выдать на руки работнику по его просьбе, это приложение №5 Приказа.

Несмотря на унифицированную форму, иногда в ней допускаются ошибки:

• В справке отсутствует подпись уполномоченного представителя. Так как справка 2-НДФЛ является налоговым, а не бухгалтерским документом, необязательно, чтобы ее подписывал руководитель предприятия. Обычно назначается представитель, например, главный бухгалтер.
• Печать должна быть «мокрой» – многие инстанции не принимают ксерокопии и факсы, имеет силу только оригинальный документ;
• В справке есть исправления. Корректор, зачеркивания делают ее недействительной;
• Дата указана не в формате ДД/ММ/ГГ;
• Неточности в форме записи денежных величин. Сумму налога, прописанного в справке, приводят без копеек: округляют до рублей в большую или меньшую сторону. Но остальные суммы все же указывают с точностью до копеек;
• Самый печальный вариант – когда в справке неверно отражены доходы работника. В первую очередь сотрудник должен убедиться, что его фактическая зарплата является «белой». Это легко проверить по .

Справка 2-НДФЛ и фриланс

Раньше фрилансерами считались просто удаленные работники, официально оформленные у работодателя. Теперь большая доля фрилансеров работает без какой-либо регистрации в налоговых органах, а со своими заказчиками не заключает трудового договора. Все строится на условиях взаимного доверия и устных договоренностей.

Так как рынок фриланса стремительно развивается, законодатели предусмотрели статус для граждан, которые не являются ИП и оказывают услуги другим физическим лицам для личных, подсобных и иных нужд. Они получили статус так называемых самозанятых граждан. Для самозанятых граждан также предусмотрены налоговые каникулы на период до 2-х лет.

Но пока реальность такова, что подавляющее большинство фрилансеров остаются в тени и не платят никаких налогов. Дело здесь не только в незаконности такой работы, но и в невозможности пользоваться некоторыми инструментами, которые доступны официально трудоустроенным гражданам. К примеру, если фрилансеру понадобится справка 2-НДФЛ, ему просто неоткуда будет ее взять.

Поэтому законодатели и дальше продолжают совершенствовать механизм так называемой легализации самозанятых граждан. Также можно рассмотреть патентную систему, являющуюся наиболее удачным вариантом ведения бизнеса данными физлицами. Как еще можно «легализоваться»?

Решения могут быть такими:

1. , работать на со ставкой 6 %, отражать доходы в КУДИР (книге учета доходов и расходов) либо вести бизнес на УСНО, иметь свой , электронный кошелек. Каждые три месяца подавать налоговую декларацию по месту жительства. Первую декларацию для налоговой можно заполнить через посредника (таких организаций полно в любом городе, в том числе и в интернете), стоимость обычно не превышает тысячи рублей. А все последующие, посмотрев на образец, заполнять самостоятельно.

Минусы : если фрилансер – «мелкая рыбешка», то есть его доходы совсем скромные, просто обидно отщипывать налоговый кусок от заработков. По букве закона так нужно делать, но по логике это глупость. К тому же никто не стреляет пушкой по воробьям – вряд ли налоговая заинтересуется субъектом с небольшими денежными поступлениями.

1. Можно заключить с постоянным заказчиком гражданско-правовой договор. В этом случае заказчик станет налоговым агентом работника и будет обязан перечислять его подоходный налог, а также делать социальные взносы.

Минусы : не так много шансов, что заказчик захочет взять на себя такое бремя – только если это не крупный игрок на рынке, которому важна его репутация и законность действий.

1. Обзавестись официальной работой, которую легко совмещать с основным источником доходов. С одной стороны, справка 2-НДФЛ обеспечена, с другой стороны – можно спокойно заниматься любимым делом.

Минусы : непросто найти такую работу-ширму, причем не совсем копеечную, ведь иначе сама справка 2-НДФЛ потеряет свой смысл. Какой банк даст кредит, если заработок в 2-НДФЛ смехотворный?

Пример: если программист устроен официально, он может на своем рабочем месте делать «левые» заказы. В идеале нужно, чтобы он работал не там, где нужна сдельная работа, и никто, кроме самого работника, не понимал, сколько времени он тратит на то или иное задание. Кроме того, нужно иметь талант балансировать между официальным и неофициальными боссами – и, как говорится, «не палиться».

Ежегодно работодатели должны сдавать отчетность в налоговый орган по форме 2-НДФЛ. Законодательно установлены конкретные сроки сдачи отчетности. Это касается всех организаций и ИП, имеющих сотрудников и выплачивающих им заработную плату.

Срок сдачи 2-НДФЛ за год

В отчете по форме 2-НДФЛ проставляется признак, который отражает следующую информацию:

• признак «1» — когда организация или ИП удерживает и перечисляет налог на доходы, которые были получены физическими лицами;
• признак «2» — когда физические лица получили доход, но с него не был удержан и перечислен налог. Такое возможно в том случае, когда заработная плата выдавалась в натуральной величине — товаром, например, или были получены призы, подарки в розыгрышах и так далее.

За 2016 год налоговые агенты обязаны сдать отчетность по каждому сотруднику в следующие сроки:

Также налоговым кодексом РФ предусмотрены сроки сдачи отчетности организациями, которые проводят процедуру реорганизации или ликвидации в течение года — 2-НДФЛ подается с начала отчетного периода до даты изменений.

Способы подачи отчета 2-НДФЛ зависят от количества работников:

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

• на бумаге – если сотрудников не больше 25 человек;
• электронным способом – если штат сотрудников больше 25 человек. Отчетность электронным способом можно передать только через оператора, осуществляющего электронный документооборот. Использовать электронные носители информации – диски, карты памяти – запрещено.

Поквартальная отчетность по НДФЛ

С 2016 года количество отчетности по НДФЛ увеличилось. Ранее отчет сдавался только раз за год, но ФНС была введена новая форма – расчет сумм НДФЛ. В этом расчете будут отражаться обобщенные сведения по всем физическим лицам, персональных данных в поквартальной отчетности не будет.

Расчет 6-НДФЛ отражается нарастающим итогом и сдается следующим образом:

• за квартал;
• за полугодие;
• за 9 месяцев.

Срок сдачи поквартальной отчетности – до 30 или 31 числа месяца, который следует за отчетным периодом. Сдавать расчет сумм НДФЛ с нулевыми показателями не нужно.

Так как ИП являются налоговыми агентами, они также обязаны сдавать поквартальный отчет НДФЛ и неважно, какую систему налогообложения они используют.

Ответственность

Согласно ст. 126 НК РФ РФ, ФНС может выставить штрафные санкции на организацию или индивидуального предпринимателя за несвоевременно сданные отчеты по НДФЛ. За каждую справку размер штрафа составит 200 руб. К тому же применяется административное наказание, касающееся несвоевременной подачи или непредставления 2-НДФЛ, по решению суда, если ФНС подаст иск. Размеры штрафов:

• для граждан – от 100 до 300 руб.;
• для должностных лиц – от 300 до 500 руб.

Такие меры применяются к официальным лицам предприятия, например, к директору.

Если же налоговый агент самостоятельно найдет ошибки в отчетности и успеет подать скорректированную справку 2-НДФЛ до того, как неточности обнаружит ФНС, подобных штрафов можно избежать. Однако в некоторых случаях штраф все равно предъявят.

Если же никаких выплат физическим лицам в виде доходов не производилось, организация или ИП отправляют в ФНС информационное письмо. Так как ФНС не владеет точной информацией по работникам и выплаченным им доходам:

6-НДФЛ введена для усиления контроля налоговой службы над предоставлением отчетности от ИП и предприятий. Налоговые инспекторы с помощью этого отчета сверяют следующие сведения:

• правильность заполнения документа;
• полноту отраженной информации;
• точность соблюдения сроков исчисления и удержания налога из доходов сотрудников.

С помощью этих данных ФНС значительно проще проверить своевременность и точность отчетности по налогам на доходы физических лиц, переданных в бюджет.

Как изменился бланк 2-НДФЛ после обновления?

С отчета за 2018 год 2-НДФЛ оформляется на новом бланке. А точнее, на двух бланках:

• Первый — именно он теперь называется 2-НДФЛ — используется для сдачи в ИФНС.

У него новая структура: он состоит из некоего подобия титульного листа, трех разделов и одного приложения. В самом начале документа приводятся данные о налоговом агенте, в разделе 1 — сведения о физлице, в отношении которого заполняется справка, в разделе 2 — информация об общей сумме дохода, налоговой базе и НДФЛ, в разделе 3 — предоставленные агентом вычеты: стандартные, социальные и имущественные, а в приложении дается расшифровка доходов и вычетов по месяцам.

• Второй бланк, который вы будете выдавать работнику с 01.01.2019, именуется просто «Справка о доходах и суммах налога физического лица» (без привычного «2-НДФЛ»). Он практически полностью повторяет прежний бланк (из приказа ФНС от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@).

Что еще изменилось в порядке заполнения 2-НДФЛ с 2019 года, см. в материале «Утвержден новый бланк 2-НДФЛ!» .

Образец справки 2-НДФЛ для налоговой, оформленный на новом бланке, можно увидеть на нашем сайте.

Порядок и сроки сдачи 2-НДФЛ в 2019 году

В сроках сдачи 2-НДФЛ в 2019 году изменений нет. Их по-прежнему два:

• не позднее 1 марта (п. 5 ст. 226 НК РФ) следует подать справки на тех лиц, с дохода которых у налогового агента не было возможности удержать налог;
• не позже 1 апреля (п. 2 ст. 230 НК РФ) сдаются справки по лицам, с дохода которых налог удержан и уплачен в бюджет.

В 2019 году оба этих дня — рабочие, поэтому никаких переносов дат, совпавших с выходным днем (п. 7 ст. 6.1 НК РФ), не будет.

Не изменился и порядок сдачи сведений. Предоставить их в ИФНС всё так же можно на бумаге (если количество лиц, о которых отчитывается агент, не превышает 24) и по ТКС. Подача в бумажном варианте возможна лично, через представителя или по почте.

Итоги

Для отчета за 2018 год форма справки 2-НДФЛ принципиально обновлена. А вот в сроках и порядке сдачи справок ничего нового нет.

С 2019 года поменялась форма справки, и у многих возник вопрос, изменились ли сроки сдачи 2-НДФЛ за 2018 год. Давайте разберемся, когда сдавать формы по признаку 1 и по признаку 2. И какие сроки сдачи у справок с новыми признаками 3 и 4.

Срок сдачи 2-НДФЛ за 2018 год зависит от причины подачи: доходы сотрудников или неудержанный налог.

Хотелось бы обратить внимание всех бухгалтеров: с 2019 года налоговики принимают справки только по новой форме. Для справки 2-НДФЛ за 2018 год актуальна форма, утвержденная Приказом ФНС России от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566@.

2-НДФЛ 2019 состоит из двух частей:

1. Непосредственно сама справка «Справка о доходах и суммах налога физического лица», состоящая из трех разделов;
2. Приложение к справке «Сведения о доходах и соответствующих вычетах по месяцам налогового периода».

Подробнее ознакомиться с инструкцией по заполнению 2-НДФЛ в новой форме можно в статье>>>

Здесь же мы разберем подробно, когда сдавать 2-НДФЛ за 2018 год и поговорим об ответственности за нарушение сроков подачи.

2-НДФЛ за 2018 год: срок сдачи зависит от признака

У справки 2-НДФЛ в 2019 году теперь 4 признака, а не два, как было ранее:

• признак «1» – это обычная «классическая» справка 2-НДФЛ, в которой фиксируется, какие доходы выплатили физлицу, сколько налога с них начислено, удержано и уплачено (п. 2 ст. 230 НК РФ);
• признак «2» – означает неудержанный налог. К примеру, компания или ИП выплатила физическому лицу доход, но не смогли удержать с него подоходный налог (п. 5 ст. 226 НК РФ).

Признак 3 – если НДФЛ удержан и отчитывается правопреемник налогового агента;

Признак 4 – если подоходный удержать нельзя, а справку подает правопреемник налогового агента

Справка 2-НДФЛ с признаком 1: срок сдачи за 2018 год

Код «1» используется при составлении обычной справки. В ней перечисляются все сотрудники компании и их доходы за отчетный период. Такой вид персонифицированного отчета сдается в ИФНС обязательно.

2-НДФЛ сроки сдачи в 2019 году с признаком «1» не изменились, справки по-прежнему нужно предоставить до 1-го апреля после отчетного года.

Важно: 2-НДФЛ с признаком «1» необходимо сдать до 01.04.2019.

Новая форма 2-НДФЛ с признаком 2: срок сдачи в 2018 году

Бывают различные случаи, когда компания не смогла вовремя удержать подоходный налог с сотрудника, либо не смогла этого сделать в силу других обстоятельств. Именно для этого разработан другой вид справки под кодом «2». Он сдается на месяц раньше, то есть не позднее 1 марта.

Важно: согласно п. 5 ст. 226 НК РФ в 2019 году формы 2-НДФЛ с кодом «2» должны быть представлены в ИФНС до 01.03.2019.

Ситуации, когда компания не успевает удержать НДФЛ, различны. В таблице мы решили перечислить основные примеры, по которым может быть не удержан налог.

Доход	Статус получателя	Причина не удержания
Подарок в натуральной форме, оплату услуги в пользу человека	Сторонний человек	После получения подарки или оплаты услуги – никаких денег в 2018 году не выплачивалось
	Бывший работник	Денежных средств не хватило, чтобы удержать налог в полной сумме
Материальная выгода по займу (непогашенному или прощенному)	Уволенный работник	После увольнения в 2018 году работодатель не выплачивал человеку никаких доходов. И удержать налог – невозможно.
Прощенная дебиторская задолженность по прощенным подотчетным суммам
Средний заработок за время вынужденного прогула по решению суда (если в нем не выделен НДФЛ)

Важно: Что делать, если налоговый агент не удержал налог по ошибке в 2018 году? Например, у одного из сотрудников не начислили НДФЛ с суммы материальной помощи сверх 4 тыс. руб. в год. Ошибка относится к августу 2018 года, но выявили ее в январе 2019 года. В таком случае подавать справку с признаком 2 не нужно. Просто удержите необходимую сумму из доходов работника в этом году и рассчитайте пени к уплате за просрочку.

Следует помнить, что, известив налоговую о неудержанных суммах НДФЛ, нужно будет повторно предоставить сведения о выплаченных доходах. То есть повторить круг. Сначала отчитаться за справки с признаком «2», а потом с признаком «1».

2-НДФЛ с признаками 3 и 4: когда сдавать

Что касается сроков сдачи 2-НДФЛ с новыми признаками, то они аналогичны датам для справок с признаками "1" и "2". Справку с новым признаком "3" правоприемники должны сдать до 1 апреля 2019 года. А срок сдачи новой формы с признаком "4" – до 1 марта 2019 года.

Как сдать 2-НДФЛ в 2019 году

Справку 2-НДФЛ за 2018 год нужно сдать в налоговую. Причем, организации и индивидуальные предприниматели представляют справки только в случае выплаты доходов наемным работникам и другим физлицам.

Если число справок превышает 25 штук, тогда справки нужно сдать в электронном виде. При меньшем количестве подать справки можно в бумажном виде - принести лично или отправить по почте.

Не забывайте также, при подаче персонифицированных отчетов в бумажном виде, необходимо составить Реестр сведений о доходах. Это сводный документ, в котором перечислено количество подаваемых справок и входная информация о работодателе. Ниже указывают дату передачи 2-НДФЛ в ИФНС. Этот документ заполняют в двух экземплярах. Один остается у вас на руках, один прикрепляют к справкам.

Актуальную форму реестра можете найти в приказе ФНС России от 16 сентября 2011 г. № ММВ-7-3/576@.

Важно: если подаете данные в электронном виде, реестр формируется автоматически. Дополнительно его создавать не нужно.

Ответственность за нарушение сроков сдачи 2-НДФЛ

В случае нарушения срока подачи справки, налогового агента оштрафуют на 200 руб. за каждую справку. Эта мера предусмотрена ст. 15.6 КоАП РФ.

В случае предоставления недостоверных данных о доходах работников, штраф составит 500 руб. Такое положение регламентирует ст. 126.1 НК РФ. Он также, как и предыдущий зависит от количества поданных 2-НДФЛ. Причем, оштрафовать могут за неправильный ИНН.