Упражнение на тему тайм менеджмент. Упражнения для тренинга по тайм-менеджменту, эффективные советы

Время – это основной ресурс каждого человека, и от того, как мы относимся к каждому часу и минуте своей жизни, во многом зависит наша судьба. Тайм-менеджмент, или наука управления временем, предлагает всевозможные техники и приемы, позволяющие беречь драгоценное время, распределять его более рационально и благодаря этому быстрее достигать своих целей. В книге описаны способы эффективного планирования времени на личном, командном и корпоративном уровнях, а также методы и правила достижения личной эффективности путем самомотивации и расстановки приоритетов. Вы сможете изучить понятия, суть, задачи техник тайм-менеджмента, чтобы затем применять их на практике.

Книга:

Задание 1. Прочитайте приведенные ниже размышления менеджера о предстоящем дне и план дня, который он составил.

Ну и день сегодня предстоит! Сейчас только девять часов утра, а дел навалилось столько, что, кажется, времени катастрофически не хватит.

Звонил рассерженный клиент: не получил заказ в срок. Надо бы ему перезвонить, выяснить все вопросы, успокоить. Материалы к выставке нужно готовить: открытие через две недели, а ни слайдов, ни текста для рекламных буклетов еще нет. Да и насчет полиграфии пора бы озадачиться, позвонить и заказать изготовление материалов – календарики всякие, листовки, буклеты, сувениры, плакаты, а то, как всегда, в последний момент спохватимся, и опять – голый стенд и две жалкие листовки. Позор!

На 13.00 назначены переговоры с поставщиком – это дело святое, надо ехать самому. Интересно только, на чем? Машину из сервиса так и не нашел времени забрать, а надо бы. На метро? Или такси заказать? Ничего себе – так у нас же еще презентация сегодня! Ну конечно, начало в 18.00, а команда ни сном, ни духом. Срочно надо всех собирать на инструктаж. Хорошо бы еще текст статьи в «Экономический вестник» отредактировать, а то уже месяц валяется где-то в столе. Кстати, о столе, не мешало бы разобраться в этом хаосе, а то вечно полчаса копаешься, пока нужный документ найдешь. А так хотелось сегодня в спортзал сходить, размяться! Ну это вряд ли. Если еще учесть накопившийся объем не внесенной в базу данных информации по клиентам… А ведь это потенциальная прибыль фирмы.

Ну вот, позвонила секретарь – через полчаса совещание у шефа, присутствие обязательно. Надо успеть хотя бы набросок плана дня сделать, а то опять половина задач из головы вылетит. Итак, что там у нас самое главное на сегодня?

1. Проанализируйте размышления и составленный план. Отметьте ошибки, которые были допущены. Какие принципы и правила планирования дня они нарушают?

2. Проанализируйте, насколько точно был выполнен алгоритм планирования дня.

3. Составьте свой план дня для этого менеджера. Объясните, почему вы именно так распланировали дела и задачи? Ответы подкрепляйте ссылками на материал главы.

Задание 2. Прочитайте приведенные ниже истории. Ответьте письменно на вопросы в конце каждого текста.

1. Однажды Дэвид Кертин, сидя в номере гостиницы, держал в руках стакан с водой. Настроение у него было ужасное, и вдобавок очень хотелось пить. Он уже поднес стакан к губам, но тут вспомнил, что из-за плохо вымытых стаканов многие люди заболевают… А почему нет одноразовых стаканов? Наверное, потому, что нет ничего дешевле стекла. И вдруг его осенило – бумага! Одноразовые бумажные стаканчики! Весь день он потратил, пытаясь сделать стаканчик, который был бы прост и держал воду. Наконец ему это удалось. Так в 1910 г. Дэвид Кертин изобрел бумажный одноразовый стаканчик и заработал на этом сумму, эквивалентную € 1 млн.

Ответьте на вопросы:

Что помогло Кертину сделать свое открытие?

К какому типу контекстов можно отнести это обстоятельство? Обоснуйте свой ответ.

2. Уолли Амос, предприниматель, «король шоколадных бисквитов», долго не мог начать свое дело. Но однажды на вечеринке его знакомая сказала, что знает людей, готовых инвестировать средства в производство сладостей. На эти деньги Амос начал изготавливать бисквиты и открыл первый магазин. Его друг и сосед художник Тони Кристиан помог Амосу оформить новый магазин, разработав уникальный дизайн интерьера, что придало магазину характерный и запоминающийся облик. Чтобы привлечь покупателей, Амос нанял девушек, которые бесплатно раздавали бисквиты прохожим в Беверли-Хиллз и Голливуде и принимали заказы на их изготовление. Уолли Амос и его бисквиты быстро стали широко известными. За пять лет он открыл сеть своих магазинов в Лос-Анджелесе, Санта-Монике и на Гавайях.

Ответьте на вопросы:

Что помогло Амосу начать и развить свое дело?

К какому типу контекстов можно отнести эти обстоятельства? Обоснуйте свой ответ.

3. В конце 1980-х гг. для некоторых авиакомпаний США наступило время значительных потрясений. В этот период произошли изменения в политике государственного регулирования авиаперевозок. Государство сократило свое вмешательство в деятельность авиакомпаний. Многие из них, утратив ценные права и льготы, лишившись значительной доли государственного финансирования и поддержки, пострадали в значительной степени. Но были и те, кто сумел не только сохранить прежние объемы авиаперевозок, но и увеличить их, добившись преуспевания.

Ответьте на вопросы.

Что повлияло на крах одних компаний и успех других?

4. Генри Форд был авторитарным предпринимателем, склонным к одиночеству, своевольным, презирающим теории и «бессмысленное чтение книг». Он считал своих служащих «помощниками». Если «помощник» осмеливался спорить с Фордом или самостоятельно принимал решение, он тут же лишался работы. За 12 лет Форд превратил крошечную компанию в гигантскую отрасль. Однако верность традиции корпорации Форда, согласно которой командовать и принимать решения может только один человек – глава компании, – в конце концов подвела. Потребности американцев изменились, и империя Форда просто не поспевала за ситуацией, не могла гибко реагировать на происходящие перемены, воплощать в жизнь новые концепции, реализовывать новые идеи. Доля Ford Motor на рынке резко сократилась, и к концу 1920-х гг. она стала занимать только 10 % автомобильного рынка.

Ответьте на вопросы.

Что повлияло на изменение положения компании Форда?

К какому типу контекстов можно отнести эти факторы? Обоснуйте свой ответ.

Задание 3. Прочитайте приведенные ниже формулировки задач.

Зайти в спортзал.

Институт, зачет.

Найти ключи от квартиры.

Позвонить клиенту.

Поговорить с Ивановым.

Оформить титульный лист для реферата.

Обсудить проект с командой.

Составить план действий на завтра.

Задание по тайм-менеджменту.

Собеседование в 14.00.

Отдать CD-диск соседу.

Пообедать.

Почта. Папка «Входящие».

Проектная работа.

Вопросы по диплому.

Договориться о времени консультации с преподавателем.

Решить пять трудных задачек по математике.

Мобильный. Деньги.

Работа, резюме, агентство.

Выполните следующие задания.

Разделите лист бумаги на две части.

В левую колонку выпишите те задачи, которые составлены в результато-ориентированном виде. Объясните, какие задачи и почему вы посчитали соответствующими результато-ориентированной форме? Подкрепите свой ответ ссылками на текст главы.

Переформулируйте задачи, являющиеся, по вашему мнению, не результато-ориентированными, так, чтобы они соответствовали формуле результато-ориентированного планирования. Запишите их в правую колонку. Объясните, какие задачи вы переформулировали. Почему? Подкрепите свой ответ ссылками на текст раздела главы.

Современный бешеный ритм жизни диктует свои правила: хочешь быть успешным - научись управлять временем. Тайм-менеджмент сегодня более чем уместен не только на работе, бизнесе, но и в частной жизни. Наукой качественного, продуктивного расходования времени владеют далеко не все.

Суть тайм менеджмента

От ответственности незнание закона не освобождает. Например, за опозданием на работу незамедлительно последует дисциплинарное взыскание, а появление на рабочем месте вовремя, но без макияжа или в мятой одежде вызовет чувство неловкости и недовольства собой.

Именно поэтому так популярны сегодня тренинги по тайм-менеджменту. Они призваны решить несколько объединенных в алгоритм и поочередно выполняемых задач:

1. Прежде всего проводится детальный анализ расходования времени. В расчет принимаются обстоятельства, предшествующие обращению к . В результате занятия предполагается смоделировать линии поведения, способствующие устранению ошибок и исправлению ситуации к лучшему.
2. Определение приоритетных направлений. Ясно, что нельзя успеть выполнить все и сразу. Поэтому нужно расставить цели по важности их исполнения. В итоге «родится» план действий на каждый день.
3. Реализация составленного плана. На этом этапе важно четко следовать намеченному, а не идти на поводу у спонтанно возникающих желаний.
4. Подведение итогов. Эта задача реализуется чаще всего самостоятельно без помощи психолога. Человек, обучающийся управлению своим временем, вольно и невольно отмечает собственные успехи и неудачи.
5. Работа над ошибками.

Упражнения по тайм-менеджменту

Существует несколько особенно популярных упражнений по тайм-менеджменту. Одно из них «Ценности и приоритеты », призванное помочь участникам тренинга определить для себя очередность целей по важности их достижения. Время, затрачиваемое на упражнение составляет в среднем 20-30 минут. Ведущий (тренер) заранее заготавливает листы бумаги для каждого члена группы. Затем он предлагает участникам записать на листах 10 основных жизненных ценностей, на которых базируется жизнь (здоровье, карьера, любовь и т. д.).

Ничто в действительности не принадлежит нам,

кроме времени, которым мы владеем даже тогда,

когда больше ничего не имеем

Бальтасар Грасиан

Тайм-менеджмент (англ. time management) - процесс тренировки сознательного контроля над количеством времени, потраченного на конкретные виды деятельности, при котором специально увеличиваются эффективность и продуктивность.

Место проведения – просторный кабинет.

Возраст учащихся – 14-16 лет.

Необходимый материал: столы, стулья, бланки к упражнениям, ручки, свисток/ колокольчик, цветные карандаши

Цель занятия: Научить старшеклассников практичным инструментам тайм-менеджмента

• обучить эффективным инструментам планирования и распределения времени;
• отработать на практике базовые навыки тайм-менеджмента.

Ход занятия.

1. Введение.

Знакомство.

Упражнение «Ежедневник».

Цель: знакомство участников группы друг с другом, введение в тему, осознание своих личных ресурсов.

Необходимый материал: листы бумаги, ручки.

Источник: Тюшев Ю.В. Выбор профессии: тренинг для подростков.

Упражнение «Чувство времени».

Цель: Участники тестируют себя - насколько точно они ощущают течение времени.

Необходимый материал: колокольчик или свисток, секундомер, листы бумаги, ручки.

Инструкция участникам: Надо уметь контролировать время, отведённое на работу и отдых, мысленно научиться давать себе «звонки» (ведущий звонит в колокольчик, привлекая внимание участников, и незаметно включает секундомер). Это поможет выработать у себя чувство времени. Человек, обладающий таким чувством, всегда знает, который час, всегда рассчитывает своё время и потому всё успевает, никуда не опаздывает.

А есть ли у вас чувство времени? Как оно развито?

Конечно, чувство времени есть у каждого человека, только у одних оно работает с точностью до минуты, а у других разлажено – плюс-минус полчаса (ведущий второй раз звонит в колокольчик и останавливает секундомер).

А теперь, не обсуждая вслух, запишите на листочках (участники получают их вначале занятия) сколько времени прошло с момента первого звонка до второго? Только не пытайтесь просчитать, прикинуть, а оцените своё ощущение времени.

И вот реальный результат (ведущий озвучивает показания секундомера)

Обсуждение: какое значение имеет чувство времени для человека.

1. Основная часть

Упражнение на основе матрицы Эйзенхауэра

Цель: научить расставлять дела по приоритету.

Необходимый материал: бланки с «матрицей Эйзенхауэра», ручки, список дел.

Процедура проведения:

Участникам предлагается самостоятельно распределить дела из списка по 4 категориям. Работа в группах 5 минут.

Упражнение « Жесткие и гибкие».

Цель: научить определять гибкие и жесткие дела.

Необходимый материал: зеленые и синие карточки, список дел.

Инструкция для участников: Для того чтобы эффективно спланировать свой день нужно познакомиться еще с такими понятиями как жесткие и гибкие дела.

Жесткие дела в дне – это дела, у которых четко определено время начала. Какие примеры вы можете назвать? (школьные уроки, классные часы, кружки и секции, начало сеанса в кино и т.д.)

Помимо этого у нас еще много дел, которые не обязательно делать в определенные часы, просто нужно успеть сделать. Такие дела называют «гибкими».

У вас есть зеленый круг (гибкие дела) и синий квадрат (жесткие дела). Я буду произносить по 1-му делу. Если это «жесткое дело», поднимайте синий квадрат, а если «гибкое» - зеленый круг.

Упражнение «Запланируй субботу»

Цель: Отработать технологию жестко-гибкого планирования.

Необходимый материал: бланки с текстом, листы бумаги, ручки

Инструкция для участников: Прочитайте размышления старшеклассника о предстоящей субботе и составьте план дня. Для этого подчеркните все дела, которые необходимо сделать и определите, какие из них жесткие, а какие гибкие. Затем разделите чистый лист пополам по-вертикали. Слева проставьте сетку часов и запишите жесткие дела. Справа запишите гибкие дела, начиная с самых важных. Подсчитайте время, которое потребуется на выполнение объемных дел и прикиньте, в какое время дня их лучше сделать.

Работа в группах 10 минут. Обсуждение.

1. Заключительная часть

Вариант проведения анализа «Часы моих достижений».

Цель: проанализировать, насколько полезным для каждого участника было время, проведенное на тренинге.

Необходимый материал: бланки с часами, ручки.

Инструкция участникам: Наше занятие по времени составило 1 час. Предлагаю вам оценить, насколько полезным было время, проведенное на тренинге. Для этого на бланке «Часы моих достижений», укажите время, которое вы затратили на тот или иной вид деятельности, в течении занятия. Если у вас есть свой вариант, отметьте его в свободном окошке.

Технологическая карта занятия дана в Приложении Приложении 1.

2. Упражнение “Ассоциации”

Цель : введение в тему, активизация группы.

Студентам предлагается назвать свои ассоциации со словом “Время” Выполняется по кругу.

3. Работа с метафорическими картами “Огонь, мерцающий в сосуде”

Цель : осознание проблем в организации своего времени.

Время : 15 минут

На столе раскладываются карточки с изображениями сосудов.

1 этап. Инструкция: слышали ли вы выражение “сосуд времени”? Представьте себе свою жизнь, свое время в виде сосуда. Подойдите к столу и выберите такой сосуд, который вам покажется ближе всего, про который вы можете сказать “Это я”.

Обсуждение по кругу:

Какие эмоции испытывали, когда выбирали сосуд?

Чем он похож на вас?

2 этап. Инструкция: а теперь снова подойдите к столу. На нем разложено множество карточек с картинками. Молча посмотрите на них. Выберите одну или несколько карточек, которые могли бы заполнить сосуд вашего времени.

Поместите выбранную картинку (или несколько картинок) под карточку с сосудом. Таким образом, ваш сосуд времени оказался заполненным.

Обсуждение:

Чем заполнено твое время?

Как такое наполнение сосуда проявляется в твоей жизни?

Расскажи, как ты себя чувствуешь с таким наполнением твоего сосуда времени?

Гармонично ли наполнение сосуда твоего времени?

Чего не хватает для гармонии?

3 этап. Снова подойдите к столу и найдите такую карточку, которая могла бы внести гармонию в ваш сосуд?

Как это может проявиться в распределении твоих дел в течение дня, недели, года? Что для этого нужно сделать?

Какие эмоции испытываешь теперь?

4. Упражнение “Купец и время”

Студентам предлагается послушать сказку:

“Было это давным-давно...

Жил-был один купец. Он очень много работал, у него не было ни минуты свободного времени. Ездил купец по разным городам, в которых вел торговлю, но не было у него времени ни посмотреть на красивые здания в этих городах, ни поговорить с горожанами. Была у купца семья, но, озабоченный важными делами, не играл купец с маленькими сыновьями, не воспитывал их, когда те подросли. Были у купца друзья, но с годами все куда-то растерялись, а остались лишь деловые партнеры.

Зато накопил купец огромное многомиллионное состояние. И вот, решил он, наконец, что может позволить себе взять отпуск на год и прожить этот год в роскоши со своей семьей. Только он об этом подумал, как к нему спустился ангел смерти.

Купец был очень хорошим торговцем, поэтому решил выторговать у ангела немного времени, решил купить его за любую цену:

Я дам тебе третью часть моего состояния, если ты позволишь прожить мне еще хотя бы три дня.

Однако ангел стоял на своем.

Хорошо, я дам тебе целых три миллиона всего за один день моей жизни. Мне нужен этот день, чтобы я мог навестить свою семью, которую постоянно не вижу из-за вечной занятости. А еще я хочу насладиться в последний раз красотой Земли.

Однако ангел не соглашался.

Тогда купец стал умолять дать ему одну минутку, он хотел написать своему сыну прощальные слова...”

(а теперь за две минуты каждый должен придумать окончание этой сказки).

Далее участники по очереди рассказывают свои варианты. Тренер делает записи. Проводится обсуждение участниками. Тренер даёт обратную связь об индивидуальных стратегиях участников, выступая в качестве эксперта.

На самом деле сказка заканчивается так:

“...Это желание купца ангел решил удовлетворить.

Предприниматель написал своему сыну: Дорожи своим бесценным временем, я не смог купить даже час за все свои заработанные миллионы.”

5. Упражнение “Распределение времени”

Цель : анализ затрат времени.

Время : 7 минут

Следующая диаграмма представляет собой отрезок времени, равный одним суткам. Бланк дан в Приложении 3 .

Закрась цветными карандашами сектора диаграммы в соответствии с затратами своего времени. Циферблат отражает время суток. Что ты обычно делаешь в течение одного дня? Советую для примера взять не учебный, а выходной день.

А теперь посчитай и запиши, сколько времени ты посвящаешь различным сферам жизни. Сколько часов в день, т.е. из 24 часов ты обычно посвящаешь каждой из областей деятельности? В каждом случае проставь в конце примерное количество часов:

1. отношения и семья___________ часов
2. здоровье и спорт___________ часов
3. деньги___________ часов
4. учеба, карьера___________ часов
5. личностный рост___________ часов
6. друзья и окружение___________ часов
7. яркость жизни___________ часов
8. духовный рост и творчество___________ часов

Итого = 24 часа

Теперь спокойно посмотри на получившуюся диаграмму.

• Доволен ли ты тем, как ты распределяешь собственное время?
• Для чего бы ты хотел иметь больше времени?
• На что ты хотел бы тратить меньше времени?
• Что ты можешь реально предпринять, чтобы достичь соответствующих перемен?

6. Упражнение “Хронофаги”.

Цель : поиск личных хронофагов.

Время : 4 минуты.

Но есть такие дела, которые не приносят никакой пользы человеку, а только зря “пожирают” его время. Это так называемые хронофаги. Например: неумение вовремя закончить телефонный разговор, сидение “просто так” в “Контакте”, откладывание дел на потом и др.

Используется мягкая игрушка. Она передается по кругу, каждый студент при получении игрушки называет “свой хронофаг”.

7. Завершающее упражнение.

Цель : рефлексия

Время : 5 минут.

Что сейчас чувствуете? Что удивило? Что запомнилось? Что понравилось? Какие были трудности? Что будете применять в жизни?

Завершающее слово психолога.

Технологическая карта занятия дана в Приложении 1 .

1. Организационный момент. Вступительное слово психолога. Озвучивание темы.

Напоминание правил работы в режиме тренинга. Снятие ожиданий.

2. Упражнение “Белка в колесе”

Цель : разогрев группы

Время : 3 минуты.

Ведущий вызывает добровольца. Расспрашивает его, много ли у участника в жизни рутинных дел, которые не очень приятны, скучны, но обязательны. По мере того, как участник называет эти дела, ведущий записывает их на отдельных листочках. Закончив список рутинных дел, ведущий раскладывает листочки в разные углы аудитории надписями вверх. Далее ведущий поднимает участников и предлагает их “пожить жизнью” этого добровольца. Ведущий в случайном порядке называет дела, а участники должны все вместе двинуться к карточке, на которой написано дело, встать рядом с ней. Как только все участники сгруппируются возле этого места, ведущий называет другое дело, постепенно ускоряя темп упражнения.

Набегавшись, участники усаживаются по местам. Карточки убираются.

Упражнение повторяется с другим добровольцем.

Обсуждение :

Удалось и вам хоть немного почувствовать себя “в шкуре” другого человека?

Какие у вас были эмоции во время беготни?

Какие эмоции сейчас?

Как лучше жить, чтобы не напоминать себе “белку в колесе”?

Упражнение № 2 “Секундомер”

Цель: индивидуальные особенности восприятия времени.

Выполнение. Упражнение выполнятся всей группой. Студенты должны закрыть глаза. Считать про себя секунды нельзя. По истечении минуты открыть глаза и сразу посмотреть на экран. На экране – секундомер (Приложение 4). Необходимо запомнить время на секундомере.

Комментарии преподавателя:

Если вы открыли глаза раньше, чем через 55 секунд, это означает, что вы слишком спешите, есть опасность быстрого истощения. Время движется на самом деле медленнее, чем вам кажется.

Если более 66 секунд – вы предпочитаете не торопиться, но иногда все-таки следует ускорять восприятие времени, иначе вы можете не успеть что-либо сделать.

3. Упражнение "Золотая рыбка"

Цель : демонстрация ошибок при постановке целей.

Время : 5 минут

Инструкция

Вызывается доброволец. Ведущий начинает говорить с ним в быстром темпе, чтобы создать момент растерянности. Как бы между делом нужно обратиться к аудитории: “Смотрите внимательнее, что сейчас будет происходить”.

Примерный текст для добровольца: “Вы поймали золотую рыбку. У вас есть 15 секунд, чтобы загадать ей три желания.”

Если участник загадал, но не произнес желания, то как Рыбка догадается о них? Если произнес, ведущий повторяет их так, как было сказано. Например:

Участник : Дом...

Ведущий : (рисует дом).

Вот тебе дом. Получи! Или: Хорошо, у меня в следующем году будет дом. Ты же не сказал, кому ты загадал дом?

Участник : кучу денег.

Ведущий : Скиньтесь по рублю! Вот куча монет. Получи.

Участник : Хочу быть счастливым!

Ведущий : обязательно: в следующем месяце будешь счастлив, даже несколько раз. Или будешь всегда счастлив, начиная с 2050 года.

Можно повторить игру еще с одним-двумя участниками.

Следует подвести участников к постановке целей по схеме SMART.

Информационный блок. SMART.

Итак, необходимо уметь правильно ставить цели. Еще древнеримский мыслитель Луций Анней Сенека говорил, что “для корабля, не имеющего пристани, ни один ветер не бывает попутным”, в старинные мореплаватели говорили: “Плыву не как ветер дует, а как парус поставлю”.Ставить перед собой цель – значит смотреть в будущее. Четко, ясно, конкретно, реалистично сформулированные цели побуждают к действиям, направленным на их достижение. Свои цели необходимо не только продумывать и придавать им максимально реалистичный вид, но и записывать. (Слайд 6. Приложение 2).

В науке управления разработана специальная технология, помогающая правильно ставить цели. Это технология SMART. SMART – это аббревиатура:

• Specific - конкретные
• Measurable - измеримые
• Agreed - согласованные (с целями более высокого уровня)
• Realistic - реалистичные
• Timed - определенные во времени

Для того, чтобы лучше запомнить, можно использовать отечественную версию теории SMART. Это принцип КРОВИ (Слайд 7. Приложение 2). . Цели должны быть:

• К – конкретными
• Р – реалистичными
• О – ограниченными по времени
• В – важными
• И – измеряемыми

4. Упражнение на постановку целей

Цель : научиться целеполаганию

Время : 15 минут.

Работа по заполнению таблицы. Задание: сформулируйте цели, которые бы отвечали принципу “КРОВИ”. Время на работу: 5 минут. (Приложение 5 ).

Через 5 минут желающие зачитывают свои цели. Группа анализирует, удалось ли участникам выполнить упражнение.

5. Информационный блок. Правило Парето и матрица Эйзенхауэра.

Существует, так называемый, закон Парето, который гласит примерно следующее: 20% всего, что мы делаем, приносит нам 80% результата. Все остальные 80% наших усилий создают всего лишь 20% результата (Слайд 8. Приложение 2). Другими словами, результативна лишь 1/5 часть нашей деятельности, лишь 1/5 времени мы тратим оправданно. На что же уходят остальные 4/5 наших ресурсов и времени? А вот на что:

На поддержание текущего уровня комфорта;

На выполнение неважных и несрочных дел;

На выполнение задач, которые в принципе может выполнить кто-то другой;

На выполнение задач, от которых вообще можно отказаться.

Как же организовать свое время, чтобы повысить свою эффективность?

В своей книге “Главное внимание – главным вещам” Стивен Кови описал метод Эйзенхауэра, помогающий в потоке дел, выявить самые важные, на которые должны быть направлены наши силы. Сама идея этого метода принадлежит 34-му президенту США Д.Д.Эйзенхауэру. В результате опыта организации своего времени он сделал вывод, что срочные дела редко бывают важными и в то же время, важные дела редко бывают срочными. Эйзенхауэр предложил инструмент для управления временем, который получил название “Матрица Эйзенхауэра” (Слайд 10. Приложение 2).

Матрица помогает быстро сориентироваться в потоке дел и определиться какие задачи важные и какие требуют срочности.

Важными можно назвать те дела, от которых зависит успешная, здоровая, эмоционально насыщенная жизнь. Срочными - дела, которые нельзя отложить.

Эйзенхауэр для наглядности разработал матрицу. Смысл её в том, что в начале, нужно каждое дело или задачу оценить по приоритетности в одну из четырех групп:

A - Важное и срочное, это А врал !

B - В ажное и не срочное

C - С рочное , но не важное

Д - Не срочное и не важное. Д – “дурацкие” дела .

Для наглядности обозначим их буквами: A, B, C, D.

А - Важное и срочное.

Только незапланированные, форсмажорные, внезапно возникшие дела. Часто они появляются в результате кризиса или аврала. Эти дела очень важные и откладывать их не получится. Если человек правильно организован, то эта часть дел минимальна.

В - Важное, но не срочное.

Дела и задачи, которые мы относим к этой категории и выполняем, чаще всего результативны. Отсутствие спешки помогает спланировать дела: наметить сроки и способы выполнения задачи. Это самые большие по времени дела. Если человек сосредоточивает свое внимание на этих задачах, то он чаще всего добивается успеха. Но если такие дела постоянно откладывать, то они могут перейти в разряд авральных!

С - Не важное, но срочное.

Чаще всего это незапланированные второстепенные дела, никак не влияющие на нашу жизнь, но требующие срочного внимания. Многие причисляют их ошибочно к важным. Поэтому нужно научиться понимать действительно ли это для вас важное дело или нет.

D (Д) - Не важные и не срочные.

Это поглотители времени. Они забирают много времени, но не приносят никакого результата. Часто советуют, что от них просто нужно избавляться. Но так как они легки и интересны, то отказаться от них бывает сложно. И поэтому можно выделять на них время по остаточному принципу.

Упражнение на распределение задач по принципу матрицы Эйзенхауэра.

Время : 15 минут.

Индивидуально: распределить предложенные в списке дела в соответствии с матрицей Эйзенхауэра (4 минуты). Список задач в Приложении 3.

Студенты объединяются в группы по 4 человека. Задача: прийти к общему решению за 3 минуты.

Обсуждение . Каждая группа представляет результаты по одному из четырех квадрантом матрицы.

Давайте посмотрим, можно было бы избежать возникновения этих дел и попадания их в список важных и срочных.

Защита диплома – сроки поджимают, а проект не готов. – Правильное планирование и организация работы над проектом обеспечили бы своевременную подготовку проекта без аврала.

Приступ аппендицита – вызов скорой помощи. - Никто не застрахован. Но, регулярное медицинское обследование и здоровый образ жизни, возможно, помогли бы избежать этой проблемы.

Болезнь из-за переутомления. – Организация отдыха и проведения свободного времени имеет большое значение в сохранении здоровья.

Как видим, многое зависит от организованности человека, его умения предвидеть неприятности и планировать профилактические мероприятия. А это уже относится к задачам важным, но не срочным (Приложение 6 ).

В заключение следует сказать, что такое распределение дел работает. Когда мы научимся выделять важные дела, отдавать им всю свою энергию, то наша жизнь будет наполненной. Умение планировать и предвидеть поможет избегать авральных дел. И не важные и несрочные дела не будут мешать нам жить. (Слайд 11. Приложение 2).

Завершающее упражнение

Цель : рефлексия

Время : 5 минут.

Группа делится на 3 подгруппы по 4–6 человек. Каждая подгруппа получает листы формата А3, цветные карандаши и фломастеры.

Задание : изобразить с помощью рисунков то, что вы узнали на занятии. Можно отразить свое настроение. Можно использовать записи, но не больше 7 слов.

Упражнение проводится вместо рефлексии.

Завершающее слово психолога.

Список литературы.

1. Архангельский Г. Тайм-драйв. Как успевать жить и работать. – М., 2016. – 272с.
2. Копейкина И., Меркулова Т. Управление временем [электронный ресурс] / Классное руководство и воспитание школьников. - № 2. – 2016. URL:// http://ruk.1september.ru/view_article.php?ID=200900207 (дата обращения: 18.09.2016)
3. Обучение тайм-менеджменту Олега Лялика. Видео уроки. URL: // http://androidmafia.ru/video/Vobn467pwh8 (дата обращения: 12.09.2016)
4. Упражнения для тренинга Тайм-менеджмент / Технология тренинга [электронный ресурс]. URL: // http://trainingtechnology.ru/category/tajm-menedzhment/ (дата обращения: 18.09.2016)
5. Ушакова Т. Метафорические карты “Огонь, мерцающий в сосуде...” - М.: Генезис. - 2016

Тайм-менеджмент,управление временем, организация времени - это тождественные понятия, подразумевающие под собой технологии организации рабочего и личного времени и повышение эффективности его использования.

Корпоративный тренинг "Тайм-менеджмент. Управление рабочим временем" рассчитан на руководящий состав компании для эффективного координирования и контроля действий сотрудников, и самих сотрудников компании, которые хотят эффективно использовать рабочее время для достижения максимального результата.

Программа

• Понятие управления временем.
• Сосредоточенность и целенаправленность.
• Правило шести «П»: правильное предварительное планирование предотвращает плохие показатели.
• Самое главное - определить самое главное.
• Действие принципа Парето в тайм-менеджменте.
• Закон принудительной эффективности.
• Корзина для мусора.
• Принцип равновесия.
• Творческая лень.
• «Пожиратели времени», выявление и устранение.

Формат проведения корпоративного тренинга "Тайм-менеджмент. Управление рабочим временем":

• интенсивное обучение, основанное на практической отработке навыков и умений;
• индивидуальный подход;
• ролевые игры;
• групповые и индивидуальные упражнения;
• теоретические и методические материалы;
• использование аудио- и видео – аппаратуры.

В результате корпоративного тренинга "Тайм-менеджмент. Управление рабочим временем" Вы и Ваши сотрудники:

• научитесь понимать, что является важным и необходимым для достижения поставленных целей;
• будет иметь четкий и ясный план работы;
• станете более организованны, сократите расход рабочего времени на пустяки и отвлекающие дела;
• сможете лучше сосредоточиться на наиболее важных вопросах, повысите результативность принимаемых Вами решений;
• будете достигать большего за меньшее время, а сэкономленное время использовать для достижения других целей;
• сможете реализовывать новые идеи и направления деятельности, поскольку Вы высвободите для этого достаточно времени.